Wprowadzenie

W praktyce gospodarczej przedsiębiorcy regularnie zlecają tworzenie utworów chronionych prawem autorskim - logo, stron internetowych, materiałów marketingowych czy oprogramowania. Powszechne jest przekonanie, że zapłata wynagrodzenia automatycznie przenosi na zamawiającego wszystkie prawa do zamówionego dzieła. To błędne założenie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Według naszych szacunków, około 70% polskich przedsiębiorstw nie posiada prawidłowo uregulowanych praw autorskich do wykorzystywanych utworów. Problem ujawnia się zazwyczaj w sytuacji konfliktu z twórcą lub przy due diligence podczas transakcji sprzedaży przedsiębiorstwa.

Podstawy prawne przeniesienia praw autorskich

Zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, majątkowe prawa autorskie mogą przejść na inne osoby wyłącznie w drodze dziedziczenia lub na podstawie umowy. Kluczowe znaczenie ma art. 53 tej ustawy, który stanowi, że umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Sama zapłata wynagrodzenia, nawet udokumentowana fakturą, nie skutkuje przeniesieniem praw autorskich.

Rozróżnienie praw osobistych i majątkowych

W kontekście prawa autorskiego należy rozróżnić dwa rodzaje praw:

1. Autorskie prawa osobiste - niezbywalne i nieograniczone w czasie, obejmują m.in. prawo do:

• autorstwa utworu,
• oznaczenia utworu nazwiskiem lub pseudonimem twórcy albo do udostępnienia go anonimowo,
• nienaruszalności treści i formy utworu,
• decydowania o pierwszym udostępnieniu utworu publiczności,
• nadzoru nad sposobem korzystania z utworu.

2. Autorskie prawa majątkowe - zbywalne, ograniczone w czasie, obejmują prawo do:

• korzystania z utworu,
• rozporządzania utworem,
• pobierania wynagrodzenia za korzystanie z utworu.

Przedmiotem przeniesienia mogą być wyłącznie prawa majątkowe. Prawa osobiste zawsze pozostają przy twórcy.

Elementy skutecznej umowy przenoszącej prawa autorskie

Prawidłowo sporządzona umowa o przeniesienie praw autorskich musi zawierać następujące elementy:

1. Określenie stron umowy - precyzyjne wskazanie zbywcy i nabywcy praw, wraz z danymi identyfikacyjnymi.

2. Określenie przedmiotu umowy - dokładny opis utworu, którego dotyczą przenoszone prawa.

3. Oświadczenie o przysługiwaniu praw - twórca musi oświadczyć, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe do utworu w pełnym zakresie oraz że utwór nie narusza praw osób trzecich.

4. Zakres przenoszonych praw - umowa może przewidywać przeniesienie:

• wszystkich praw majątkowych,
• praw tylko na określonych polach eksploatacji,
• praw z ograniczeniami czasowymi lub terytorialnymi.

5. Pola eksploatacji - zgodnie z art. 41 ust. 2 i 4 ustawy, umowa obejmuje pola eksploatacji wyraźnie w nich wymienione i może dotyczyć tylko pól znanych w chwili jej zawarcia. Przykładowy katalog pól eksploatacji określa art. 50 ustawy, jednak nie jest on zamknięty.

Kluczowe pola eksploatacji dla utworów wykorzystywanych w działalności gospodarczej

Należy uwzględnić:

• wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową,
• wprowadzanie do obrotu,
• publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

Moment przeniesienia praw

Umowa powinna precyzyjnie określać moment, w którym następuje przeniesienie praw. Możliwe warianty to:

• z chwilą podpisania umowy,
• z chwilą zapłaty wynagrodzenia (w całości lub określonej części),
• z chwilą wydania utworu,
• w określonym terminie.

Brak takiego postanowienia może prowadzić do wątpliwości interpretacyjnych.

Wynagrodzenie za przeniesienie praw

Przeniesienie majątkowych praw autorskich może nastąpić odpłatnie lub nieodpłatnie. W przypadku umowy odpłatnej należy określić:

• wysokość wynagrodzenia,
• sposób i termin zapłaty.

Warto rozważyć klauzulę o wynagrodzeniu za niewymienione pola eksploatacji, które mogą powstać w przyszłości.

