Jakie odsetki naliczać, kiedy Twoi kontrahenci spóźniają się z płatnościami? Praktyczny przewodnik

Brak płatności faktur w terminie to jeden z bardziej dotkliwych problemów polskich przedsiębiorców. Jakie odsetki możesz naliczać od niezapłaconych faktur i kiedy możesz się ich domagać? Ten krótki przewodnik pomoże Ci w dbaniu o właściwy przepływ gotówki w firmie w oparciu o należne odsetki.

Na jakie 3 kluczowe elementy należy zwrócić uwagę przy naliczaniu odsetek?

Zanim zaczniesz naliczać odsetki od niezapłaconych faktur, powinieneś ustalić:

1. Czy w Twoim przypadku odsetki się należą

2. Jeśli tak, od kiedy dokładnie się należą

3. W jakiej wysokości możesz domagać się odsetek

Odpowiedzi na te pytania zależą od wielu czynników, w tym od rodzaju transakcji, której dotyczą, postanowień umownych oraz obowiązujących przepisów prawa. Przeanalizujmy je po kolei.

Kiedy przysługują Ci odsetki od niezapłaconej faktury?

Odsetki to dodatkowa kwota, którą dłużnik musi zapłacić wierzycielowi za brak terminowego spełnienia świadczenia pieniężnego. Innymi słowy, jest to swego rodzaju rekompensata za brak otrzymania należnej zapłaty (należnych pieniędzy) na czas.

Źródło odsetek

Oczywistym miejscem, w którym strony umowy poszukują uregulowania kwestii uprawnienia do naliczania odsetek, jest sama treść zawartej pomiędzy nimi umowy. Jednak odsetki nie muszą koniecznie zostać uwzględnione w jej postanowieniach. Brak wzmianki w umowie o odsetkach nie zamyka drogi do dochodzenia odsetek - chociaż odpowiednia wzmianka w zależności od sytuacji może odsetki ograniczać albo wyłączać. Błędnym jest przekonanie, że uregulowanie w umowie zasad naliczania odsetek to jedyna podstawa żądania ich zapłaty. Z drugiej strony ustalenie zasad naliczania odsetek w umowie przez strony nie zawsze oznacza możliwość skutecznego polegania na takich ustaleniach, dlatego najpierw lepiej zweryfikować, czy postanowienia umowy nie naruszają przepisów prawa wyłączając tym samym możliwość skutecznego dochodzenia odsetek w kształcie wynikającym z umowy. Jeśli umowa milczy na temat odsetek, przepisy prawa i tak przewidują możliwość ich dochodzenia.

Ogólną zasadą wynikającą z art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego jest, że jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Oznacza to, że nawet jeśli w danym przypadku treść umowy nie odnosi się w żaden sposób do kwestii odsetek, przepisy kodeksu cywilnego stanowią podstawę do ich żądania.

Również inny akt prawny, tj. ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (kiedyś pod nazwą ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych) przewiduje uprawnienie do żądania odsetek nawet jeśli strony nie uregulowały tej kwestii w umowie.

Są to dwa odmienne reżimy odsetkowe, mające zastosowanie zależnie od sytuacji. O ile przepisy kodeksu cywilnego formułują zasady ogólne dotyczące odsetek, o tyle ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dotyczy szczególnych, określonych w niej okoliczności. W szczególności trzeba zwrócić uwagę na to, że przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych stosuje się w relacjach między przedsiębiorcami, a w tych ramach wobec specyficznego rodzaju stosunków prawnych, określonych w ustawie mianem transakcji handlowych.

