Kim są beneficjenci rzeczywiści i jak ich zidentyfikować?

Prawidłowa identyfikacja beneficjenta rzeczywistego to ważny obowiązek większości podmiotów gospodarczych działających w Polsce. Mimo że temat ten wydaje się czysto formalny, nieprawidłowe wskazanie osób kontrolujących spółkę może prowadzić do niepotrzebnych konsekwencji prawnych i finansowych. Z tego artykułu dowiesz się, kim jest beneficjent rzeczywisty, jak go zidentyfikować oraz jakie są z tym związane obowiązki rejestracyjne w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Kim jest beneficjent rzeczywisty i dlaczego jest tak ważny?

Beneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna, którą w skrócie można określić jako faktycznie kontrolującą dany podmiot - "stojącą za" nim. W zależności od okoliczności może to być kilka takich osób fizycznych jednocześnie.

Obowiązek identyfikacji i rejestracji beneficjentów rzeczywistych wynika z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Przepisy tej ustawy wprowadzają do polskiego porządku prawnego regulacje unijne mające na celu zwiększenie przejrzystości działalności gospodarczej i ograniczenie możliwości wykorzystywania podmiotów gospodarczych do celów przestępczych.

"Identyfikacja i rejestracja beneficjenta rzeczywistego to nie tylko wymóg formalny, ale przede wszystkim istotny element przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Właściwe wskazanie osób kontrolujących spółkę zwiększa transparentność obrotu gospodarczego i ochronę przed takimi niepożądanymi zjawiskami" - wyjaśnia Damian Sawicki, radca prawny, założyciel Sawicki Legal.

Definicja beneficjenta rzeczywistego – kto nim jest według przepisów?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że identyfikacja beneficjenta rzeczywistego jest zadaniem stosunkowo prostym - przykładowo w przypadku spółki z o.o. należałoby wskazać wspólników, skoro w ramach uprawnień do podejmowania uchwał decydują o spółce. Praktyka pokazuje jednak, że takie uproszczone podejście często prowadzi do błędnych zgłoszeń do rejestru beneficjentów rzeczywistych.

Prawidłowo beneficjenta rzeczywistego trzeba identyfikować kierując się wytycznymi z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zgodnie z jej treścią (art. 2 ust. 2 pkt 1), przez beneficjenta rzeczywistego rozumie się:

- każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad podmiotem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez podmiot, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna, w tym:

a) w przypadku osoby prawnej innej niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadających im przepisów prawa państwa trzeciego:

- osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,

- osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

- osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

- osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadanie uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy o rachunkowości, lub

- osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym-czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,

b) w przypadku trustu:

- założyciela, w tym fundatora w rozumieniu ustawy o fundacji rodzinnej,

- powiernika, w tym członka zarządu w rozumieniu ustawy o fundacji rodzinnej,

- nadzorcę, jeżeli został ustanowiony, w tym członka rady nadzorczej w rozumieniu ustawy o fundacji rodzinnej,

- beneficjenta, w tym beneficjenta w rozumieniu ustawy o fundacji rodzinnej lub - w przypadku gdy osoby fizyczne czerpiące korzyści z danego trustu nie zostały jeszcze określone - grupę osób, w których głównym interesie powstał lub działa trust,

- inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem,

- inną osobę fizyczną o uprawnieniach lub obowiązkach równoważnych do określonych w tiret od pierwszego do piątego,

c) w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wobec której nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nią przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się, że taka osoba fizyczna jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.

Warto pamiętać, że ustawowa definicja beneficjenta rzeczywistego stanowi katalog otwarty, a w związku z tym powyższe wyliczenie ma charakter przykładowy.

Jak zidentyfikować beneficjenta rzeczywistego? Przykład spółki z o.o.

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego zależy od formy prawnej podmiotu i okoliczności. W odniesieniu do danego rodzaju podmiotu konfiguracji może być wiele i wymagają one każdorazowej oceny. Przyjrzyjmy się, jak może to wyglądać na przykładzie najpopularniejszego w Polsce rodzaju spółki, czyli spółki z o.o.

