Dlaczego warto zarejestrować znak towarowy?

Kadencja zarządu z reguły nie jest aspektem skupiającym wiele uwagi w spółkach z o.o. Taki stan rzeczy wynika z kilku czynników. Co prawda zawierając umowę spółki wspólnicy najczęściej określają w niej kadencję członków zarządu, jednak zazwyczaj wraz z zawarciem umowy spółki powoływany jest też zarząd, a to powoduje, że z upływem czasu wspólnicy i członkowie zarządu zapominają, że umowa spółki kadencję w ogóle reguluje. Nawet w przypadku dokonywania zmian w zarządzie, uwaga koncentruje się na samych czynnościach prowadzących do zmian i po ich przeprowadzeniu sytuacja się powtarza. 

Podobnie bywa, jeśli umowa spółki milczy na temat kadencji. Dla wspólników i członków zarządu istotny jest po prostu wybór osób do zarządu - jego obsadzenie - a następnie już tylko codzienne sprawowanie przez te osoby swojej funkcji w spółce.

Co więcej zarząd powinien zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS, a jeśli już, to w obrocie sięga się do tego rejestru, jako źródła umocowania członków zarządu do działania po stronie spółki. Poza rejestr, czyli w dokumenty spółki, mało kto i kiedy zagląda. Póki więc w KRS właściwe osoby widnieją w odpowiednich rubrykach jako zarząd, wydaje się, że wszystko jest jak trzeba. To niestety bardzo często popełniany błąd, który powoduje, że wiele spółek faktycznie nie ma obsadzonego zarządu, ze względu na upływ kadencji, a właściwie powiązane z tym wygaśnięcie mandatu poszczególnych członków zarządu.

Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć:

- czym jest mandat członka zarządu,

- jaki wpływ mandat członka zarządu ma na jego kadencję,

- kiedy członek zarządu traci swój status w związku z upływem kadencji,

- na co zwrócić uwagę dokonując obliczeń w tym zakresie.

Kadencja a mandat – dwa kluczowe pojęcia, które nie są tożsame

W kontekście okresu sprawowania funkcji w zarządzie spółki z o.o. przepisy Kodeksu spółek handlowych zawierają odniesienie zarówno do kadencji, jak i do mandatu członków zarządu spółki z o.o., jednak żadnego z tych pojęć nie definiują.

Dla praktycznego zrozumienia tych terminów można przedstawić je w ten sposób, że kadencja to okres, przez który dana osoba ma pełnić funkcję w zarządzie spółki z o.o., z reguły określana w umowie spółki w latach, a w zasadzie mylne wyobrażenie o tym czasie, ponieważ właściwie to podstawa do obliczenia, jak długo członek zarządu faktycznie będzie sprawował swoją funkcję.

{{widget46}}

Dlaczego? Ponieważ w rzeczywistości status członka zarządu oraz umocowanie do działania w tej roli w spółce z o.o. nie musi pokrywać się z okresem kadencji i najczęściej wcale się nie pokrywa. Rozbieżność spowodowana jest przez koncepcję mandatu członka zarządu.

Wraz z powołaniem do zarządu członek zarządu uzyskuje mandat do sprawowania w jego ramach funkcji. To mandat decyduje o rzeczywistym okresie sprawowania funkcji członka zarządu. Mandat to umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu i może trwać pomimo upływu okresu kadencji.

Na przykładzie członka zarządu powołanego w dniu 15 kwietnia 2025 roku na kadencję 2 lat, mogłoby się wydawać, że osoba ta przestanie pełnić funkcję w zarządzie po upływie okresu kadencji, czyli z upływem dnia 15 kwietnia 2027 roku.

Tak będzie jednak w rzadkich przypadkach.

Z uwagi na przepisy regulujące kwestię mandatu członków zarządu, co do zasady 2 letnia kadencja tego członka zarządu ulegnie przedłużeniu i realnie będzie on w zarządzie spółki co najmniej kilka miesięcy dłużej. W takiej sytuacji kadencja – chociaż przedłużona – będzie formalnie nadal kadencją 2 letnią, przy czym w ramach tej 2 letniej kadencji mandat członka zarządu wygaśnie później. A to mandat oznacza umocowanie do działania w ramach zarządu wynikające z powołania do zarządu.

Kadencja a mandat – rozbieżności wynikające z przepisów Kodeksu spółek handlowych

Źródłem tych rozbieżności jest art. 202 Kodeksu spółek handlowych, który w § 1-3 stanowi w, że:

§ 1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

§ 2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

§ 3. Jeżeli umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Oznacza to, że w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy kwestia kadencji i mandatu uregulowana została w danej umowie spółki z o.o., a jeśli tak to w jaki sposób. Wynika to z zastrzeżenia zawartego w wyżej wskazanych przepisach „jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej”. Jeśli umowa spółki reguluje te sprawy inaczej niż kodeksowo, trzeba się do nich stosować. Jaka jest więc regulacja kodeksowa? Podsumowując:

1. Mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Przy czym – z uwagi na pkt 2 poniżej - dotyczy to powołania na okres nie dłuższy niż rok. Np. kiedy umowa spółki nie wskazuje kadencji albo wskazuje kadencję 1 roku.

2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych.

Model kodeksowy skutkuje tym, że w przypadku gdy w umowie spółki ograniczono się do wskazania kadencji 2 letniej, mechanizm mandatu spowoduje, że w rzeczywistości kadencja ulegnie przedłużeniu do dnia odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Dodatkowo należy pamiętać, że kadencję oblicza się wówczas w pełnych latach obrotowych.

