How to set up a company in Poland - top 3 initial considerations

Twoja marka to serce biznesu, a jej ochrona to inwestycja w przyszłe zyski i pozycję rynkową Twojej firmy. Dowiedz się, dlaczego warto zastrzec znak towarowy i jak skutecznie go zarejestrować w 2026 roku i uniknąć kosztownych błędów, które mogą zahamować rozwój Twojej firmy. To nie zbędny wydatek, a element strategii biznesowej!

Marka – Twoje najcenniejsze dobro (i źródło ryzyka)

Budujesz firmę, wkładasz w nią energię, innowacje, a przede wszystkim – tworzysz markę. To ona jest Twoją wizytówką, obietnicą dla klientów i kluczowym wyróżnikiem na rynku. Ale czy zastanawiałeś się, co by się stało, gdyby ktoś inny zaczął korzystać z Twojej nazwy, logo czy sloganu? Albo co gorsza – prawnie Ci tego zabronił? Ryzyko utraty kontroli nad własną marką, a wraz z nią kosztownych inwestycji i ciężko wypracowanej reputacji, często jest niedoceniane.

Dla founderów, wspólników i kadry zarządzającej rozwijających się firm, ochrona marki to nie luksus, lecz fundamentalny element strategicznego rozwoju. Prawo ochronne na znak towarowy to jeden z najlepszych i najskuteczniejszych sposobów uzyskania takiej ochrony.

W Sawicki Legal wiemy, że nieuzyskanie prawa ochronnego na znak towarowy to często popełniana i kosztowna pomyłka biznesowa. Może to być albo całkowite zaniechanie rejestracji, albo – co równie groźne – zastrzeżenie znaku w zbyt wąskim zakresie, bez uwzględnienia przyszłej ekspansji. Z tego artykułu dowiesz się, jak świadomie i skutecznie zabezpieczyć swoją markę w 2026 roku, traktując to jako inwestycję w bezpieczeństwo i prestiż Twojego biznesu.

Krok 1: badanie zdolności rejestrowej – czy możesz uzyskać prawo ochronne na swoją nazwę?

Zanim zainwestujesz kolejną złotówkę w marketing, opakowania czy kampanie reklamowe pod nową nazwą, musisz mieć pewność, że Twoja nazwa lub logo jest "wolna" i możliwe jest posługiwanie się nią oraz zarejestrowanie znaku towarowego. Pominięcie tego etapu to jak budowanie domu na grząskim gruncie – efektowna fasada nie uchroni przed katastrofą.

{{widget48}}

Solidne badanie - podstawa skutecznego zgłoszenia.

Ocena zdolności rejestrowej to nic innego jak ocena, czy wybrana przez Ciebie nazwa, logo czy inny element identyfikacji wizualnej (a czasami nie tylko wizualnej) nie koliduje z już istniejącymi, zarejestrowanymi znakami towarowymi oraz czy spełnia wymogi prawne do uzyskania ochrony. Bez takiego badania:

• Ryzykujesz odmowę rejestracji: Stracisz czas i pieniądze na opłaty urzędowe.
• Ryzykujesz zgłoszenie sprzeciwu przez uprawnionego z wcześniejszego znaku: Możesz nie uzyskać prawa ochronnego lub uzyskać je tylko dla części produktów, które chcesz dystrybuować.
• Narażasz się na zarzuty naruszenia praw innych osób: Możesz zostać wezwany do zaprzestania używania danego oznaczenia, zapłaty odszkodowania, a nawet zmuszony do zmiany nazwy. To scenariusz, który potrafi zatrzymać rozwój firmy na miesiące, a nawet lata.

W Sawicki Legal podchodzimy do tego kompleksowo. To nie jest tylko "sprawdzenie", to strategiczna ocena ryzyka i szans, która oszczędza Ci przyszłych kłopotów.

„W biznesie każda decyzja powinna być przemyślaną inwestycją. Badanie zdolności rejestrowej to nie koszt, a polisa ubezpieczeniowa dla Twojej marki. To proaktywne działanie, które chroni Cię przed nieprzewidzianymi ciosami i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – rozwijaniu firmy.” – Damian Sawicki

Czy każda nazwa nadaje się do rejestracji jako znak towarowy?

Pierwszym krokiem powinno być zbadanie, czy wymyślona przez Ciebie nazwa w ogóle może być znakiem towarowym. Może nim być każde oznaczenie nadające się do odróżniania w obrocie towarów  jednego przedsiębiorstwa od towarów innego przedsiębiorstwa. Podstawową funkcją znaku towarowego jest bowiem funkcja odróżnienia ekonomicznego pochodzenia towarów.

Znakami towarowymi mogą być słowa, np. nazwa Twojej firmy (tzw. znak słowny), grafika (tzw. znak graficzny), a także grafika, której elementem są słowa (np. logo Twojej firmy zawierające w sobie także jej nazwę przedstawioną w określony sposób, tzw. znak słowno-graficzny). Są też mniej typowe rodzaje znaków towarowych jak, np. znaki dźwiękowe czy multimedialne. Bardzo ważne jest to, że dane oznaczenia musi być możliwe do przedstawienia w rejestrze znaków towarowych. Niespełnienie tego wymogu jest obecnie uważane za przeszkodę przy rejestrowaniu znaków towarowych zapachowych lub smakowych.