Problematyka utworów stworzonych z wykorzystaniem materiałów licencjonowanych

Szczególnej uwagi wymaga sytuacja, gdy twórca wykorzystuje elementy pochodzące z banków zdjęć (stock photos) lub inne materiały objęte licencjami. W takim przypadku umowa powinna zawierać:

• oświadczenie twórcy o posiadaniu odpowiednich licencji,
• zobowiązanie do przekazania informacji o wykorzystanych materiałach,
• klauzulę o odpowiedzialności za naruszenie praw osób trzecich.

Zamawiający powinien zweryfikować, czy licencje na wykorzystane materiały pozwalają na planowany sposób eksploatacji utworu.

Zgoda na wykonywanie praw zależnych

Kluczowa kwestia często pomijana przez przedsiębiorców: jeżeli planujesz w przyszłości modyfikować logo lub rozwijać stronę internetową, musisz dysponować zgodą na dokonywanie zmian w utworze.

Zgodnie z art. 46 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jeżeli umowa nie stanowi inaczej, twórca zachowuje wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, mimo że w umowie postanowiono o przeniesieniu całości autorskich praw majątkowych.

W praktyce oznacza to, że bez odpowiedniego zapisu w umowie, nie będziesz mógł:

• modyfikować logo,
• zlecić innemu grafikowi odświeżenia projektu,
• tworzyć wariantów kolorystycznych,
• adaptować utworu do nowych mediów.

Konsekwencje braku prawidłowego przeniesienia praw

Wykorzystywanie utworu bez skutecznego nabycia praw autorskich może skutkować:

1. Roszczeniami cywilnoprawnymi twórcy:

• o zaprzestanie naruszeń,
• o usunięcie skutków naruszeń,
• o naprawienie szkody,
• o wydanie uzyskanych korzyści.

2. Konsekwencjami biznesowymi:

• koniecznością rebrandingu,
• utratą inwestycji w marketing,
• problemami przy transakcjach M&A,
• utratą reputacji,
• unieważnieniem zarejestrowanego znaku towarowego.

Działania naprawcze w przypadku braku umowy

Gdy przedsiębiorca wykorzystuje utwór bez prawidłowej umowy, możliwe są następujące rozwiązania:

1. Zawarcie umowy przenoszącej prawa lub odpowiednio szerokiej licencji wyłącznej - najprostsze rozwiązanie, o ile twórca jest dostępny i skłonny do współpracy.

2. Postępowanie sądowe – w przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania.

Rekomendacje praktyczne

1. Wdrożenie procedur compliance w zakresie praw autorskich

Przedsiębiorstwa powinny wprowadzić wewnętrzne procedury weryfikacji statusu prawnego wszystkich wykorzystywanych utworów. Obejmuje to zarówno audyt materiałów już funkcjonujących w obrocie, jak i ustanowienie procesu weryfikacji dla nowych zleceń.

2. Standaryzacja dokumentacji

Opracowanie wzorów umów dostosowanych do specyfiki działalności przedsiębiorstwa, uwzględniających wszystkie typowe scenariusze wykorzystania utworów. Pozwoli to uniknąć pominięcia istotnych pól eksploatacji.

3. Zarządzanie ryzykiem prawnym

W przypadku utworów o kluczowym znaczeniu dla działalności przedsiębiorstwa (logo, nazwa handlowa, oprogramowanie) wskazane jest uzyskanie opinii prawnej potwierdzającej skuteczność nabycia praw.

4. Dokumentowanie procesu twórczego

Należy archiwizować całość dokumentacji związanej z procesem powstawania utworu - od briefu twórczego, przez kolejne wersje projektu, po finalną akceptację. Dokumentacja ta może mieć kluczowe znaczenie dowodowe w przypadku sporu.

Podsumowanie

Faktura nie wystarcza do przeniesienia praw autorskich - niezbędna jest pisemna umowa zawierająca wszystkie wymagane elementy. To nie kwestia nadmiernej ostrożności, ale podstawowa higiena prawna w biznesie.

Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy z problemu, dopóki współpraca z twórcą układa się dobrze. Jednak gdy relacje zaczynają się komplikować, każda strona wykorzystuje dostępne środki prawne. A twórca bez odpowiedniej umowy nadal pozostaje właścicielem praw do utworu.