„Jeśli chcesz ustalić jakie zasady kształtują kadencję i mandat członka zarządu w Twojej spółce, koniecznie zacznij od sprawdzenia treści umowy spółki.” ~ Damian Sawicki, radca prawny

Jak prawidłowo obliczyć okres sprawowania mandatu członka zarządu w kontekście kadencji?

Przenosząc to co powyżej na przykład powołania członka zarządu w dniu 15 kwietnia 2025 roku:

- 1 rokiem kadencji byłby 15 kwietnia 2025 r. do 15 kwietnia 2026 r., ale skoro kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, to jeśli rok obrotowy w danej spółce pokrywa się z rokiem kalendarzowym, 1 rokiem kadencji będzie okres od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.

Wynika to z tego, że członek zarządu został powołany w trakcie roku obrotowego 2025 r., więc nie będzie pełnił funkcji w zarządzie w pełnym wymiarze roku obrotowego 2025. Pierwszy pełny rok obrotowy upłynie dopiero z końcem roku 2026.

- 2 rokiem kadencji będzie wówczas okres od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2027 r.

Z upływem roku 2027 miną również dwa pełne lata obrotowe, w trakcie których członek zarządu będzie pełnił funkcję w zarządzie, czyli 2 lata kadencji liczone w latach obrotowych. Ale na tym nie koniec rachunków – pozostaje jeszcze uwzględnić, że mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, tj. rok obrotowy 2027.

- mandat członka zarządu powinien wygasnąć w 2028 r., nie później niż 30 czerwca.

Dlaczego tylko powinien? Zwyczajne zgromadzenie wspólników, którego przedmiotem obrad powinno być m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (zgodnie z art. 231 § 1 i § 2 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych). W praktyce niejednokrotnie zdarza się jednak, że zwyczajne zgromadzenie odbywa się – z naruszeniem przepisów - nawet znacznie po tym terminie, ale może też odbyć się wcześniej niż 30 czerwca. Jest to więc zdarzenie o charakterze ruchomym.

„Pamiętajmy, że w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok i stosowania zasad kodeksowych kluczowe jest określenie, który rok obrotowy jest ostatnim pełnym rokiem pełnienia funkcji członka zarządu i jak ważny w tym kontekście  jest dzień odbycia corocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ten rok, ponieważ wtedy wygasa mandat członka zarządu.” ~ Damian Sawicki, radca prawny

Na co dodatkowo zwrócić uwagę obliczając kadencję członka zarządu?

Okoliczności wpływające na sposób obliczenia kadencji i wygaśnięcia mandatu wskutek jej upływu mogą być różne. Warto dodatkowo zwrócić uwagę m.in. na:

- zawarcie umowy w ramach portalu S24 – wzorzec umowy spółki z o.o. dostępny w ramach tego portalu zawiera regulację inną niż kodeksowa i wprost wskazuje, że mandat członka zarządu wygasa z chwilą upływu kadencji.

- pierwszy rok obrotowy w spółce – jest to istotne w przypadku gdy członek zarządu powołany jest od razu wraz z zawarciem umowy spółki np. w akcie notarialnym zawierającym umowę spółki, a więc nie w trakcie roku obrotowego; z reguły pierwszy (pełny) rok obrotowy jest krótszy niż rok kalendarzowy albo jest od niego dłuższy z uwagi na możliwość przedłużenia go na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości;

- kadencje i mandaty trwające 13.10.2022 r. – w tej dacie weszła w życie ustawa m.in. dodająca do art. 202 § 2 Kodeksu spółek handlowych ostanie zdanie „Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.”. Do mandatów i kadencji członków organów, które trwają w dniu wejścia w życia tej ustawy, stosuje się przepisy w brzmieniu uwzględniającym dodane zdanie.

O czym zazwyczaj zapominają spółki z o.o. w odniesieniu do kadencji członków zarządu?

Bardzo często wspólnicy i członkowie zarządu w spółkach z o.o. zapominają:

- że samo powołanie do zarządu nie powoduje powołania na czas nieoznaczony; z reguły powołania dokonuje się na kilkuletnią kadencję;

- w jaki sposób w ich przypadku uregulowana została kwestia kadencji i mandatu - czy stosuje się przepisy Kodeksu spółek handlowych, czy postanowienia umowy spółki;

- że w przypadku regulacji kodeksowej z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe może dojść do wygaśnięcie mandatu członka zarządu;

- że wzorzec umowy spółki w ramach S24 wprowadza rozwiązania inne niż wynikające z regulacji kodeksowej.

Obliczanie kadencji członka zarządu – Twoja checklista w 6 krokach:

Przejście przez 6 poniższych punktów będzie pomocne w ocenie, czy jesteś świadomy tego, jak kształtuje się kwestia kadencji i mandatu członków zarządu w Twojej spółce z o.o.:

1. przeczytaj art. 202 Kodeksu spółek handlowych;

2. sięgnij po umowę spółki i prześledź jej treść z punktu widzenia postanowień regulujących kwestie kadencji i mandatu członka zarządu inaczej niż przepisy art. 202 Kodeksu spółek handlowych;

3. ustal kiedy kończy się rok obrotowy w spółce;

4. ustal ile trwa kadencja członka zarządu;

5. sprawdź kiedy doszło do powołania członka zarządu;

6. oceń kiedy wygasa mandat członka zarządu uwzględniając dane powyżej.