Co jednak najważniejsze, zgodnie z art. 7 tej ustawy, w transakcjach handlowych wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

"W mojej praktyce często spotykam się z sytuacją, gdy przedsiębiorcy rezygnują z dochodzenia odsetek, bojąc się pogorszenia relacji z kontrahentem. To błędne podejście - egzekwowanie swoich praw jest fundamentem zdrowych relacji biznesowych. Profesjonalny partner biznesowy powinien rozumieć, że odsetki to nie kara, ale rekompensata za brak dostępu do należnych środków." ~ Damian Sawicki, radca prawny

‍

{{widget39}}

 Rodzaje odsetek od niezapłaconych faktur - kluczowe pojęcia i różnice, które powinieneś znać

Już wspomniane dwa ustawowe źródła odsetek pokazują, że w polskim systemie prawnym funkcjonują różne rodzaje odsetek. Również ich wysokość i zasady stosowania są odmienne.

W przypadku odsetek za nieterminową zapłatę należności, trzeba zwrócić uwagę na odsetki za opóźnienie, czyli powstające w konsekwencji braku zapłaty należności w terminie.

Odsetki za opóźnienie można podzielić na dalsze ustawowe kategorie:

a) odsetki ustawowe za opóźnienie – o których mowa we wspomnianym wyżej art. 481 Kodeksu cywilnego;

b) odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych – o których mowa we wspomnianej wyżej ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Na powyższe rodzaje odsetek należy nałożyć jeszcze dwie kategorie, tzw.:

- odsetek maksymalnych - ta kategoria to po prostu liczbowe (procentowe) ograniczenie wysokości odsetek, jakie strony umowy mogą w swojej relacji przyjąć;

- odsetek umownych – ta kategoria to ustalona w umowie wysokość odsetek.

Odsetki ustawowe za opóźnienie

To podstawowy i wspomniany już wyżej rodzaj odsetek przewidziany w Kodeksie cywilnym. Stosuje się je w sytuacjach, gdy strony nie określiły w umowie wysokości odsetek za opóźnienie. Ich wysokość to suma stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktów procentowych (zgodnie z art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego).

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych

Ten rodzaj odsetek ma zastosowanie w relacjach między przedsiębiorcami oraz między przedsiębiorcami a podmiotami publicznymi. Reguluje je wspomniana już wyżej ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Ich wysokość to suma stopy referencyjnej NBP i nawet 10 punktów procentowych (jeśli dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym jest to 8 punktów procentowych), co czyni je wyższymi od standardowych odsetek ustawowych za opóźnienie.

Odsetki umowne

Strony mogą w umowie ustalić niższą lub wyższą stopę odsetek za nieterminową zapłatę należności niż przewidziane dla odsetek ustawowych za opóźnienie.

Odsetki maksymalne

Odsetki maksymalne to ustawowe ograniczenie wysokości odsetek, jakie strony w ramach swobody umów mogą ustalić, których wysokość wynosi dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie (czyli dwukrotność sumy stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktów procentowych). Przeważającym wydaje się pogląd zgodnie z którym ograniczenie to dotyczy zarówno odsetek ustawowych za opóźnienie, jak i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Warto pamiętać, że wysokość odsetek maksymalnych zmienia się wraz ze zmianą stopy referencyjnej NBP. Oznacza to, że w 2025 roku (i w każdym innym okresie) należy śledzić wartość stopy referencyjnej NBP, aby prawidłowo ustalić wysokość odsetek nie tylko maksymalnych, ale w ogóle odsetek za opóźnienie, które bazują na stopie referencyjnej NBP.

Kiedy przysługują Ci odsetki za opóźnienie?

W przypadku odsetek ustawowych za opóźnienie, odsetki należą się za sam brak zapłaty w terminie.

W przypadku odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:

1) wierzyciel spełnił swoje świadczenie;

2) wierzyciel nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie.

Należy przy tym zwrócić uwagę na dalsze elementy warunkujące nabycie uprawnienia do odsetek na podstawie tej ustawy, w szczególności zasad określania przez strony umowy terminu zapłaty, doręczania faktur lub rachunków czy odmienności w stosunkach z podmiotami publicznymi i dużymi przedsiębiorcami.

Od kiedy naliczać odsetki?

Precyzyjne określenie momentu od którego możesz naliczać odsetki ma kluczowe znaczenie dla poprawności obliczeń.