Są natomiast różne rodzaje oznaczeń, które nie mogą być zarejestrowane jako znaki towarowe. Będą to przede wszystkim takie oznaczenia, która nie pozwalają na odróżnienie towarów lub usług jednej firmy od tych innej firmy, np. dlatego że dana nazwa tylko opisuje towar, czy przez odwołanie się do rodzaju towaru czy poprzez wskazanie jego domniemanej jakości (np. nazwa „Dobre mleko” nie może być zarejestrowana jako znak towarowy na odróżnienie mleka). Tego rodzaju sytuacje to bezwzględne przeszkody rejestracji znaku towarowego. Urząd patentowy będzie zawsze sprawdzał, czy nie występują, a jeśli uzna, że tak jest, będzie to skutkowało odmową udzielenia prawa ochronnego na znak towarowy.

Czy twój znak towarowy nie koliduje z wcześniejszymi prawami?

W drugiej kolejności, zalecane jest zbadanie, czy Twoja nazwa lub inne oznaczenie nie koliduje z innymi już działającymi podmiotami. W tym celu konieczne jest zbadanie rejestrów pod kątem tego, czy istnieją znaki towarowe identyczne do Twojego lub do niego podobne. Szczególnie trzeba zwrócić uwagę na to, czy zostały zastrzeżone dla takich samych lub podobnych dóbr i usług co te, dla których chcesz uzyskać ochronę znaku.

Sprawdzenie rejestrów to może być jednak za mało. Zalecane jest też zbadanie, czy na rynku nie działają, np. podmioty o takiej samej nazwie jak ta, którą chcesz zarejestrować jako znak towarowy.

W przypadku wystąpienia konfliktu z wcześniej istniejącym prawem, osoba, która Cię ubiegła może złożyć sprzeciw w stosunku do Twojej rejestracji. Jeśli będzie on skuteczny to także i w takim przypadku nie uzyskasz prawa ochronnego na znak towarowy. Co więcej - nawet jeśli nikt nie złoży sprzeciwu i zostanie wydana decyzja o udzielenia prawa ochronnego na znak towarowy, osoba której przysługuje wcześniejsze prawo może starać się o unieważnienie Twojego prawa.

Krok 2: Znak towarowy krajowy czy unijny? Jak dobrać zakresu ochrony? Jak odpowiednio planować na przyszłość?

Decyzja o tym, gdzie i w jakim zakresie zarejestrować znak towarowy, jest równie strategiczna, co samo badanie. Musi ona ściśle współgrać z Twoimi planami biznesowymi.

Procedura Krajowa (przed UPRP) czy Unijna (przed EUIPO)? Co wybrać i dlaczego?

Wybór zależy przede wszystkim od Twojej obecnej i przyszłej strategii rynkowej:

• Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP): Jeśli Twoja działalność koncentruje się wyłącznie na rynku polskim i nie planujesz ekspansji poza jego granice, rejestracja krajowa w oparciu o przepisy prawa własności przemysłowej często będzie wystarczająca, a także tańsza. Rejestracja krajowa daję ochronę znaku towarowego w Polsce, ale nie wyklucza późniejszego starania się o rejestrację znaku w innych państwach (na podstawie przepisów prawa krajowego obowiązującego w danym państwie) lub w EUIPO.
• Urząd Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO): Jeśli myślisz globalnie, planujesz ekspansję na rynki europejskie, a może już tam działasz, znak towarowy Unii Europejskiej uzyskany na podstawie przepisów prawa Unii Europejskiej, może być lepszym wyborem. Taki znak towarowy zapewnia jednolitą ochronę we wszystkich 27 państwach członkowskich. To idealne rozwiązanie dla firm z ambicjami międzynarodowymi. Będzie to też rozwiązanie tańsze niż przy rejestracji znaku osobno w wielu krajach Europy.

Wykaz towarów i usług – kluczowy dla zakresu ochrony

Wykaz towarów i usług to jeden z najważniejszych aspektów rejestracji, chociaż często jest bagatelizowany. Prawo do znaku towarowego przyznawane jest w odniesieniu do konkretnych towarów i usług. W celu ustalenia dokładnego przedmiotu udzielonej ochrony konieczne jest odwołanie się właśnie do wykazu towarów i usług.

Na potrzeby usystematyzowania wielu różnych rodzajów towarów i usług utworzono klasyfikacje nicejską, która dzieli towary i usługi na 45 klas (34 dla towarów, 11 dla usług). To, w ilu łącznie klasach znajdują się towary i usługi, dla których chcesz uzyskać ochronę będzie miało wpływ na koszt rejestracji. Jednak opracowanie wykazu towarów i usług nie powinno ograniczyć się jedynie do wskazania klas.

Wykaz powinien obejmować starannie wybrane i opisane towary lub usługi – jak najlepiej oddające zakres Twojej działalności – obecnej i planowanej, najlepiej z uwzględnieniem ustandaryzowanego sposobu opisu.

Odpowiednio sporządzony wykaz towarów i usług to strategiczna decyzja, która decyduje o realnej ochronie Twojej marki.