Kadencja członka zarządu – kwestia pozornie prosta i kluczowa dla każdej spółki

„Prawidłowe obliczenie kadencji członków zarządu to kluczowy element dbałości o prawidłowe funkcjonowanie spółki z o.o. Ignorowanie tego aspektu może prowadzić do niepotrzebnych i poważnych problemów prawnych, a w przypadku konfliktu w spółce nawet paraliżu decyzyjnego.” ~ Damian Sawicki, radca prawny

Kadencja członka zarządu w spółce z o.o. jest sprawą pozornie prostą, a w rzeczywistości niepozbawioną pułapek.

W przypadku wygaśnięcia mandatu w związku z upływem kadencji, prawidłowe ustalenie momentu tego wygaśnięcia może sprawiać trudności. Szczególnie w przypadku powierzchownego zrozumieniu mechanizmów rządzących tą sferą i opierania się na intuicji zamiast na przepisach prawa.

Wygaśnięcie mandatu oznacza, że osoba powołana dotychczas do zarządu przestaje do niego należeć. W przypadku wygaśnięcia mandatów wszystkich członków zarząd w ogóle nie będzie obsadzony i spółka pozbawiona zostanie swojego wykonawczego organu.

Jeśli zastanawiasz się, jakie reguły rządzą kadencją i mandatem członków zarządu w Twojej spółce z o.o., skontaktuj się z nami - pomożemy Ci w ich ustaleniu.

W 2026 roku rynek marketingu cyfrowego osiągnął fazę pełnej dojrzałości regulacyjnej. Kluczowym wyzwaniem dla administratorów nie jest już sama obecność klauzul, lecz jakość procesów pozyskiwania danych oraz techniczna zdolność do realizacji praw podmiotów w środowiskach wielokanałowych. Niniejszy artykuł analizuje granice dopuszczalności działań marketingowych w świetle aktualnych standardów dobrowolności, projektowania prywatności (Privacy by Design), nowego reżimu komunikacji elektronicznej (PKE) oraz wymogów AI Act, wskazując praktyczne przejście od tradycyjnych zgód do modeli kontraktowych.

Podstawy prawne: jak realizować działania marketingowe i uzasadniony interes administratora

W 2026 roku marketing odchodzi od proszenia o zgodę na rzecz budowania relacji. Dojrzały administrator dobiera podstawę przetwarzania (art. 6 RODO) do modelu biznesowego, pamiętając, że zgoda na kanał komunikacji (PKE) jest niezależna od podstawy przetwarzania danych.‍

• Klasyczna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO): Idealna dla zwykłego newslettera. Nie wymaga checkboxów – wystarczy wyraźne działanie (np. kliknięcie przycisku zapisu). W zakresie ochrony danych osobowych taka podstawa prawna wymaga jednak, aby podmiot danych od początku wiedział, w jakim celu administrator danych prowadzi przetwarzanie danych osobowych do celów marketingowych. Jej słabością jest łatwość wycofania zgody w dowolnym momencie.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): Fundament marketingu wobec obecnych klientów oraz nowych leadów. Gdy prowadzone są działania marketingowe, kluczową rolę odgrywa prawnie uzasadniony interes administratora. Aby prowadzić działania marketingowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, należy wykazać, że dane dotyczą relacji biznesowej, a wykorzystanie danych osobowych nie narusza praw odbiorcy.
• Model kontraktowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): Zamiast zgody, zawieramy umowę: dostarczamy wiedzę (Lead Magnet) w zamian za dane (zgodnie z dyrektywą Omnibus). Eliminuje to zbędne checkboxy i nadaje użytkownikowi status kontrahenta. Precyzyjny cel przetwarzania danych umożliwia dalsze przetwarzanie danych osobowych w sposób przejrzysty i w pełni zgodnie z RODO.

Dobrowolność zgody i koniec ery „Dark Patterns”

Organy nadzorcze w 2026 r. kładą szczególny nacisk na jakość oświadczenia woli, egzekwując przepisy RODO (art. 4 pkt 11), PKE (art. 398) oraz Aktu o Usługach Cyfrowych (art. 25 DSA), który wprost zakazuje stosowania zwodniczych interfejsów (Dark Patterns).

{{widget52}}

Niedopuszczalność agregacji zgód

Zgoda marketingowa musi być całkowicie autonomiczna od akceptacji regulaminu serwisu czy umowy o świadczenie usług. Uzależnianie wykonania usługi od zgody na marketing bezpośredni (tzw. zgoda powiązana) jest nieprawidłowe, z wyjątkiem dopuszczalnych modeli Consent or Pay oraz umów typu Lead Magnet (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Katalog zwodniczych praktyk UI/UX (Wytyczne EROD 3/2022)

Administratorzy muszą wyeliminować z interfejsów cztery najczęstsze błędy projektowe:

1. Visual Misdirection (Asymetria wizualna): Stosowanie jaskrawych kolorów i eksponowanych przycisków dla opcji „Zgadzam się” przy jednoczesnym ukrywaniu lub szarzeniu opcji „Odrzuć”.
2. Confirmshaming & Emotional Framing: Używanie sformułowań wywołujących poczucie winy lub wstydu (np. „Nie, wolę płacić pełną cenę” zamiast prostego „Nie, dziękuję”).
3. Asymmetric Friction (Asymetria ścieżki): Wymaganie większej liczby kliknięć do odmowy lub wycofania zgody niż do jej udzielenia.
4. Pre-ticked boxes & Hidden Information: Stosowanie domyślnie zaznaczonych pól lub ukrywanie kluczowych celów przetwarzania w rozwijanych zakładkach.

