Nowe przepisy w 2026 r.: obowiązki pracodawcy i nowa definicja mobbingu

Zarząd jest jak kapitan każdej spółki kapitałowej – trzyma za ster, wyznacza kurs, prowadzi jej sprawy i reprezentuje na zewnątrz. Mimo najszczerszych chęci, nie każdy członek czy prezes zarządu przypomina kapitana Phillipsa albo kapitana Picarda. Czasem świetnie zapowiadający się członek załogi, okazuje się Jackiem Sparrowem, albo co gorsza kapitanem Ahabem, który pociągnie spółkę na samo dno. Trzeba więc pamiętać nie tylko o tym jak powołać członka zarządu, ale jak go również odwołać. Właśnie dlatego prawidłowe powołanie oraz odwołanie członka zarządu ma fundamentalne znaczenie – zarówno dla ważności podejmowanych czynności, jak i dla bezpieczeństwa prawnego samej spółki i jej wspólników.

Wyobraźmy sobie sytuację: wspólnicy podejmują uchwałę o odwołaniu prezesa, ale nikt nie zgłasza tej zmiany do KRS. Przez kolejne tygodnie „odwołany” prezes wciąż widnieje w rejestrze i podpisuje umowy w imieniu spółki. Kto ponosi odpowiedzialność? Czy takie umowy są ważne? To tylko jeden z wielu scenariuszy, w których niedochowanie procedury staje się źródłem poważnych sporów korporacyjnych – i realnych kosztów.

W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak zgodnie z prawem powołać i odwołać członka zarządu, jakie skutki wywołuje odwołanie, czym różni się rezygnacja oraz o czym pamiętać w kontekście zakazu konkurencji i dlaczego potrzebne Ci będzie wsparcie radcy prawnego.

Powołanie członka zarządu – kto i jak?

Zasadą w spółce z o.o. jest, że członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników (podstawa prawna: art. 201 § 4 Kodeksu spółek handlowych). Umowa spółki może jednak przewidywać inny tryb – np. powołanie przez radę nadzorczą albo przez konkretnego wspólnika uprawnionego osobiście.

Kluczowe elementy prawidłowego powołania:

• Podstawa w postaci uchwały – najczęściej uchwały zgromadzenia wspólników (lub innego uprawnionego organu wskazanego w umowie spółki).
• Zgoda osoby powoływanej – mandat członka zarządu powstaje z chwilą powołania, ale skuteczne objęcie funkcji wymaga zgody danej osoby czyli samego kandydata.
• Określenie momentu rozpoczęcia kadencji – uchwała może wskazywać datę, od której osoba pełni funkcję członka zarządu.

Warto pamiętać, że powołanie w rozumieniu korporacyjnym (stosunek organizacyjny) to co innego niż podstawa zatrudnienia (umowa o pracę, kontrakt menedżerski, powołanie „gołe”). To dwa odrębne stosunki prawne, które trzeba uregulować osobno.

A jak jest w innych spółkach? S.A. i PSA - Nie tylko rada nadzorcza spółki

Choć powyższe zasady dotyczą spółki z o.o., warto znać różnice w pozostałych spółkach kapitałowych:

• Spółka akcyjna (S.A.) – członków zarządu powołuje i odwołuje co do zasady rada nadzorcza spółki, chyba że statut stanowi inaczej (art. 368 § 4 k.s.h.). To istotna różnica względem sp. z o.o., gdzie domyślnie decydują wspólnicy. Członek zarządu S.A. może być odwołany lub zawieszony także przez walne zgromadzenie.
• Prosta spółka akcyjna (PSA) – model jest elastyczny. W PSA może funkcjonować zarząd albo rada dyrektorów (łącząca funkcje zarządcze i nadzorcze). Członków organu powołują i odwołują akcjonariusze, chyba że umowa spółki przewiduje inny tryb (np. przez radę nadzorczą, jeśli została ustanowiona).

Niezależnie od formy spółki wspólny mianownik pozostaje ten sam: potrzebna jest prawidłowa uchwała właściwego organu oraz terminowe zgłoszenie zmiany do KRS.

Kadencja a mandat – nie myl tych pojęć

To rozróżnienie myli wielu przedsiębiorców, a ma ogromne znaczenie praktyczne:

• Kadencja to okres, na jaki dana osoba została powołana (np. na 3 lata lub na czas nieoznaczony).
• Mandat to umocowanie do pełnienia funkcji – czyli prawo do faktycznego działania jako członek zarządu.

Te dwa okresy nie zawsze się pokrywają. Zgodnie z art. 202 k.s.h., jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji, a w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W praktyce oznacza to, że członek zarządu może „stracić” mandat wcześniej lub później, niż wskazywałaby sama data upływu kadencji.

To bardzo częsta pułapka: spółka jest przekonana, że zarząd działa prawidłowo, podczas gdy mandat członka zarządu formalnie już wygasł – a wszystkie czynności podejmowane po tej dacie mogą być kwestionowane.

Uwaga praktyczna: co do zasady kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych. Oznacza to w praktyce, że rok obrotowy, w którym nastąpiło powołanie członka zarządu, nie wlicza się do biegu kadencji, jeżeli powołanie nastąpiło w trakcie trwania tego roku obrotowego. Przykładowo, jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z kalendarzowym, a powołanie na 3-letnią kadencję następuje 1 lipca 2023 r., to lata obrotowe oblicza się następująco: 2024, 2025 i 2026. Zatem „ostatnim pełnym rokiem obrotowym” będzie rok 2026, a mandat wygaśnie dopiero z chwilą odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2026 (czyli z reguły do końca czerwca 2027 r.).