Inwestycja w profesjonalne przygotowanie dokumentacji na etapie nawiązywania współpracy to nie koszt, ale zabezpieczenie przed znacznie większymi wydatkami w przyszłości. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie uregulowali kwestii majątkowych praw autorskich, powinni jak najszybciej podjąć działania naprawcze.

Pamiętaj: im dłużej problem pozostaje nierozwiązany, tym trudniejsze i kosztowniejsze staje się jego rozwiązanie.

Kadencja zarządu z reguły nie jest aspektem skupiającym wiele uwagi w spółkach z o.o. Taki stan rzeczy wynika z kilku czynników. Co prawda zawierając umowę spółki wspólnicy najczęściej określają w niej kadencję członków zarządu, jednak zazwyczaj wraz z zawarciem umowy spółki powoływany jest też zarząd, a to powoduje, że z upływem czasu wspólnicy i członkowie zarządu zapominają, że umowa spółki kadencję w ogóle reguluje. Nawet w przypadku dokonywania zmian w zarządzie, uwaga koncentruje się na samych czynnościach prowadzących do zmian i po ich przeprowadzeniu sytuacja się powtarza. 

‍

Podobnie bywa, jeśli umowa spółki milczy na temat kadencji. Dla wspólników i członków zarządu istotny jest po prostu wybór osób do zarządu - jego obsadzenie - a następnie już tylko codzienne sprawowanie przez te osoby swojej funkcji w spółce.

Co więcej zarząd powinien zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS, a jeśli już, to w obrocie sięga się do tego rejestru, jako źródła umocowania członków zarządu do działania po stronie spółki. Poza rejestr, czyli w dokumenty spółki, mało kto i kiedy zagląda. Póki więc w KRS właściwe osoby widnieją w odpowiednich rubrykach jako zarząd, wydaje się, że wszystko jest jak trzeba. To niestety bardzo często popełniany błąd, który powoduje, że wiele spółek faktycznie nie ma obsadzonego zarządu, ze względu na upływ kadencji, a właściwie powiązane z tym wygaśnięcie mandatu poszczególnych członków zarządu.

Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć:

- czym jest mandat członka zarządu,

- jaki wpływ mandat członka zarządu ma na jego kadencję,

- kiedy członek zarządu traci swój status w związku z upływem kadencji,

- na co zwrócić uwagę dokonując obliczeń w tym zakresie.

Kadencja a mandat – dwa kluczowe pojęcia, które nie są tożsame

W kontekście okresu sprawowania funkcji w zarządzie spółki z o.o. przepisy Kodeksu spółek handlowych zawierają odniesienie zarówno do kadencji, jak i do mandatu członków zarządu spółki z o.o., jednak żadnego z tych pojęć nie definiują.

Dla praktycznego zrozumienia tych terminów można przedstawić je w ten sposób, że kadencja to okres, przez który dana osoba ma pełnić funkcję w zarządzie spółki z o.o., z reguły określana w umowie spółki w latach, a w zasadzie mylne wyobrażenie o tym czasie, ponieważ właściwie to podstawa do obliczenia, jak długo członek zarządu faktycznie będzie sprawował swoją funkcję.

 {{widget46}}

‍

Dlaczego? Ponieważ w rzeczywistości status członka zarządu oraz umocowanie do działania w tej roli w spółce z o.o. nie musi pokrywać się z okresem kadencji i najczęściej wcale się nie pokrywa. Rozbieżność spowodowana jest przez koncepcję mandatu członka zarządu.

Wraz z powołaniem do zarządu członek zarządu uzyskuje mandat do sprawowania w jego ramach funkcji. To mandat decyduje o rzeczywistym okresie sprawowania funkcji członka zarządu. Mandat to umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu i może trwać pomimo upływu okresu kadencji.

Na przykładzie członka zarządu powołanego w dniu 15 kwietnia 2025 roku na kadencję 2 lat, mogłoby się wydawać, że osoba ta przestanie pełnić funkcję w zarządzie po upływie okresu kadencji, czyli z upływem dnia 15 kwietnia 2027 roku.

Tak będzie jednak w rzadkich przypadkach.