Mechanizm „Consent or Pay” (Opinia EROD 08/2024)

Model stawiający użytkownika przed wyborem między zgodą na reklamę behawioralną a opłatą jest oceniany przez pryzmat surowych kryteriów EROD, ale jego realna siła wiążąca wymaga chłodnej analizy procesowej.

• Rekomendacje EROD (Opinia 08/2024): Rada wskazuje, że duże platformy powinny oferować darmową alternatywę bez reklam behawioralnych (np. reklamę kontekstową), a wysokość opłaty w modelu płatnym nie może stanowić bariery finansowej wymuszającej zgodę.
• Granice mocy wiążącej opinii: Opinia EROD 08/2024 została wydana w trybie art. 64 ust. 2 RODO (na wniosek organu), a nie w trybie art. 64 ust. 1 RODO. Oznacza to, że ma ona charakter doradczy i nie jest objęta zasadą utmost account (uwzględnienia w najwyższym stopniu). Nie istnieje mechanizm bezpośrednio przekształcający tę opinię w wiążącą decyzję wobec podmiotów prywatnych. Dla mniejszych administratorów (niebędących platformami VLOP) otwiera to realną przestrzeń do obrony modelu Consent or Pay przed sądami.

Cookies, zasada zero-cookie load i legalność działań remarketingowych

Legalność stosowania tagów śledzących w 2026 roku opiera się na bezwzględnym egzekwowaniu art. 398 PKE (wymóg uprzedniej zgody na dostęp do urządzenia końcowego) w połączeniu ze standardem orzeczniczym TSUE (sprawy C-673/17 Planet49 oraz C-252/21 Meta).

Spełnienie wymogów prawnych wymaga wdrożenia czterech kryteriów techniczno-procesowych:

• Zasada Zero-Cookie Load: Niedopuszczalne jest ładowanie jakichkolwiek kodów marketingowych ani analitycznych (Meta Pixel, Google Analytics 4, LinkedIn Insight Tag, TikTok Pixel) przed podjęciem przez użytkownika aktywnej decyzji w banerze zgody. Wszelkie skrypty śledzące muszą być technicznie zablokowane na poziomie przeglądarki do momentu rejestracji zdarzenia zgody.
• Symetria wyboru i brak domniemań: Zgoda nie może być domniemana (zakaz uznawania scrollowania, zamknięcia baneru lub dalszego korzystania ze strony za zgodę). Przycisk „Odrzuć wszystkie” (lub „Tylko niezbędne”) musi znajdować się na pierwszej warstwie baneru i być równorzędny wizualnie (ten sam rozmiar, kontrast i widoczność) z przyciskiem „Akceptuję wszystkie”.
• Wymogi informacyjne i kategoryzacja: Użytkownik przed wyrażeniem zgody musi mieć łatwy dostęp do pełnej listy podmiotów trzecich (Third-Party Vendors) oraz stosowanych plików cookies wraz z okresem przechowywania danych (retencją). Ponadto do odrębnych przełączników/checkboxów dla poszczególnych celów (analityka, marketing, retargeting). A także jasnych zapisów w polityce prywatności dostępnej na stronie internetowej lub w sklepie internetowym, określających zasady zbierania informacji na urządzeniu użytkownika w przypadku remarketingu oraz prowadzenia działań remarketingowych i działań reklamowych.
• Natychmiastowa odwoływalność zgody: Wycofanie zgody musi być tak samo łatwe jak jej udzielenie. Wymagane jest umieszczenie na stronie stałego elementu nawigacyjnego (np. pływająca ikona lub link w stopce „Ustawienia prywatności”), którego użycie skutkuje natychmiastowym wstrzymaniem wysyłki zdarzeń do pikseli oraz usunięciem plików cookies i danych śledzących z pamięci przeglądarki.

Obowiązek informacyjny i transparentność AI, gdy przetwarza się dane dotyczące profilowania

Stosowanie AI w marketingu w 2026 roku wymaga precyzyjnego rozróżnienia między zwykłą rekomendacją a profilowaniem o charakterze decyzyjnym. Działania te podlegają podwójnemu reżimowi prawnemu:

• Zakazane praktyki AI (art. 5 AI Act): Niedopuszczalne jest stosowanie algorytmów podprogowych (subliminal techniques) oraz systemów AI wykorzystujących podatność użytkowników (np. wiek, niepełnosprawność, trudną sytuację ekonomiczną) w celu zmanipulowania ich zachowań zakupowych.
• Obowiązek przejrzystości i ujawnienia logiki (art. 50 AI Act & art. 13 ust. 2 lit. f RODO): Użytkownik musi zostać wyraźnie poinformowany, że prezentowana treść lub oferta została spersonalizowana przez AI. Sama informacja o „użyciu algorytmu” jest niewystarczająca – klauzula musi zawierać zrozumiałe informacje o logice podejmowania decyzji oraz przewidywanych konsekwencjach takiego profilowania dla odbiorcy.
• W pełni zautomatyzowane decyzje i dynamic pricing (art. 22 RODO): Jeżeli algorytm samoczynnie różnicuje ceny (personalized dynamic pricing), przyznaje indywidualne oceny punktowe (lead scoring wykluczający z usługi) lub przyznaje rabaty w sposób istotnie wpływający na sytuację ekonomiczną klienta. Podstawą przetwarzania może być wyłącznie wyraźna zgoda (art. 22 ust. 2 lit. c RODO) lub wykonanie umowy. Administrator musi zapewnić potrójne prawo gwarancyjne: prawo do uzyskania interwencji człowieka (human-in-the-loop), prawo do wyrażenia własnego stanowiska oraz prawo do zakwestionowania decyzji algorytmu.