Rejestracja w KRS

Zmiana w składzie zarządu podlega zgłoszeniu do Krajowego Rejestru Sądowego. Należy pamiętać, że:

• Wniosek o wpis składa się w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis (powołania lub odwołania).
• Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).
• Do wniosku dołącza się m.in. uchwałę o powołaniu/odwołaniu oraz – w przypadku nowego członka zarządu – jego oświadczenie o wyrażeniu zgody na pełnienie funkcji oraz adres do doręczeń.

Kodeks przewiduje sytuacje, kiedy zgoda nie jest wymagana. Po pierwsze, dokumentu nie dołącza się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisywany bezpośrednio przez osobę, która podlega wpisowi, ponieważ sam fakt podpisania wniosku uznaje się za oświadczenie o wyrażeniu zgody. Po drugie, odrębna zgoda nie jest wymagana, jeżeli osoba powołana udzieliła pełnomocnictwa procesowego do złożenia wniosku o wpis (np. profesjonalnemu pełnomocnikowi w osobie radcy prawnego lub adwokata). Po trzecie wreszcie, obowiązek ten odpada, gdy zgoda na powołanie została wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę (np. w notarialnym protokole zgromadzenia wspólników) lub w umowie spółki sporządzonej w formie aktu notarialnego.

Istotna uwaga praktyczna: wpis w KRS ma charakter deklaratoryjny, a nie konstytutywny. Oznacza to, że powołanie lub odwołanie jest skuteczne z chwilą podjęcia uchwały (lub w terminie w niej wskazanym), a nie dopiero z chwilą wpisu do rejestru. Wpis jedynie potwierdza stan prawny wobec osób trzecich.

Uwaga na tzw. rękojmię wiary publicznej KRS – osoby trzecie działające w zaufaniu do danych z rejestru są chronione. Dlatego zaniedbanie aktualizacji wpisu może narazić spółkę na odpowiedzialność za czynności „byłego” członka zarządu, który wciąż figuruje w KRS.

Odwołanie członka zarządu

Członek zarządu może być odwołany w każdym czasie uchwałą wspólników (art. 203 § 1 k.s.h.). To jedna z podstawowych zasad prawa spółek – zaufanie do zarządu jest kluczowe, dlatego organ powołujący może je cofnąć praktycznie w dowolnym momencie.

Co ważne:

• Odwołanie nie wymaga podania przyczyny, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
• Umowa spółki może ograniczyć prawo odwołania do ważnych powodów – członek zarządu może dochodzić uchylenia uchwały odwołującej go z pozycji, jeśli powodu faktycznie nie ma.
• Odwołanie nie pozbawia odwołanego roszczeń wynikających ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji.

Rezygnacja członka zarządu – druga strona medalu

Odwołanie to inicjatywa spółki, ale funkcję można też opuścić z własnej woli. Rezygnacja to jednostronne oświadczenie członka zarządu, które nie wymaga zgody spółki.

Kluczowe kwestie:

• Rezygnację składa się spółce – co do zasady na ręce innego członka zarządu lub prokurenta (art. 202 § 5 k.s.h. w zw. z zasadami reprezentacji biernej).
• Rezygnacja jest skuteczna z chwilą dojścia do spółki (lub w terminie w niej wskazanym) – i również wymaga zgłoszenia do KRS.
• Szczególna sytuacja dotyczy rezygnacji ostatniego członka zarządu (lub gdy rezygnują wszyscy jednocześnie) – wówczas oświadczenie składa się wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników. Ma to zapobiec sytuacji, w której spółka zostaje bez zarządu i bez możliwości reprezentacji. Co istotne, zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zawierać także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu, a rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników.

{{widget56}}

Skutki prawne odwołania członka zarządu spółki

Odwołanie członka zarządu wywołuje szereg konsekwencji, o których warto pamiętać:

1. Utrata mandatu i prawa reprezentacji – z chwilą odwołania osoba traci prawo do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania.
2. Odrębność stosunku zatrudnienia – odwołanie pracownika z funkcji członka zarządu nie jest automatycznie rozwiązaniem umowy o pracę bądź kontraktu menedżerskiego. Te umowy trzeba wypowiedzieć lub rozwiązać osobno, zgodnie z ich treścią i przepisami prawa pracy.
3. Obowiązek zgłoszenia do KRS – odwołanie należy zgłosić w terminie 7 dni.
4. Rozliczenie z pełnionej funkcji – odwołany członek zarządu powinien przekazać dokumentację, mienie spółki oraz rozliczyć się z prowadzonych spraw.

Warto dodać, że odwołanie nie zwalnia z odpowiedzialności za okres pełnienia funkcji. Zgodnie z art. 299 k.s.h., członkowie zarządu spółki z o.o. mogą odpowiadać całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki, jeżeli po zapadnięciu wyroku, egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Odwołanie z funkcji nie „wymazuje” tej odpowiedzialności za zobowiązania powstałe w czasie sprawowania mandatu.

Więcej o odpowiedzialności członka zarządu spółki na podstawie art. 299 k.s.h. pisaliśmy w tym artykule.

Od razu wskazuję, że nie ma sytuacji bez wyjścia - tutaj więc podsuwam info dotyczące obrony członka zarządu przed wierzycielami spółki.

