Tu znajdziesz odpowiedzi na Twoje pytania.

Od czasu do czasu można usłyszeć o (z)likwidowaniu spółki, a termin "likwidacja" używany jest wówczas z reguły w znaczeniu potocznym. Określenie to wydaje się budzić raczej negatywne skojarzenia z sytuacją niepożądaną i jako skutek czynników pozostających zupełnie poza kontrolą spółki. Tymczasem likwidacja może być wynikiem różnych okoliczności, np. wyczerpania formuły danego biznesu, branym pod uwagę przez wspólników już podczas zakładania spółki.

Na czym w takim razie polega likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - kiedy likwidację należy przeprowadzić, kim jest likwidator spółki i jaką spełnia rolę w procesie likwidacji, oraz jak likwidacja spółki z o.o. przebiega? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz poniżej.

Co oznacza likwidacja spółki z o.o.?

Termin "likwidacja" wydaje się być używany jako potoczne określenie pewnych działań prowadzących do formalnego zakończenia istnienia spółki albo samego zakończenia istnienia spółki jako czynności dokonanej.

Jednak w rozumieniu Kodeksu spółek handlowych likwidacja to etap funkcjonowania spółki z o.o. w kontekście wygaszania jej działalności, a w jego ramach zespół czynności wynikających z przepisów prawa. Natomiast głównym celem działań w okresie likwidacji jest zakończenie bieżących interesów spółki, ściągnięcie wierzytelności, wypełnienie zobowiązań i upłynnienie majątku spółki z o.o., aby można było doprowadzić do wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców KRS.

Etap ten poprzedzony jest wystąpieniem przyczyn rozwiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przy czym samo rozwiązanie spółki - definitywny koniec jej istnienia - następuje po przeprowadzeniu likwidacji z chwilą wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców KRS.

Schemat procedury prowadzącej do zaprzestania istnienia spółki wygląda więc następująco:

1. Wystąpienie przyczyn rozwiązania spółki z o.o.
2. Otwarcie likwidacji - które następuje w zależności od przyczyny rozwiązania spółki z o.o. z dniem uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd, powzięcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki lub zaistnienia innej przyczyny jej rozwiązania.
3. Okres likwidacji spółki.
4. Przeprowadzenie (zakończenie) likwidacji.
5. Wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców KRS.
6. Rozwiązanie spółki z o.o., które następuje z chwilą jej wykreślenia z rejestru przedsiębiorców KRS.

Kiedy należy przeprowadzić likwidację spółki z o.o.?

Likwidacja prowadzona jest w związku z rozwiązaniem spółki i jest to co do zasady etap poprzedzający rozwiązanie spółki. Dlatego w pierwszej kolejności muszą zaistnieć przyczyny jej rozwiązania. Zostały one uregulowane w przepisach Kodeksu spółek handlowych. Przyczynami rozwiązania spółki, które wymagają przeprowadzenia likwidacji, są:

• przyczyny przewidziane w umowie spółki;
• uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę, stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza, chyba że przeniesienie siedziby ma nastąpić do innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa-strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, a prawo tego państwa to dopuszcza;
• w przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, również uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki opatrzona przez wszystkich wspólników kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;

Ponadto o rozwiązaniu spółki z o.o. wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS może orzec sąd rejestrowy w przypadku, gdy:

• nie zawarto umowy spółki;
• określony w umowie albo statucie przedmiot działalności spółki jest sprzeczny z prawem;
• umowa spółki nie zawiera postanowień dotyczących firmy, przedmiotu działalności spółki, wkładów lub kapitału zakładowego;
• wszystkie osoby zawierające umowę spółki nie miały zdolności do czynności prawnych w chwili ich dokonywania;
• na żądanie wspólnika lub członka organu spółki, jeżeli osiągnięcie celu spółki stało się niemożliwe albo jeżeli zaszły inne ważne przyczyny wywołane stosunkami spółki;
• na żądanie oznaczonego w odrębnej ustawie organu państwowego, jeżeli działalność spółki naruszająca prawo zagraża interesowi publicznemu.

Również w takich sytuacjach, tj. gdy o rozwiązaniu spółki orzeczeniem decyduje sąd, wymagane jest przeprowadzenie procedury likwidacyjnej spółki.

Likwidację prowadzi się pod firmą spółki z dodaniem oznaczenia "w likwidacji" (np. Nazwadanejspółki spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji).

Kto może być likwidatorem spółki z o.o.?

Wskutek otwarcia likwidacji sp. z o.o. kompetencje zarządu w pewnym sensie przejmuje likwidator. Likwidatora można więc w dużym uproszczeniu postrzegać jako substytut członka zarządu w okresie likwidacji spółki.

W trakcie likwidacji zarząd spółki z o.o. przestaje reprezentować spółkę - dotychczasowe zasady reprezentacji nie są już stosowane, a miejsce zarządu zajmują likwidatorzy. Likwidatorami są członkowie zarządu, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowi inaczej. W spółce może więc działać jeden lub więcej likwidatorów.

Sposób reprezentacji spółki w okresie likwidacji określa się w umowie spółki, uchwale wspólników albo orzeczeniu sądu. W każdym przypadku sąd może zmienić sposób reprezentacji spółki w okresie likwidacji. Kompetencje likwidatorów w porównaniu do kompetencji zarządu są jednak ograniczone i zasadniczo obejmują grupę tzw. czynności likwidacyjnych.

Jakie są etapy likwidacji spółki z o.o.?

Likwidację można podzielić na pewne etapy:

1. Otwarcie likwidacji spółki z o.o.

Tak jak zostało to wyjaśnione wcześniej, w zależności od sytuacji otwarcie likwidacji następuje z dniem uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd, powzięcia przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki lub zaistnienia innej przyczyny jej rozwiązania.

W praktyce do otwarcia likwidacji najczęściej dochodzi kiedy wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podejmą decyzję o zakończeniu jej działalności - wskutek powzięcia przez zgromadzenie wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki. Warto jeszcze raz podkreślić, że taka uchwała powinna być stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza.

2. Zgłoszenie otwarcia likwidacji spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców KRS

Zgłoszenie otwarcia likwidacji do rejestru przedsiębiorców KRS jest obowiązkowe. Wraz z tym zgłoszeniem konieczne jest złożenie do sądu rejestrowego kompletu właściwych dokumentów oraz informacji dotyczących rozwiązywanej spółki.

Zgłoszenie otwarcia likwidacji spółki z o.o. wymaga uiszczenia opłaty sądowej oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w łącznej wysokości 350 złotych.

W praktyce wspólnikom najczęściej zależy na możliwie najszybszym zamknięciu spółki dlatego ważne jest zapewnienie wsparcia nie tylko prawników ale również księgowości, która przygotowuje sprawozdania finansowe wymagane w procesie likwidacji. W Sawicki Legal najczęściej przejmujemy kontakt z księgowością, żeby odciążyć likwidatora i przyspieszyć komunikację, a tym samym skrócić proces likwidacji. Damian Sawicki, CEO, attorney at law

3. Okres likwidacji spółki z o.o.

Okres likwidacji to szereg czynności, które przy pewnym zaangażowaniu zgromadzenia wspólników powinni podjąć likwidatorzy. W szczególności likwidatorzy powinni zakończyć interesy bieżące spółki, ściągnąć wierzytelności, wypełnić zobowiązania i upłynnić majątek spółki. Są to tzw. czynności likwidacyjne. Nowe interesy likwidatorzy mogą wszczynać tylko wówczas, gdy to jest potrzebne do ukończenia spraw w toku. Nieruchomości mogą być zbywane w drodze publicznej licytacji, a z wolnej ręki - jedynie na mocy uchwały wspólników i po cenie nie niższej od uchwalonej przez wspólników.

Przykładem innego obowiązku likwidatorów jest ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji, z jednoczesnym wezwaniem wierzycieli do zgłoszenia ich wierzytelności w terminie trzech miesięcy od dnia tego ogłoszenia. Jest to ogłoszenie odpłatne, a opłatę ustala się na podstawie ilości znaków, w kwocie 0,70 zł za jednej znak. Sumy potrzebne do zaspokojenia lub zabezpieczenia znanych spółce wierzycieli, którzy się nie zgłosili lub których wierzytelności nie są wymagalne albo są sporne, należy złożyć do depozytu sądowego.

Na likwidatorach spoczywają ponadto obowiązki związane z dokumentacją finansową spółki -likwidatorzy sporządzają bilans otwarcia likwidacji, który składają zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia. Likwidatorzy powinni po upływie każdego roku obrotowego składać zgromadzeniu wspólników sprawozdanie ze swej działalności oraz sprawozdanie finansowe. Likwidatorzy sporządzają też tzw. sprawozdanie likwidacyjne, które podlega zatwierdzeniu przez zgromadzenie wspólników.

Okres likwidacji to również inne ograniczenia dla spółki, np. otwarcie likwidacji powoduje wygaśnięcie prokury i prokura w okresie likwidacji nie może być ustanowiona.

Natomiast jednym z ostatnich i jednocześnie niezwykle ważnych działań w tej fazie likwidacji jest podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli, który nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli. Jeśli umowa spółki nie określa innych zasad, majątek ten dzieli się między wspólników w stosunku do ich udziałów.

Warto nadmienić, że w okresie likwidacji nie można, nawet częściowo, wypłacać wspólnikom zysków ani dokonywać podziału majątku spółki przed spłaceniem wszystkich zobowiązań.

{{widget17}}

4. Zgłoszenie zakończenia likwidacji spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców KRS.

Po dokonaniu stosownych czynności likwidacyjnych i zakończeniu likwidacji, likwidatorzy powinni ogłosić w siedzibie spółki sprawozdanie likwidacyjne i złożyć je sądowi rejestrowemu, z jednoczesnym zgłoszeniem wniosku o wykreślenie spółki z rejestru. Wniosek ten podlega opłacie sądowej oraz od ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w kwocie 400 złotych.

Na tym etapie powstaje też obowiązek oddania na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy.

Część Kodeksu spółek handlowych regulującą likwidację spółki z o.o. zamyka przepis nakazujący likwidatorowi zawiadomić o rozwiązaniu spółki właściwy urząd skarbowy, przekazując do niego odpis sprawozdania likwidacyjnego.

Rozwiązanie spółki następuje po przeprowadzeniu likwidacji, z chwilą wykreślenia spółki z rejestru. W tym momencie ustaje byt prawny spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Zmieniłem zdanie - czy mogę wycofać się z likwidacji spółki z o.o.?

Może zdarzyć się tak, że okoliczności powodujące rozpoczęcie procedury likwidacyjnej spółki ulegną zmianie. Czy w takiej sytuacji istnieje możliwość wycofania się z likwidacji?

Tak, wycofanie się z decyzji o likwidacji jest możliwe. Do dnia złożenia wniosku o wykreślenie spółki z rejestru jednomyślna uchwała wszystkich wspólników o dalszym istnieniu spółki może zapobiec jej rozwiązaniu, chyba że:

• z żądaniem rozwiązania wystąpił niebędący wspólnikiem członek organu spółki lub oznaczony w odrębnej ustawie organ państwowy, albo
• rozwiązanie spółki nastąpiło orzeczeniem sądu rejestrowego, w sytuacji gdy: 1) nie zawarto umowy spółki; 2) określony w umowie albo statucie przedmiot działalności spółki jest sprzeczny z prawem; 3) umowa nie zawiera postanowień dotyczących firmy, przedmiotu działalności spółki, wkładów lub kapitału zakładowego; 4) wszystkie osoby zawierające umowę spółki nie miały zdolności do czynności prawnych w chwili ich dokonywania.

Na czym zatem polega likwidacja spółki z o.o.?

Likwidacja spółki z o.o. polega na jej formalnym rozpoczęciu (otwarciu), a w konsekwencji dopełnieniu przez likwidatorów szeregu różnego rodzaju czynności określonych w przepisach prawa, mających na celu wygaszenie jej działalności i ostatecznie rozwiązanie spółki wraz z wykreśleniem z rejestru przedsiębiorców KRS. Czynności te można podsumować jako obejmujące odpowiednie zgłoszenia i ogłoszenia, sporządzenie odpowiednich dokumentów finansowych, właściwe pokierowanie działaniem spółki nastawione na zakończenie bieżących interesów, spieniężenie majątku i ściągnięcie wierzytelności, a względem jej wierzycieli na ich zaspokojenie lub zabezpieczenie, w ostatniej fazie mające na celu podział pomiędzy wspólników majątku pozostałego w spółce po przeprowadzeniu czynności likwidacyjnych.

‍

Wdrożenie nowej ustawy o sygnalistach to proces dostosowania regulacji wewnętrznych w obowiązujących wewnątrz firmy do wymogów wynikających ze świeżo przyjętej ustawy. Każda firma zatrudniająca powyżej 50 osób (niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia) musi opracować i wdrożyć rozwiązania prawne, organizacyjne i techniczne umożliwiające sygnalistom zgłaszanie naruszeń prawa zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Czym jest ustawa o sygnalistach?

Ustawa o sygnalistach (whistleblowing) to potoczna nazwa ustawy o ochronie sygnalistów, która niebawem zacznie obowiązywać w Polsce. Ustawa o ochronie sygnalistów wdraża do polskiego prawa dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady UE (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Dokument ten miał być wprowadzony przez wszystkie kraje unijne, w tym Polskę do 17 grudnia 2021 r.

Kogo obowiązuje ustawa o sygnalistach?

Ustawa o sygnalistach każdy podmiot, również podmioty sektora publicznego (np. jednostki samorządu terytorialnego, szpitale publiczne, szkoły), na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę zarobkową co najmniej 50 osób jest zobowiązany do stosowania ustawy.