Termin płatności a początek naliczania odsetek

Zasadniczo odsetki za opóźnienie możesz naliczać od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin płatności. Przykładowo, jeśli termin płatności faktury przypada na 15 maja, odsetki możesz naliczać od 16 maja.

W przypadku transakcji handlowych obowiązują inne, bardziej specyficzne zasady:

- odsetki przysługują za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty,

- jeżeli strony transakcji handlowej nie przewidziały w umowie terminu zapłaty, wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, po upływie 30 dni liczonych od dnia spełnienia przez niego świadczenia, do dnia zapłaty,

Jednak w przypadku transakcji handlowych koniecznie zwróć uwagę na specyfikę konkretnego przypadku. Ustawa wprowadza wiele wyjątków zależnych od okoliczności danej transakcji, np.: - kiedy strony transakcji handlowej przewidziały w umowie zbadanie towaru lub usługi celem potwierdzenia zgodności towaru lub usługi z umową, upływ 30 dni liczony jest od dnia zakończenia badania;

- termin zapłaty określony w umowie nie może przekraczać przewidzianej w ustawie liczby dni, na co wpływa na m.in. czy stroną umowy jest duży przedsiębiorca lub podmiot publiczny;

- ustawa wskazuje jak postępować w przypadku zapłaty następującej częściami (zgodnie z ustalonym przez strony harmonogramem płatności).

Precyzyjne określenie daty wymagalności – często popełniane błędy

Często popełnianym błędem jest nieprawidłowe zidentyfikowanie daty wymagalności. Pamiętaj, że:

- często strony w umowie określają datę zapłaty inną niż następnie widnieje na wystawionej fakturze; taka sytuacja wymaga każdorazowo oceny, jednak co do zasady istotne są postanowienia zawartej umowy, a nie inne określenie terminu w wystawionej fakturze,

- jeśli termin płatności określono jako "x dni od otrzymania faktury", kluczowa jest data doręczenia faktury dłużnikowi, ale też możliwość wykazania, że doręczenie w danej dacie nastąpiło,

- gdy termin płatności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Wysokość odsetek - co wpływa na stawkę?

Wysokość odsetek zależy od kilku czynników, które warto znać, aby prawidłowo je naliczać.

Zmienność stóp procentowych

Ponieważ wysokość odsetek ustawowych jest powiązana ze stopą referencyjną NBP, zmienia się ona wraz ze zmianami tej stopy. Dlatego konieczne jest śledzenie komunikatów NBP i aktualizowanie stosowanych stawek. To również często popełniany błąd – wysokość odsetek należy ustalać i obliczać odpowiednio do okresów, w których zastosowanie miała dana stawka.

Gdzie sprawdzać aktualne stawki wysokości odsetek za zwłokę?

Aktualne stawki odsetek ustawowych można monitorować:

- na stronie Narodowego Banku Polskiego,

- w obwieszczeniach Ministra Sprawiedliwości publikowanych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski",

przy czym w kontekście rozbieżności lub pomyłek wskazuje się, że to NBP jest właściwym źródłem, z którego wynika stopa referencyjna,

- na stronach internetowych oferujących kalkulatory odsetek, które powinny być na bieżąco aktualizowane.

Różnice w wysokości odsetek w zależności od ich rodzaju

Jak zostało to wskazane powyżej, wysokość odsetek różni się w zależności od ich rodzaju:

- odsetki ustawowe za opóźnienie: stopa referencyjna NBP + 5,5 punktów procentowych,

- odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych: stopa referencyjna NBP + 8 albo 10 punktów procentowych,

- odsetki umowne – zasadniczo w granicach odsetek maksymalnych,

- odsetki maksymalne: dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie.

Czy można w umowie ustalić wysokość odsetek?

Tak, strony mogą w umowie ustalić wyższą stopę odsetek niż standardowo wynikająca z przepisów prawa, jednak ich wysokość nie może przekroczyć odsetek maksymalnych za opóźnienie. Jeżeli w umowie zastrzeżono odsetki wyższe niż maksymalne, stosowane powinny być stawki odsetek maksymalnych, chociaż w przypadku odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych stanowiska w odniesieniu do stosowania takiego ograniczenia są różne.