Z uwagi na przepisy regulujące kwestię mandatu członków zarządu, co do zasady 2 letnia kadencja tego członka zarządu ulegnie przedłużeniu i realnie będzie on w zarządzie spółki co najmniej kilka miesięcy dłużej. W takiej sytuacji kadencja – chociaż przedłużona – będzie formalnie nadal kadencją 2 letnią, przy czym w ramach tej 2 letniej kadencji mandat członka zarządu wygaśnie później. A to mandat oznacza umocowanie do działania w ramach zarządu wynikające z powołania do zarządu.

Kadencja a mandat – rozbieżności wynikające z przepisów Kodeksu spółek handlowych

Źródłem tych rozbieżności jest art. 202 Kodeksu spółek handlowych, który w § 1-3 stanowi w, że:

§ 1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

§ 2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

§ 3. Jeżeli umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Oznacza to, że w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy kwestia kadencji i mandatu uregulowana została w danej umowie spółki z o.o., a jeśli tak to w jaki sposób. Wynika to z zastrzeżenia zawartego w wyżej wskazanych przepisach „jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej”. Jeśli umowa spółki reguluje te sprawy inaczej niż kodeksowo, trzeba się do nich stosować. Jaka jest więc regulacja kodeksowa? Podsumowując:

1. Mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.

Przy czym – z uwagi na pkt 2 poniżej - dotyczy to powołania na okres krótszy niż rok. Np. kiedy umowa spółki nie wskazuje kadencji albo wskazuje kadencję 1 roku.

2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych.

Model kodeksowy skutkuje tym, że w przypadku gdy w umowie spółki ograniczono się do wskazania kadencji 2 letniej, mechanizm mandatu spowoduje, że w rzeczywistości kadencja ulegnie przedłużeniu do dnia odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Dodatkowo należy pamiętać, że kadencję oblicza się wówczas w pełnych latach obrotowych.

„Jeśli chcesz ustalić jakie zasady kształtują kadencję i mandat członka zarządu w Twojej spółce, koniecznie zacznij od sprawdzenia treści umowy spółki.” ~ Damian Sawicki, radca prawny

Jak prawidłowo obliczyć okres sprawowania mandatu członka zarządu w kontekście kadencji?

Przenosząc to co powyżej na przykład powołania członka zarządu w dniu 15 kwietnia 2025 roku:

- 1 rokiem kadencji byłby 15 kwietnia 2025 r. do 15 kwietnia 2026 r., ale skoro kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, to jeśli rok obrotowy w danej spółce pokrywa się z rokiem kalendarzowym, 1 rokiem kadencji będzie okres od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.

Wynika to z tego, że członek zarządu został powołany w trakcie roku obrotowego 2025 r., więc nie będzie pełnił funkcji w zarządzie w pełnym wymiarze roku obrotowego 2025. Pierwszy pełny rok obrotowy upłynie dopiero z końcem roku 2026.

- 2 rokiem kadencji będzie wówczas okres od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2027 r.

Z upływem roku 2027 miną również dwa pełne lata obrotowe, w trakcie których członek zarządu będzie pełnił funkcję w zarządzie, czyli 2 lata kadencji liczone w latach obrotowych. Ale na tym nie koniec rachunków – pozostaje jeszcze uwzględnić, że mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, tj. rok obrotowy 2027.

- mandat członka zarządu powinien wygasnąć w 2028 r., nie później niż 30 czerwca.

Dlaczego tylko powinien? Zwyczajne zgromadzenie wspólników, którego przedmiotem obrad powinno być m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (zgodnie z art. 231 § 1 i § 2 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych). W praktyce niejednokrotnie zdarza się jednak, że zwyczajne zgromadzenie odbywa się – z naruszeniem przepisów - nawet znacznie po tym terminie, ale może też odbyć się wcześniej niż 30 czerwca. Jest to więc zdarzenie o charakterze ruchomym.

„Pamiętajmy, że w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok i stosowania zasad kodeksowych kluczowe jest określenie, który rok obrotowy jest ostatnim pełnym rokiem pełnienia funkcji członka zarządu i jak ważny w tym kontekście  jest dzień odbycia corocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ten rok, ponieważ wtedy wygasa mandat członka zarządu.” ~ Damian Sawicki, radca prawny

Na co dodatkowo zwrócić uwagę obliczając kadencję członka zarządu?