"Warto zauważyć, że zgodnie z unijnymi i polskimi przepisami, do grona osób zatrudnionych w danym podmiocie zalicza się nie tylko pracowników, czyli osoby zatrudnione na umowę o pracę, ale również osoby za umowach cywilnoprawnych, w ty B2B" ~ Damian Sawicki CEO Sawicki Legal

Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Ustawa nie ma zastosowania do podmiotów wskazanych w ustawie, głównie z branż regulowanych jak np. rynek finansowy oraz do urzędów i jednostek organizacyjnych liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.

Na czym polega wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Wdrożenie ustawy o sygnalistach w podmiocie publicznym lub prywatnym polega na spełnieniu przez podmiot (pracodawcę) szeregu obowiązków wskazanych wprost w ustawie, miń.

• obowiązek zapewnienia ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa przed działaniami odwetowymi
• obowiązek opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (procedura zgłoszeń wewnętrznych)
• obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych
• obowiązek wdrożenia kanału zgłoszeń wewnętrznych
• obowiązek zapewnienia poufności danych sygnalisty oraz danych zawartych w zgłoszeniu
• obowiązek przechowywania danych zawartych w zgłoszeniu przez określony czas
• obowiązki informacyjne względem sygnalisty

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest aktem prawa wewnętrznego. Powinna zostać opracowana i wdrożona zgodnie z procedurą określoną w ustawie polegającą na obowiązku przeprowadzenia konsultacji z pracownikami lub związkami zawodowymi.

‍

<!DOCTYPE html>
<html lang="pl">
<head>
   <meta charset="UTF-8">
   <meta name="viewport" content="width=device-width, initial-scale=1.0">
   <title>Przycisk Sklepu</title>
</head>
<body style="display: flex; justify-content: center; align-items: center; height: 100vh; margin: 0;">
   <a href="https://www.sawickilegal.pl/produkty/wzor-procedury-zgloszen-wewnetrznych-sygnalisci" style="display: inline-block; padding: 15px 30px; background: linear-gradient(to right, #4285F4, #7B1FA2); color: white; text-align: center; text-decoration: none; border-radius: 25px; font-size: 24px; font-weight: bold; box-shadow: 0px 2px 5px rgba(0, 0, 0, 0.2);">pobierz darmowy wzór procedury zgłoszeń wewnętrznych</a>
</body>
</html>

‍

Co trzeba zawrzeć w procedurze zgłoszeń wewnętrznych?

Ustawa o sygnalistach wskazuje minimalną, obligatoryjną treść procedury zgłoszeń wewnętrznych:

• wskazanie jednostki lub osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń, ich obsługi, rozpatrywania i podejmowania działań następczych;
• opis sposobów przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów, w tym tryb postępowania ze zgłoszeniami dokonanymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
• obowiązek podjęcia działań następczych oraz procedurę ich podejmowania;
• maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
• określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Od wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń, która jest tylko opisem procesu funkcjonującego w danym podmiocie prawnym należy odróżnić cały system przyjmowania i obsługi zgłoszeń. System taki musi spełnić szereg wymogów określonych w ustawie jak: funkcjonalności, bezpieczeństwa danych, ich anonimizacji oraz kontroli dostępu do treści zgłoszeń przez osoby uprawnione. ~ Damian Sawicki, CEO Sawicki Legal

{{widget24}}

Jak zapewnić sprawne funkcjonowanie systemu obsługi zgłoszeń sygnalistów?

Na funkcjonowanie systemu obsługi zgłoszeń sygnalistów składa się kilka elementów:

• element formalny polegający na obowiązku opracowania i wdrożenia wewnętrznych regulacji, w tym regulaminu zgłoszeń wewnętrznych;
• element organizacyjny polegający na zapewnieniu i wdrożeniu struktury technicznej i osobowej, która zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami i umożliwia sprawną obsługę zgłoszeń otrzymanych od sygnalistów.

Najlepszym sposobem na szybkie i profesjonalne wdrożenie ww. elementów jest implementacja systemu dla sygnalistów - kompleksowego i anonimowego systemu obsługi zgłoszeń naruszenia prawa, który zapewnia zgodność z nowymi przepisami, anonimowość zgłoszeń oraz łatwość użytkowania. Sposób działania systemu musi zostać opisany w przyjętym regulaminie zgłoszeń wewnętrznych. Mimo, że ustawa nie wymaga wdrożenia systemu informatycznego do obsługi zgłoszeń sygnalistów, to wdrożenie jest wysoce rekomendowane przez specjalistów bezpieczeństwa informacji.

Jakie naruszenia może zgłaszać sygnalista?

Ustawa o sygnalistach wskazuje katalog naruszeń, które mogą być przedmiotem zgłoszenia przez sygnalistę. Są to między innymi działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

• korupcji
• zamówień publicznych
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
• ochrony środowiska
• zdrowia publicznego
• bezpieczeństwa żywności
• ochrony radiologicznej
• ochrony prywatności
• ochrony konsumentów
• ochrony prywatności i danych osobowych
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
• bezpieczeństwa jądrowego
• przeciwdziałania praniu pieniędzy
• bezpieczeństwa transportu
• interesów finansowych skarbu państwa, jednostki samorządu terytorialnego
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi wyżej.

Jednocześnie wskazuje się, że nie jest to katalog zamknięty i podmiot czy właściwy organ wdrażający procedurę zgłoszeń wewnętrznych, w ramach procedury wewnętrznej może zdecydować się na jego rozszerzenie o: naruszenia regulacji wewnętrznych (np. obowiązujących polityk, regulaminów) lub standardów etycznych (np. wew kodeksy etyki, standardy).

Zgodnie z ustawą sygnalista może dokonać dwóch rodzajów zgłoszeń:

1. zgłoszenia wewnętrznego - takie, które zostało zgłoszone w procedurze wewnętrznej, obowiązującej w danej jednostce
2. zgłoszenia zewnętrznego - przekazanie informacji o naruszeniu organowi publicznemu

Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą jest osoba, która zgłasza albo ujawnia publicznie informację o naruszeniach prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Według projektu ustawy, sygnalistą może być:

• kandydat do pracy
• pracownik,
• pracownik tymczasowy,
• stażysta, praktykant
• zleceniobiorca albo inna osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej
• przedsiębiorca (np. kontrahent albo pracownik B2B)
• wspólnik, akcjonariusz, prokurent
• członek organu osoby prawnej

Warto zwrócić uwagę, że podmiot, który wdraża przepisy ustawy o sygnalistach zobowiązany jest umożliwić dokonywanie zgłoszeń ww. kategoriom osób i podlegają one ochronie określonej w ustawie.

Jak chroniony jest sygnalista?

Jednym z głównych celów powstania regulacji w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia na poziomie europejskim i jej wdrażania w krajach członkowskich jest chęć ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymipodejmowanymi względem nich w wyniku dokonanego zgłoszenia naruszenia prawa.

Ograniczenie ochrony sygnalistów - przesłanka naruszenia interesu publicznego

Projekt ustawy z lutego 2024 zawiera zmodyfikowany art. 6, w którym zrezygnowano z ograniczenia ochrony w postaci konieczności interesu publicznego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jedynie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja zawarta w zgłoszeniu jest prawdziwa w momencie zgłoszenia i stanowi naruszenie prawa.

Urzędowe poświadczenie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa

W przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego, sygnalista może wnioskować do organu publicznego o wydanie zaświadczenia, w którym organ potwierdza, że sygnalista podlega ochronie prawnej określonej w ustawie. Z kolei organ publiczny ma obowiązek wydania stosownego zaświadczenia. Zgodnie z projektem z lutego 2024, organ wydaje zaświadczenie nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania zgłoszenia.

Jednocześnie zrezygnowano z konieczności spełniania jakichkolwiek dodatkowych przesłanek wydania zaświadczenia, co należy ocenić pozytywnie, gdyż eliminuje to arbitralność organu wydającego zaświadczenia oraz przyczynia się do dokonywania zgłoszeń.

Czym są działania odwetowe?

Projekt ustawy nie wskazuje przykłady działań odwetowych, np. wypowiedzenie stosunku pracy ze zgłaszającym, nieprzedłużenie umowy ze zgłaszającym, obniżenie wynagrodzenia, niekorzystna zmiana warunków pracy, mobbing, dyskryminacja.

Wynikający z przepisów zakaz dotyczy nie tylko bezpośredniego podejmowania wobec zgłaszającego działań odwetowych, lecz również próby czy groźby podjęcia takich działań.

Co więcej, powyższa ochrona rozciąga się również na osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązane ze zgłaszającym jak również na jednostkę organizacyjną stanowiącą własność zgłaszającego lub go zatrudniającą.

Ważnym aspektem, wzmacniającym ochronę zgłaszającego jest wprowadzenie zasady, iż ciężar udowodnienia, że określone działanie nie jest działaniem odwetowym spoczywa w całości na pracodawcy.

Czym są działania następcze?

O ile, w wyniku zgłoszenia sygnalisty, pracodawca nie może podejmować wobec osób zgłaszających naruszenia prawa żadnych działań odwetowych, o tyle zobowiązany jest do podjęcia działań następczych.

Zgodnie z definicją zawartą w ustawie, działania następcze są to działania podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego według procedury opisanej w kodeksie postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszenia zewnętrznego i podejmowania działań następczych.

Obowiązek podjęcia działań następczych musi wynikać z procedury zgłoszeń wewnętrznych, a pracodawca zobowiązany jest poinformować sygnalistę o podjętych lub planowanych działaniach następczych nie później, niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia albo od dnia upływu 7 dniowego terminu od dnia dokonania zgłoszenia (jeżeli nie dokonano potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia).

Zgłoszenie wewnętrzne a zgłoszenie zewnętrzne

Projekt ustawy przewiduje 3 tryby ujawnienia przez sygnalistę naruszenia prawa objętego ustawą:

• zgłoszenie wewnętrzne - dokonywane wewnątrz danej organizacji zgodnie z przyjętą procedurą zgłoszeń wewnętrznych;
• zgłoszenie zewnętrzne - zgłoszenie przekazane bezpośrednio właściwemu organowi publicznemu, w tym: Policji, Państwowej Inspekcji Pracy, prokuraturze, zgodnie z przyjęta przez właściwy organ procedurą zgłoszeń zewnętrznych. Co ważne, sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez konieczności uprzedniego dokonywania zgłoszenia wewnętrznego.

W przypadku trudności z ustaleniem właściwego organu dla danej sprawy, każde zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane także do Rzecznik Praw Obywatelskich (w projekcie z lutego 2024 powrócono do tego organu. Uprzednio proponowano Państwową Inspekcję Pracy).

• Ujawnienie publiczne - czyli podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej. Sygnalista chcący dokonać ujawnienia publicznego i podlegać ochronie wynikające z ustawy powinien postępować zgodnie z procedurą wynikającą z rozdziału 5 ustawy.

Jaka jest odpowiedzialność karna za naruszenie ochrony sygnalisty?

Wśród przepisów projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa znajdziemy szereg przepisów przewidujących odpowiedzialność karną w postaci grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności za:

• utrudnianie lub uniemożliwianie dokonania zgłoszenia naruszenia;
• podejmowanie działań odwetowych
• ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom
• dokonanie zgłoszenia w sytuacji, w której zgłaszający wie, że do naruszenia nie doszło;

Od kiedy obowiązują nowe obowiązki wynikające z ustawy o sygnalistach?

Ustawa ma zacząć obowiązywać po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia. biorąc pod uwagę aktualny stan (na 17 czerwca 2024 r) ustawa o sygnalistach czeka na podpis prezydenta i szacujemy, że podmioty będą miały czas na wdrożenie ustawy o sygnalistach do września 2024 r.

‍

Jak już wskazywaliśmy w poprzednim artykule o podstawowych pojęciach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, proces przetwarzania danych występuje w każdym przedsiębiorstwie i ze względu na występujące regulacje, należy mu się bliżej przyjrzeć, a na pewno nie można ich zignorować. W praktyce, administratorzy często przekazują przetwarzanie danych dodatkowym podmiotom i w tym zakresie RODO (art. 28) nakłada na administratorów szczególne zobowiązania dotyczące formułowania umowy powierzenia.

Kiedy powinniśmy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Przede wszystkim, należy sobie odpowiedzieć na pytanie kiedy dane, które otrzymaliśmy będą przetwarzane przez inne podmioty.

Jeśli więc dochodzi do sytuacji, w której np. jakaś inna firma zewnętrzna świadczy dla Ciebie dodatkowe usługi z wykorzystaniem określonych, powierzonych Tobie danych osobowych, to wtedy właśnie konieczne jest zawarcie tytułowej umowy powierzenia.

Zatem do powierzenia przetwarzania danych osobowych może dojść w sytuacji współpracy m.in:

-z zewnętrznym biurem księgowym (zajmującym się np. rozliczeniami Twoich pracowników)

-z agencjami rekrutacyjnymi;

-z zewnętrzną firmą świadczącą dla Twojego przedsiębiorstwa usługę archiwum czy też niszczenia dokumentów;

-z hostingodawcą, o którym szerzej mówimy w naszym innym artykule.

Ciekawostką jest, że nie ma konieczności zawierania umowy powierzenianprzetwarzania danych osobowych (DPA) z Twoją kancelarią prawną. Jako zawód zaufania publicznego, który ma ustawowy nakaz zachowania tajemnicy i ochrony danych przed ujawnienie, nie mamy obowiązku zawierać DPA. ~Damian Sawicki

Nie trzeba jednak takiej umowy zawierać z podmiotami, które otrzymują określone dane na podstawie przepisów prawa, ponieważ tutaj dochodzi do udostępnienia danych, a nie ich przetwarzania. Do grona takich podmiotów zaliczyć można Policję, ZUS, Prokuraturę.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stała się wyjątkowo popularna wraz z rozrostem świadczonych na rynku usług, a także coraz częstszym wykorzystywaniu outsourcingu.