Przykład: Spółka przykładowa sp. z o.o. ma trzech wspólników:

- Jana Kowalskiego, który jest właścicielem 40% udziałów w jej kapitale zakładowym,

- Annę Nowak, która jest właścicielem 35% udziałów w jej kapitale zakładowym,

- Piotra Malinowskiego, który jest właścicielem 25% udziałów w jej kapitale zakładowym.

Beneficjentami rzeczywistymi będą Jan Kowalski i Anna Nowak, ponieważ każda z tych osób posiada ponad 25% udziałów w spółce.

W spółce z o.o. beneficjentem rzeczywistym będzie często wspólnik - osoba fizyczna - będący właścicielem ponad 25% udziałów w kapitale zakładowym tej spółki.

Mogłoby jednak być tak, że udziały Piotra Malinowskiego są uprzywilejowane co do głosu w ten sposób, że na jeden jego udział przypadają dwa głosy. W tej sytuacji również Piotr Malinowski będzie beneficjentem rzeczywistym, chociaż inaczej niż w przypadku pozostałych wspólników nie z powodu bezpośrednich uprawnień właścicielskich, ale ze względu na dysponowanie więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki (zgromadzeniu wspólników).

Skoro beneficjentem rzeczywistym może być wyłącznie osoba fizyczna, sytuacja będzie prosta w przypadku, gdy wspólnikiem będzie właśnie osoba fizyczna posiadająca – jako uprawnienie bezpośrednie - ponad 25% udziałów w kapitale zakładowym bez dodatkowych okoliczności powodujących identyfikację beneficjentów rzeczywistych z innych powodów. Przy czym niejednokrotnie wspólnikami spółki z o.o. są np. inne spółki kapitałowe lub osobowe. Jeśli więc wspólnikiem (albo jednym ze wspólników) będzie inna spółka, należy zidentyfikować wynikającego z tych okoliczności beneficjenta rzeczywistego na poziomie tej spółki będącej wspólnikiem lub jeszcze dalej. W ten sposób można schodzić do kolejnych, niższych poziomów wymagających wówczas identyfikacji właściwych uprawnień pośrednich.

Jak widać, identyfikacja beneficjenta rzeczywistego wymaga analizy nie tylko formalnego posiadania udziałów, ale również innych uprawnień, które mogą dawać realną kontrolę nad spółką.  

{{widget35}}

Czy prezes zarządu sp. z o.o. jest beneficjentem rzeczywistym?

Jedno z częstych pytań związanych z CRBR dotyczy statusu prezesa zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jako beneficjenta rzeczywistego. Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od konkretnej sytuacji, ale co istotne, sama funkcja prezesa zarządu nie powoduje, że pełniąca ją osoba uzyskuje status beneficjenta rzeczywistego. Spójrzmy na kilka przykładów:

1. Prezes zarządu nie będący wspólnikiem - co do zasady nie jest beneficjentem rzeczywistym – nie uzyska takiego statusu z samego tytułu pełnienia funkcji prezesa zarządu. Nie będąc wspólnikiem, nie uzyska statusu beneficjenta rzeczywistego z tytułu ewentualnych uprawnień wspólnika, ale nadal może być beneficjentem rzeczywistym z powodu innych okoliczności zgodnie z kryteriami wynikającymi z przepisów prawa.

2. Prezes zarządu będący jednocześnie „znaczącym" wspólnikiem (posiadający powyżej 25% udziałów w kapitale zakładowym spółki) - nie uzyska statusu beneficjenta rzeczywistego z samego tytułu pełnienia funkcji prezesa zarządu, natomiast będzie identyfikowany jako beneficjent rzeczywisty ze względu na posiadane udziały.

3. Prezes zarządu w przypadku „rozproszenia" praw udziałowców - może być uznany za beneficjenta rzeczywistego jako osoba zajmująca wyższe stanowisko kierownicze, jeśli nie można zidentyfikować innych beneficjentów rzeczywistych.