Zakaz konkurencji

Członka zarządu obowiązuje ustawowy zakaz konkurencji w czasie pełnienia funkcji (art. 211 k.s.h.). Bez zgody spółki nie może on m.in.:

• zajmować się interesami konkurencyjnymi,
• uczestniczyć w konkurencyjnej spółce jako wspólnik lub członek jej organów.

Naruszenie zakazu może rodzić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki.

Warto podkreślić, że ustawowy zakaz konkurencji wygasa z chwilą odwołania z funkcji. Jeżeli spółce zależy na ochronie po zakończeniu współpracy, konieczne jest zawarcie odrębnej umowy o zakazie konkurencji po ustaniu funkcji – najczęściej odpłatnej. Brak takiej umowy oznacza, że były członek zarządu może bez ograniczeń podjąć działalność konkurencyjną.

Najczęstsze błędy w praktyce – czego unikać

Nasze doświadczenie w świadczeniu usług prawnych dla przedsiębiorców podpowiada, że najwięcej problemów wynika z kilku powtarzających się błędów:

• Iluzja powołania "na czas nieoznaczony" lub "nieokreślony" - zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 21 lipca 2010 r. (sygn. akt III CZP 23/10), jeżeli uchwała powołująca mówi o czasie nieoznaczonym (nieokreślonym), ale sama umowa spółki milczy w tej kwestii (nie modyfikuje zasady ogólnej z art. 202 § 1 k.s.h.), to powołanie takie należy traktować jako powołanie na jeden rok. Należy zaznaczyć, że w odniesieniu do spółki akcyjnej możliwość powołania na czas nieokreślony jest strukturalnie wykluczona, ponieważ art. 369 § 1 k.s.h. określa maksymalną kadencję w sposób kategoryczny na okres nie dłuższy niż pięć lat.
• Przekroczenie 7-dniowego terminu na zgłoszenie do KRS – a w konsekwencji ryzyko odpowiedzialności za czynności „byłego” członka zarządu widniejącego w rejestrze.
• Brak zgody na powołanie lub brak oświadczenia o adresie do doręczeń – co blokuje wpis do KRS.
• Mylenie odwołania z rozwiązaniem umowy o pracę – odwołany członek zarządu wciąż może dochodzić roszczeń z tytułu zatrudnienia.
• Pominięcie kwestii wygaśnięcia mandatu – i podejmowanie czynności przez osobę, której mandat już wygasł.
• Brak umowy o zakazie konkurencji po ustaniu funkcji – i utrata ochrony tuż po odejściu kluczowej osoby.
• Nieprawidłowe złożenie rezygnacji – zwłaszcza przez ostatniego członka zarządu.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy odwołanie członka zarządu wymaga podania przyczyny? Nie, co do zasady członek zarządu może zostać odwołany w każdym czasie bez podania przyczyny. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umowa spółki ogranicza prawo odwołania do ważnych powodów.

Od kiedy odwołanie jest skuteczne – od uchwały czy od wpisu do KRS? Odwołanie jest skuteczne z chwilą podjęcia uchwały (lub w terminie w niej wskazanym). Wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny – jedynie potwierdza stan prawny wobec osób trzecich.

Czy odwołanie z zarządu oznacza automatyczne rozwiązanie umowy o pracę? Nie. Stosunek organizacyjny (funkcja w zarządzie) i stosunek zatrudnienia to dwie odrębne kwestie. Umowę o pracę lub kontrakt menedżerski trzeba rozwiązać osobno.

Czy były członek zarządu może prowadzić działalność konkurencyjną po odwołaniu? Tak, chyba że zawarto z nim odrębną umowę o zakazie konkurencji po ustaniu funkcji. Ustawowy zakaz konkurencji obowiązuje wyłącznie w czasie pełnienia funkcji.

Komu członek zarządu składa rezygnację? Co do zasady spółce – na ręce innego członka zarządu lub prokurenta. W przypadku rezygnacji ostatniego członka zarządu oświadczenie kieruje się do wspólników wraz ze zwołaniem zgromadzenia.

Ile czasu jest na zgłoszenie zmiany w zarządzie do KRS? 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis (powołania, odwołania lub rezygnacji).

Podsumowanie

Prawidłowe powołanie i odwołanie członka zarządu opiera się na kilku filarach: właściwej uchwale odpowiedniego organu, terminowym zgłoszeniu zmiany do KRS oraz świadomości, że stosunek organizacyjny to nie to samo co podstawa zatrudnienia. Odwołanie jest skuteczne od chwili uchwały, a nie wpisu do rejestru, natomiast ochrona konkurencyjna po zakończeniu funkcji wymaga osobnej umowy.

Choć procedura wydaje się prosta, w praktyce najwięcej problemów rodzą detale – terminy, zgody, rozliczenia, wygaśnięcie mandatu i rozdzielenie stosunków prawnych. Jeśli planujesz zmiany w składzie zarządu swojej spółki lub chcesz zabezpieczyć jej interesy, skontaktuj się z Sawicki Legal – pomożemy przeprowadzić cały proces tak, żebyś Ty mógł zająć się tym, na czym znasz się najlepiej - swoją firmą i rozwojem biznesu.

Po ponad trzech latach od wejścia w życie ustawy o fundacji rodzinnej (22 maja 2023 r.) instytucja ta przestała być ciekawostką, a stała się realnym, sprawdzonym narzędziem sukcesji i ochrony majątku rodzinnego. W 2026 roku dysponujemy już orzecznictwem, interpretacjami podatkowymi i praktyką rejestrową, które pokazują, kiedy fundacja rodzinna naprawdę się opłaca, a kiedy staje się pułapką.