Zatem, rozpoczynając współpracę z jakimkolwiek z zewnętrznych podmiotów, zastanów się czy dojdzie do powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jeśli tak, to wówczas pojawia się konieczność zawarcia umowy powierzenia.

‍

Elementy umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych została określona w art. 28 RODO, który wprost wskazuje na obligatoryjne elementy tejże umowy. Umowa powierzenia, która nie będzie spełniała określonych wymogów będzie nieprawidłowa, a na strony tejże umowy mogą zostać nałożone kary.

Stronami takiej umowy są niewątpliwie administrator (podmiot decydujący o sposobie i celach przetwarzania przekazanych danych) oraz podmiot przetwarzający, który będzie przetwarzał dane na udokumentowane polecenie administratora.

W rozporządzeniu RODO znajdujemy dokładne wskazanie kto może być zakwalifikowany jako podmiot przetwarzający (art. 4 pkt 8). Może to być:

-osoba fizyczna,

-organ publiczny,

-jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.

Podmiot przetwarzający przetwarza dane w imieniu administratora, jednak nie staje się samym administratorem (nie decyduje o celach przetwarzania), a na podstawie umowy powierzenia odpowiednio przetwarza oraz dokonuje operacji na przekazanych danych. Niemniej, ponosi on odpowiedzialność za prawidłowość ww. aktywności tak jak i administrator danych.

Podkreślenia wymaga, że podmiot przetwarzający nie może wykorzystywać otrzymanych danych do własnych celów (np. nie może wykorzystywać dalej informacji osób których dane dotyczą w celach marketingowych).

Czas trwania przetwarzania danych osobowych jest zazwyczaj uzależniony od umowy głównej między określonymi osobami, których dane dotyczą.

Opisywana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna zostać zawarta na piśmie lub w sposób elektroniczny.

Przedmiot umowy powierzenia

Zgodnie z wymogami wskazanymi w przepisach RODO, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna zawierać:

-cel przetwarzania- do jednego z podstawowych obowiązków administratora danych jest określenie celu przetwarzania, w związku z czym administrator w umowie powierzenia musi wskazać podmiotowi przetwarzającemu jaki jest ów cel przetwarzania;

-rodzaj danych osobowych- należy pamiętać o wskazaniu rodzaju danych, które podlegały powierzeniu (np. czy są to dane zwykłe czy też wrażliwe);

-określnie katalogu osób których dane dotyczą- administrator musi także wskazać kategorię osób, których dane zostały powierzone np. czy są to dane pracowników czy innych kontrahentów;

-czas trwania przetwarzania- jest on zazwyczaj powiązany z umową główną określającą usługę świadczoną przez podmiot przetwarzający (np. usługi kadro-księgowe).

Wskazuje się także, że umowa powierzenia powinna zawierać postanowienie w zakresie obowiązku usunięcia określonych danych w momencie wygaśnięcia umowy. Choć wydaje się to oczywiste, dokładne uregulowanie tej materii może mieć kluczowe znaczenie dla obu stron, ponieważ oboje ponoszą odpowiedzialność za ochronę przekazanych danych.

W takiej umowie można wskazać, że dane mają wrócić do administratora danych w ciągu np. 3 dni od zakończenia współpracy, a dodatkowo podmiot przetwarzający zobowiązuje się do pisemnego potwierdzenia usunięcia wszelkich kopii przechowywanych danych.

Obowiązki i prawa administratora danych

Jednym z najważniejszych obowiązków spoczywających na administratorze danych jest odpowiedni wybór podmiotu przetwarzającego.

Stanowi o tym samy pkt 81 preambuły oraz art. 28 RODO nakładający obowiązek wyboru takiego podmiotu przetwarzającego, który dodatkowo gwarantuje wykorzystywanie odpowiednich środków technicznych, tak aby zapewnić należytą ochronę powierzonych danych osobowych.

Nie należy zatem podejmować decyzji co do wyboru podmiotu przetwarzającego zbyt szybko i bez rozwagi!

Żeby uchronić się przed nieuczciwymi osobami, zaleca się dokładne sprawdzenie potencjalnego podmiotu przetwarzającego, tak żeby mieć pewność że wszystkie kwestie organizacyjne oraz obowiązki są spełnione.

Dobrą praktyką może być np. przeprowadzenie wcześniejszego audytu, bądź dołączenie do umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych załącznika stanowiącego formularz weryfikacyjny potwierdzający realizację wymogów stawianych przez przepisy RODO. Jest to o tyle przydatne, że jeśli w przyszłości doszłoby do jakiegokolwiek sporu, administrator od początku dysponuje dowodem mogącym mieć kluczowe znaczenie dla wyniku postępowania.

Administrator ma także prawo do dokonywania audytów i sprawdzania czy działania procesora są zgodne z RODO. Warto zatem w umowie powierzenia zawrzeć np. termin, w którym to administrator poinformuje o przeprowadzeniu kontroli.

Administrator danych może także w umowie powierzenia zastrzec brak możliwości procesora do dalszego podpowierzenia przekazanych danych osobowych. Jednocześnie, wskazuje się że umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych może zawierać odmienne postanowienie zezwalające podmiotowi przetwarzającemu na dalsze powierzenie przetwarzania danych osobowych np. osobom ściśle wskazanym w umowie.

Jakie obowiązki ma podmiot przetwarzający (procesor)?

Obowiązki podmiotu przetwarzającego działającego na zlecenie administratora, zostały również sprecyzowane w rozporządzeniu. Powierzone dane muszą być chronione przynajmniej na takim samym poziomie jaki zapewniał to administrator danych.

Do zadań procesora (podmiotu przetwarzającego) należy też zapewnienie tajemnicy przekazanym danym czy też wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa lub organizacyjnych gwarantujących ochronę danych. Będzie on także ponosił odpowiedzialność za przetwarzanie przekazanych danych dla celów własnych.

W związku z uprawnieniem administratora do ograniczenia powierzenia przetwarzania danych do określonych w umowie podmiotów, procesor nie może zdecydować się na podpowierzenie tychże danych bez uzyskania najpierw zgody administratora.

Dodatkowo, podmiot przetwarzający ma za zadanie niesienie pomocy administratorowi w zakresie spoczywających na nim obowiązków dotyczących przetwarzania wynikających z RODO.

Kolejnym ważnym obowiązkiem jest prowadzenie rejestru czynności. Z konieczności jego prowadzenia będzie zwolniony podmiot, który zatrudnia mniej niż 250 osób. Niemniej, liczba zatrudnianych osób nie będzie mieć znaczenia, jeśli przetwarzanie może prowadzić do naruszenia praw lub wolności osób których dane dotyczą, nie jest sporadyczne, bądź dotyczy szczególnych kategorii danych osobowych o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (np. mówiące o przekonaniach religijnych, poglądach politycznych).

Podsumowanie

Na obu podmiotach tj. administratorze danych jak i podmiocie przetwarzającym spoczywa zobowiązanie w postaci zapewnienia odpowiedniej ochrony danych osobowych. Na powierzenie przetwarzania danych osobowych decyduje się wielu przedsiębiorców, co wynika z zawieranych w obrocie umów.

Polecamy zwrócić szczególną uwagę na zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, ponieważ jest ona kluczowym dokumentem zapewniającym działanie zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.

Nieprawidłowe uregulowanie relacji występującej między administratorem, a podmiotem przetwarzającym może prowadzić do nałożenia kar finansowych (art. 83 RODO).

‍

Ochrona interesów firmy jest jednym z kluczowych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej. Współczesne przedsiębiorstwa, aby utrzymać swoją pozycję na rynku, często muszą mierzyć się z wyzwaniami związanymi z konkurencją oraz zapewnieniem poufności kluczowych informacji.

Jednym z narzędzi, które pomagają w ochronie tych interesów, jest klauzula konkurencyjna. Zakaz konkurencji, choć stanowi skuteczny środek zabezpieczający przedsiębiorstwo przed nieuczciwymi praktykami ze strony pracowników i współpracowników, budzi również wiele kontrowersji i wątpliwości prawnych.

W niniejszym artykule omówimy, na co należy zwrócić uwagę przy konstruowaniu i wdrażaniu umowy o zakazie konkurencji. Przeanalizujemy najczęstsze błędy, które mogą prowadzić do jego nieważności oraz przedstawimy praktyczne wskazówki, które pomogą zabezpieczyć interesy przedsiębiorstwa. Zapraszamy do lektury!

Czym jest zakaz konkurencji?

Zakaz konkurencji to zobowiązanie, zazwyczaj pracownika (współpracownika), do niepodejmowania działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy (zleceniodawcy), ograniczenia działalności konkurencyjnej lub niepodejmowania zatrudnienia w ramach stosunku pracy lub innego stosunku prawnego u podmiotu prowadzącego działalność konkurencyjną.

Umowa o zakazie konkurencji może obowiązywać zarówno w czasie trwania stosunku pracy (lub współpracy), jak i po ustaniu stosunku pracy (lub cywilnoprawnego).

Regulacje dotyczące tej klauzuli w polskim prawie znajdziemy zasadniczo w Kodeksie pracy, Kodeksie spółek handlowych, Kodeksie cywilnym oraz ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

W przypadku stosunku pracy należy obligatoryjnie stosować przepisy Kodeksu pracy, natomiast w odniesieniu do stosunków cywilnoprawnych zastosowanie znajduje zasada swobody umów wynikająca z Kodeksu cywilnego. Kodeks spółek handlowych dotyczy zakazu dotyczącego wspólników spółek osobowych, członków zarządu i likwidatorów.

Jakie znaczenie ma zakaz konkurencji dla ochrony interesów firmy?

{{widget22}}

‍

Umowa o zakazie konkurencji jest istotnym narzędziem prawnym, które pomaga firmom chronić swoje kluczowe interesy poprzez:

• Ochronę informacji poufnych. Umowa o zakazie konkurencji zabezpieczy firmę przed wyciekiem szczególnie ważnych informacji poufnych, takich jak strategie biznesowe, dane klientów, technologie, czy know-how, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę.
• Zapobieganie nieuczciwej konkurencji. Klauzula o zakazie konkurencji zapobiega sytuacjom, w których pracownicy i współpracownicy mogliby założyć działalność konkurencyjną lub dołączyć do firm konkurencyjnych, podejmując się działalności konkurencyjnej, wykorzystując wiedzę i umiejętności zdobyte w poprzedniej firmie.
• Zapewnienie stabilności kadry zarządzającej i kluczowych pracowników. Wprowadzenie klauzuli konkurencyjnej zakazującej podejmowania działalności konkurencyjnej może przyczynić się do większej lojalności pracowników i współpracowników, zwłaszcza tych kluczowych dla funkcjonowania firmy.
• Zwiększenie wartości firmy. Dla potencjalnych inwestorów czy partnerów biznesowych, dobrze skonstruowany zakaz konkurencji w umowie jest sygnałem, że firma poważnie traktuje ochronę swoich interesów i działa w sposób zapobiegający ewentualnym stratom związanym z nieuczciwą konkurencją.
• Ochronę inwestycji w rozwój pracowników. Przedsiębiorstwa często inwestują znaczne środki w szkolenie i rozwój swojego zespołu, natomiast umowa o zakazie konkurencji pomaga chronić te inwestycje, zapobiegając sytuacjom, w których członek zespołu po zdobyciu cennej wiedzy i umiejętności przechodzi do konkurencji, podejmując się działalności konkurencyjnej i przynosząc tym samym korzyści innemu przedsiębiorcy.
• Długoterminowe planowanie strategiczne. Zakaz konkurencji w umowie umożliwia firmie bardziej efektywne planowanie strategiczne, wiedząc, że kluczowi pracownicy lub współpracownicy nie będą mogli szybko zaszkodzić jej interesom po zakończeniu współpracy.
• Zdobycie zaufania i reputacji. Prawidłowo skonstruowany zakaz konkurencji w umowie buduje zaufanie wewnątrz firmy oraz w jej otoczeniu biznesowym, jednocześnie pokazując, że firma dba o swoje interesy i jest świadoma ryzyka związanego z konkurencją.

‍

Umowa o zakazie konkurencji to moim zdaniem jeden z podstawowych dokumentów, który powinna wykorzystywać każda firma. Nie tylko w relacjach z pracownikami, ale tez z podwykonawcami czy partnerami. Niestety większość dokumentów, z którymi się spotykamy w Sawicki Legal to wzory ściągnięte z Internetu, które realnie nie zabezpieczają firmy. ~ Damian Sawicki, radca prawny

Jakie są kluczowe elementy umowy o zakazie konkurencji?

Sporządzając klauzulę konkurencyjną należy pamiętać o zawarciu w niej istotnych elementów takich jak:

• Przedmiot zakazu, czyli rodzaj działalności objętej zakazem, który powinien być jak najbardziej szczegółowy, aby uniknąć ewentualnych nieścisłości. Może się on sprowadzać do rodzaju działalności, której nie można prowadzić, typów produktów, których nie można oferować, określeniu firm lub sektorów, w których nie można podjąć zatrudnienia, czy współpracy.
• Czas jego obowiązywania – w trakcie trwania stosunku pracy (współpracy) lub przez określony czas po ustaniu stosunku pracy (współpracy), jednak okres ten powinien być rozsądny i proporcjonalny do potrzeb ochrony interesów firmy.
• Miejsce jego obowiązywania, czyli terytorium, na którym firma prowadzi swoją działalność i ma interesy gospodarcze, np. obszar geograficzny, terytorium miasta, województwa, kraju.
• Ewentualne odszkodowanie za przestrzeganie zakazu po zakończeniu stosunku (obligatoryjne w odniesieniu do zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy, fakultatywne przy stosunkach cywilnoprawnych, z wyjątkiem umowy agencyjnej).
• Sankcje za naruszenie zakazu, np. obowiązek zapłaty kary umownej, prawo do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym.
• Wymóg zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności w odniesieniu do zakazu konkurencji wynikającego ze stosunku pracy.