Ryzyko wskazania w wykazie zbyt wąskiego zakresu towarów i usług.

Wybierając zbyt wąski zakres towarów i usług – pomijając albo niektóre z obecnie przez siebie oferowanych lub takich, które planujesz w przyszłości oferować - narażasz się na to, że konkurencja zarejestruje podobny znak dla takich towarów i usług, a nie w każdym przypadku będziesz w stanie się temu sprzeciwić. W efekcie Twoja marka będzie chroniona tylko częściowo, a ekspansja na nowe obszary stanie się problematyczna lub wręcz niemożliwa bez kosztownych sporów. Przykładowo, jeśli firma tworząca oprogramowanie zarejestruje znak tylko dla "oprogramowania komputerowego", ale za kilka lat wprowadzi usługi doradztwa IT, może się okazać, że jej marka nie jest chroniona w tym nowym segmencie. Może też okazać się, że inna firma zarejestrowała znak dla odzieży, co uniemożliwia spółce sprzedawać odzieży promocyjnej z własnym logo.

Ryzyko wskazania w wykazie zbyt szerokiego zakresu towarów i usług.

Warto też niepotrzebnie nie rejestrować znaku dla towarów i usług, których nie planujesz nigdy oferować. Jeśli powoduje to zwiększenie liczby klas zgłaszanych do rejestracji, oznacza to generowanie niepotrzebnych kosztów. Każda dodatkowa klasa wiąże się z wyższymi opłatami. Co więcej, zbyt szeroka ochrona może utrudnić Ci obronę znaku w przyszłości (brak "rzeczywistego używania" co do niektórych towarów i usług może prowadzić do wygaśnięcia prawa ochronnego na znak towarowy) i stworzyć niepotrzebne konflikty z innymi podmiotami, które faktycznie działają w tych branżach, a których w ogóle nie uważasz za swoich konkurentów.

W Sawicki Legal stawiamy na złoty środek. Pomagamy precyzyjnie przygotować wykaz towarów i usług tak aby zabezpieczyć Twoją obecną działalność, ale także strategicznie otworzyć drogę do przyszłego rozwoju, minimalizując jednocześnie koszty i ryzyka. To podejście, które chroni Twoją markę na dziś i na jutro.

Krok 3: Złożenie wniosku i opłaty – Przejrzystość kosztów w 2026 roku

Po badaniu zdolności rejestrowej i wyborze odpowiedniej procedury oraz klas, przychodzi czas na formalności.

Proces składania wniosku – Jak sprawnie przejść przez formalności?

Sam proces składania wniosku może wydawać się skomplikowany ze względu konieczność wypełnienia odpowiednich formularzy i dołączenie do nich odpowiednich załączników. W Sawicki Legal dbamy o to, aby ten etap był dla Ciebie maksymalnie prosty i efektywny. Przygotowujemy wszystkie niezbędne dokumenty, dbamy o poprawność formalną i reprezentujemy Cię przed urzędem, eliminując ryzyko błędów proceduralnych, które mogłyby opóźnić lub uniemożliwić rejestrację. Nasze doświadczenie w legal design i UX umów przekładamy na procesy prawne, czyniąc je dla Ciebie zrozumiałymi i bezproblemowymi.

Aktualne koszty rejestracji znaku towarowego w 2026 roku (UPRP i EUIPO)

Koszty rejestracji znaku towarowego w 2026 roku składają się z kilku elementów i różnią się w zależności od wybranej procedury (krajowa vs unijna) oraz tego, w ilu klasach znajdują się towary i usługi, dla których chcemy zarejestrować swój znak towarowy. Trzeba też mieć na względzie to, że za utrzymywanie ochrony należy wnosić opłaty okresowe. Prawo ochronne na znak towarowy może potencjalnie trwać w nieskończoność

Koszty rejestracji znaku towarowego w Urzędzie Patentowym RP.

W postępowaniu przez UPRP, przykładowe opłaty kształtują się następująco:

W toku postępowania zgłoszeniowego:

• Opłata za zgłoszenie znaku towarowego w jednej klasie: 400-450 zł (w zależności od formy zgłoszenia, zgłoszenie w formie elektronicznej jest tańsze).
• Opłata za każdą kolejną klasę: 120 zł.
• Opłata za ochronę na 10 lat (po wydaniu decyzji o udzieleniu prawa ochronnego): około 400 zł za każdą klasę.

Może powstać też konieczność poniesienia dodatkowych opłat (np. za publikację informacji o udzieleniu prawa ochronnego).

Koszty rejestracji znaku towarowego w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej.

W przypadku procedury przed EUIPO, koszty są wyższe, ale obejmują ochronę we wszystkich Państwa Członkowskich UE:

• Opłata za zgłoszenie znaku towarowego Unii Europejskiej w jednej klasie: 850-1000 EUR (w zależności od formy zgłoszenia, zgłoszenie w formie elektronicznej jest tańsze).
• Opłata za drugą klasę: 50 EUR.
• Opłata za każdą kolejną klasę (od trzeciej wzwyż): 150 EUR za klasę.
• Opłaty okresowe za odnowienie znaku (czyli za przedłużenie ochrony o kolejne 10 lat) pokrywają się z opłatami za samą rejestrację.