Kto może założyć fundację rodzinną?

Fundatorem może być wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Kluczowe zasady:

• Fundację może założyć jeden lub kilku fundatorów (wyjątek: fundacja tworzona w testamencie – tylko jeden fundator).
• Fundatorem nie musi być przedsiębiorca – może nim być każdy, kto chce uporządkować sukcesję majątku.
• Fundatorzy nie muszą być spokrewnieni, choć w praktyce to zwykle rodzina.

Fundusz założycielski musi wynosić minimum 100 000 zł i jest wnoszony przy zakładaniu fundacji.

Fundacja rodzinna nabywa osobowość prawną dopiero z chwilą wpisu do rejestru fundacji rodzinnych. Rejestr prowadzi jeden sąd dla całej Polski - Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Oznacza to, że niezależnie od tego, gdzie fundator ma miejsce zamieszkania czy gdzie znajduje się majątek, wniosek o rejestrację fundacji rodzinnej kierowany jest zawsze do tego samego sądu.

Jak działa fundacja rodzinna – mienie, beneficjenci, wypłaty

Mienie wnoszone do fundacji

Do fundacji można wnieść praktycznie każdy składnik majątku: udziały i akcje spółek, nieruchomości, gotówkę, papiery wartościowe, prawa własności intelektualnej. Fundacja staje się właścicielem majątku, co skutecznie oddziela go od majątku osobistego fundatora i ryzyk biznesowych.

Lista beneficjentów i zasady wypłat

Beneficjentem może być osoba fizyczna oraz organizacja pożytku publicznego. Fundator ustala trzy rzeczy: kto znajduje się na liście beneficjentów, co i ile dana osoba otrzymuje (świadczenia, mienie) oraz kiedy i pod jakimi warunkami następuje wypłata, na przykład po osiągnięciu określonego wieku, ukończeniu studiów czy przy zachowaniu ustalonych zasad. To narzędzie pozwala „zaprogramować” sukcesję na pokolenia, chroniąc majątek przed roztrwonieniem.

Dozwolona działalność gospodarcza – zamknięty katalog

Fundacja rodzinna może prowadzić działalność gospodarczą, ale wyłącznie w ściśle określonym, zamkniętym katalogu. Mieści się w nim między innymi zbywanie mienia (o ile nie zostało nabyte wyłącznie w celu odsprzedaży), najem i dzierżawa nieruchomości, przystępowanie do spółek i funduszy oraz uczestnictwo w nich, obrót papierami wartościowymi i instrumentami pochodnymi, udzielanie pożyczek spółkom zależnym i beneficjentom, a także gospodarka leśna i rolna w określonym zakresie. Działalność poza katalogiem jest opodatkowana sankcyjnym CIT w wysokości 25%.

{{widget55}}

Opodatkowanie fundacji rodzinnej - podatek CIT, zyski kapitałowe i wypłaty dla beneficjentów

To sedno atrakcyjności fundacji. Wniesienie mienia do fundacji nie wywołuje podatku. Bieżąca działalność mieszcząca się w katalogu – dywidendy, najem, sprzedaż udziałów, korzysta ze zwolnienia z CIT, czyli efektywnie 0%. Podatek pojawia się dopiero przy wypłacie świadczenia dla beneficjenta i wynosi wtedy 15% CIT po stronie fundacji. Jeśli beneficjent należy do tzw. zerowej grupy podatkowej, czyli najbliższej rodziny, jest on zwolniony z PIT. Odrębnym przypadkiem jest działalność poza katalogiem wskazanym w art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej, obciążona sankcyjnym CIT 25%.

Efekt jest taki, że dochody reinwestowane wewnątrz fundacji, na przykład dywidendy ze spółek czy zyski ze sprzedaży aktywów, są zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych. Podatek 15% pojawia się dopiero przy wypłacie. Dla najbliższej rodziny łączne realne obciążenie jest zwykle znacznie niższe niż klasyczna wypłata dywidendy (19% PIT powiększone o daninę solidarnościową).

Pułapki – na co uważać w 2026

Fiskus i sądy administracyjne w ciągu trzech lat wyznaczyły granice. Najważniejsze ryzyka to:

• Pozorna działalność i obejście prawa. Fundacja zakładana wyłącznie po to, by „przepuścić” jednorazową transakcję przez CIT 0%, jest kwestionowana. Organy badają realny, długoterminowy cel sukcesyjny.
• Zakaz działalności na rzecz osób trzecich. Fundacja nie może być wehikułem do prowadzenia bieżącego biznesu operacyjnego dla podmiotów spoza dozwolonego katalogu – grozi to CIT 25%.
• „Nabycie wyłącznie w celu odsprzedaży”. Sprzedaż mienia nabytego jedynie po to, by je odsprzedać, wypada poza zwolnienie.
• Ukryte zyski. Świadczenia na rzecz beneficjentów lub fundatora (na przykład korzystanie z nieruchomości czy pożyczki) mogą być traktowane jak wypłata i objęte 15% CIT.
• Najem na rzecz podmiotu powiązanego korzystającego z aktywów w działalności – pod pewnymi warunkami wyłączony ze zwolnienia.

Kiedy fundacja rodzinna wygrywa z holdingiem?

Holding i fundacja rodzinna rozwiązują różne problemy, dlatego warto porównać je pod kątem realnego celu.