"Samo pełnienie funkcji prezesa zarządu nie czyni automatycznie danej osoby beneficjentem rzeczywistym. Kluczowe jest posiadanie faktycznej kontroli nad spółką, która może wynikać z różnych okoliczności" - podkreśla Damian Sawicki.

Czy prokurent sp. z o.o. jest beneficjentem rzeczywistym?

Prokurent, podobnie jak prezes zarządu, nie staje się automatycznie beneficjentem rzeczywistym spółki z o.o. z tego tytułu. Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa udzielanego przez przedsiębiorcę, które uprawnia do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Prokurent może być uznany za beneficjenta rzeczywistego spełniając dane kryteria ustawowe, np. gdy jest jednocześnie „znaczącym" wspólnikiem spółki z o.o. (posiada powyżej 25% udziałów w kapitale zakładowym spółki).

Praktyczne problemy z identyfikacją beneficjentów rzeczywistych

Identyfikacja beneficjentów rzeczywistych może być skomplikowana, szczególnie w przypadku złożonych struktur właścicielskich. Często wyzwanie stanowią następujące sytuacje:

Struktury wielopoziomowe

Gdy udziałowcem spółki jest inna spółka, która z kolei ma własnych udziałowców, konieczne jest "przejście" przez wszystkie poziomy struktury, aby dotrzeć do osób fizycznych będących beneficjentami rzeczywistymi.

Rozproszony akcjonariat

W spółkach o rozproszonym akcjonariacie, gdzie żaden z akcjonariuszy nie posiada ponad 25% akcji, identyfikacja beneficjenta rzeczywistego może być utrudniona. Niejednokrotnie w takich przypadkach udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych w inny sposób wskazany w przepisach prawa, za beneficjenta rzeczywistego uznaje się osoby zajmujące wyższe stanowiska kierownicze w takiej spółce.

Kontrola poprzez inne środki niż własność udziałów

Beneficjentem rzeczywistym może być osoba, która kontroluje spółkę w inny sposób niż poprzez własność udziałów czy akcji, np. poprzez porozumienia z innymi podmiotami, zastaw na udziałach, szczególne uprawnienia osobiste przyznane w umowie/statucie spółki.

Jakie uprawnienia posiada beneficjent rzeczywisty?

Warto podkreślić, że status beneficjenta rzeczywistego nie przekłada się na uzyskanie z tego tytułu uprawnień w spółce - identyfikacja statusu beneficjenta rzeczywistego ma znaczenie dla celów raportowych przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jest odwrotnie, to odpowiednie uprawnienia względem spółki mogą decydować o uzyskaniu statusu beneficjenta rzeczywistego.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – obowiązki rejestracyjne

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to system, w którym gromadzone są informacje o beneficjentach rzeczywistych. Rejestr jest prowadzony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i jest dostępny online dla każdego zainteresowanego.

Kto podlega obowiązkowi zgłaszania do CRBR?

Warto mieć na uwadze, że tylko podmioty wskazane w ustawie o przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu podlegają obowiązkowi zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych do CRBR. Podmiotami tymi są:

-  spółki jawne;

- spółki komandytowe;

- spółki komandytowo-akcyjne;

- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;

- proste spółki akcyjne;

- spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych;

- trusty, których powiernicy lub osoby zajmujące stanowiska równoważne:

 a) mają miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub

 b) nawiązują stosunki gospodarcze lub nabywają nieruchomość na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w imieniu lub na rzecz trustu;

- spółki partnerskie;

- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych;

- spółki europejskie;

- spółdzielnie;

- spółdzielnie europejskie;

- stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego;

- fundacje.

Terminy i procedura zgłaszania do CRBR

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu określa terminy i procedurę zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Terminy zgłaszania informacji do CRBR

Dla większości podmiotów (spółek jawnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, z o.o., prostych spółek akcyjnych, spółek akcyjnych niebędących spółkami publicznymi, partnerskich, europejskich zgrupowań interesów gospodarczych, spółek europejskich, spółdzielni, spółdzielni europejskich, stowarzyszeń podlegających wpisowi do KRS oraz fundacji) informacje o beneficjentach rzeczywistych należy zgłosić w terminie 14 dni od dnia wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

W przypadku trustów termin 14 dni biegnie od dnia:

- utworzenia trustu,

- przeniesienia siedziby lub miejsca zamieszkania na terytorium Polski przez powiernika trustu lub osobę zajmującą równoważne stanowisko,

- nawiązania stosunków gospodarczych lub nabycia nieruchomości na terytorium Polski w imieniu lub na rzecz trustu.