Okoliczności wpływające na sposób obliczenia kadencji i wygaśnięcia mandatu wskutek jej upływu mogą być różne. Warto dodatkowo zwrócić uwagę m.in. na:

- zawarcie umowy w ramach portalu S24 – wzorzec umowy spółki z o.o. dostępny w ramach tego portalu zawiera regulację inną niż kodeksowa i wprost wskazuje, że mandat członka zarządu wygasa z chwilą upływu kadencji.

- pierwszy rok obrotowy w spółce – jest to istotne w przypadku gdy członek zarządu powołany jest od razu wraz z zawarciem umowy spółki np. w akcie notarialnym zawierającym umowę spółki, a więc nie w trakcie roku obrotowego; z reguły pierwszy (pełny) rok obrotowy jest krótszy niż rok kalendarzowy albo jest od niego dłuższy z uwagi na możliwość przedłużenia go na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości;

- kadencje i mandaty trwające 13.10.2022 r. – w tej dacie weszła w życie ustawa m.in. dodająca do art. 202 § 2 Kodeksu spółek handlowych ostanie zdanie „Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.”. Do mandatów i kadencji członków organów, które trwają w dniu wejścia w życia tej ustawy, stosuje się przepisy w brzmieniu uwzględniającym dodane zdanie.

O czym zazwyczaj zapominają spółki z o.o. w odniesieniu do kadencji członków zarządu?

Bardzo często wspólnicy i członkowie zarządu w spółkach z o.o. zapominają:

- że samo powołanie do zarządu nie powoduje powołania na czas nieoznaczony; z reguły powołania dokonuje się na kilkuletnią kadencję;

- w jaki sposób w ich przypadku uregulowana została kwestia kadencji i mandatu - czy stosuje się przepisy Kodeksu spółek handlowych, czy postanowienia umowy spółki;

- że w przypadku regulacji kodeksowej z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe może dojść do wygaśnięcie mandatu członka zarządu;

- że wzorzec umowy spółki w ramach S24 wprowadza rozwiązania inne niż wynikające z regulacji kodeksowej.

Obliczanie kadencji członka zarządu – Twoja checklista w 6 krokach:

Przejście przez 6 poniższych punktów będzie pomocne w ocenie, czy jesteś świadomy tego, jak kształtuje się kwestia kadencji i mandatu członków zarządu w Twojej spółce z o.o.:

1. przeczytaj art. 202 Kodeksu spółek handlowych;

2. sięgnij po umowę spółki i prześledź jej treść z punktu widzenia postanowień regulujących kwestie kadencji i mandatu członka zarządu inaczej niż przepisy art. 202 Kodeksu spółek handlowych;

3. ustal kiedy kończy się rok obrotowy w spółce;

4. ustal ile trwa kadencja członka zarządu;

5. sprawdź kiedy doszło do powołania członka zarządu;

6. oceń kiedy wygasa mandat członka zarządu uwzględniając dane powyżej.

Kadencja członka zarządu – kwestia pozornie prosta i kluczowa dla każdej spółki

„Prawidłowe obliczenie kadencji członków zarządu to kluczowy element dbałości o prawidłowe funkcjonowanie spółki z o.o. Ignorowanie tego aspektu może prowadzić do niepotrzebnych i poważnych problemów prawnych, a w przypadku konfliktu w spółce nawet paraliżu decyzyjnego.” ~ Damian Sawicki, radca prawny

Kadencja członka zarządu w spółce z o.o. jest sprawą pozornie prostą, a w rzeczywistości niepozbawioną pułapek.

W przypadku wygaśnięcia mandatu w związku z upływem kadencji, prawidłowe ustalenie momentu tego wygaśnięcia może sprawiać trudności. Szczególnie w przypadku powierzchownego zrozumieniu mechanizmów rządzących tą sferą i opierania się na intuicji zamiast na przepisach prawa.

Wygaśnięcie mandatu oznacza, że osoba powołana dotychczas do zarządu przestaje do niego należeć. W przypadku wygaśnięcia mandatów wszystkich członków zarząd w ogóle nie będzie obsadzony i spółka pozbawiona zostanie swojego wykonawczego organu.