Przepisy prawa komunikacji elektronicznej: Zgoda na przesyłanie informacji handlowej i użycie automatycznych systemów wywołujących

Procesy komunikacji bezpośredniej w 2026 r. wymagają bezwzględnego powiązania technologii z zasadą rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) oraz rygorem art. 398 PKE.

• Mechanizm Double Opt-In i retencja logów: Sam zapis do bazy jest prawnie bezwartościowy bez pełnej ścieżki audytowej. Wykazanie zgodności wymaga rejestrowania i przechowywania znaczników czasu (timestamps), adresu IP, treści klauzuli w momencie kliknięcia oraz unikalnego identyfikatora tokena aktywacyjnego z wiadomości DOI. Mechanizm ten stanowi jedyny obiektywny dowód, że oświadczenie woli złożył użytkownik końcowy i faktyczny dysponent adresu e-mail.
• Cold Mailing B2B – obalenie mitu „zapytania o zgodę”: Orzecznictwo jednoznacznie kwalifikuje przesyłanie informacji handlowej oraz masowe używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących z tzw. „zapytaniem o możliwość przedstawienia oferty” jako naruszenie prawa komunikacji elektronicznej. Bez uprzedniej zgody niedopuszczalne jest kierowanie wiadomości sms ani e-maili z listy mailingowej do potencjalnych klientów.

Warunki dopuszczalności outreachu B2B: Inicjujący kontakt handlowy w relacjach profesjonalnych jest legalny wyłącznie przy spełnieniu łącznych kryteriów:

• Brak masowości i automatyzacji: Wiadomość musi być zindywidualizowana, przygotowana bez użycia automatycznych systemów i skierowana do konkretnej osoby w organizacji na podstawie analizy jej roli zawodowej.
• Czysty cel relacyjny (No Pitch): Pierwszy kontakt nie może zawierać oferty, cennika ani linków sprzedażowych – jego celem może być wyłącznie nawiązanie relacji biznesowej (social selling) lub weryfikacja zapotrzebowania na rozwiązywanie konkretnego problemu.
• Podstawa RODO: Przetwarzanie danych służbowych (np. imię.nazwisko@firma.pl) opiera się na uzasadnionym interesie administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), co wymaga zapewnienia natychmiastowej i bezproblemowej ścieżki wniesienia sprzeciwu (opt-out).

Aktualne wzory klauzul informacyjnych

Wzór 1: Model Hybrydowy (Newsletter)

"Administratorem Twoich danych jest [Nazwa Firmy]. Twoje dane przetwarzamy w celu wysyłki newslettera na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażonej poprzez aktywne działanie (wpisanie maila i kliknięcie przycisku zapisu), co stanowi jednocześnie zgodę na komunikację marketingową (art. 398 PKE). W przypadku naszych klientów, podstawą marketingu produktów własnych jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Masz prawo do sprzeciwu i wycofania zgody w każdej chwili. Szczegóły: [Link do Polityki].”

Wzór 2: Model Kontraktowy (Lead Magnet)

„Pobierając [Nazwa Raportu/E-booka], zawierasz z [Nazwa Firmy] umowę o dostarczenie treści cyfrowej. Twoje dane przetwarzamy w celu wykonania tej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania materiału. Jako naszemu kontrahentowi, będziemy przesyłać Ci również informacje o naszych usługach na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz zgody na komunikację elektroniczną (art. 398 PKE). Masz prawo do rezygnacji w każdym czasie.”

Wzór 3: Profilowanie AI

"W ramach personalizacji ofert oraz automatycznego ustalania warunków handlowych korzystamy z systemów AI. Profilowanie to odbywa się na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 22 ust. 2 lit. c w zw. z art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Masz prawo do uzyskania wyjaśnienia logiki działania algorytmu, żądania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska oraz zakwestionowania podjętej decyzji w każdym czasie. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie. Szczegóły: [Link do Polityki]."

Współpraca z influencerem może być dla marki bardzo dobrym sposobem na dotarcie do odbiorców, zwiększenie rozpoznawalności i budowanie wiarygodności.

Twórca może świetnie komunikować się z odbiorcami, pasować do wartości marki i mieć zaangażowaną społeczność. To jednak nie wystarczy, aby bezpiecznie rozpocząć współpracę.

Umowa z influencerem to fundament bezpiecznej reklamy przy kampaniach w social mediach. Bez niej marka ryzykuje utratę kontroli nad treściami, a twórca nie ma gwarancji wynagrodzenia ani ochrony swoich praw.

Dobrze przygotowana umowa z influencerem określa, co obejmuje współpraca w mediach społecznościowych, jakie obowiązki stron wiążą się z kampanią reklamową i na jakich zasach firma może korzystać z treści influencera. To ważne niezależnie od tego, czy influencer prowadzi działalność gospodarczą, czy działa jako osoba prywatna.

Czym jest umowa z influencerem i kiedy jest potrzebna?