Jakie są warunki ważności umowy o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy i po ustaniu stosunku pracy?

Umowa o zakazie konkurencji powinna uwzględniać zasady proporcjonalności i adekwatności w kontekście uzasadnionych interesów pracodawcy i wolności gospodarczej pracownika.

Kodeks pracy przewiduje, że zakaz konkurencji dla swej ważności wymaga zachowania formy pisemnej, niezależnie czy dotyczy zakazu w trakcie trwania stosunku pracy, czy po zakończeniu stosunku pracy.

Kodeks pracy w odniesieniu do klauzuli konkurencyjnej trwającej po ustaniu stosunku pracy przewiduje również obowiązek odpłatności tego zakazu oraz minimalną wysokość odszkodowania należnego byłemu pracownikowi – nie niższego niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji.

Co więcej, w klauzuli konkurencyjnej po ustaniu stosunku pracy należy wskazać okresu trwania tego obowiązku, co oznacza, że nie może być on bezterminowy.

Jeżeli przy zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, były pracodawca nie będzie wywiązywał się z obowiązku wypłaty odszkodowania, automatycznie przestanie obowiązywać zakaz konkurencji.

Automatyzm ten ma również zastosowanie w przypadku ustania przyczyn uzasadniających wprowadzenie zakazu. Co istotne, w przypadku ustania tych przyczyn, pracownik uprawniony jest do wykonywania działalności, która była objęta zakazem konkurencji, ale pracodawca nie zostaje zwolniony z obowiązku wypłacania odszkodowania i zobowiązany jest uiszczać je w dalszym ciągu.  

Jakie są warunki ważności umowy o zakazie konkurencji przy stosunkach cywilnoprawnych?

Przepisy Kodeksu cywilnego nie przewidują wymogu zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności dla tej klauzuli, w konsekwencji może ona być zawarta w każdej formie, nawet ustnej (wyjątkiem jest zakaz konkurencji wynikający z umowy agencyjnej po ustaniu współpracy, który wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności). Jednakże z uwagi na kwestie dowodowe, rekomendujemy zawieranie umów o zakazie konkurencji w formie pisemnej lub co najmniej dokumentowej.

W stosunkach cywilnoprawnych podmioty uczestniczące w obrocie układają stosunki prawne według swego uznania, byleby ich treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie, ani zasadom współżycia społecznego (zasada swobody umów).

Obecnie w orzecznictwie dominuje pogląd, zgodnie z którym wprowadzenie w umowie cywilnoprawnej postanowień o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku prawnego bez ekwiwalentu, mimo braku symetrii, mieści się w granicach swobody kontraktowej i nie narusza właściwości tego stosunku prawnego.

Sam brak ekwiwalentności świadczeń i nierówność sytuacji prawnej stron w ramach tego rodzaju dodatkowych klauzul umownych nie oznacza, że naruszone zostają dyrektywy zasady swobody umów, a umowa w tej części jest nieważna.

Dopiero umowa obiektywnie niekorzystna dla jednej strony może być uznana za czynność prawną sprzeczną z zasadami współżycia społecznego, jeżeli do jej ukształtowania doszło w sposób wyraźnie krzywdzący, pod presją faktycznej przewagi kontrahenta.

Jakie są najczęstsze błędy przy konstruowaniu umowy o zakazie konkurencji?

Najczęstsze błędy to: nadmiernie restrykcyjne postanowienia, nieograniczony w czasie zakaz konkurencji, nieprecyzyjne określenie zakresu przedmiotowego zakazu, niedostosowanie klauzuli do zmian w prawie, niedostosowanie klauzuli do specyfiki firmy, brak odpowiedniego wynagrodzenia za zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy (każdorazowo w przypadku stosunku pracy, w przypadku stosunku cywilnoprawnego – w zależności od okoliczności), brak spełnienia wymogu formy pisemnej zakazu konkurencji (w przypadku stosunku pracy).

Jakie są skutki naruszenia zakazu konkurencji w przypadku stosunku cywilnoprawnego?

W umowach cywilnoprawnych zakaz konkurencji najczęściej jest obarczony karą umowną.

W umowie mogą znaleźć się stosowne postanowienia uprawniające do żądania naprawienia szkody na zasadach ogólnych, mimo zastrzeżonej kary umownej. W razie braku takiego postanowienia, nie można będzie dochodzić kwoty przewyższającej zastrzeżoną karę umowną, nawet jeżeli poniesiona szkoda będzie od niej wyższa.

W razie braku zastrzeżenia kary umownej, można żądać naprawienia poniesionej szkody na zasadach ogólnych, chyba że co innego wynika z umowy.

Za złamanie zakazu konkurencji często stosowane są uprawnienia do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym.

Jakie są skutki naruszenia zakazu konkurencji w przypadku stosunku pracy?

W umowach o pracę nie jest możliwe zastrzeganie kar umownych za naruszenie zakazu konkurencji w trakcie obowiązywania stosunku pracy. Pracodawca, który poniósł szkodę wskutek naruszenia przez pracownika zakazu konkurencji przewidzianego w umowie, może dochodzić od pracownika wyrównania tej szkody na zasadach określonych w Kodeksie pracy.

Odpowiedzialność ta zasadniczo jest ograniczona do 3 krotności ich wynagrodzenia w chwili wyrządzenia szkody, chyba że szkoda powstała z winy umyślnej pracownika. W takim przypadku pracownik odpowiada bez ograniczenia.

Za naruszenie zakazu konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy możliwa jest również odpowiedzialność porządkowa oraz prawdo do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika z uwagi na naruszenie obowiązku pracownika do dbania o dobro zakładu pracy.

Sytuacja przedstawia się odmiennie jeśli chodzi o zakaz konkurencji po zakończeniu stosunku pracy, ponieważ w takim przypadku zastrzeżenie kary umownej jest dopuszczalne.

Co więcej, były pracownik jest zobowiązany do zwrotu całej sumy otrzymanego odszkodowania i ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego (jeżeli nie zostało to umownie wyłączone), zatem będzie zobowiązany do naprawienia szkody w pełnej wysokości, niezależnie od stopnia winy, chyba że co innego wynika z umowy.

Praktyczne wskazówki przy wdrażaniu zakazu konkurencji

Wprowadzenie klauzuli konkurencyjnej w firmie to proces wymagający przemyślanej strategii i staranności, aby klauzula była skuteczna i zgodna z prawem. Oto kilka kroków, które warto podjąć, aby skutecznie wdrożyć zakaz konkurencji w umowie:

• Analiza potrzeb i ryzyk związanych z konkurencją - zidentyfikuj kluczowe obszary wymagające ochrony, dotyczące np. szczególnie ważnych informacji, tajemnic handlowych, baz klientów czy know-how, których ujawnienie mogłoby narazić Ciebie na szkodę.
• Precyzyjne określenie zakresu przedmiotowego, czasowego i terytorialnego zakazu.
• Konsultacja z prawnikiem, który pomoże w prawidłowym sformułowaniu klauzuli, jej dostosowaniu do specyfiki działalności firmy oraz zgodności z obowiązującymi przepisami.
• Regularna weryfikacja i aktualizacja - rynek i przepisy prawne mogą się zmieniać, dlatego warto regularnie weryfikować i aktualizować klauzule.
• Komunikacja z zespołem, który powinien być świadomy, dlaczego wprowadza się takie klauzule, jakie są obowiązki z nimi związane i jakie mogą być konsekwencje ich naruszenia. Transparentność w tym zakresie buduje zaufanie i lojalność wobec firmy.

Podsumowanie

Dobrze skonstruowana klauzula konkurencyjna daje firmie pewność, że jej interesy są chronione, a jednocześnie minimalizuje ryzyko sporów sądowych i potencjalnych roszczeń ze strony pracowników, czy współpracowników. W efekcie, przyczynia się do stabilności i bezpieczeństwa operacyjnego przedsiębiorstwa, umożliwiając skoncentrowanie się na długoterminowym rozwoju i strategii.

Skuteczne i zgodne z prawem skonstruowanie klauzuli konkurencyjnej wymaga staranności i dogłębnej znajomości przepisów. Dlatego warto skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnej. Doświadczeni prawnicy mogą zapewnić, że klauzula będzie precyzyjna, adekwatna i zgodna z obowiązującymi regulacjami, co znacząco zwiększa jej skuteczność i minimalizuje ryzyko prawne.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje interesy są właściwie chronione, zapraszamy do kontaktu. Chętnie pomożemy w przygotowaniu i wdrożeniu odpowiednich postanowień, które zabezpieczą przyszłość Twojego przedsiębiorstwa.

‍

Kim jest prokurent? Odpowiedzmy na to pytanie rozbijając je na kilka mniejszych i tym samym wchodząc w zagadnienie nieco głębiej, natomiast za ramy przyjmując i inspirując się - jak w tytule - znanym zestawem pytań metody 5 Why.

Kim jest prokurent? (Kto?)

Prokurent to rodzaj pełnomocnika.

Wynika to z przepisów Kodeksu cywilnego i uregulowanej w nim instytucji prokury. Zgodnie z art. 109[1] § 1 Kodeksu cywilnego prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Jeśli w ogóle, to prokurenci są kojarzeni ze spółkami. Nie ulega wątpliwości, że instytucja prokury wykorzystywana jest najczęściej w ramach spółek handlowych (szczególnie kapitałowych), czyli przedsiębiorców podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Jak jednak wynika z Kodeksu cywilnego, można być prokurentem również tego rodzaju przedsiębiorcy, który w Polsce jest najliczniejszy, czyli prowadzącego tzw. jednoosobową działalność gospodarczą (na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Za brakiem popularności takiego rozwiązania stoją najpewniej różne przyczyny, można jednak założyć, że jedną z nich jest to, że możliwość udzielenia prokury w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej została wprowadzona relatywnie niedawno, bo w 2018 r.

Zagadnienie prokury nie dotyczy spółek cywilnych. Spółka cywilna nie posiada statusu przedsiębiorcy, więc jako taka nie udzieli prokury.

Natomiast powołać prokurenta może również fundacja, o ile prowadzi działalność gospodarczą i w związku z tym podlega obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Warto zwrócić uwagę na to, że prokurent jako pełnomocnik umocowany do działania na podstawie pełnomocnictwa (prokury) nie jest członkiem żadnego organu zarządzającego spółki. Pełni on autonomiczną funkcja prokurenta.

{{widget23}}

Na postawione pytanie można spojrzeć jeszcze z innej strony. Kto może być prokurentem? Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych (o czym stanowi art. 109[2] § 2 Kodeksu cywilnego). Jest to różnica w stosunku do pełnomocnictwa zwykłego, gdyż w jego przypadku okoliczność, że pełnomocnik jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, nie ma wpływu na ważność czynności dokonanej przez niego w imieniu mocodawcy.

W tym miejscu można również zasygnalizować, że w przypadku spółek kapitałowych prokurentem co do zasady nie może być osoba, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w art. 587-587[2], art. 590 i art. 591 Kodeksu spółek handlowych oraz art. 228-231 i rozdziałach XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego

Co może prokurent? (Co?)

W pewnym uproszczeniu prokurent jest umocowany do reprezentowania przedsiębiorstwa (spółki) - jest swego rodzaju reprezentantem podmiotu podobnym np. do członka zarządu spółki z o.o., ale ze szczególnymi ograniczeniami w zakresie tej reprezentacji. Pełnomocnictwo w postaci prokury obejmuje bowiem umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Uprawnienia prokurenta zostały zatem sformułowane w sposób uniwersalny i szeroki, umożliwiający mu w szczególności działanie w imieniu spółki w formie odbierania i dokonywania oświadczeń woli, i tym samym możliwość m.in. zawierania w jej imieniu umów. Ale inaczej niż w przypadku np. członków zarządu spółki z o.o., prokura nie obejmuje umocowania do działania w sferze wewnętrznej spółki.

‍

Jednocześnie przepisy wskazują wprost czego w szczególności prokurent nie może robić. Prokurent nie może w sposób prawidłowy: (i) dokonać zbycia przedsiębiorstwa, (ii) oddać go do czasowego korzystania, (iii) nie jest też uprawniony do obciążania nieruchomości (iv) ani jej zbycia. W takich przypadkach wymagane jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Innymi słowy, do dokonania przez prokurenta jakiejkolwiek z wyżej wymienionych czynności wymagane jest udzielenie mu dodatkowego pełnomocnictwa szczególnego, gdyż w tym zakresie posiadanie statusu prokurenta nie przyznaje mu właściwych uprawnień do działania.

Warto zwrócić jeszcze uwagę na sposób, w jaki prokurent może reprezentować spółkę. Możliwości jest kilka:

• prokura łączna tzw. właściwa - prokura może być udzielona kilku osobom łącznie w taki sposób, że prokurent musi działać łącznie z innym prokurentem (lub prokurentami); będzie to sytuacja podobna do tej, gdy w spółce z o.o. zasady reprezentacji są ukształtowane tak, że członek zarządu musi działać łącznie z innym (innymi) członkiem zarządu;
• prokura łączna tzw. niewłaściwa - prokura może być udzielona kilku osobom łącznie w taki sposób, że prokurent musi działać łącznie z osobą (osobami) uprawnioną do reprezentacji spółki, ale inną niż prokurent (np. łącznie z członkiem zarządu sp. z ograniczoną odpowiedzialnością);
• prokura samoistna - prokura może być udzielona kilku osobom oddzielnie i wówczas pomimo ustanowienia kilku prokurentów, każdy z nich może działać samodzielnie; będzie to sytuacja podobna to tej, gdy w spółce z o.o. zasady reprezentacji są ukształtowane tak, że każdy członek zarządu jest uprawniony do samodzielnej reprezentacji;
• prokura w modelu mieszanym - prokurent musi wówczas działać łącznie z innym prokurentem (prokurentami) lub osobą (osobami) uprawnioną do reprezentacji spółki;
• prokura oddziałowa - prokurę można ograniczyć do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa.