Jeśli zastanawiasz się, jakie reguły rządzą kadencją i mandatem członków zarządu w Twojej spółce z o.o., skontaktuj się z nami - pomożemy Ci w ich ustaleniu.

‍

Wyobraź sobie: odkrywasz, że konkurent kopiuje Twój produkt, były pracownik wykorzystuje Twoje know-how, a może ktoś bezprawnie używa Twojej marki. Co robisz?

Wielu przedsiębiorców popełnia kardynalny błąd – czeka. W takich przypadkach powinno działać się jak najszybciej. Pierwszym krokiem jest profesjonalne wezwanie do zaprzestania naruszeń.

"Wezwanie przedsądowe to narzędzie biznesowe, nie tylko prawne. Dobrze napisane może zaoszczędzić firmie lata procesów i setki tysięcy złotych. Źle napisane - to strata czasu i pokazanie przeciwnikowi, że nie jesteśmy przygotowani do walki" -mówi radca prawny Damian Sawicki

Szybka analiza: kiedy masz pewność, że doszło do naruszenia?

Zanim wyślesz jakikolwiek dokument, powinieneś mieć pewność, co do tego, że doszło do naruszenia Twoich praw. Emocje to zły doradca zbiznesie. Dlatego w pierwszej kolejności warto przeanalizować sytuację i zadaj sobie następujące trzy pytania:

1.   Które z przysługujących Ci praw zostało naruszone?

2.   Czy masz dowody na to naruszenie?

3.   Jaka jest Twoja sytuacja prawna?

{{widget47}}

Jakie prawo zostało naruszone?

Prawa własności przemysłowej – silny tytuł do ochrony

Jeśli przysługują Ci prawa własności przemysłowej, to warto w pierwszej kolejności zastanowić się, czy działania innej osoby je naruszają?

Masz zarejestrowany znak towarowy, a konkurent używa go do oznaczania własnej działalności albo produktów? Być może inny producent wprowadza na rynek towary łudząco podobne do zarejestrowanego przez Ciebie wzoru przemysłowego? Trzeba w takim wypadku przeanalizować, czy takie działania wypełniają wszystkie niezbędne przesłanki naruszenia tych praw własności przemysłowej.

Co jeżeli naruszone zostało prawo, które nie zostało jeszcze zarejestrowane?

Nie zarejestrowałeś/aś swojej nazwy jako znaku towarowego lub wyglądu swojego produktu w celu uzyskania praw własności przemysłowej? Nie oznacza to jeszcze, że nie przysługuje Ci ochrona. Prawo niejednokrotnie chroni przedsiębiorców przed takimi działaniami niezależnie od dopełniania jakichkolwiek formalności.

W tym zakresie pomocne są szczególnie przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Art. 3 tej ustawy definiuje czyn nieuczciwej konkurencji jako „działanie sprzeczne z prawem lub dobrymim obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy lub klienta”.

Dalsze przepisy tej ustawy ustanawiają przykładowe czyny nieuczciwej konkurencji takie jak, np.wprowadzające w błąd oznaczenie przedsiębiorstwa (art. 5), wprowadzające w błąd oznaczanie towarów lub usług (art. 10) czy naśladowanie wyglądu produktu (art.13).

Być może ktoś w nieuprawniony sposób posługuje się informacjami, które trzymasz w tajemnicy, np.wykorzystując Twój know-how? W takim przypadku także to ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji może stanowić podstawę Twoich żądań – w art. 11 ustanawia ona bowiem ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie jest zresztą jedynym aktem prawnym, który pozwala chronić Twoje dobra niematerialne bez uzyskania rejestracji.

Ktoś posługuje się nazwą identyczną do nazwy Twojej spółki? – być może doszło do naruszenia prawa do firmy chronionej na podstawie kodeksu cywilnego.

Ktoś kopiuje Twój produkt, którego projekt ma charakter twórczy? – być może projekt ten jest utworem chronionym prawem autorskim.

Jak odnaleźć się w gąszczu zagadnień? – zwróć się o pomoc do prawnika.

To samo zachowanie może jednocześnie naruszać kilka Twoich praw.

Jak widać zagadnienia naruszania praw do dóbr niematerialnych należą do wielowątkowych. Dlatego już na tym etapie warto zgłosić się do prawnika, który pomoże zidentyfikować dokładny charakter naruszenia Twoich praw.