Powyższe kwoty są orientacyjne i mogą ulec zmianie, dlatego zawsze warto skonsultować się z ekspertami. Warto pamiętać, że do tych opłat dochodzi wynagrodzenie kancelarii za profesjonalne przygotowanie i prowadzenie całego procesu.

„Wielu przedsiębiorców patrzy na koszty prawne jak na zbędny wydatek. To błąd. Odpowiednie wsparcie prawne to inwestycja w bezpieczeństwo i rozwój firmy, która w dłuższej perspektywie zawsze się opłaca. Zamiast płacić za gaszenie pożarów, zainwestuj w ich prewencję.” – Damian Sawicki

Harmonogram procesu – Czas to pieniądz, a w ochronie marki to podwójnie prawda

Rejestracja znaku towarowego to proces, który wymaga czasu, ale zwlekanie z decyzją o zastrzeżeniu znaku towarowego może tylko zaszkodzić.

Ile trwa rejestracja i dlaczego nie warto czekać?

Sam proces uzyskiwania prawa do znaku towarowego może potrwać często od ok. 6 do 12 miesięcy. Nie warto jednak zwlekać z działaniami. Najważniejszą zasadą w prawie znaków towarowych jest to, że pierwszeństwo do znaku ustala się, co do zasady, według daty zgłoszenia znaku towarowego. Oznacza to, że ten kto pierwszy zgłosi znak towarowy do rejestracji, będzie mógł potem zakazać używania takiego oznaczenia przez inne osoby (chociaż czasami inne prawa, np. wcześniejsze stosowanie danej nazwy jako nazwy spółki albo prawa autorskie do logo, mogą stanąć na drodze do uzyskania prawa ochronnego na znak towarowy). Jeśli zwlekasz, ryzykujesz, że ktoś inny zarejestruje podobny lub identyczny znak towarowy przed Tobą, a wtedy Twój biznes może znaleźć się w bardzo trudnej sytuacji.

Rejestracja znaku towarowego jako element strategii biznesowej.

Rejestracja znaku towarowego to nie tylko formalność prawna, to strategiczny ruch, który:

• Zwiększa wartość Twojej firmy: Zarejestrowany znak towarowy to dobro niematerialne, które podnosi wartość spółki, co jest kluczowe nie tylko w kontekście jej bieżącej działalności, ale także w perspektywie transakcji inwestycyjnych, fuzji i przejęć, czy sprzedaży firmy.
• Ułatwia ekspansję: Ochrona znaku towarowego na różnych rynkach terytorialnych lub produktowych, umożliwia Ci ekspansję na nie w przyszłości, dając Ci wyłączność i spokój ducha.
• Buduje zaufanie i wiarygodność: Klienci i partnerzy biznesowi mogą postrzegać firmy z zarejestrowanymi znakami jako bardziej profesjonalne i stabilne. Klienci mogą też zbudować u siebie zaufanie do towarów oznaczonych Twoim znakiem towarowym i chętniej wybierać je w przyszłości.
• Chroni przed podróbkami i nieuczciwą konkurencją: Daje Ci prawne narzędzia do walki z tymi, którzy próbują wykorzystać Twój sukces.

W Sawicki Legal rozumiemy, że każda firma dąży do wzrostu. Dlatego pomagamy Ci nie tylko przejść przez proces rejestracji, ale przede wszystkim włączyć ochronę marki w szerszą strategię biznesową, tak aby wspierała Twoje cele w obszarze rozwoju, inwestycji i globalnej ekspansji.

Podsumowanie: Zabezpiecz swoją markę, zanim zrobi to ktoś inny!

Twoja marka to fundament Twojego biznesu. Jej ochrona to przede wszystkim strategiczna inwestycja, która zabezpiecza Twoją ciężko wypracowaną pozycję, otwiera drogę do rozwoju i buduje przewagę konkurencyjną. W 2026 roku, w dynamicznym świecie biznesu i technologii, zastrzeżenie znaku towarowego jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Nie czekaj, aż ktoś inny zajmie Twoje miejsce na rynku.

Masz pytania o rejestrację znaku towarowego lub potrzebujesz wsparcia w ochronie Twojej marki?

W Sawicki Legal łączymy głęboką wiedzę prawniczą z biznesowym zrozumieniem. Jesteśmy gotowi by pomóc Ci przejść przez proces rejestracji Twojego znaku towarowego, a także pomóc Ci w obronie Twojej marki.

‍

Wprowadzenie

W praktyce gospodarczej przedsiębiorcy regularnie zlecają tworzenie utworów chronionych prawem autorskim - logo, stron internetowych, materiałów marketingowych czy oprogramowania. Powszechne jest przekonanie, że zapłata wynagrodzenia automatycznie przenosi na zamawiającego wszystkie prawa do zamówionego dzieła. To błędne założenie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Według naszych szacunków, około 70% polskich przedsiębiorstw nie posiada prawidłowo uregulowanych praw autorskich do wykorzystywanych utworów. Problem ujawnia się zazwyczaj w sytuacji konfliktu z twórcą lub przy due diligence podczas transakcji sprzedaży przedsiębiorstwa.