Głównym zadaniem fundacji jest sukcesja i ochrona majątku na pokolenia, podczas gdy holding służy przede wszystkim optymalizacji i zarządzaniu grupą spółek. W fundacji właścicielem majątku jest sama fundacja, nie ma więc udziałowców, których udziały podlegałyby dziedziczeniu czy podziałowi; w holdingu majątek należy do wspólników i akcjonariuszy. Reinwestycja zysków w fundacji odbywa się przy zerowym CIT, natomiast w holdingu zwolnienia są warunkowe (jak w reżimie spółki holdingowej), a w innym wypadku obowiązuje 19%.

Istotna jest też odporność na rozdrobnienie majątku. W fundacji ryzyko podziału między spadkobierców jest praktycznie eliminowane, bo zasady ustala się z góry; w holdingu dziedziczenie udziałów niesie wysokie ryzyko rozproszenia własności. Wypłata do rodziny z fundacji to 15% CIT i zwolnienie z PIT dla grupy zerowej, podczas gdy z holdingu oznacza 19% PIT powiększone o daninę solidarnościową. Wreszcie w sytuacjach konfliktów rodzinnych, rozwodów czy roszczeń wierzycieli majątek w fundacji jest chroniony i rządzi się wcześniej ustalonymi zasadami, a udziały w holdingu podlegają podziałowi.

Fundacja wygrywa wtedy, gdy głównym celem jest wieloletnia sukcesja, ochrona majątku przed rozdrobnieniem i konfliktami rodzinnymi oraz reinwestycja zysków bez bieżącego opodatkowania. Holding wygrywa tam, gdzie priorytetem jest operacyjne zarządzanie biznesem i elastyczność właścicielska. W praktyce najlepsze rozwiązania często łączą oba podejścia - fundacja jako właściciel udziałów w spółce holdingowej.

Podsumowanie, kiedy fundacja rodzinna się opłaca?

Fundacja rodzinna ma sens, gdy spełniasz większość poniższych warunków:

• Masz majątek lub firmę wartą co najmniej kilka–kilkanaście milionów złotych.
• Zależy Ci na sukcesji i uniknięciu sporów spadkowych.
• Chcesz reinwestować zyski (dywidendy, sprzedaż aktywów) bez bieżącego CIT.
• Masz beneficjentów z najbliższej rodziny (grupa zerowa → zwolnienie z podatku dochodowego).
• Myślisz w perspektywie pokoleniowej, nie jednej transakcji.

Skonsultuj fundację rodzinną z Sawicki Legal

Założenie fundacji rodzinnej to proces, w którym szczegóły mają ogromne znaczenie. Łatwo o błąd na którymkolwiek etapie – od doboru mienia wnoszonego do fundacji, przez statut i listę beneficjentów, po zasady wypłat i utrzymanie działalności w dozwolonym katalogu. Jeden nietrafiony zapis może oznaczać sankcyjny CIT 25% albo spór z fiskusem o pozorność.

W Sawicki Legal kompleksowo obsługujemy zakładanie i prowadzenie fundacji rodzinnych – od analizy sytuacji majątkowej i sukcesyjnej, przez przygotowanie statutu, listy beneficjentów i zasad wypłat, aż po rejestrację fundacji i bezpieczne wniesienie majątku.

Skontaktuj się z nami przed wniesieniem majątku do fundacji, nie po tym, jak coś pójdzie nie tak.

Źródła i dalsze informacje

• Fundacja rodzinna | Biznes.gov.pl
• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej

Sprzedaż udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to transakcja, która na pierwszy rzut oka wydaje się prosta: strony rozmawiają, podpisują umowę i gotowe. W praktyce jednak każdy etap tego procesu kryje pułapki, które mogą spowodować nawet nieważność transakcji.

Nie jest więc sztuką podpisanie jakiejkolwiek umowy, ale umowy realizującej jej cel – prawidłową i sprawną sprzedaż udziałów. Bez turbulencji, bez konieczności wprowadzania planu naprawczego.

Z obserwacji Sawicki Legal wynika, że ta względnie prosta transakcja potrafi zaskoczyć strony, które podejmują się jej przeprowadzenia bez wsparcia profesjonalisty – o własnych siłach i bez odpowiedniego przygotowania. Co więcej, strony zdają sobie z tego sprawę o wiele za późno.

Ten przewodnik ma na celu wskazać, na co warto zwrócić uwagę przygotowując się do sprzedaży udziałów, jak zawrzeć umowę sprzedaży i o czym pamiętać po jej zawarciu. Jest skierowany zarówno do sprzedających, jak i do kupujących – bo choć ich interesy bywają rozbieżne, błędy proceduralne uderzają w obie strony.

Co tak naprawdę sprzedajesz – i czy na pewno masz do tego prawo?

Udziały sprzedaje wspólnik, nie spółka

To rozróżnienie może wydać się oczywistością, ale w praktyce bywa źródłem niepotrzebnych nieporozumień. Przedmiotem transakcji są udziały należące do konkretnego wspólnika. W uproszczeniu można powiedzieć, że umowa sprzedaży powoduje przeniesienie „statusu wspólnika" powiązanego z danymi udziałami. Nie jest natomiast sprzedawany majątek spółki ani jej przedsiębiorstwo – i spółka nie jest stroną umowy sprzedaży udziałów.

Oznacza to, że zanim dojdzie do transakcji, należy precyzyjnie ustalić, kto jest rzeczywistym właścicielem udziałów i czy nie ma przeszkód w ich sprzedaży.