Czy masz dowody naruszenia?

Absolutnie kluczowe jest zadbanie o możliwość udowodnienia, że do naruszenia doszło. Bezczynność w zabezpieczaniu dowodów może zniweczyćnawet bardzo silną pozycję prawną – to na Tobie jako kierującym żądania będzie ciążyła konieczność wykazania, że do naruszenia w ogóle doszło!

Co możesz zrobić? Oto kilka sugestii:

-     Zabezpiecz wszystko TERAZ – strony internetowe znikają, produkty są wycofywane z rynku,

-    Zrób kontrolne zakupy naruszających produktów i zachowaj potwierdzenie,

-    Rozważ sporządzenie u notariusza (zgodnie z art. 104 prawa o notariacie) protokołu otwarcia stron internetowych czy profili wmediach społecznościowych.

Czy mam pewną sytuację prawną?

Nawet jeśli wszystko wskazuje na to, że przysługujące Ci prawo zostało naruszone i jesteś w stanie to udowodnić, jest jeszcze wielepytań, na które odpowiedź może być konieczna przed obraniem kierunku działania.To pytania takie jak, np.:

1)  Czy uiszczone zostały opłaty za prawo ochronne na znak towarowy albo za prawo z rejestracji wzoru przemysłowego?

2)  Jeśli prawo został od kogoś nabyte – to czy doszło do tego w sposób prawidłowy?

3)  Czy naruszyciel działa na terytorium objętym zakresem obowiązywania prawa?

4)  Czy potencjalny przeciwnik nie ma jednak pierwszeństwa w używaniu oznaczenia?

5)  Czy istnieje ryzyko, że potencjalny przeciwnik podniesie zarzut nieważności prawa?

Na te i wiele innych okoliczności warto być z góry przygotowanym zanim rozpocznie się spór.

Elementy skutecznego wezwania do zaprzestania naruszeń

Wezwanie powinno być zwięzłe, precyzyjne, a przede wszystkim stanowcze – nie jest ono prośbą do naruszyciela, tylko instrumentem ochrony Twoich praw.

Struktura wezwania do zaprzestania naruszeń, która działa:

Dane stron

Pełne dane wzywającego i adresata – wraz z adresami inumerami stosownych rejestrów czy NIPami

Tytuł pisma

Jasno wskazujący z czym mamy do czynienia, np. „Wezwanie dozaprzestania naruszeń”.

Przedstawienie faktów

Powinno:

-     chronologicznie i zwięźle wskazywać, na czym polega wykryte przez wzywającego naruszenie.

-    wskazywać na fakty, które mogą być poparte dowodami

-    unikać ujawniania emocji i ocen.

Podstawa prawna żądań

Należy jasno wskazać o jaki przepis opieramy swoje żądania sformułowane w dalszej części wezwania. Będzie to na przykład:

1)  art. 296 prawa własności przemysłowej w przypadku naruszenia prawa ochronnego na znak towarowy.

2)  art. 79 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych w przypadku naruszenia autorskich praw majątkowych do utworu

3)  art. 18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wraz ze wskazaniem czynu nieuczciwej konkurencji, który zarzuca sięadresatowi – w przypadku czynów nieuczciwej konkurencji.

Jak formułowa żądania w wezwaniu do zaprzestania naruszeń?

Twoje żądania powinny być:

1) konkretne –nie wystarczy samo „żądam zaprzestania naruszeń”, ale trzeba konkretnie wskazać, np. „żądam zaprzestania dystrybucji produktu X i wycofania go z rynku”.

2) wykonalne –należy oznaczyć realny termin wykonania żądań.

3) mierzalne –ich wykonanie powinno dać się zweryfikować – warto zażądać także dowodu wykonania żądania.

