Kadencja zarządu z reguły nie jest aspektem skupiającym wiele uwagi w spółkach z o.o. Taki stan rzeczy wynika z kilku czynników. Co prawda zawierając umowę spółki wspólnicy najczęściej określają w niej kadencję członków zarządu, jednak zazwyczaj wraz z zawarciem umowy spółki powoływany jest też zarząd, a to powoduje, że z upływem czasu wspólnicy i członkowie zarządu zapominają, że umowa spółki kadencję w ogóle reguluje. Nawet w przypadku dokonywania zmian w zarządzie, uwaga koncentruje się na samych czynnościach prowadzących do zmian i po ich przeprowadzeniu sytuacja się powtarza.
Podobnie bywa, jeśli umowa spółki milczy na temat kadencji. Dla wspólników i członków zarządu istotny jest po prostu wybór osób do zarządu - jego obsadzenie - a następnie już tylko codzienne sprawowanie przez te osoby swojej funkcji w spółce.
Co więcej zarząd powinien zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS, a jeśli już, to w obrocie sięga się do tego rejestru, jako źródła umocowania członków zarządu do działania po stronie spółki. Poza rejestr, czyli w dokumenty spółki, mało kto i kiedy zagląda. Póki więc w KRS właściwe osoby widnieją w odpowiednich rubrykach jako zarząd, wydaje się, że wszystko jest jak trzeba. To niestety bardzo często popełniany błąd, który powoduje, że wiele spółek faktycznie nie ma obsadzonego zarządu, ze względu na upływ kadencji, a właściwie powiązane z tym wygaśnięcie mandatu poszczególnych członków zarządu.
Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć:
- czym jest mandat członka zarządu,
- jaki wpływ mandat członka zarządu ma na jego kadencję,
- kiedy członek zarządu traci swój status w związku z upływem kadencji,
- na co zwrócić uwagę dokonując obliczeń w tym zakresie.
Kadencja a mandat – dwa kluczowe pojęcia, które nie są tożsame
W kontekście okresu sprawowania funkcji w zarządzie spółki z o.o. przepisy Kodeksu spółek handlowych zawierają odniesienie zarówno do kadencji, jak i do mandatu członków zarządu spółki z o.o., jednak żadnego z tych pojęć nie definiują.
Dla praktycznego zrozumienia tych terminów można przedstawić je w ten sposób, że kadencja to okres, przez który dana osoba ma pełnić funkcję w zarządzie spółki z o.o., z reguły określana w umowie spółki w latach, a w zasadzie mylne wyobrażenie o tym czasie, ponieważ właściwie to podstawa do obliczenia, jak długo członek zarządu faktycznie będzie sprawował swoją funkcję.
{{widget46}}
Dlaczego? Ponieważ w rzeczywistości status członka zarządu oraz umocowanie do działania w tej roli w spółce z o.o. nie musi pokrywać się z okresem kadencji i najczęściej wcale się nie pokrywa. Rozbieżność spowodowana jest przez koncepcję mandatu członka zarządu.
Wraz z powołaniem do zarządu członek zarządu uzyskuje mandat do sprawowania w jego ramach funkcji. To mandat decyduje o rzeczywistym okresie sprawowania funkcji członka zarządu. Mandat to umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu i może trwać pomimo upływu okresu kadencji.
Na przykładzie członka zarządu powołanego w dniu 15 kwietnia 2025 roku na kadencję 2 lat, mogłoby się wydawać, że osoba ta przestanie pełnić funkcję w zarządzie po upływie okresu kadencji, czyli z upływem dnia 15 kwietnia 2027 roku.
Tak będzie jednak w rzadkich przypadkach.
Z uwagi na przepisy regulujące kwestię mandatu członków zarządu, co do zasady 2 letnia kadencja tego członka zarządu ulegnie przedłużeniu i realnie będzie on w zarządzie spółki co najmniej kilka miesięcy dłużej. W takiej sytuacji kadencja – chociaż przedłużona – będzie formalnie nadal kadencją 2 letnią, przy czym w ramach tej 2 letniej kadencji mandat członka zarządu wygaśnie później. A to mandat oznacza umocowanie do działania w ramach zarządu wynikające z powołania do zarządu.