KRS to punkt wyjścia, ale nie zawsze źródło aktualnej prawdy

Rejestr przedsiębiorców KRS zawiera informację o wspólnikach – jednak dane te bywają nieaktualne. Wynika to z faktu, że obowiązek zgłoszenia zmiany wspólnika do KRS spoczywa na zarządzie spółki, a nie na stronach transakcji, i nie zawsze jest realizowany. Zdarzają się przypadki, gdy w KRS figuruje poprzedni właściciel udziałów, podczas gdy faktycznie udziały nabyła już inna osoba.

Dlatego weryfikacja stanu właścicielskiego powinna wykraczać poza sam odpis z KRS. Właściwym podejściem jest prześledzenie historii transakcji na udziałach – tzw. łańcucha tytułu prawnego. Dopiero pełna ścieżka transakcji pozwala ustalić, czy sprzedający jest rzeczywistym właścicielem udziałów.

Czy udziały są wolne od obciążeń?

Udziały mogą być przedmiotem obciążenia – i ten aspekt również wymaga weryfikacji przed przystąpieniem do transakcji. Przed zakupem warto sprawdzić, czy udziały nie są obciążone, np.:

• zastawem rejestrowym lub zwykłym – ustanowionym np. na rzecz banku jako zabezpieczenie kredytu,
• zajęciem komorniczym – w ramach postępowania egzekucyjnego prowadzonego przeciwko wspólnikowi spółki.

Sprawdź ograniczenia, zanim cokolwiek podpiszesz

To etap, który najczęściej komplikuje transakcję – i o którym strony nagminnie zapominają. Ograniczenia w zbywaniu udziałów mogą wynikać z trzech głównych źródeł: umowy spółki, przepisów Kodeksu spółek handlowych oraz innych dokumentów korporacyjnych, takich jak umowy inwestycyjne czy porozumienia wspólników (shareholders' agreement).

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o porozumieniach wspólników, przewodnik możesz za darmo pobrać tutaj: POROZUMIENIE WSPÓLNIKÓW WORKBOOK

Zgoda spółki na zbycie udziałów

Kodeks spółek handlowych przewiduje w art. 182, że umowa spółki może uzależniać zbycie udziałów od zgody spółki. Zasadą kodeksową jest, że zgody udziela zarząd – chyba że umowa spółki stanowi inaczej (np. że decyzję podejmuje zgromadzenie wspólników albo rada nadzorcza). Przyjmuje się, że brak wymaganej zgody skutkuje bezskutecznością umowy sprzedaży.

Warto sprawdzić nie tylko to, czy zgoda jest wymagana, ale też kto jej udziela, w jakiej formie i w jakim terminie. Jeśli zarząd odmówi zgody, przepisy przewidują mechanizm sądowy umożliwiający zastąpienie tej zgody przez sąd w przypadku ważnych powodów.

Prawo pierwszeństwa

Prawo pierwszeństwa to jedno z częściej stosowanych ograniczeń w umowach spółek z o.o. Polega na tym, że przed zbyciem udziałów osobie trzeciej sprzedający jest zobowiązany zaoferować je najpierw pozostałym wspólnikom.

Mechanizm działa następująco: sprzedający informuje o zamiarze zbycia udziałów, wskazując cenę i warunki transakcji. Uprawnieni mają określony czas na skorzystanie z prawa pierwszeństwa. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu sprzedający może swobodnie zbyć udziały osobie trzeciej. Naruszenie prawa pierwszeństwa może prowadzić do bezskuteczności transakcji.

Lock-up – coraz popularniejszy mechanizm blokujący zbycie udziałów

Lock-up to zakaz zbywania udziałów przez określony czas. W odróżnieniu od prawa pierwszeństwa ogranicza możliwość zbycia niezależnie od tego, komu i na jakich warunkach miałyby zostać sprzedane.

Mechanizm ten jest szczególnie popularny w umowach inwestycyjnych (np. po wejściu funduszu VC lub PE do spółki) oraz w umowach wspólników zawieranych przy zakładaniu spółki. Typowy okres lock-up wynosi od 12 do 36 miesięcy. Naruszenie lock-up również może prowadzić do bezskuteczności transakcji.

Praktyczna wskazówka: Jeśli w spółce występuje kilka ograniczeń jednocześnie, należy wziąć pod uwagę wszystkie. Wspólnik chcący sprzedać udziały w takiej spółce powinien zadbać o zgodę spółki, zastosować się do prawa pierwszeństwa, a w ogóle nie dokonywać sprzedaży w okresie obowiązywania lock-up.

W wyjątkowych sytuacjach mogą pojawić się również ograniczenia wynikające z przepisów szczególnych – np. nabycie udziałów przez cudzoziemca w spółce posiadającej nieruchomości może wymagać zezwolenia na podstawie ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, a nabycie udziałów w spółce posiadającej nieruchomości rolne – zastosowania procedury prawa pierwokupu KOWR.

{{widget51}}

Umowa sprzedaży udziałów – w jakiej formie i jakie ma to znaczenie?

Wymóg formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi

Zgodnie z art. 180 Kodeksu spółek handlowych umowa zbycia udziałów w sp. z o.o. musi zostać zawarta w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Nie jest to forma aktu notarialnego – notariusz poświadcza jedynie autentyczność podpisów stron, a nie sporządza dokumentu jako takiego.