Umowa z influencerem to umowa sprowadzająca się przede wszystkim do świadczenia usług marketingowych, w ramach których najczęściej influencer zobowiązuje się do przygotowania i publikacji określonych treści promujących markę, jej produkty lub usługi. Jej treść powinna jasno określać zasady współpracy, zakres obowiązków influencera, sposób wynagrodzenia, a także kwestie związane z wykorzystaniem przygotowanych materiałów i wizerunku twórcy. Warto zadbać również o odpowiednie mechanizmy zabezpieczające przed naruszeniem obowiązujących przepisów, w szczególności dotyczących prawidłowego oznaczania treści reklamowych. Jeżeli przedmiotem kampanii są produkty lub usługi objęte szczególnymi regulacjami prawnymi, umowa powinna określać także procedurę akceptacji materiałów reklamowych przed ich publikacją.

Umowa ma pomóc obu stronom grać do jednej bramki. Dobrze przygotowany dokument porządkuje współpracę, wskazuje wzajemne oczekiwania i ogranicza ryzyko nieporozumień. Jest także pierwszym poziomem zabezpieczenia firmy, ponieważ pokazuje, że marka świadomie określiła obowiązki związane z kampanią i podjęła działania, aby zapewnić jej zgodność prawem.

Forma umowy z influencerem – kiedy forma pisemna jest kluczowa?

Co do zasady umowę z influencerem można zawrzeć w dowolnej formie. Wyjątek dotyczy przeniesienia autorskich praw majątkowych oraz udzielenia licencji wyłącznej — te czynności wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeśli strony nie zachowają wymaganej formy, przeniesienie praw lub licencja wyłączna będą nieważne.

Formę pisemną można zachować na dwa sposoby: podpisać papierowy dokument albo złożyć oświadczenia w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Taka forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej. Inaczej jest w przypadku licencji niewyłącznej — przepisy co do zasady nie wymagają dla niej formy pisemnej pod rygorem nieważności. Mimo to warto utrwalić uzgodnienia w dokumencie lub korespondencji i precyzyjnie opisać zakres licencji.

Jak precyzyjnie określić zakres współpracy?

To jeden z kluczowych elementów umowy. Precyzyjne określenie przedmiotu współpracy oraz zakresu obowiązków influencera pozwala jasno ustalić, czego strony mogą od siebie wzajemnie oczekiwać, i ogranicza ryzyko nieporozumień na etapie realizacji kampanii.

Już na początku warto również uregulować kwestie związane z nabywanymi prawami oraz ciążącymi na stronach obowiązkami. Szczególną uwagę należy zwrócić na oznaczanie współpracy marketingowej, ustalenie sposobu korzystania z przygotowanego contentu, zgody na wykorzystanie wizerunku, sposobów reakcji na materiał naruszający przepisy prawa, sposoby działania w przypadku kryzysu, czy chociażby zakaz konkurencji.

Kampania może obejmować różne formaty publikacji (posty, rolki, relacje, filmy na youtube). Warto zwrócić uwagę, że niektóre formaty mogą wymagać nieco innego podejścia, a niektóre oznaczenia mogą wynikać z przepisów szczególnych oraz być dodatkowo ograniczone regulaminami poszczególnych platform.

Marka powinna również monitorować publikacje. Ważne, aby posiadała dowody wykonania obowiązków, takie jak zaakceptowane materiały, korespondencja z influencerem, zrzuty ekranu i raporty z kampanii.

Po podpisaniu umowy firma powinna sprawdzić, czy influencer publikuje materiały zgodnie z ustalonych harmonogramem, briefem i zasadami oznaczania reklam, a następnie zachować dowody realizacji kampanii.

Oznaczanie treści reklamowych - reklama nie powinna chować się przed UOKiK

To temat, który w ostatnich latach zyskał na znaczeniu za sprawą intensywnych działań organów, obejmujących zarówno kontrole, jak i publikowanie szczegółowych wytycznych dotyczących stosowania obowiązujących przepisów.

Podstawowym punktem odniesienia dla każdego, kto zajmuje się reklamą influencerską – zarówno po stronie marki zlecającej kampanię, jak i twórcy odpowiedzialnego za jej realizację – powinny być Rekomendacje Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Dokument wskazuje, jak prawidłowo oznaczać treści reklamowe i ograniczyć ryzyko uznania ich za kryptoreklamę.

Oznaczenie treści reklamowej powinno być:

• czytelne,
• jednoznaczne,
• zrozumiałe dla każdego odbiorcy,
• widoczne zarówno dla stałych obserwatorów, jak i osób, które trafiają na profil po raz pierwszy,
• możliwe do zauważenia zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i stacjonarnych,
• a influencer powinien również wskazać markę, którą reklamuje.

Spełnienie tych wymogów nie zawsze sprowadza się jednak do dodania jednego hashtagu czy krótkiej informacji o współpracy. UOKiK zwraca uwagę, że w przypadku treści publikowanych w mediach społecznościowych szczególnie istotne może być dwupoziomowe oznaczanie materiałów reklamowych. Polega ono na połączeniu oznaczenia udostępnianego przez samą platformę z dodatkowym, czytelnym oznaczeniem umieszczonym bezpośrednio w treści publikowanej przez influencera. Takie rozwiązanie pozwala jednoznacznie zakomunikować odbiorcy komercyjny charakter materiału i ograniczyć ryzyko, że informacja o reklamie pozostanie niezauważona.