Kadencja a mandat – rozbieżności wynikające z przepisów Kodeksu spółek handlowych
Źródłem tych rozbieżności jest art. 202 Kodeksu spółek handlowych, który w § 1-3 stanowi w, że:
§ 1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
§ 2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
§ 3. Jeżeli umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Oznacza to, że w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy kwestia kadencji i mandatu uregulowana została w danej umowie spółki z o.o., a jeśli tak to w jaki sposób. Wynika to z zastrzeżenia zawartego w wyżej wskazanych przepisach „jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej”. Jeśli umowa spółki reguluje te sprawy inaczej niż kodeksowo, trzeba się do nich stosować. Jaka jest więc regulacja kodeksowa? Podsumowując:
1. Mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
Przy czym – z uwagi na pkt 2 poniżej - dotyczy to powołania na okres krótszy niż rok. Np. kiedy umowa spółki nie wskazuje kadencji albo wskazuje kadencję 1 roku.
2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych.
Model kodeksowy skutkuje tym, że w przypadku gdy w umowie spółki ograniczono się do wskazania kadencji 2 letniej, mechanizm mandatu spowoduje, że w rzeczywistości kadencja ulegnie przedłużeniu do dnia odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Dodatkowo należy pamiętać, że kadencję oblicza się wówczas w pełnych latach obrotowych.
„Jeśli chcesz ustalić jakie zasady kształtują kadencję i mandat członka zarządu w Twojej spółce, koniecznie zacznij od sprawdzenia treści umowy spółki.” ~ Damian Sawicki, radca prawny
Jak prawidłowo obliczyć okres sprawowania mandatu członka zarządu w kontekście kadencji?
Przenosząc to co powyżej na przykład powołania członka zarządu w dniu 15 kwietnia 2025 roku:
- 1 rokiem kadencji byłby 15 kwietnia 2025 r. do 15 kwietnia 2026 r., ale skoro kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, to jeśli rok obrotowy w danej spółce pokrywa się z rokiem kalendarzowym, 1 rokiem kadencji będzie okres od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.
Wynika to z tego, że członek zarządu został powołany w trakcie roku obrotowego 2025 r., więc nie będzie pełnił funkcji w zarządzie w pełnym wymiarze roku obrotowego 2025. Pierwszy pełny rok obrotowy upłynie dopiero z końcem roku 2026.
- 2 rokiem kadencji będzie wówczas okres od 1 stycznia 2027 r. do 31 grudnia 2027 r.
Z upływem roku 2027 miną również dwa pełne lata obrotowe, w trakcie których członek zarządu będzie pełnił funkcję w zarządzie, czyli 2 lata kadencji liczone w latach obrotowych. Ale na tym nie koniec rachunków – pozostaje jeszcze uwzględnić, że mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, tj. rok obrotowy 2027.
- mandat członka zarządu powinien wygasnąć w 2028 r., nie później niż 30 czerwca.
Dlaczego tylko powinien? Zwyczajne zgromadzenie wspólników, którego przedmiotem obrad powinno być m.in. rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (zgodnie z art. 231 § 1 i § 2 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych). W praktyce niejednokrotnie zdarza się jednak, że zwyczajne zgromadzenie odbywa się – z naruszeniem przepisów - nawet znacznie po tym terminie, ale może też odbyć się wcześniej niż 30 czerwca. Jest to więc zdarzenie o charakterze ruchomym.
„Pamiętajmy, że w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok i stosowania zasad kodeksowych kluczowe jest określenie, który rok obrotowy jest ostatnim pełnym rokiem pełnienia funkcji członka zarządu i jak ważny w tym kontekście jest dzień odbycia corocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ten rok, ponieważ wtedy wygasa mandat członka zarządu.” ~ Damian Sawicki, radca prawny
Na co dodatkowo zwrócić uwagę obliczając kadencję członka zarządu?