Niezachowanie tej formy skutkuje nieważnością umowy. Zwykłe podpisanie umowy bez wizyty u notariusza – nawet jeśli obie strony są zgodne co do wszystkich warunków – nie spowoduje przejścia udziałów na kupującego.

Tryb S24 – podpisanie umowy sprzedaży online

Przepisy dopuszczają zawarcie umowy sprzedaży udziałów za pośrednictwem systemu S24 (Portal Rejestrów Sądowych). W tym trybie umowa jest zawierana elektronicznie, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego, na wzorcu generowanym w ramach platformy. Tryb S24 jest szybszy i tańszy – nie wymaga wizyty u notariusza. Ma jednak swoje ograniczenia: nie można swobodnie kształtować treści umowy sprzedaży.

Uwaga! Tryb S24 nie jest dostępny dla wszystkich sprzedających. Jest dopuszczalny wyłącznie wtedy, gdy umowa spółki z o.o. została zawarta w ramach S24 przy wykorzystaniu wzorca umowy i nie była nigdy zmieniana w inny sposób niż przez ten sam wzorzec. Jeśli umowa spółki była kiedykolwiek zmieniana poza S24 – z tego trybu nie należy korzystać.

Co powinna zawierać umowa sprzedaży udziałów?

Dobra umowa to nie umowa jak najdłuższa ani wyglądająca na jak najbardziej profesjonalną. Powinna być dostosowana do rzeczywistych potrzeb i ryzyka konkretnej transakcji – bez zbędnych postanowień, które w danym przypadku są bez znaczenia.

Minimalne elementy umowy to: oznaczenie stron, opis transakcji (kto komu sprzedaje ile udziałów i jakich, za jaką cenę) oraz – dla uniknięcia wątpliwości – postanowienie o jednoczesnym przeniesieniu udziałów na kupującego.

Umowa zawierana przez S24 zawiera jedynie dane identyfikujące strony, liczbę udziałów, spółkę, wartość nominalną udziałów oraz cenę sprzedaży.

Poinformuj spółkę o transakcji – obowiązek, o którym wszyscy zapominają

Obowiązek zawiadomienia spółki o przejściu udziałów

Skuteczne i ważne zawarcie umowy sprzedaży udziałów nie zamyka transakcji. Owszem, dochodzi wówczas do zmiany właściciela udziałów – ale to jeszcze nie wszystko. Zgodnie z art. 187 § 1 Kodeksu spółek handlowych, strony transakcji są zobowiązane zawiadomić spółkę o przejściu udziałów wraz z dowodem tego przejścia. Z tego powodu umowy sprzedaży sporządza się w jednym dodatkowym egzemplarzu – tak, żeby każda strona otrzymała swój egzemplarz, a dodatkowy trafił do spółki wraz z zawiadomieniem.

Do czasu zawiadomienia spółki wobec niej wspólnikiem pozostaje nadal sprzedający. Przeoczenie tego obowiązku prowadzi do sytuacji, w której nabywca płaci za udziały, ale formalnie pozostaje pozbawiony możliwości wykonywania praw wspólnika.

Obowiązek zgłoszenia powstania stosunku dominacji

Jeśli kupującym jest spółka handlowa i w wyniku transakcji uzyska większość głosów na zgromadzeniu wspólników, ciąży na niej dodatkowy obowiązek – zgłoszenie spółce faktu powstania stosunku dominacji (art. 6 ust. 1 KSH). Zawiadomienie należy złożyć w terminie dwóch tygodni od dnia powstania stosunku dominacji. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje zawieszeniem prawa głosu z udziałów reprezentujących więcej niż 33% kapitału zakładowego spółki zależnej.

Praktyczna wskazówka: Zawiadomienie spółki o przejściu udziałów i zgłoszenie stosunku dominacji (jeśli dotyczy) najlepiej przygotować równocześnie z umową sprzedaży – tak, żeby móc je złożyć niezwłocznie po podpisaniu dokumentów.

Rejestracja zmiany wspólnika w KRS – krok po kroku

Aktualizacja księgi udziałów – pierwszy krok

Księga udziałów to dokument prowadzony przez zarząd, w którym odnotowuje się m.in. liczbę i wartość nominalną udziałów każdego wspólnika oraz wszelkie zmiany w strukturze właścicielskiej. Procedowanie zmian wynikających ze sprzedaży powinno zacząć się od zawiadomienia spółki o przejściu udziałów, co powoduje konieczność aktualizacji księgi udziałów przez zarząd.

Wniosek o wpis zmian do KRS czy tylko złożenie aktualnej listy wspólników?

Sprzedaż udziałów nie zawsze wymaga złożenia do KRS wniosku o wpis zmian – czasami prawidłowe jest samo złożenie zaktualizowanej listy wspólników.

Po aktualizacji księgi udziałów zarząd jest zobowiązany złożyć do KRS podpisaną przez wszystkich członków zarządu aktualną listę wspólników, zawierającą ich dane: imię i nazwisko lub firmę (nazwę) oraz liczbę i wartość nominalną udziałów każdego z nich. Opłata sądowa za złożenie samej listy wynosi 40 zł.

Jeśli transakcja powoduje zmianę ujawnionych w KRS danych któregokolwiek ze wspólników, zamiast samej listy należy złożyć wniosek o zmianę danych w rejestrze (lista będzie wówczas jednym z załączników). Opłata sądowa w takim przypadku wynosi 250 zł.