Jak obliczyć odsetki od faktury?

Obliczanie odsetek od niezapłaconej faktury może być skomplikowane i wymagają uwzględnienia i oceny różnych elementów danej relacji - poziom skomplikowania zależy tak naprawdę od danych okoliczności - ale znajomość podstawowych zasad powoduje, że zrozumienie mechanizmów rządzących odsetkami staje się prostsze.

Podstawowe zasady obliczania odsetek

Formuła do obliczania odsetek jest następująca:

Odsetki = Kwota należności × Stawka odsetek × Liczba dni opóźnienia / 365

Dostępne narzędzia online (kalkulator odsetek faktura)

W internecie dostępnych jest wiele kalkulatorów odsetek, które mogą być przydatnym narzędziem wspomagającym obliczenie należnych odsetki po wprowadzeniu podstawowych danych. Korzystając z nich zawsze, należy jednak pamiętać o zachowaniu pewnej ostrożności, w tym co najmniej o prawidłowym określeniu daty wymagalności oraz wyborze odpowiedniego rodzaju odsetek.

Najczęstsze błędy przy obliczaniu odsetek

Do typowych błędów przy obliczaniu odsetek należą:

- nieprawidłowe określenie daty, od której naliczane są odsetki,

- zastosowanie niewłaściwej stawki odsetek

- nieuwzględnienie zmian wysokości odsetek w okresie opóźnienia

Jak samodzielnie policzyć odsetki od niezapłaconej faktury?

Jeśli chcesz samodzielnie obliczyć odsetki, zwróć uwagę na te elementy:

1. Określ datę wymagalności należności.

2. Ustal liczbę dni opóźnienia.

3. Sprawdź, jaka stawka odsetek ma zastosowanie w Twoim przypadku – pamiętaj, możliwe że w okresie opóźnienia doszło do zmiany wysokości odsetek; im dłuższy okres opóźnienia, tym większa na to szansa.

4. Zastosuj wzór: Odsetki = Kwota należności × Stawka odsetek × Liczba dni opóźnienia / 365

Jak skutecznie egzekwować odsetki?

Samo uprawnienie do odsetek oraz ich wyliczenie to dopiero początek. Kluczowe jest skuteczne wyegzekwowanie należnych odsetek.

Komunikacja z kontrahentem

Zanim przejdziesz do formalnych kroków, warto podjąć próbę polubownego rozwiązania sprawy na nieformalnym poziomie. Rozważ:

- skontaktowanie się z kontrahentem, przypominając o zaległej płatności,

- wysyłkę uprzejmego przypomnienie e-mailem, wskazując na konsekwencje dalszego opóźnienia,

- podkreślenie, że naliczenie odsetek ma swoją podstawę prawną, nie jest kwestią Twojego uznania.

Odsetki od faktury - o czym pamiętać?

Prawidłowe naliczanie i egzekwowanie odsetek za opóźnienie w płatnościach to ważny element zarządzania płynnością finansową firmy. Kluczowe punkty do zapamiętania:

1. Nawet jeśli umowa nie wspomina o odsetkach, możesz mieć podstawy do ich naliczania bazując na przepisach Kodeksu cywilnego albo ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

2. Precyzyjne określenie daty wymagalności jest kluczowe dla prawidłowego naliczania odsetek.

3. Profesjonalna pomoc prawna może ułatwić i usprawnić egzekwowanie należności wraz z odsetkami, w szczególności pomóc w dokonaniu oceny, czy odsetki są należne i w jakiej wysokości.

Skuteczne zarządzanie należnościami, w tym prawidłowe naliczanie i egzekwowanie odsetek, to nie tylko kwestia utrzymania płynności finansowej, ale także budowania profesjonalnych relacji biznesowych opartych na wzajemnym szacunku i przestrzeganiu ustalonych zasad.

‍

‍