W którym momencie można ustanowić prokurę? (Kiedy?)

O tym, kiedy dopuszczalne jest ustanowienie prokury, decyduje rodzaj podmiotu powołującego prokurenta. Można powiedzieć, że będzie to każdy moment, w którym taki podmiot funkcjonuje w normalnym trybie.

Prokurent w spółce może zostać ustanowiony zasadniczo po dokonaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w przypadku spółek osobowych, a w przypadku spółek kapitałowych z chwilą powstania spółki w organizacji.

Z drugiej strony powołanie prokurenta nie jest dopuszczalne np. w przypadku ogłoszenia upadłości lub otwarcia likwidacji spółki. Wówczas też ustanowiona wcześniej prokura wygasa.

Jak powołać prokurenta i gdzie to zgłosić? (Gdzie)?

Gdzie - w sensie umiejscowienia w strukturze spółki, podejmowane są decyzje w sprawie instytucji prokury? Ścieżka ustanowienia prokury uzależniona jest od danego rodzaju spółki. Zasadniczo w przypadku spółek osobowych ustanowienie prokury wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki, a w przypadku spółek kapitałowych powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu spółki.

Ponadto prokura powinna być co do zasady pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. W kontekście tego wymogu należy pamiętać, że czym innym jest ustanowienie prokury/powołanie prokurenta - czynność wewnętrzna spółki, wewnętrzny akt decyzji spółki co do prokury i jej udzielenia, o którym mowa była dotąd powyżej, a czym innym samo udzielenie prokury - oświadczenie woli, czynność uzewnętrznienia woli spółki co do udzielenie w ten sposób danej osobie prokury. Taki dokument wymaga więc pod rygorem nieważności sporządzenia na piśmie, a przy jego sporządzaniu działania zgodnie z zasadami reprezentacji danej spółki.

Odmienna regulacja i wyjątek dotyczy spółek, których umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy w ramach S24. Wówczas w procedurze wykorzystać można wzorzec dokumentu udostępnionego w tym systemie teleinformatycznym.

Gdzie zgłosić prokurenta spółki? Prokurent powinien zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Skuteczność ustanowienia prokurenta nie zależy jednak od jego ujawnienia w KRS. Wpis prokury nie należy do rodzaju wpisów konstytutywnych (skuteczność udzielenia prokury nie jest zależna od wpisu w KRS), lecz deklaratoryjnych (wpis w KRS jedynie potwierdza zdarzenie udzielenia prokury).

Po co spółce prokurent? (Dlaczego?)

Rola prokurenta w spółce może być bardzo istotna, a co najmniej przydatna. Ze względu na umocowanie do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, prokurent może wesprzeć w prowadzeniu spółki w stosunkach zewnętrznych osoby uprawnione do jej reprezentacji (np. zarząd w spółce z o.o.).

Szczególnie prokurent samoistny, dzięki uprawnieniu do samodzielnej reprezentacji spółki, umożliwia odciążenie takich kluczowych osób jak członkowie zarządu w spółkach z o.o. od części ich obowiązków. Pozwala to spółkom działać działać szybciej, efektywniej i w sposób mniej scentralizowany.

Jednocześnie instytucja prokury w szczególności nie obejmuje uprawnienia do podejmowania decyzji w istotnych dla spółek sprawach zbycia przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania, zbycia nieruchomości lub obciążenia nieruchomości spółki.

Prokurent w spółce - odpowiedź na 5 Why: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego?

Podsumowując 5 tytułowych pytań postawionych w stosunku do prokurenta i instytucji prokury:

Kto?

Prokurent w spółce to szczególnego rodzaju pełnomocnik. Prokurą nazywa się pełnomocnictwo na podstawie którego działa prokurent.

Co?

Prokurent działa w imieniu spółki - umocowany jest do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Jednak bez dodatkowego umocowania (pełnomocnictwa) prokurent nie może w szczególności: (i) dokonać zbycia przedsiębiorstwa, (ii) oddać go do czasowego korzystania, (iii) nie jest też uprawniony do obciążania nieruchomości ani jego zbycia. Do takich czynności wymagane jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.

Kiedy?

Ustanowić prokurenta można prawie w każdym czasie - w zasadzie w dowolnym momencie, gdy spółka prowadzi swoją działalność w normalnym trybie (dlatego np. w okresie likwidacji spółki już nie). Głównie i zasadniczo prokurent może zostać ustanowiony po dokonaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w przypadku spółek osobowych, a w przypadku spółek kapitałowych z chwilą powstania spółki w organizacji.

Gdzie?

Ścieżka ustanowienia prokury uzależniona jest od danego rodzaju spółki. Zasadniczo w przypadku spółek osobowych ustanowienie prokury wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki, a w przypadku spółek kapitałowych powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu spółki.

Oprócz zgód prokura powinna być co do zasady pod rygorem nieważności udzielona prokurentowi na piśmie. Prokurent powinien zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Dlaczego?

Ze względu na umocowanie do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, prokurent może wesprzeć w prowadzeniu spółki w stosunkach zewnętrznych osoby uprawnione do jej reprezentacji (np. zarząd w spółce z o.o.). Prokura pozwala więc spółkom działać szybciej, efektywniej i w sposób mniej scentralizowany.

W świetle pięciu postawionych wyżej pytań i udzielonych na nie odpowiedzi, w tym miejscu w odniesieniu do ustanowienia prokurenta w spółce dodajmy nawet szóste pytanie, które będzie jednocześnie odpowiedzią - Why not?

‍

Imię i nazwisko kolumbijskiego króla narkobiznesu, rozsławionego przez pop-kulturę, w tym przez wyprodukowany przez platformę Netflix serial „Narcos”, nie zostanie objęte ochroną znaku towarowego na terytorium Unii Europejskiej. Tak w drugiej połowie kwietnia tego roku zadecydował Sąd Unii Europejskiej, rozpatrując skargę zgłaszającego od wcześniejszych decyzji Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) oraz Izby Odwoławczej EUIPO.

Historia Pablo Escobara

Zgłoszenie znaku towarowego „Pablo Escobar” zostało uznane przez Sąd UE za „wysoce obraźliwe” i„szokujące”. Zostało ono odrzucone przez Sąd UE ze względu na to, że jest sprzeczne z porządkiem publicznym i przyjętymi przez Unię Europejską zasadami moralności.

Pablo Escobar, znany jako „król kokainy”, był założycielem i przywódcą kartelu Medellín w Kolumbii i jednym z najbardziej niesławnych bossów narkotykowych we współczesnej historii. Chociaż nigdy nie został skazany, był on mózgiem niezliczonych przestępstw, w tym handlu narkotykami, morderstw, zamachów bombowych i terroryzmu narkotykowego.

Wniosek o rejestrację unijnego znaku towarowego został złożony przez Escobar Inc.,oficjalną spółkę prowadzącą interesy rodziny Escobar, na której czele stoi obecnie Roberto Escobar, starszy brat Pabla oraz domniemany były księgowy kartelu z Medellín. Zgłoszenie zostało złożone we wrześniu 2021 r. dla różnych klas towarów i usług, i zostało w całości odrzucone przez EUIPO ze względu na to, że oznaczenie to jest sprzeczna z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami w rozumieniu art. 7(f) Rozporządzenia UE 2017/1001. Decyzja odmowna została zaskarżona do Izby Odwoławczej, która podtrzymała jednak orzeczenie EUIPO.

Hiszpanie mieli ocenić

Wnioskodawca odwołał się do Sądu UE, który 17 kwietnia 2024 r. wydał wyrok oddalający skargę i odmawiający rejestracji oznaczenia. W skardze wnioskodawca wskazywał, że oznaczenie „Pablo Escobar” nie jest sprzeczne z porządkiem publicznym i przyjętymi zasadami moralności, a sama odmowa rejestracji znaku stanowi naruszenie podstawowego prawa Pabla Escobara do domniemania niewinności wynikającego z art. 48 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej.

W toku postępowania zgłoszeniowego zarówno Escobar Inc., jak i EUIPO zgodzili się skoncentrować na właściwym hiszpańskim kręgu odbiorców, który najlepiej zna postać Pabla Escobara ze względu na historyczne powiązania Hiszpanii z Kolumbią. Jednakże skarżący argumentował, że EUIPO powinien był ocenić zarzut dotyczący porządku publicznego i moralności z perspektywy większości właściwego hiszpańskiego kręgu odbiorców. Sąd UE odrzucił jednak ten argument, aprobując podejście EUIPO, zgodnie z którym właściwy hiszpański krąg odbiorców jest rozsądny i ma średni próg wrażliwości i tolerancji. Orzekł również, że kręgu tego nie można ograniczać wyłącznie do konsumentów towarów i usług objętych zgłoszeniem i powinien on obejmować osoby, które spotkają się z tym oznaczeniem przypadkowo wżyciu codziennym.

Złe skojarzenia podstawą odmowy

Kierując się tym podejściem, Sąd UE podtrzymał ustalenia EUIPO, zgodnie z którymi znaczna część(a nie większość) hiszpańskiego społeczeństwa skojarzyłaby Pabla Escobara z handlem narkotykami, terroryzmem narkotykowym i wynikającymi z niego cierpieniami powodowanymi przez kartel z Medellín, i dlatego postrzegałaby taki znak towarowy jako wysoce obraźliwy lub szokujący. Sąd wskazał również, że takie przestępstwa są nie do przyjęcia we współczesnych społeczeństwach demokratycznych, są całkowicie sprzeczne z uznanymi zasadami etycznymi i moralnymi we wszystkich państwach członkowskich UE oraz stanowią jedno z najpoważniejszych zagrożeń dla podstawowych interesów społeczeństwa oraz utrzymania pokoju i porządku społecznego.

Podobieństwa o niczym nie świadczą

Spółka rodziny Escobar powoływała się także na inne nazwiska lub pseudonimy postaci historycznych związanych z przestępstwami, takie jak Bonnie i Clyde, Al Capone i Che Guevara, które zostały zarejestrowane jako unijne znaki towarowe, twierdząc, że postacie te nawiązują do mitu Robin Hooda i nie są już objęte zakresem porządku publicznego i moralności. Wnioskodawca twierdził, że Pablo Escobar jest tego samego typu postacią, o czym świadczy otrzymanie przez niego przydomka„Robin Hood Kolumbii” ze względu na jego liczne dobre uczynki dokonane na rzecz ubogich w tym państwie. Sąd UE nie podzielił jednak tego argumentu stwierdzając, że przestępcza działalność Pabla Escobara nie może zostać zrównoważona przez jego dobre uczynki. Sąd potwierdził zarówno fakt, że EUIPO nie jest związany swoimi wcześniejszymi decyzjami dotyczącymi podobnych znaków, jak i ocenę urzędu, który dokonał rozróżnienia Pabla Escobara od wspomnianych postaci historycznych, których obraźliwy charakter mógł z czasem ulec osłabieniu.

Domniemanie niewinności

Skarżący podnosił również, że odmowa EUIPO ze względu na skojarzenie postaci Pabla Escobara z przestępstwami naruszyła jego prawo do domniemania niewinności, ponieważ nigdy nie był on skazany za zarzucane mu przestępstwa. Sąd wskazał jednak w odpowiedzi, że chociaż Pablo Escobar rzeczywiście nigdy nie został skazany w Kolumbii, USA ani Europie za zarzucane mu przestępstwa, to jednak dobrowolnie zawarł umowę z rządem Kolumbii, zgodnie z którą miał pozostawać w swoim więzieniu nazywanym La Catedral.

‍

{{widget21}}

Tendencje EUIPO

Odrzucenie zgłoszenia znaku „Pablo Escobar” wpisuje się w postępującą w ostatnich latach tendencję EUIPO do bardziej rygorystycznego stosowania zarzutu dotyczącego porządku publicznego i moralności wobec znaków powiązanych ze znanymi organizacjami przestępczymi.EUIPO wypracował w tej kwestii ostateczne stanowisko, włączając do swoich wytycznych sprawę T-1/17 wniesioną przez Republikę Włoską, która skutecznie unieważniła znak unijny „LA MAFIA” w oparciu o ten właśnie zarzut. Takie rygorystyczne podejście unijnego urzędu może mieć konsekwencje dla firm z branży telewizyjnej, filmowej i gier, które tworzą treści z gatunku kryminalnego. Firmy te będą musiały postępować ostrożniej i bardzo kreatywnie myśleć o budowaniu wybranej marki, jeśli będą chciały powiązać ją z postacią z pop-kultury lub historii o negocjowalnej moralności.

‍

W niniejszym artykule postaramy się spojrzeć na istotę usług hostingowych, a także działalności platform internetowych w kontekście Aktu o Usługach Cyfrowych. Skoncentrujemy się na kluczowych kwestiach, takich jak:

• bezpieczeństwo danych,
• transparentność i odpowiedzialność,
• aby lepiej zrozumieć, jakie nowe standardy muszą spełniać dostawcy hostingowi w dobie postępującej cyfryzacji i rosnących oczekiwań konsumentów.

‍

Czym jest hosting?