Praktyczna wskazówka: Podczas aktualizacji danych wspólników zarządy spółek często pomijają [art. 38 pkt 8 lit. c ustawy o KRS], zgodnie z którym ujawnieniu w rejestrze podlegają wspólnicy posiadający samodzielnie co najmniej 10% kapitału zakładowego.

Inne obowiązki po transakcji – o tym też trzeba pamiętać

Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC)

Sprzedaż udziałów podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych w wysokości 1% wartości rynkowej udziałów. Podatek płaci kupujący w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, składając jednocześnie odpowiednią deklarację PCC we właściwym urzędzie skarbowym.

Podatek dochodowy sprzedającego

Sprzedający powinien sprawdzić, czy w jego przypadku nie powstanie obowiązek zapłaty podatku dochodowego od zysków kapitałowych w wysokości 19%.

Aktualizacja wpisu w CRBR 

Spółka z o.o. jest zobowiązana do aktualizacji danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 14 dni (nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy), jeśli zbycie udziałów wpływa na ustalenie beneficjenta rzeczywistego spółki.

Praktyczna wskazówka: Obowiązek aktualizacji danych w CRBR – podobnie jak aktualizacja danych w KRS – spoczywa na zarządzie spółki, nie na wspólnikach (ani sprzedającym, ani kupującym).

Częste błędy przy sprzedaży udziałów – i jak ich uniknąć

Pominięcie któregokolwiek z opisanych wyżej aspektów transakcji przekłada się na realne błędy, które stoją na przeszkodzie prawidłowej i sprawnej sprzedaży udziałów.

Błąd 1: Pominięcie weryfikacji ograniczeń w zbywaniu udziałów

Strony podpisują umowę z pominięciem wymogu uzyskania zgody spółki, prawa pierwszeństwa, klauzuli lock-up lub innych ograniczeń. → Przed transakcją należy zweryfikować, czy takie ograniczenia w danym przypadku nie występują.

Błąd 2: Błędna forma umowy sprzedaży udziałów

Strony podpisują umowę bez poświadczenia notarialnego lub błędnie stosują tryb S24 w sytuacji, gdy jest on niedopuszczalny. → Przed transakcją należy ustalić właściwą formę zawarcia umowy i upewnić się, że zostanie ona zachowana.

Błąd 3: Brak zawiadomienia spółki o przejściu udziałów

Żadna ze stron nie zawiadamia spółki o transakcji lub nie załącza do zawiadomienia egzemplarza umowy. → Po transakcji należy upewnić się, że prawidłowe zawiadomienie zostało złożone.

Błąd 4: Niezgłoszenie stosunku dominacji

Nabywca, który uzyskał pozycję dominującą, nie zgłasza tego faktu spółce w terminie. → Przed transakcją należy sprawdzić, czy dojdzie do powstania stosunku dominacji, i odpowiednio zaplanować zgłoszenie.

Błąd 5: Zaniedbanie kwestii podatkowych

Kupujący zapomina o PCC, sprzedający nie rozlicza podatku dochodowego od zysku ze sprzedaży. → Kwestie podatkowe warto zweryfikować jeszcze przed transakcją i przygotować dokumenty z wyprzedzeniem.

Podsumowanie – lista kontrolna sprzedaży udziałów w sp. z o.o.

Sprzedaż udziałów w spółce z o.o. to proces wieloetapowy, w którym każdy krok ma znaczenie. Poniższa lista kontrolna pozwoli Ci uporządkować działania – niezależnie od tego, czy sprzedajesz, czy kupujesz udziały:

• Krok 1: Zweryfikuj właściciela udziałów – sprawdź KRS, księgę udziałów i historię transakcji (łańcuch tytułu prawnego).
• Krok 2: Sprawdź obciążenia udziałów (np. zastaw, zajęcie komornicze).
• Krok 3: Zidentyfikuj wszystkie ograniczenia w zbywaniu udziałów (prawo pierwszeństwa, lock-up, zgoda spółki).
• Krok 4: Dopełnij procedur wynikających z ograniczeń (np. zaoferuj udziały uprawnionym z prawa pierwszeństwa, uzyskaj zgodę spółki).
• Krok 5: Wybierz właściwą formę umowy (forma pisemna z poświadczeniem notarialnym lub S24 – jeśli dopuszczalny) i zadbaj o treść adekwatną do okoliczności.
• Krok 6: Po zawarciu umowy zawiadom spółkę o przejściu udziałów.
• Krok 7: Zgłoś spółce powstanie stosunku dominacji (jeśli dotyczy).
• Krok 8: Monitoruj aktualizację księgi udziałów i danych wspólników w KRS przez zarząd.
• Krok 9: Zaadresuj PCC (kupujący) i podatek dochodowy (sprzedający).
• Krok 10: Monitoruj aktualizację danych w CRBR przez zarząd spółki.

Skonsultuj transakcję z Sawicki Legal

Sprzedaż udziałów w sp. z ograniczoną odpowiedzialnością to proces, w którym szczegóły mają ogromne znaczenie. Łatwo o błąd na którymkolwiek etapie – od weryfikacji ograniczeń, przez formę umowy, po rejestrację w KRS.

W Sawicki Legal kompleksowo obsługujemy transakcje zbycia i nabycia udziałów w spółkach z o.o. – od analizy dokumentów korporacyjnych, przez przygotowanie umowy, aż po rejestrację zmiany w KRS i dopełnienie wszystkich obowiązków porejestracyjnych.

Skontaktuj się z nami przed transakcją – nie po tym, jak coś pójdzie nie tak.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień publikacji: sierpień 2026 r.