Podstawy prawne przeniesienia praw autorskich

Zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, majątkowe prawa autorskie mogą przejść na inne osoby wyłącznie w drodze dziedziczenia lub na podstawie umowy. Kluczowe znaczenie ma art. 53 tej ustawy, który stanowi, że umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Sama zapłata wynagrodzenia, nawet udokumentowana fakturą, nie skutkuje przeniesieniem praw autorskich.

Rozróżnienie praw osobistych i majątkowych

W kontekście prawa autorskiego należy rozróżnić dwa rodzaje praw:

1. Autorskie prawa osobiste - niezbywalne i nieograniczone w czasie, obejmują m.in. prawo do:

• autorstwa utworu,
• oznaczenia utworu nazwiskiem lub pseudonimem twórcy albo do udostępnienia go anonimowo,
• nienaruszalności treści i formy utworu,
• decydowania o pierwszym udostępnieniu utworu publiczności,
• nadzoru nad sposobem korzystania z utworu.

2. Autorskie prawa majątkowe - zbywalne, ograniczone w czasie, obejmują prawo do:

• korzystania z utworu,
• rozporządzania utworem,
• pobierania wynagrodzenia za korzystanie z utworu.

Przedmiotem przeniesienia mogą być wyłącznie prawa majątkowe. Prawa osobiste zawsze pozostają przy twórcy.

Elementy skutecznej umowy przenoszącej prawa autorskie

Prawidłowo sporządzona umowa o przeniesienie praw autorskich musi zawierać następujące elementy:

1. Określenie stron umowy - precyzyjne wskazanie zbywcy i nabywcy praw, wraz z danymi identyfikacyjnymi.

2. Określenie przedmiotu umowy - dokładny opis utworu, którego dotyczą przenoszone prawa.

3. Oświadczenie o przysługiwaniu praw - twórca musi oświadczyć, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe do utworu w pełnym zakresie oraz że utwór nie narusza praw osób trzecich.

4. Zakres przenoszonych praw - umowa może przewidywać przeniesienie:

• wszystkich praw majątkowych,
• praw tylko na określonych polach eksploatacji,
• praw z ograniczeniami czasowymi lub terytorialnymi.

5. Pola eksploatacji - zgodnie z art. 41 ust. 2 i 4 ustawy, umowa obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w nich wymienione i może dotyczyć tylko pól znanych w chwili jej zawarcia. Przykładowy katalog pól eksploatacji określa art. 50 ustawy, jednak nie jest on zamknięty.

Kluczowe pola eksploatacji dla utworów wykorzystywanych w działalności gospodarczej

Należy uwzględnić:

• wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową,
• wprowadzanie do obrotu,
• publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

Moment przeniesienia praw

Umowa powinna precyzyjnie określać moment, w którym następuje przeniesienie praw. Możliwe warianty to:

• z chwilą podpisania umowy,
• z chwilą zapłaty wynagrodzenia (w całości lub określonej części),
• z chwilą wydania utworu,
• w określonym terminie.

Brak takiego postanowienia może prowadzić do wątpliwości interpretacyjnych.

Wynagrodzenie za przeniesienie praw

Przeniesienie majątkowych praw autorskich może nastąpić odpłatnie lub nieodpłatnie. W przypadku umowy odpłatnej należy określić:

• wysokość wynagrodzenia,
• sposób i termin zapłaty.

Warto rozważyć klauzulę o wynagrodzeniu za niewymienione pola eksploatacji, które mogą powstać w przyszłości.

Problematyka utworów stworzonych z wykorzystaniem materiałów licencjonowanych

Szczególnej uwagi wymaga sytuacja, gdy twórca wykorzystuje elementy pochodzące z banków zdjęć (stock photos) lub inne materiały objęte licencjami. W takim przypadku umowa powinna zawierać:

• oświadczenie twórcy o posiadaniu odpowiednich licencji,
• zobowiązanie do przekazania informacji o wykorzystanych materiałach,
• klauzulę o odpowiedzialności za naruszenie praw osób trzecich.

Zamawiający powinien zweryfikować, czy licencje na wykorzystane materiały pozwalają na planowany sposób eksploatacji utworu.

Zgoda na wykonywanie praw zależnych

Kluczowa kwestia często pomijana przez przedsiębiorców: jeżeli planujesz w przyszłości modyfikować logo lub rozwijać stronę internetową, musisz dysponować zgodą na dokonywanie zmian w utworze.

Zgodnie z art. 46 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jeżeli umowa nie stanowi inaczej, twórca zachowuje wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, mimo że w umowie postanowiono o przeniesieniu całości autorskich praw majątkowych.

W praktyce oznacza to, że bez odpowiedniego zapisu w umowie, nie będziesz mógł:

• modyfikować logo,
• zlecić innemu grafikowi odświeżenia projektu,
• tworzyć wariantów kolorystycznych,
• adaptować utworu do nowych mediów.