Według Aktu o Usługach Cyfrowych (DSA), "hosting" to usługa polegającą na przechowywaniu informacji przekazanych przez odbiorcę usługi oraz na jego żądanie;",. według klasyfikacji DSA, "hosting" kwalifikowany jest jako usługa pośrednia (art. 3 lit. g, pkt iii).

W literaturze pojawiają się głosy, iż tą usługę należy rozumieć jako "usługę polegającą na udostępnianiu usługobiorcy możliwości przesyłu danych do i z Internetu ze specjalnego serwera internetowego wydzielonego dla usługobiorcy przez pośredniczącego dostawcę usługi". Choć brzmi to nieco skomplikowanie, można wskazać na pewne podstawowe, najczęściej występujące w praktyce rodzaje hostingu tj.:

1. przechowywanie danych na indywidualne żądanie usługobiorcy- co najczęściej występuje jako udzielenie użytkownikowi "przestrzeni" na serwerze

2.hosting poczty, stron internetowych

3.świadczenie usług w formie tzw. "chmury".

‍

Czym są platformy internetowe wg DSA?

Platformy internetowe w Akcie o Usługach Cyfrowych (DSA) zostały zdefiniowane jako "serwisy społecznościowe lub internetowe platformy umożliwiające konsumentom zawieranie z przedsiębiorcami umów zawieranych na odległość, należy zdefiniować jako dostawców usług hostingu, którzy nie tylko przechowują informacje przekazane przez odbiorców usługi na ich żądanie, ale także rozpowszechniają publicznie te informacje na żądanie odbiorców usługi".

W art. 3 lit. i Aktu o Usługach Cyfrowych znajdujemy dodatkowe informacje:

"„platforma internetowa” oznacza usługę hostingu, która na żądanie odbiorcy usługi przechowuje i rozpowszechnia publicznie informacje, chyba że takie działanie jest nieznaczną lub wyłącznie poboczną cechą innej usługi lub nieznaczną funkcją głównej usługi, i ze względów obiektywnych i technicznych nie można z niej skorzystać bez takiej innej usługi, a włączenie takiej cechy lub funkcji w taką inną usługę nie jest sposobem na obejście stosowania niniejszego rozporządzenia".

Najprościej więc można stwierdzić że platformy internetowe są szczególnym rodzajem hostingu, gdzie nie tylko mamy przechowywane dane, ale również dostawca rozpowszechnia publicznie informacje. ~ Agata Podbielska

Podkreślenia jednak wymaga fakt, iż powyższa definicja zawiera pewne ograniczenia, które znacząco wpływają na rozumienie usług platform internetowych.

Mianowicie, jeśli publikowanie wiadomości czy innych treści usługobiorców odgrywa jedynie poboczną rolę to o danej usłudze nie będzie można mówić jako usłudze platformy internetowej.

Jako świetny przykład, obrazujący niniejsze ograniczenie może posłużyć portal informacyjny, który zezwala swoim użytkownikom na komentowanie opublikowanych wiadomości. Nie ulega jednak wątpliwości, iż taka aktywność ma jedynie charakter dodatkowy, przy głównej działalności jaką jest publikowanie wiadomości i rozpowszechnianie newsów, za które odpowiedzialność redakcyjną ponosi wydawca.

Ze względu jednak na rolę jaką odgrywają takie platformy internetowe, ustawodawca unijny nałożył na nich szereg dodatkowych obowiązków, które różnią się w zależności m.in od wielkości świadczonej usługi platformy internetowej. Do takich obowiązków dużych platform internetowych można zaliczyć np. konieczność zapewnienia wewnętrznego systemu rozpatrywania skarg czy zapewnienie możliwości pozasądowego rozstrzygania sporów oraz korzystanie z pomocy odpowiednio wyznaczonych organów.

Wyłączenie odpowiedzialności hostingodawcy w DSA

Zgodnie z Digital Services Act, dostawcy usług pośrednich nie odpowiadają za treści zamieszczane przez odbiorców usługi pośredniej tak długo jak nie mają wiedzy o tym że dana treść jest nielegalna.

Stanowi o tym art. 6 Aktu o Usługach Cyfrowych:

"1.   W przypadku świadczenia usługi społeczeństwa informacyjnego polegającej na przechowywaniu informacji przekazanych przez odbiorcę usługi dostawca usług nie ponosi odpowiedzialności za informacje przechowywane na wniosek odbiorcy usługi, pod warunkiem że dostawca:

a) nie ma faktycznej wiedzy o nielegalnej działalności lub nielegalnych treściach, a w odniesieniu do roszczeń odszkodowawczych – nie wie o stanie faktycznym lub okolicznościach, które w sposób oczywisty świadczą o nielegalnej działalności lub nielegalnych treściach; lub

b) podejmuje bezzwłocznie odpowiednie działania w celu usunięcia lub uniemożliwienia dostępu do nielegalnych treści, gdy uzyska taką wiedzę lub wiadomość."

Te dwa powyższe wyłączenia opisane w punktach a i b mają kolosalne znaczenie dla zrozumienia odpowiedzialności dostawcy usługi hostingu.

Tak długo jak dostawca usługi hostingu nie ma świadomości o istnieniu, przekazaniu danych nielegalnych treści, tak długo nie ponosi on za takowe treści nielegalne odpowiedzialności. Oczywiście, jak tylko o takich okolicznościach się dowie, musi podjąć konkretne kroki mające na celu ich usunięcie (np. poprzez procedurę notice and take action).

Można sobie zatem w tym miejscu zadać kolejne pytanie, a mianowicie czy jako dostawca usług hostingu jestem zobowiązany do sprawdzania przekazywanych przez odbiorców usług danych? Tutaj również odpowiedź można znaleźć w Akcie o Usługach Cyfrowych.

Art. 7: "Dostawców usług pośrednich nie można uznać za nieuprawnionych do skorzystania z wyłączeń odpowiedzialności, o których mowa w art. 4, 5 i 6, tylko z tego powodu, że w dobrej wierze i z należytą starannością prowadzą z własnej inicjatywy dobrowolne czynności sprawdzające lub podejmują inne środki mające na celu wykrycie, identyfikację i usunięcie nielegalnych treści lub uniemożliwienie do nich dostępu lub podejmują niezbędne środki, aby spełnić wymogi prawa Unii i prawa krajowego zgodnego z prawem Unii, w tym wymogi określone w niniejszym rozporządzeniu."

Podsumowując więc, jako dostawca usług hostingu oczywiście możesz wykazać się pro-aktywnością i samodzielnie sprawdzać przekazywane informacje. Jeśli jednak, mimo swoich działań danych nielegalnych treści nie zauważysz, to nie wpłynie to w żaden sposób na zasady ponoszenia odpowiedzialności, albowiem nie masz ogólnego obowiązku monitorowania treści.

Nowe obowiązki hostingodawców wg DSA

W Akcie o Usługach Cyfrowych zostały dokładnie przedstawione nowe obowiązki dostawców usług pośrednich w tym oczywiście dostawców platform internetowych. Należy przy tym podkreślić że opisywani dostawcy platform internetowych muszą spełniać wszystkie obowiązki, które nakładane są na dostawców usług hostingu.

Przypomnijmy, że do najważniejszych obowiązków dostawców usług pośrednich, opisywanych w tym artykule zaliczyć można:

-zaktualizowanie regulaminu świadczenia usług hostingowych, w tym wyznaczenie punktu kontaktowego dla użytkowników,

-określenie wewnętrznego systemu rozpoznawania przesyłanych zgłoszeń dot. nielegalnych treści,

-realizacja obowiązków sprawozdawczych.

Szczególne obowiązki platform internetowych określone w DSA

Jak zostało wskazane wyżej konieczne jest wprowadzenie wewnętrznego systemu rozpoznawania skarg, albowiem zapewnia się każdemu użytkownikowi prawo odwołania się od podejmowanych przez dostawcę usług pośrednich decyzji. Temat algorytmicznego podejmowania decyzji jest również bardzo istotny, ponieważ de facto nie ma znaczenia w jaki sposób dane decyzje zostały podjęte. Ważnym jest zapewnienie odpowiedniej drogi odwoławczej dla wszystkich zainteresowanych użytkowników, która musi przede wszystkim być przejrzysta.

Dostawca usługi powinien przy rozpatrywaniu takiej skargi, skupić się na tym by jego działania miały charakter obiektywny, niedyskryminujący, niearbitralny i przede wszystkim terminowy.

W wyniku rozpoznania takiej skargi, usługodawca może:

1.utrzymać swoją dotychczasową decyzję w mocy polegającą na m.in zawieszeniu lub usunięciu konta odbiorcy usługi, bądź usunięcia lub modyfikacji danych informacji przekazywanych przez usługobiorców;

2.uchylić swoją decyzję, uznając przy tym jednocześnie zasadność złożonej skargi.

Ogromną rolę również odgrywa tutaj również pomoc organów pozasądowego rozstrzygania sporów. Ustawodawca unijny nawołuje głośno do korzystania z takiego sposobu rozstrzygania sporów. Instytucje zajmujące się tego typu rozwiązaniami powinny posiadać zgodną z przepisami Aktu o Usługach Cyfrowych certyfikację, za co odpowiedzialny jest Koordynator ds. usług cyfrowych, który wyznaczony jest odpowiednio w każdym państwie członkowskim Unii Europejskiej.

Akt o Usługach Cyfrowych równie szeroko wypowiada się na temat kreacji przejrzystych interfejsów internetowych, czyli zakazie wprowadzania w błąd oraz manipulowania odbiorców usługi. Mowa tutaj też o tzw. "dark patterns" tj. "zwodnicznych interfejsach", które są opisywane jako praktyki zniekształcające lub ograniczające "celowo lub w praktyce, zdolność odbiorców usługi do dokonywania niezależnych i świadomych wyborów lub podejmowania" wolnych decyzji. Jako przykład takiego "dark pattern" można wskazać praktykę utrudniającą anulowanie danej subskrypcji, nieuwidacznianie dodatkowych kosztów korzystania z usługi, dezinformowanie użytkowników.

Akt o usługach cyfrowych - Nielegalne treści, a moderowanie treści

Zgodnie z Aktem o Usługach Cyfrowych„nielegalne treści” oznaczają informacje, które same w sobie lub przez odniesienie do działania, w tym sprzedaży produktów lub świadczenia usług, nie są zgodne z prawem Unii lub z prawem jakiegokolwiek państwa członkowskiego, które jest zgodne z prawem Unii, niezależnie od konkretnego przedmiotu lub charakteru tego prawa;"

Akt o Usługach Cyfrowych, w swoich motywach wskazuje na pewne skonkretyzowanie, wraz z pewnymi przykładami jakie informacje mają być tak ujmowane np. "Przykładowo może to być udostępnianie obrazów przedstawiających niegodziwe traktowanie dzieci w celach seksualnych, bezprawne udostępnianie prywatnych obrazów bez zgody, cyberstalking, sprzedaż produktów niespełniających wymogów lub podrobionych, sprzedaż towarów lub świadczenie usług z naruszeniem prawa ochrony konsumentów, nieuprawnione wykorzystanie materiałów chronionych prawem autorskim, nielegalne oferowanie usług zakwaterowania lub nielegalna sprzedaż żywych zwierząt.".

Oprócz konieczności działania w przypadku powzięcia informacji o występowaniu takich nielegalnych treści, możesz sam wprowadzić tzw. "treści niezgodne z warunkami świadczenia usług". Mówiąc najprościej, chodzi tutaj o wszelkie informacje, które wskażesz w swoim regulaminie jako zabronione. Tutaj najważniejsze jest wcześniejsze ustalenia kategorii takich informacji, a następnie odpowiednie ich wskazanie w regulaminie korzystania z świadczonych przez Ciebie usług.

Należy się więc zastanowić na czym tej obowiązek moderowania treści będzie polegał?

Zgodnie z Aktem o Usługach Cyfrowych:

„moderowanie treści” oznacza działania, bez względu na to czy są one zautomatyzowane, podejmowane przez dostawców usług pośrednich, których celem jest, w szczególności, wykrywanie, identyfikowanie i zwalczanie nielegalnych treści lub informacji niezgodnych z warunkami korzystania z ich usług, przekazywanych przez odbiorców usługi, w tym wdrażane środki, które wpływają na dostępność, widoczność i osiągalność takich nielegalnych treści lub informacji, takie jak depozycjonowanie takich treści lub informacji, demonetyzacja, uniemożliwienie dostępu do nich lub ich usunięcie, lub które wpływają na możliwość przekazywania takich informacji przez odbiorców usługi, takie jak zamknięcie lub zawieszenie konta odbiorcy;".

Najważniejsze jest zatem podejmowanie stosownych działań mających na celu likwidację lub ograniczenie widoczności przekazywanych, nielegalnych treści.

Jako moderator, możesz więc podjąć decyzje polegającą m.in na:

-depozycjonowaniu danej treści,

-usunięcie treści, bądź blokowanie lub ograniczanie dostępu do niej,

-zamknięcie konta odbiorcy usługi, a nawet i zakończenie świadczenia usługi.

Należy też pamiętać o zapewnieniu użytkownikom odpowiedniego mechanizmu zgłaszania takich treści, tak aby każdy zainteresowany mógł w razie potrzeby zawiadomić dostawców usług pośrednich o takim incydencie.

Ważnym jest by dane rozwiązanie było łatwo dostępne, przejrzyste. Usługobiorcy powinni także w takim zgłoszeniu wskazać na daną, nielegalną treść oraz stosowanie wyjaśnić i przedstawić uzasadnienie swojego działania, a także, w miarę możliwości, wskazać na imię i nazwisko, adres e-mail zgłaszanego podmiotu. Usługobiorca powinien także potwierdzić, że podejmuje działanie w dobrej wierze i że przekazywane przez niego informacje są dokładne i kompletne.