Okoliczności wpływające na sposób obliczenia kadencji i wygaśnięcia mandatu wskutek jej upływu mogą być różne. Warto dodatkowo zwrócić uwagę m.in. na:
- zawarcie umowy w ramach portalu S24 – wzorzec umowy spółki z o.o. dostępny w ramach tego portalu zawiera regulację inną niż kodeksowa i wprost wskazuje, że mandat członka zarządu wygasa z chwilą upływu kadencji.
- pierwszy rok obrotowy w spółce – jest to istotne w przypadku gdy członek zarządu powołany jest od razu wraz z zawarciem umowy spółki np. w akcie notarialnym zawierającym umowę spółki, a więc nie w trakcie roku obrotowego; z reguły pierwszy (pełny) rok obrotowy jest krótszy niż rok kalendarzowy albo jest od niego dłuższy z uwagi na możliwość przedłużenia go na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości;
- kadencje i mandaty trwające 13.10.2022 r. – w tej dacie weszła w życie ustawa m.in. dodająca do art. 202 § 2 Kodeksu spółek handlowych ostanie zdanie „Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.”. Do mandatów i kadencji członków organów, które trwają w dniu wejścia w życia tej ustawy, stosuje się przepisy w brzmieniu uwzględniającym dodane zdanie.
O czym zazwyczaj zapominają spółki z o.o. w odniesieniu do kadencji członków zarządu?
Bardzo często wspólnicy i członkowie zarządu w spółkach z o.o. zapominają:
- że samo powołanie do zarządu nie powoduje powołania na czas nieoznaczony; z reguły powołania dokonuje się na kilkuletnią kadencję;
- w jaki sposób w ich przypadku uregulowana została kwestia kadencji i mandatu - czy stosuje się przepisy Kodeksu spółek handlowych, czy postanowienia umowy spółki;
- że w przypadku regulacji kodeksowej z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe może dojść do wygaśnięcie mandatu członka zarządu;
- że wzorzec umowy spółki w ramach S24 wprowadza rozwiązania inne niż wynikające z regulacji kodeksowej.
Obliczanie kadencji członka zarządu – Twoja checklista w 6 krokach:
Przejście przez 6 poniższych punktów będzie pomocne w ocenie, czy jesteś świadomy tego, jak kształtuje się kwestia kadencji i mandatu członków zarządu w Twojej spółce z o.o.:
1. przeczytaj art. 202 Kodeksu spółek handlowych;
2. sięgnij po umowę spółki i prześledź jej treść z punktu widzenia postanowień regulujących kwestie kadencji i mandatu członka zarządu inaczej niż przepisy art. 202 Kodeksu spółek handlowych;
3. ustal kiedy kończy się rok obrotowy w spółce;
4. ustal ile trwa kadencja członka zarządu;
5. sprawdź kiedy doszło do powołania członka zarządu;
6. oceń kiedy wygasa mandat członka zarządu uwzględniając dane powyżej.
Kadencja członka zarządu – kwestia pozornie prosta i kluczowa dla każdej spółki
„Prawidłowe obliczenie kadencji członków zarządu to kluczowy element dbałości o prawidłowe funkcjonowanie spółki z o.o. Ignorowanie tego aspektu może prowadzić do niepotrzebnych i poważnych problemów prawnych, a w przypadku konfliktu w spółce nawet paraliżu decyzyjnego.” ~ Damian Sawicki, radca prawny
Kadencja członka zarządu w spółce z o.o. jest sprawą pozornie prostą, a w rzeczywistości niepozbawioną pułapek.
W przypadku wygaśnięcia mandatu w związku z upływem kadencji, prawidłowe ustalenie momentu tego wygaśnięcia może sprawiać trudności. Szczególnie w przypadku powierzchownego zrozumieniu mechanizmów rządzących tą sferą i opierania się na intuicji zamiast na przepisach prawa.
Wygaśnięcie mandatu oznacza, że osoba powołana dotychczas do zarządu przestaje do niego należeć. W przypadku wygaśnięcia mandatów wszystkich członków zarząd w ogóle nie będzie obsadzony i spółka pozbawiona zostanie swojego wykonawczego organu.
Jeśli zastanawiasz się, jakie reguły rządzą kadencją i mandatem członków zarządu w Twojej spółce z o.o., skontaktuj się z nami - pomożemy Ci w ich ustaleniu.