Konsekwencje braku prawidłowego przeniesienia praw

Wykorzystywanie utworu bez skutecznego nabycia praw autorskich może skutkować:

1. Roszczeniami cywilnoprawnymi twórcy:

• o zaprzestanie naruszeń,
• o usunięcie skutków naruszeń,
• o naprawienie szkody,
• o wydanie uzyskanych korzyści.

2. Konsekwencjami biznesowymi:

• koniecznością rebrandingu,
• utratą inwestycji w marketing,
• problemami przy transakcjach M&A,
• utratą reputacji,
• unieważnieniem zarejestrowanego znaku towarowego.

Działania naprawcze w przypadku braku umowy

Gdy przedsiębiorca wykorzystuje utwór bez prawidłowej umowy, możliwe są następujące rozwiązania:

1. Zawarcie umowy przenoszącej prawa lub odpowiednio szerokiej licencji wyłącznej - najprostsze rozwiązanie, o ile twórca jest dostępny i skłonny do współpracy.

2. Postępowanie sądowe – w przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania.

Rekomendacje praktyczne

1. Wdrożenie procedur compliance w zakresie praw autorskich

Przedsiębiorstwa powinny wprowadzić wewnętrzne procedury weryfikacji statusu prawnego wszystkich wykorzystywanych utworów. Obejmuje to zarówno audyt materiałów już funkcjonujących w obrocie, jak i ustanowienie procesu weryfikacji dla nowych zleceń.

2. Standaryzacja dokumentacji

Opracowanie wzorów umów dostosowanych do specyfiki działalności przedsiębiorstwa, uwzględniających wszystkie typowe scenariusze wykorzystania utworów. Pozwoli to uniknąć pominięcia istotnych pól eksploatacji.

3. Zarządzanie ryzykiem prawnym

W przypadku utworów o kluczowym znaczeniu dla działalności przedsiębiorstwa (logo, nazwa handlowa, oprogramowanie) wskazane jest uzyskanie opinii prawnej potwierdzającej skuteczność nabycia praw.

4. Dokumentowanie procesu twórczego

Należy archiwizować całość dokumentacji związanej z procesem powstawania utworu - od briefu twórczego, przez kolejne wersje projektu, po finalną akceptację. Dokumentacja ta może mieć kluczowe znaczenie dowodowe w przypadku sporu.

Podsumowanie

Faktura nie wystarcza do przeniesienia praw autorskich - niezbędna jest pisemna umowa zawierająca wszystkie wymagane elementy. To nie kwestia nadmiernej ostrożności, ale podstawowa higiena prawna w biznesie.

Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy z problemu, dopóki współpraca z twórcą układa się dobrze. Jednak gdy relacje zaczynają się komplikować, każda strona wykorzystuje dostępne środki prawne. A twórca bez odpowiedniej umowy nadal pozostaje właścicielem praw do utworu.

Inwestycja w profesjonalne przygotowanie dokumentacji na etapie nawiązywania współpracy to nie koszt, ale zabezpieczenie przed znacznie większymi wydatkami w przyszłości. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie uregulowali kwestii majątkowych praw autorskich, powinni jak najszybciej podjąć działania naprawcze.

Pamiętaj: im dłużej problem pozostaje nierozwiązany, tym trudniejsze i kosztowniejsze staje się jego rozwiązanie.

Kadencja zarządu z reguły nie jest aspektem skupiającym wiele uwagi w spółkach z o.o. Taki stan rzeczy wynika z kilku czynników. Co prawda zawierając umowę spółki wspólnicy najczęściej określają w niej kadencję członków zarządu, jednak zazwyczaj wraz z zawarciem umowy spółki powoływany jest też zarząd, a to powoduje, że z upływem czasu wspólnicy i członkowie zarządu zapominają, że umowa spółki kadencję w ogóle reguluje. Nawet w przypadku dokonywania zmian w zarządzie, uwaga koncentruje się na samych czynnościach prowadzących do zmian i po ich przeprowadzeniu sytuacja się powtarza. 

‍

Podobnie bywa, jeśli umowa spółki milczy na temat kadencji. Dla wspólników i członków zarządu istotny jest po prostu wybór osób do zarządu - jego obsadzenie - a następnie już tylko codzienne sprawowanie przez te osoby swojej funkcji w spółce.

Co więcej zarząd powinien zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS, a jeśli już, to w obrocie sięga się do tego rejestru, jako źródła umocowania członków zarządu do działania po stronie spółki. Poza rejestr, czyli w dokumenty spółki, mało kto i kiedy zagląda. Póki więc w KRS właściwe osoby widnieją w odpowiednich rubrykach jako zarząd, wydaje się, że wszystko jest jak trzeba. To niestety bardzo często popełniany błąd, który powoduje, że wiele spółek faktycznie nie ma obsadzonego zarządu, ze względu na upływ kadencji, a właściwie powiązane z tym wygaśnięcie mandatu poszczególnych członków zarządu.

Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć:

- czym jest mandat członka zarządu,

- jaki wpływ mandat członka zarządu ma na jego kadencję,

- kiedy członek zarządu traci swój status w związku z upływem kadencji,

- na co zwrócić uwagę dokonując obliczeń w tym zakresie.