Twórca stworzył, firma zapłaciła - ale kto ma prawa?

Warto zaznaczyć, że samo wynagrodzenie influencera za przygotowanie materiałów reklamowych nie skutkuje przeniesieniem na firmę autorskich praw majątkowych. Jeżeli influencer stworzył utwór, np. zdjęcie, film czy tekst, co do zasady pozostaje jego autorem. Dlatego strony powinny wyraźnie określić zasady, na jakich firma będzie mogła korzystać z przygotowanych przez influencera treści reklamowych.

W praktyce możliwe są dwa podstawowe rozwiązania dotyczące praw autorskich:

• przeniesienie autorskich praw majątkowych – prawa do utworu przechodzą na firmę w zakresie określonym w umowie, tj. na wskazanych w niej polach eksploatacji;
• udzielenie licencji – autorskie prawa majątkowe pozostają przy influencerze jako twórcy, natomiast firma uzyskuje uprawnienie do korzystania z materiałów w uzgodnionym zakresie.

W przypadku przeniesienia autorskich praw majątkowych konieczne jest zachowanie formy pisemnej umowy albo formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej, tj. z opatrzeniem umowy kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Taka forma jest również wymagana w przypadku udzielenia licencji wyłącznej. W przypadku licencji niewyłącznej, a więc takiej, która nie przyznaje firmie wyłączności na korzystanie z materiałów, zachowanie formy pisemnej nie jest konieczne.

Należy przy tym pamiętać, że nawet przeniesienie autorskich praw majątkowych nie powoduje wygaśnięcia autorskich praw osobistych twórcy. Odrębnego uregulowania wymaga również kwestia zgody na rozpowszechnianie wizerunku influencera. Samo nabycie praw do utworu może bowiem okazać się niewystarczające, jeżeli materiał zawiera wizerunek influencera, a zakres udzielonej zgody na jego wykorzystanie nie obejmuje planowanego sposobu korzystania z materiału.

Twarz influencera też ma swoje prawa

Kwestią, o której często się zapomina jest to, że prawo do wykorzystania filmu lub zdjęcia nie oznacza automatycznie prawa do wykorzystania wizerunku osoby, która się na nim znajduje. To dwa odrębne zagadnienia.

Nie można zapominać również o innych osobach pojawiających się w takich materiałach. Co do zasady należy zadbać również o to, aby posiadać ich zgody.

Przed startem kampanii reklamowej sprawdź więc, czy umowa współpracy obejmuje nie tylko publikację materiałów, ale także planowane wykorzystanie wizerunku influencera.

{{widget59}}

Flirt z konkurencją: czy influencer może mieć dwa oblicza?

Jeżeli influencer w tym samym czasie promuje bezpośredniego konkurenta, odbiorcy mogą mieć problem z oceną, które rekomendacje są rzeczywiście wiarygodne.

Z perspektywy marki warto więc rozważyć wprowadzenie do umowy odpowiedniej klauzuli ograniczającej takie ryzyka.

Co powinna określać klauzula zakazu konkurencji? Zamiast posługiwać się samym słowem „konkurencja”, warto w szczególności wskazać:

• kategorię produktów lub usług, których dotyczy ograniczenie, np. konkretny rodzaj kosmetyków, a nie wszystkie produkty z branży beauty;
• czas obowiązywania zakazu, w tym to, czy dotyczy wyłącznie okresu trwania umowy, czy także określonego czasu po zakończeniu kampanii;
• wyjątki, takie jak wcześniej zawarte umowy, treści niezależne od influencera albo współprace, które marka zaakceptowała.

Im szersza kategoria produktów, dłuższy okres i więcej kanałów objętych zakazem, tym mocniejszego uzasadnienia biznesowego wymaga takie ograniczenie. Wyłączność powinna odpowiadać skali kampanii, jej harmonogramowi publikacji i wartości wynagrodzenia influencera — zarówno pieniężnego, jak i barterowego.

Dobrze przygotowana klauzula nie ma ograniczać influencera bardziej, niż jest to potrzebne do ochrony interesu marki.

Istotne jest, aby klauzula określała skutki naruszenia zakazu konkurencji. Podpisując umowę warto przewidzieć na taką okoliczność możliwość nałożenia na influencera kar umownych, dochodzenia odszkodowania, a w skrajnych sytuacjach - rozwiązanie umowy.

A jeśli coś pójdzie… niezgodnie ze scenariuszem?

Problemy nie zawsze wynikają ze złej woli. Czasami strony inaczej rozumieją brief, materiał nie spełnia wymagań prawnych albo treść wymaga korekty z powodu okoliczności rynkowych.

Umowa powinna przewidywać procedurę działania w takiej sytuacji.

Może ona obejmować:

1. zgłoszenie uwag przez markę,
2. określenie terminu na poprawienie materiału,
3. obowiązek ponownej publikacji,
4. obowiązek usunięcia błędnej wersji,
5. czasowe zawieszenie kampanii,
6. rozwiązanie umowy w przypadku poważnego albo powtarzającego się naruszenia.

Przykładowe naruszenia mogą obejmować:

• brak oznaczenia reklamy,
• nieprawidłowe oznaczenie,
• publikację bez wymaganej akceptacji,
• naruszenie wyłączności.

W zależności od sytuacji umowa może przewidywać również:

• zwrot części wynagrodzenia,
• karę umowną,
• odszkodowanie uzupełniające,
• obowiązek pokrycia kosztów usunięcia naruszenia,
• zakaz dalszego korzystania z oznaczeń marki.