Po otrzymaniu takiego zgłoszenia, koniecznym jest potwierdzenie zgłaszającemu o otrzymaniu takiej informacji oraz podjęcie weryfikacji zgłoszonej treści, która zgodnie z Aktem o Usługach Cyfrowych ma być niearbitralna, ostrożna, terminowa i obiektywna.

Swoją decyzję musisz przedstawić, a także odpowiednio uzasadnić. Jak zostało już wskazane wyżej, konieczne jest zapewnienie odpowiedniej procedury odwoławczej, jednak w przypadku małych i mikro przedsiębiorców wystarczającym jest wprowadzenie zwykłej, prostej procedury.

Podsumowanie

Nowe uregulowania, które wprowadza DSA, mają na celu modernizację prawa dotyczącego hostingu i platform internetowych, zwłaszcza w kontekście bezpieczeństwa użytkowników, zwalczania dezinformacji. Jednym z głównych aspektów zmian jest kwestia odpowiedzialności hostingodawców za treści publikowane przez użytkowników. DSA wprowadza bardziej szczegółowe i restrykcyjne wymogi dotyczące monitorowania i usuwania nielegalnych lub szkodliwych treści, a hostingodawcy będą zobowiązani do szybkiego reagowania na zgłoszenia użytkowników dotyczące treści naruszających prawo lub regulacje platformy.

Zatem koniecznym jest zweryfikowanie jakie działania musisz podjąć jako dostawca usług pośrednich. Podjęcie kluczowych kroków mających na celu poprawę bezpieczeństwa w Internecie jest bardzo istotne, a niedostosowanie swojego biznesu pod wymogi DSA, może prowadzić do nałożenia kar finansowych.

Więcej na temat  samego Aktu o Usługach Cyfrowych przeczytasz w naszym artykule BLOG Sawicki Legal - CO ZMIENIA AKT O USŁUGACH CYFROWYCH (DSA)?

‍

‍

Odpowiednie pracowanie na danych osobowych lub zestawach danych, a także zapewnienie prawidłowości operacji wykonywanych na danych jak i ich przetwarzanie jest kluczowe do prawidłowego funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa.

W niniejszym artykule spróbujemy odpowiedzieć na nurtujące pytania przedsiębiorców, którzy zobligowani są do prawidłowego przechowywania, a zarazem przetwarzania danych osobowych lub przekazanych zestawów danych i wyjaśnimy podstawowe pojęcia związane z tą problematyką.

Czym jest "przetwarzanie danych osobowych"?

Zgodnie właśnie z RODOD, samo "przetwarzanie danych osobowych" zostało zdefiniowane w art. 4 tj.:

„przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

Należy zatem zwrócić uwagę, że przetwarzanie danych osobowych obejmuje wszelkie operacje wykonywane na danych, od momentu ich otrzymania do usunięcia.

RODO posługuje się ogólnymi pojęciami takimi jak "zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie", więc katalog ten jest bardzo szeroki. Co istotne, dotyczy to działania zarówno cyfrowego (w systemach informatycznych) jak i analogowego tj. trzymania danych na papierze.

Warto jednak pamiętać o tym, iż zgodnie z RODO z "przetwarzaniem danych osobowych" nie będziemy mieli do czynienia w przypadku danych wykorzystywanych do własnych celów, nie w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej co wynika wprost z RODO tj.:

"Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez osobę fizyczną w ramach działalności czysto osobistej lub domowej, czyli bez związku z działalnością zawodową lub handlową. Działalność osobista lub domowa może między innymi polegać na korespondencji i przechowywaniu adresów, podtrzymywaniu więzi społecznych oraz działalności internetowej podejmowanej w ramach takiej działalności. (...)"

Klasycznymi przykładami procesów przetwarzania danych osobowych oraz operacji wykonywanych na danych osobowych mogą być:

-realizacja zamówień online- przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne przy prowadzeniu sprzedaży online. Przetwarzane wówczas dane dotyczą osób fizycznych tj. m.in: imię, nazwisko, adres korespondencyjny i zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail itp.;

-zarządzanie zasobami ludzkimi- dane są przetwarzane w celu zarządzania procesem zatrudniania nowych pracowników, jak i w celu dokonywania wypłat, czy zapewnienia szkoleń;

-realizacja kampanii reklamowych- jeśli wysyłasz swoim klientom spersonalizowane oferty lub reklamujesz swoje produkty, to również przetwarzasz dane;

-rejestracja użytkowników na stronach internetowych- jeśli dajesz swoim klientom możliwość rejestracji i stworzenia konta, to ponosisz odpowiedzialność za odpowiednie przetwarzanie danych osobowych gromadzonych na Twoich systemach informatycznych.

Kim jest administrator danych?

Zgodnie z RODO:

„administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania"

Administrator danych przede wszystkim więc decyduje o celach i sposobie przetwarzanie danych osobowych, jednak samo ich dalsze przetwarzanie może być zlecone innemu podmiotowi. Ponosi on także odpowiedzialność za zapewnienie żeby jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych odbywały się w sposób prawidłowy. Odgrywa więc on kluczową rolę w każdym przedsiębiorstwie, ochronie danych i powinien wykazywać się skrupulatnością w szczególności w zakresie realizacji ciążącego, opisanego wyżej obowiązku prawnego, a także monitorowania danych.

Nie należy także mylić pojęcie administratora danych z podmiotem przetwarzającym dane!

Podmiot przetwarzający to podmiot, który przetwarza dane w imieniu administratora danych oraz zapewnia iż operacje wykonywane na danych osobowych są zgodne z przepisami prawa. Najczęściej działa on na podstawie umowy o powierzenie przetwarzania danych i przede wszystkim nie decyduje on o celach i sposobach danego przetwarzania. Niemniej jego czynności powinny być zgodne z zaleceniami administratora, a także skupiać się na prawidłowej ochronie danych. Musi on także m.in prowadzić stosowny rejestr kategorii czynności przetwarzania (art. 30 RODO), wdrożyć odpowiednie środki (techniczne i organizacyjne) by dalsze przetwarzanie przekazanych danych osobowych było bezpieczne (art. 32 RODO).

Wzajemną relację między administratorem, a podmiotem przetwarzającym może zademonstrować poniższy przykład - Właściciel sklepu internetowego (administrator) zleca firmie kurierskiej (podmiotowi przetwarzającemu) wysyłkę i dostarczenie określonych produktów klientom, którzy swoje dane przekazali w trakcie składania zamówienia.

Jakie są podstawowe zasady związane z przetwarzaniem danych osobowych?

Należy zwrócić uwagę na parę głównych zasad określających prawidłowe przetwarzanie danych osobowych, które muszą być każdorazowo przestrzegane.

Do jednej z najważniejszych, wskazywanych przez ogólne rozporządzenie RODO, należy zaliczyć zasadę zgodności z prawem (1).

Przede wszystkim, ustawodawca unijny w sposób bardzo ogólny wskazuje że: przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);

Można więc zauważyć trzy składowe elementy tejże zasady tj. legalność, rzetelność oraz przejrzystość.

Pierwszy należy rozumieć tak, że administrator danych musi mieć podstawę prawną do przetwarzanie danych osobowych. Owa podstawa, musi także być w wystarczający (transparentny) sposób zakomunikowana osobie, której dane dotyczą.

Rzetelność zaś wyraża się w konieczności odpowiedniego aktualizowania danych oraz zapewnienia poprawności przetwarzanych danych.

Zgodnie z zasadą przejrzystości, nieodłącznie związanej z przede wszystkim rzetelnością, podmiot przetwarzający komunikuje się z osobami, których dane dotyczą i informuje ich o całym procesie przetwarzania danych w prosty sposób. Ten element jest przede wszystkim związany z nowością wprowadzoną RODO, jaką jest obowiązek klarownego oraz prostego komunikowania się z użytkownikami, których dane są przetwarzane.

Jeśli więc przetwarzasz dane osobowe, pamiętaj o obowiązku wynikającego z RODO tj. wskazywania celu, podstawy prawnej przetwarzania w sposób zrozumiały dla osoby której dane dotyczą. Możesz to zrobić za pomocą klauzul informacyjnych lub polityk prywatności.

Idąc dalej RODO, możemy wyodrębnić tzw. zasadę celowości (2), która wiąże się z jednym z podstawowych obowiązków administratora danych osobowych jakim jest wskazanie celów przetwarzania danych osobowych, co oznacza że dane mogą być przetwarzane tylko dla celów wynikających ze wskazań administratora. Z nią zaś związana jest kolejna zasada określana jako "minimalizacja danych" (3), która to zabrania zbierania większej ilości danych niż jest w rzeczywistości potrzebne (np. podanie numeru PESEL jest niecelowe przy zakładaniu konta w serwisie społecznościowym) do np. wykonania umowy. Zatem należy zbierać dane jedynie dla usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora danych.

Administrator danych osobowych musi także stać na straży aktualności i prawdziwości przechowywanych danych, co wyraża także zasada prawdziwości (4). Dla przykładu, w trakcie realizacji umowy, podmiot powinien sprawdzić czy przetwarzane dane są zgodne ze stanem rzeczywistym, a jeśli nie, zmuszony on jest do podjęcia działań mających na celu ich zaktualizowanie.

Mamy również zasadę tzw. "ograniczenia przechowania" (5). Ograniczenie przechowywania danych polega na tym, że dane można przetwarzać tak długo jak jest to konieczne dla realizacji celów przetwarzania. Okres przetwarzania danych należy także zakomunikować osobie, której dane dotyczą.

(Wyjątek! W z art. 89 RODO, mamy zabezpieczenia i wyjątki mające zastosowanie do przetwarzania do celów archiwalnych w interesie publicznym (dobra publicznego), do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych. W skrócie więc, dla tych właśnie celów, pewne dane można przechowywać po upływie określonego czasu, niemniej należy wdrożyć pewne dodatkowe środki mające na celu ochronę tych danych tj. np. należy zanonimizować dane).

W celu spełnienia obowiązku wynikającego z kolejnej zasady tj. "integralności i poufności" (6), od administratora czy też podmiotu, który przetwarza dane wymaga się podjęcia działań mających na celu ochronę danych przed nieautoryzowanym ich wykorzystaniem, a także przed ich utratą, zniszczeniem przy wykorzystaniu dodatkowych środków bezpieczeństwa. Tutaj znowu, najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie specjalistycznych procedur, polityk ochrony, tak żeby pożądane działania zostały skonkretyzowane, a tym samym były egzekwowane.

Ostatnią regułą wskazywaną przez art. 5 ust. 2 RODO jest tzw. zasada rozliczalności (7). Zgodnie z nią, administrator ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym unijnego jak i krajowego. Administrator musi zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa w wykorzystywanych systemach informatycznych, w których to owe dane są przechowywane, a także musi być w stanie wykazać, że spełnił wszystkie ciążące na nim obowiązki.

Dlatego tak istotnym staje się zaproponowanie np. polityki prywatności czy regulaminów, czy też nawet odpowiednich szkoleń dla pracowników którzy będą przetwarzać dane osobowe lub będą pracować na zestawach danych osobowych. Należy podkreślić, że RODO nie wskazuje na konkretne rozwiązania, w związku z czym możliwa jest różna realizacja i interpretacja tej zasady.

Najważniejsze jest jednak, że to właśnie na administratorze danych spoczywa ciężar udowodnienia m.in przed organem nadzorującym, że działa on zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa!

Jakie są prawa osób fizycznych, których dane dotyczą?

Jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, w tym ich przetwarzanie wymagają szczególnego poszanowania praw osób, których dane dotyczą.

W ramach sprawowania roli administratora, musisz także upewnić się że gwarantujesz osobie fizycznej poszanowanie każdego z przysługujących jej praw.

Art. 15 RODO wskazuje na prawo dostępu do danych, co oznacza że osoba, której dane dotyczą lub są przetwarzane ma prawo do informacji w jakim zakresie dochodzi do tego przetwarzania. Zalicza się również do tego prawo do uzyskania dostępu do tych danych lub odpowiednio ich kopii.

Kolejnym prawem jest prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO), w przypadku gdy przechowywane dane są np. niekompletne lub nieprawidłowe. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do żądania ich odpowiedniego sprostowania.

Jednym z najważniejszych jest również prawo "do bycia zapomnianym" stanowiącym o konieczności usunięcia określonych danych przez administratora na żądanie osoby, której dane są przetwarzane, w przypadku wystąpienia określonych okoliczności np. braku celowości dalszego gromadzenia danych.

Również w przypadku wystąpienia ściśle określonych w art. 18 RODO okoliczności tj. m.in. w sytuacji zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych lub gdy brak jest podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych, osobie przysługuje tzw. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Dalej można wyróżnić prawo do przenoszenia danych, które określa uprawnienie do przesłania danych pomiędzy różnymi administratorami. Osoba której dane dotyczą może zwrócić się do podmiotu przetwarzającego dane, który musi wówczas przekazać je w sposób możliwy do odczytania, a następnie osoba ta może owe dane dalej przekazać zupełnie innemu podmiotowi.

Podstawowym również prawem jest tzw. prawo do sprzeciwu oraz niepodleganiu decyzjom wydawanych w sposób zautomatyzowany. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do wniesienia sprzeciwu jeśli jej dane są przetwarzane w celu realizacji zadania w interesie publicznym lub "prawnie uzasadnionego interesu administratora". Tutaj na Tobie, jako administratorze będzie spoczywał obowiązek analizy otrzymanego sprzeciwu oraz skontaktowanie się z taką osobą i poinformowanie jej o podjętych krokach. Wskazuje się jednak od tego wyjątki np. osobie nie będzie przysługiwało prawo sprzeciwu jeśli przetwarzanie jej danych jest niezbędne w związku z zawarciem umowy lub jej wykonaniu.