Kadencja a mandat – dwa kluczowe pojęcia, które nie są tożsame

W kontekście okresu sprawowania funkcji w zarządzie spółki z o.o. przepisy Kodeksu spółek handlowych zawierają odniesienie zarówno do kadencji, jak i do mandatu członków zarządu spółki z o.o., jednak żadnego z tych pojęć nie definiują.

Dla praktycznego zrozumienia tych terminów można przedstawić je w ten sposób, że kadencja to okres, przez który dana osoba ma pełnić funkcję w zarządzie spółki z o.o., z reguły określana w umowie spółki w latach, a w zasadzie mylne wyobrażenie o tym czasie, ponieważ właściwie to podstawa do obliczenia, jak długo członek zarządu faktycznie będzie sprawował swoją funkcję.

 {{widget46}}

‍

Dlaczego? Ponieważ w rzeczywistości status członka zarządu oraz umocowanie do działania w tej roli w spółce z o.o. nie musi pokrywać się z okresem kadencji i najczęściej wcale się nie pokrywa. Rozbieżność spowodowana jest przez koncepcję mandatu członka zarządu.

Wraz z powołaniem do zarządu członek zarządu uzyskuje mandat do sprawowania w jego ramach funkcji. To mandat decyduje o rzeczywistym okresie sprawowania funkcji członka zarządu. Mandat to umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu i może trwać pomimo upływu okresu kadencji.

Na przykładzie członka zarządu powołanego w dniu 15 kwietnia 2025 roku na kadencję 2 lat, mogłoby się wydawać, że osoba ta przestanie pełnić funkcję w zarządzie po upływie okresu kadencji, czyli z upływem dnia 15 kwietnia 2027 roku.

Tak będzie jednak w rzadkich przypadkach.

Z uwagi na przepisy regulujące kwestię mandatu członków zarządu, co do zasady 2 letnia kadencja tego członka zarządu ulegnie przedłużeniu i realnie będzie on w zarządzie spółki co najmniej kilka miesięcy dłużej. W takiej sytuacji kadencja – chociaż przedłużona – będzie formalnie nadal kadencją 2 letnią, przy czym w ramach tej 2 letniej kadencji mandat członka zarządu wygaśnie później. A to mandat oznacza umocowanie do działania w ramach zarządu wynikające z powołania do zarządu.

Kadencja a mandat – rozbieżności wynikające z przepisów Kodeksu spółek handlowych

Źródłem tych rozbieżności jest art. 202 Kodeksu spółek handlowych, który w § 1-3 stanowi w, że:

§ 1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

§ 2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

§ 3. Jeżeli umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Oznacza to, że w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy kwestia kadencji i mandatu uregulowana została w danej umowie spółki z o.o., a jeśli tak to w jaki sposób. Wynika to z zastrzeżenia zawartego w wyżej wskazanych przepisach „jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej”. Jeśli umowa spółki reguluje te sprawy inaczej niż kodeksowo, trzeba się do nich stosować. Jaka jest więc regulacja kodeksowa? Podsumowując:

1. Mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Przy czym – z uwagi na pkt 2 poniżej - dotyczy to powołania na okres krótszy niż rok. Np. kiedy umowa spółki nie wskazuje kadencji albo wskazuje kadencję 1 roku.

2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych.

Model kodeksowy skutkuje tym, że w przypadku gdy w umowie spółki ograniczono się do wskazania kadencji 2 letniej, mechanizm mandatu spowoduje, że w rzeczywistości kadencja ulegnie przedłużeniu do dnia odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Dodatkowo należy pamiętać, że kadencję oblicza się wówczas w pełnych latach obrotowych.

„Jeśli chcesz ustalić jakie zasady kształtują kadencję i mandat członka zarządu w Twojej spółce, koniecznie zacznij od sprawdzenia treści umowy spółki.” ~ Damian Sawicki, radca prawny

Jak prawidłowo obliczyć okres sprawowania mandatu członka zarządu w kontekście kadencji?

Przenosząc to co powyżej na przykład powołania członka zarządu w dniu 15 kwietnia 2025 roku:

- 1 rokiem kadencji byłby 15 kwietnia 2025 r. do 15 kwietnia 2026 r., ale skoro kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, to jeśli rok obrotowy w danej spółce pokrywa się z rokiem kalendarzowym, 1 rokiem kadencji będzie okres od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.

Wynika to z tego, że członek zarządu został powołany w trakcie roku obrotowego 2025 r., więc nie będzie pełnił funkcji w zarządzie w pełnym wymiarze roku obrotowego 2025. Pierwszy pełny rok obrotowy upłynie dopiero z końcem roku 2026.

- 2 rokiem kadencji będzie wówczas okres od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2027 r.

Z upływem roku 2027 miną również dwa pełne lata obrotowe, w trakcie których członek zarządu będzie pełnił funkcję w zarządzie, czyli 2 lata kadencji liczone w latach obrotowych. Ale na tym nie koniec rachunków – pozostaje jeszcze uwzględnić, że mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, tj. rok obrotowy 2027.

- mandat członka zarządu powinien wygasnąć w 2028 r., nie później niż 30 czerwca.