Aktualizacja informacji w CRBR

Trzeba też pamiętać o tym, że informacje zgłoszone do Rejestru należy aktualizować w terminie 14 dni od:

- zmiany danych w Krajowym Rejestrze Sądowym,

- dokonania zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do KRS.

W przypadku trustów aktualizacji dokonuje się w terminie 14 dni od dnia dokonania zmiany.

Kto dokonuje zgłoszenia?

Zgłoszenia do CRBR dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu zgodnie z jego zasadami reprezentacji (np. członkowie zarządu spółki z o.o., komplementariusz spółki komandytowej), albo w przypadku trustu powiernik lub osoba zajmująca stanowisko równoważne.

Dodatkowe informacje praktyczne

- Do biegu terminów nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

- W przypadku awarii lub zakłóceń funkcjonowania systemu teleinformatycznego CRBR, do biegu terminów nie wlicza się okresu od wystąpienia awarii do jej usunięcia (informacje o awariach są publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej ministerstwa finansów).

- Zgłoszenie do CRBR dokonywane jest nieodpłatnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

- Zgłoszenie składa się w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Nieprzestrzeganie obowiązku zgłoszenia informacji w wymaganych terminach może skutkować nałożeniem kary pieniężnej do wysokości 1 000 000 zł, dlatego warto zadbać o terminowe dopełnienie tego obowiązku.

‍

{{widget35}}

‍

Jak sprawdzić beneficjenta rzeczywistego zgłoszonego do CRBR?

Każdy może sprawdzić, kto jest beneficjentem rzeczywistym danego podmiotu. Informacje zawarte w CRBR są jawne i dostępne bezpłatnie na stronie internetowej [https://crbr.podatki.gov.pl/](https://crbr.podatki.gov.pl/).

Możliwe jest wyszukiwanie według różnych kryteriów: wyszukiwanie podmiotu (przez NIP, KRS, lub nazwę), wyszukiwanie beneficjenta po PESEL albo wyszukiwanie beneficjenta po dacie urodzenia.

W rejestrze można znaleźć takie informacje jak imię i nazwisko beneficjenta, jego obywatelstwo, państwo zamieszkania oraz informacje o wielkości i charakterze jego udziału lub uprawnień.

‍

Podsumowanie

Prawidłowa identyfikacja i rejestracja beneficjentów rzeczywistych to istotny obowiązek spółek działających w Polsce. Choć ustalenie beneficjenta rzeczywistego często bywa skomplikowane, przestrzeganie obowiązku jego zgłoszenia do CRBR jest istotne dla zapewnienia transparentności obrotu gospodarczego i przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Należy pamiętać, że identyfikacja beneficjenta rzeczywistego wymaga analizy nie tylko formalnej struktury właścicielskiej, ale również sięgających dalej różnych faktycznych okoliczności i relacji dotyczących kontroli nad danym podmiotem. Dlatego warto skorzystać z usług specjalistów, którzy pomogą zidentyfikować beneficjentów rzeczywistych i wypełnić związane z tym obowiązki.

"Transparentność w zakresie kontroli nad spółkami to nie tylko wymóg prawny, weryfikowany na co dzień np. w relacjach z bankami czy notariuszami, ale również element budowania zaufania wobec różnego rodzaju partnerów biznesowych. Firmy, które rzetelnie wypełniają obowiązki związane z identyfikacją beneficjentów rzeczywistych nie tylko unikają w ten sposób niepotrzebnych zakłóceń w codziennej działalności, ale zyskują też przewagę konkurencyjną w postaci większej wiarygodności wobec kontrahentów" - podsumowuje Damian Sawicki.

‍