Typowe żądania:

Zaprzestanie działań

Podstawowe i kluczowe żądanie, które zmierza do ukrócenia działań naruszyciela. Zależnie od okoliczności będzie ono polegało, np. na:

1) zaprzestaniu używania oznaczeń

2) usunięciu treści z Internetu(warto wskazać konkretne adresy URL, z których treści mają być usunięte)

3) wstrzymanie produkcji czys przedaży towarów naruszających prawa

Podjęcie działań naprawczych

Zmierzają one do zminimalizowania skutków już podjętych działań. Często będą do żądania, np.:

-     wycofania produktów z rynku w określonym terminie

-    publikacji oświadczenia o odpowiedniej treści – warto wskazać dokładną treść oświadczenia i bardzo dokładnie określić sposób w jakimiałoby być opublikowane

-    protokolarne zniszczenie przedmiotów naruszających prawa

Aspekt finansowy

W przypadku większości naruszeń możliwe będzie żądanie zapłaty pewnej sumy pieniężnej tytułem odszkodowania.

Przepisy, np. w odniesieniu do znaków towarowych (art. 296 ust. 1 pkt 2 p.w.p.) i wzorów przemysłowych (art.287 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. art. 292 ust. 1 p.w.p.) pozwalają na żądanie naprawienia szkody poprzez zapłatę sumy odpowiadającej opłacie licencyjnej, która byłaby należna tytułem udzielenia zgody na korzystanie ze znaku czy wzoru. Podobne uregulowanie znajdziemy w odniesieniu do naruszenia prawa autorskiego, a art. 79 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych pozwalana żądanie nawet dwukrotności należnej opłaty licencyjnej.

Warto zatem przed formułowaniem żądań finansowych przeprowadzić rozeznanie w stawkach licencyjnych za korzystanie z danego dobra.

Alternatywnie, można żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych – w takim wypadku należy wyliczyć szkodę, którą się poniosło w związku z naruszeniem. Jednak ze względu na złożoność stanów faktycznych, jest to często zadanie bardzo trudne.

Zabezpieczenie na przyszłość

Warto zażądać także zobowiązania się przez naruszyciela do niepowtarzania kolejnych naruszeń. Jeśli druga strona skłonna jest zastosować się do żądań lub podjąć negocjacje, często dobrym krokiem jest zawarcie ugody przedsądowej. W takim wypadku można uregulować z drugą stroną sposób w jaki naprawi ona naruszenie, udzielić jej licencji w zamian za stosowne wynagrodzenie oraz, co może ułatwić życie w przypadku ponownych konfliktów, uregulować odpowiedzialność stron, np. przez wprowadzenie kar umownych za kolejne naruszenia.

Co zrobić, jeśli wezwanie nie przyniesie skutku?

Brak reakcji lub odmowa nie kończy sprawy – przeciwnie, zazwyczaj dopiero ją zaczyna.

Szybkie podjęcie działań.

Jeśli naruszyciel nie przystępuje do realizacji żądań,zazwyczaj dalsze oczekiwanie nie ma sensu. Należy podjąć dalsze działania –zająć się przygotowywaniem pozwu i innymi krokami.

Zabezpieczenie roszczenia.

Konieczne jest rozważenie skierowania, jeszcze przedwszczęciem procesu, wniosku o zabezpieczenie roszczenia (w trybie art. 730 i nast. kodeksu postępowania cywilnego). W sprawach z zakresu własności intelektualnej, można także skierować wniosek o zabezpieczenie środka dowodowego – jest to szczególne cenne, jeśli są dowody, których nie byłeś lub nie byłaś w stanie zabezpieczyć samodzielnie, a które mogą, np. ulec zniszczeniu zanim zostaną zaprezentowane w postępowaniu sądowym.

Pozew

Ostatecznie koniecznym krokiem może okazać się skierowanie do sądu pozwu opartego o żądania uprzednio wystosowane w wezwaniu.

Kierowanie na tym etapie kolejnych wezwań zazwyczaj nie będzie miało zamierzonego skutku – może jedynie pokazywać przeciwnikowi brak determinacji w egzekwowaniu swoich praw. Inaczej może być, np. w przypadku, w którym naruszyciel spełnił część żądań po pierwszym żądaniu.

Podsumowanie

Zagadnienia związane z egzekwowaniem praw na dobrach niematerialnych takich jak nazwa, oznaczenie czy produkt są zagadnieniami skomplikowanymi, w których często krzyżuje się wiele różnych podstaw do dochodzenia roszczeń. Właściwe przygotowanie się do sporu już na etapie przygotowywania wezwania do zaprzestania naruszeń jest kluczowe dla późniejszego powodzenia.

‍

‍