Reputacja na polu minowym

Przedmiot umowy może być wykonywane zgodnie z postanowieniami umowy, współpraca i komunikacja może przebiegać prawidłowo, a mimo to po pewnym momencie może pojawić się sytuacja, która zmieni sposób postrzegania influencera lub marki.

Może chodzić o kontrowersyjną wypowiedź, konflikt, zarzuty dotyczące naruszenia prawa, postępowanie organu publicznego albo zachowania sprzeczne z wartościami marki. Czasami zmienia się społeczna ocena wcześniejszego zdarzenia - i to, co jeszcze niedawno nie budziło sprzeciwu, zaczyna wywoływać kryzys.

Nie każda kontrowersja powinna automatycznie kończyć współpracę. Marka powinna jednak móc szybko zareagować: wstrzymać publikacje i zadecydować, czy kampanię można bezpiecznie kontynuować.

Klauzula reputacyjna określa, jak strony mają postępować, gdy działania influencera lub inne zdarzenia mogą negatywnie wpłynąć na markę. Może ona przewidywać chociażby zawieszenie publikacji, usunięcie materiałów, czy w skrajnych przypadkach - zakończenie współpracy.

Klauzula nie może pozostawić marce nieograniczonej swobody decyzji. Powinna być ona precyzyjna, co zapewni ochronę interesów influencerów, i jednocześnie zaprojektowana w sposób umożliwiający marce szybką reakcję na potencjalny kryzys wizerunkowy.

Powinna wskazywać, jakie zdarzenia mogą uruchomić reakcję marki oraz kiedy możliwe jest natychmiastowe rozwiązanie umowy.

Marka nie może przewidzieć każdej zmiany okoliczności, ale może ustalić, jak strony będą reagować, gdy współpraca przestanie odpowiadać pierwotnym założeniom.

Gdy reklama podlega dodatkowym regułom

W przypadku produktów i usług z rynków regulowanych samo oznaczenie reklamy nie wystarczy.

Influencer może prawidłowo oznaczyć materiał jako reklamę, wskazać markę i wykonać wszystkie obowiązki zapisane w umowie, a mimo to przygotować content naruszający przepisy prawa. Wynika to z faktu, że samo prawidłowe oznaczenie współpracy nie przesądza o legalności przekazu reklamowego. W przypadku rynków regulowanych influencer musi uwzględniać nie tylko przedmiot umowy, ale również przepisy dotyczące konkretnych produktów, usług oraz sposobu ich reklamowania.

Problemem pojawia się głównie ze względu na to, że większość influencerów nie ma specjalistycznej wiedzy w tych obszarach. Może on nieświadomie użyć niedozwolonego sformułowania, złożyć zbyt daleko idącą obietnicę, pominąć wymagane informacje. Szczególnie wrażliwy jest tu rynek produktów leczniczych, suplementów diety, czy usług finansowych.

Umowa powinna zobowiązywać influencera do korzystania z zatwierdzonych komunikatów. Nie zastępuje ona jednocześnie wewnętrznej weryfikacji materiału przez markę.

OWU i zamówienie kampanii — jak ułożyć współpracę w praktyce?

Firmy, które regularnie pracują z influencerami, mogą przygotować ogólne warunki współpracy.

OWU mogą określać stałe zasady dotyczące oznaczania reklam, praw do contentu, wykorzystania wizerunku, poufności, wyłączności, odpowiedzialności, procedury akceptacji materiałów, reagowania na błędy, zakończenia współpracy.

Konkretna kampania może być następnie realizowana na podstawie zamówienia.

Zamówienie powinno wskazywać:

• promowany produkt lub usługę,
• formaty publikacji,
• kanały komunikacji,
• terminy,
• wynagrodzenie (pieniężne, barterowe, mieszane),
• zakres praw do materiałów,
• wymagane oznaczenia.

Takie rozwiązanie pozwala połączyć stałe zasady z elastycznością konkretnej kampanii.

Planujesz kampanię reklamową prowadzoną z influencerami? Zadbaj o bezpieczne zasady współpracy

Przygotowanie umowy z influencerem nie powinno polegać wyłącznie na uzupełnieniu wzoru. W Sawicki Legal pomagamy firmom zaplanować zasady współpracy z twórcami internetowymi i przełożyć je na konkretne zapisy umowne - od zakresu publikacji i wynagrodzenia, przez prawa autorskie i wykorzystanie wizerunku, po oznaczenie reklamy, wyłączność i procedurę reagowania na problem.

Podsumowanie

Dobre pierwsze wrażenie może być początkiem wartościowej współpracy marki z influencerem. Nie powinno jednak zastępować ustalenia zasad współpracy w umowie zawieranej z influencerem.

Jeżeli Twoja firma planuje współpracę z influencerem, warto sprawdzić nie tylko jego zasięgi i dopasowanie do marki. Równie ważne jest zawarcie umowy współpracy jasno określającej zobowiązania influencera. Warto pamiętać, jak ważne są tu:

• jasny brief,
• prawidłowe oznaczenie reklamy,
• prawa do przygotowanego contentu,
• zgody na wykorzystanie wizerunku,
• procedura reagowania na problemy.

To właśnie takie elementy decydują, czy umowa jest wyłącznie formalnością, czy rzeczywiście pomaga bezpiecznie prowadzić współpracę.