Dlaczego tylko powinien? Zwyczajne zgromadzenie wspólników, którego przedmiotem obrad powinno być m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (zgodnie z art. 231 § 1 i § 2 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych). W praktyce niejednokrotnie zdarza się jednak, że zwyczajne zgromadzenie odbywa się – z naruszeniem przepisów - nawet znacznie po tym terminie, ale może też odbyć się wcześniej niż 30 czerwca. Jest to więc zdarzenie o charakterze ruchomym.

„Pamiętajmy, że w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok i stosowania zasad kodeksowych kluczowe jest określenie, który rok obrotowy jest ostatnim pełnym rokiem pełnienia funkcji członka zarządu i jak ważny w tym kontekście  jest dzień odbycia corocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ten rok, ponieważ wtedy wygasa mandat członka zarządu.” ~ Damian Sawicki, radca prawny

Na co dodatkowo zwrócić uwagę obliczając kadencję członka zarządu?

Okoliczności wpływające na sposób obliczenia kadencji i wygaśnięcia mandatu wskutek jej upływu mogą być różne. Warto dodatkowo zwrócić uwagę m.in. na:

- zawarcie umowy w ramach portalu S24 – wzorzec umowy spółki z o.o. dostępny w ramach tego portalu zawiera regulację inną niż kodeksowa i wprost wskazuje, że mandat członka zarządu wygasa z chwilą upływu kadencji.

- pierwszy rok obrotowy w spółce – jest to istotne w przypadku gdy członek zarządu powołany jest od razu wraz z zawarciem umowy spółki np. w akcie notarialnym zawierającym umowę spółki, a więc nie w trakcie roku obrotowego; z reguły pierwszy (pełny) rok obrotowy jest krótszy niż rok kalendarzowy albo jest od niego dłuższy z uwagi na możliwość przedłużenia go na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości;

- kadencje i mandaty trwające 13.10.2022 r. – w tej dacie weszła w życie ustawa m.in. dodająca do art. 202 § 2 Kodeksu spółek handlowych ostanie zdanie „Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.”. Do mandatów i kadencji członków organów, które trwają w dniu wejścia w życia tej ustawy, stosuje się przepisy w brzmieniu uwzględniającym dodane zdanie.

O czym zazwyczaj zapominają spółki z o.o. w odniesieniu do kadencji członków zarządu?

Bardzo często wspólnicy i członkowie zarządu w spółkach z o.o. zapominają:

- że samo powołanie do zarządu nie powoduje powołania na czas nieoznaczony; z reguły powołania dokonuje się na kilkuletnią kadencję;

- w jaki sposób w ich przypadku uregulowana została kwestia kadencji i mandatu - czy stosuje się przepisy Kodeksu spółek handlowych, czy postanowienia umowy spółki;

- że w przypadku regulacji kodeksowej z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe może dojść do wygaśnięcie mandatu członka zarządu;

- że wzorzec umowy spółki w ramach S24 wprowadza rozwiązania inne niż wynikające z regulacji kodeksowej.

Obliczanie kadencji członka zarządu – Twoja checklista w 6 krokach:

Przejście przez 6 poniższych punktów będzie pomocne w ocenie, czy jesteś świadomy tego, jak kształtuje się kwestia kadencji i mandatu członków zarządu w Twojej spółce z o.o.:

1. przeczytaj art. 202 Kodeksu spółek handlowych;

2. sięgnij po umowę spółki i prześledź jej treść z punktu widzenia postanowień regulujących kwestie kadencji i mandatu członka zarządu inaczej niż przepisy art. 202 Kodeksu spółek handlowych;

3. ustal kiedy kończy się rok obrotowy w spółce;

4. ustal ile trwa kadencja członka zarządu;

5. sprawdź kiedy doszło do powołania członka zarządu;

6. oceń kiedy wygasa mandat członka zarządu uwzględniając dane powyżej.

Kadencja członka zarządu – kwestia pozornie prosta i kluczowa dla każdej spółki

„Prawidłowe obliczenie kadencji członków zarządu to kluczowy element dbałości o prawidłowe funkcjonowanie spółki z o.o. Ignorowanie tego aspektu może prowadzić do niepotrzebnych i poważnych problemów prawnych, a w przypadku konfliktu w spółce nawet paraliżu decyzyjnego.” ~ Damian Sawicki, radca prawny

Kadencja członka zarządu w spółce z o.o. jest sprawą pozornie prostą, a w rzeczywistości niepozbawioną pułapek.

W przypadku wygaśnięcia mandatu w związku z upływem kadencji, prawidłowe ustalenie momentu tego wygaśnięcia może sprawiać trudności. Szczególnie w przypadku powierzchownego zrozumieniu mechanizmów rządzących tą sferą i opierania się na intuicji zamiast na przepisach prawa.

Wygaśnięcie mandatu oznacza, że osoba powołana dotychczas do zarządu przestaje do niego należeć. W przypadku wygaśnięcia mandatów wszystkich członków zarząd w ogóle nie będzie obsadzony i spółka pozbawiona zostanie swojego wykonawczego organu.

Jeśli zastanawiasz się, jakie reguły rządzą kadencją i mandatem członków zarządu w Twojej spółce z o.o., skontaktuj się z nami - pomożemy Ci w ich ustaleniu.

‍