Podsumowanie

Z przetwarzaniem danych osobowych mamy do czynienia na co dzień i zdaje się że prawidłowe przechowywanie danych nigdy nie było istotniejsze. W ramach prowadzenia działalności gospodarczej, zawierania umów z kontrahentami dochodzi do przetwarzania wielu danych osobowych. Rola ochrony danych osób fizycznych jest niezwykle ważna, w związku z czym nie można lekceważyć podstawowych zasad i obowiązków nałożonych na m.in administratorów danych.

Należy więc zapewnić zgodność działania i przetwarzania danych osobowych tak aby uniknąć ponoszenia odpowiedzialności oraz kar pieniężnych.

‍

Rozwiązania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji oraz innych, nowych technologii są w dzisiejszych czasach niezwykle popularne. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na automatyzację procesów występujących w firmach (w szczególności w branży IT), szukając w ten sposób oszczędności zarówno pieniędzy jak i czasu.

Działalność OpenAI i ich rozwiązanie w postaci Chatu GPT stanowiły niemałą rewolucję w upowszechnieniu korzystania ze sztucznej inteligencji. Jednak czy aby na pewno korzystanie z tego typu aplikacji jest bezpieczne?

W niniejszym artykule przybliżymy rozwiązania Chatu GPT i stosowane przez Open AI praktyki mające na celu zapewnienie użytkownikom bezpieczeństwa.

{{widget35}}

‍

Czym jest ChatGPT i jaka jest jego historia?

ChatGPT (czyli Generative Pre trained Transformer) stanowi pewnego rodzaju zaawansowany model językowy oparty na niewątpliwie rewolucyjnym wykorzystaniu sztucznej inteligencji jako rozwiązania wpływającego na możliwości komunikowania się. To narzędzie wykorzystujące sztuczną inteligencję służy do generowania treści na podstawie wprowadzanych przez użytkowników poleceń ("promptów").

OpenAI stał się bardzo popularnym przedstawicielem w swojej branży tworzącym rozwiązania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Ta innowacyjna firma została założona w 2015 roku przez m.in. takich liderów jak Elon Musk czy Sam Altman, a Chat GPT w ciągu kilku chwil od pojawienia się na rynku zdobył ponad milion użytkowników. Ogólną misją firmy jest przede wszystkim promowanie sztucznej inteligencji, która ma w przyszłości być wykorzystywana przez wszystkich ludzi.

Chat GPT zasłynął na całym świecie w 2020 roku, kiedy to udostępniono możliwość korzystania z Chat GPT-3. Dzięki swojej wielkości oraz ulepszeniom był on w stanie zapewnić generację bardziej naturalnych, a zarazem trafniejszych informacji/odpowiedzi. Co ciekawe, kolejny model (Chat GPT-4) zwrócił także uwagę na rolę bezpieczeństwa w sieci i odpowiedział tym samym na problemy, których poprzednie wersje nie rozwiązywały.

Chat GPT ewoluował na przestrzeni tych kilku lat, a firma OpenAI doprowadziła do stworzenia jednego z pierwszych tego typu narzędzi, które dziś wykorzystywane jest przez wielu.

Zastosowania ChatGPT

Wydaje się, że możliwości jakie oferuje ChatGPT są niemal nieograniczone. Poniekąd, tak właśnie jest, a sposobów jego wykorzystania jest naprawdę od groma.

Może być on wykorzystywany przez przedsiębiorców dążących do poprawienia jakości swojego marketingu. ChatGPT może być pomocny przy generowaniu contentu na social mediach, a także innych treści które mogą być wykorzystywane do promocji usług czy towarów.

Jest on również przydatny przy procesach automatyzacji np. bazowej obsługi klienta, albowiem można go wykorzystywać do prowadzenia konwersacji z zainteresowanymi na różne tematy, w tym do odpowiadania klientom na podstawowe pytania. Oczywiście, przy bardziej skomplikowanych tematach, czy też pytaniach klientów konieczna będzie stosowna ingerencja, niemniej ChatGPT może pomóc w tych prostszych kwestiach.

Zwróćmy jednak uwagę na fakt, że często zdarza się tak, że wygenerowane przez ChatGPT teksty nie brzmią zbyt naturalnie. Pamiętajmy zatem o konieczności ich odpowiedniej weryfikacji, nie tylko pod względem merytorycznym, ale i estetycznym.

Rozwiązania AI odgrywają także dużą rolę w np. tworzeniu gier czy też programowaniu. Mogą pomóc specjalistom z dziedziny IT oraz naprowadzić ich na pewne rozwiązania, na których można bazować i tworzyć dalej. Ma on bowiem możliwość generacji np. fragmentów kodu. Pamiętajmy jednak o konieczności odpowiedniej weryfikacji wygenerowanej treści przez programistę, by nie doprowadzić do możliwych błędów systemu.

Wielu także wykorzystuje to narzędzie w celach edukacyjnych. Jest to oczywiście ryzykowne, ponieważ wygenerowane treści nie zawsze są poprawne i aktualne. Dlatego tak ważna jest każdorazowa weryfikacja przed wykorzystaniem przygotowanej odpowiedzi.

Zatem, ChatGPT może być przydatny w celu zainspirowania się, czy też znalezienia odpowiedniego kierunku pisania. Sztuczna inteligencja może bowiem zaproponować takie rozwiązania, które nie będą oczywiste. Niemniej pamiętajmy o każdorazowej weryfikacji otrzymanych odpowiedzi!

‍

Jak działa ChatGPT?

Jak już wskazaliśmy Generative Pre Trained Transformer, czyli opisywany ChatGPT potrafi generować tekst stanowiący odpowiedź na wpisaną przez użytkownika treść. W celu odpowiedzi na wprowadzone pytania i w celu świadczenia swojej usługi, ChatGPT korzysta w pierwszej kolejności ze zgromadzonych na swoim serwerze ogromnej ilości danych i analizuje jak najlepiej odpowiedzieć. Co ciekawe, jego technologia pozwala na wzięcie pod uwagę całokształtu komunikacji między Chatem, a użytkownikiem, tak aby zaproponowana odpowiedź była jak najbardziej naturalna.

Możliwe są dwa podstawowe scenariusze używania ChatGPT tj.:

1.generowana treść powstaje bez wpisania żadnych danych do sztucznej inteligencji. Możemy np. poprosić Chat o napisanie jakiegoś opowiadania, bez podawania mu żadnych konkretnych danych i tym samym prosząc o jego autonomiczne działanie;

2.ChatGPT generuje odpowiedź w oparciu o przedstawione mu dane. Przykład: przedsiębiorcy mogą poprosić Chat o optymalizację procesów na podstawie przesłanych mu danych (takich jak dane finansowe) z ostatniego kwartału.

Należy pamiętać, że jednak ChatGPT nie ma dostępu do wszystkich informacji i danych, co powoduje że jego odpowiedzi nie zawsze są aktualne czy sformułowane w sposób prawidłowy w języku polskim. Ponadto, OpenAI wyłącza swoją odpowiedzialność za szkodę, która może zostać wyrządzona na skutek korzystania z informacji przekazanych przez ChatGPT.

Korzystając więc z dobrodziejstwa ChatGPT trzeba pamiętać o jego ograniczeniach i każdorazowo, odpowiednio je sprawdzać oraz dostosowywać do potrzeb.

‍

Jakie są możliwe opcje korzystania z Chata GPT?

Open AI proponuje 4 opcje korzystania z Chatu tj. wersję:

1. free- wersja darmowa Chat-GPT 3.5., dostępna dla swoich użytkowników. Jest ona bardziej ograniczona jeśli chodzi o dostęp do funkcjonalności Chatu;

2. pro- umożliwiająca dostęp do Chat GPT-4, GPT-4o, GPT-3.5 oraz do DALL E zezwalający na kreacje grafik zgodnie z wprowadzanymi promptami użytkowników;

3. teams- wykorzystywana przez przedsiębiorców. Co istotne tutaj już domyślnie Chat GPT nie wykorzystuje danych użytkowników w celach nauki modelu sztucznej inteligencji;

4.enterprise- również stworzona przede wszystkim dla przedsiębiorców i obejmuje ten sam pakiet co wersja teams, przy czym dodatkowo wskazanym jest, że wpisywane dane korporacyjne są również wyłączone i niewykorzystywane do nauki sztucznej inteligencji.

Ceny wahają się od 0 przy opcji free, do kilkudziesięciu dolarów za miesiąc w zależności od wybranej subskrypcji oraz opcji płatności.

Jak chronione są Twoje dane?

Skoro już wiemy jak działa Chat GPT i jaka technologia jest tutaj wykorzystywana, należy teraz odpowiedzieć sobie na pytanie jakie certyfikaty spełnia Chat, jakie właściwie środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przez OpenAI oraz jak użytkownicy mogą bezpiecznie korzystać z rozwiązania.

Na ich stronie internetowej (OpenAI Security Portal | Powered by SafeBase) znajdujemy najważniejsze informacje dot. bezpieczeństwa.

Przede wszystkim, podkreślenia wymaga fakt, że ich komunikat odnosi się do pakietów enterprise i teams.

Chociaż dokładne szczegóły nie są znane, Open AI twierdzi że chroni dane w następujący sposób:

-zapewnione wdrożenie technicznych, administracyjnych i fizycznych środków bezpieczeństwa- OpenAI stosuje m.in ścisłą kontrolę dostępu do danych i prowadzi dokładne dzienniki audytu, a ich uprawnienie co do dostępu do danych ogranicza się do odczytu oraz zapewnia wykorzystanie szyfrowania;

-poddanie się zewnętrznym audytom bezpieczeństwa- na stronie internetowej OpenAI znajdujemy informację o zgodności i posiadaniu takich certyfikatów jak m.in SOC 2 Type, SOC 3 Type;

-zapewnienie zgodności z przepisami odnoszącymi się do ochrony danych osobowych- OpenAI oświadcza, że przestrzegane są przepisy zarówno RODO (odnoszących się do danych osobowych obywateli Unii Europejskiej) jak i CCPA (odnoszące się do mieszkańców stanu Kalifornia w Stanach Zjednoczonych).

Czy ChatGPT trenuje na Twoich danych?

Podstawowe pytanie jakie zadają sobie użytkownicy ChatGPT dotyczy sposobu nauki tego narzędzia (tzw. uczenie maszynowe) i wykorzystywanej w nim sztucznej inteligencji AI.

Wielu użytkowników ma w związku z powyższym wątpliwości co do bezpieczeństwa przekazanych informacji, w szczególności tych wrażliwych danych czy innych poufnych informacji.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, że w Warunkach Korzystania, dostępnych na stronie OpenAI, znajdujemy następujące informacje:

Korzystanie przez nas z Treści. Możemy korzystać z Twoich Treści na całym świecie w celu świadczenia, utrzymywania, rozwijania i ulepszania naszych Usług, przestrzegania obowiązującego prawa, egzekwowania naszych warunków i zasad oraz zapewniania bezpieczeństwa naszych Usług.

Rezygnacja (opt out). Jeśli nie chcesz, abyśmy wykorzystywali Twoje Treści do trenowania naszych modeli, możesz zrezygnować, aktualizując ustawienia konta. Więcej informacji można znaleźć w tym artykule w Centrum Pomocy. Należy pamiętać, że w niektórych przypadkach może to ograniczyć zdolność naszych Usług do lepszego dostosowania się do konkretnego przypadku użycia.

Zatem, w wersji free oraz pro, OpenAI domyślnie wykorzystuje wpisywane przez nas dane w celu trenowania swoich modeli. Niemniej, użytkownicy mogą odpowiednio w ustawieniach swojego konta zmienić uprawienia i jednocześnie zablokować powyższe działania. OpenAI zastrzega jednak przy tym, że może to doprowadzić do ograniczenia z korzystania z ChatGPT. W wersjach teams oraz enterprise, opcja nauki aplikacji na danych użytkowników jest wyłączona.

‍

Jakie dane zbiera Chat GPT?

Przed zdecydowaniem się na korzystanie z Chat GPT, polecamy sprawdzić m.in politykę prywatności, by dokładnie dowiedzieć się jakie dane są zbierane i wykorzystywane przez sztuczną inteligencję. Na stronie OpenAI można znaleźć dokumenty opisujące sposób korzystania z Chatu GPT i rządzące nim zasady.

Rodzaje danych zbieranych przez Chat GPT określone są w polityce prywatności.

Zgodnie z nią, Chat GPT zbiera takie dane jak:

-informacje o kontach użytkowników- w trakcie rejestracji, Chat GPT zbiera dane takie jak imię i nazwisko, dane uwierzytelniające, czy dane dotyczące sposobu płatności;

-treści użytkowników- Chat GPT gromadzi wszelkie dane (w tym dane osobowe) zawarte w danych wejściowych wprowadzanych do Chatu GPT w celu otrzymania odpowiedzi;

-treść komunikacji z Chatem GPT, w tym dane gromadzone w trakcie interakcji na mediach społecznościowych OpenAI.

Dane te są gromadzone w celach m.in ulepszenia świadczonych przez OpenAI usług, zaś same dane mogą być przekazane innym podmiotom trzecim współpracującymi z OpenAI i są przetwarzane w Stanach Zjednoczonych.

Pewne wątpliwości więc pojawiają się w kontekście bezpieczeństwa danych i wprowadzania szczególnie wrażliwych danych, czy innych poufnych informacji, albowiem jeśli takie dane wprowadzisz do Chatu, OpenAI będzie je odpowiednio gromadził, co nie jest w sposób dokładny opisane. Ponadto należy pamiętać o tym, że dane które wprowadzamy do Chat GPT są przechowywane przez podmiot mający siedzibę w Stanach Zjednoczonych.

Oczywiście, w promptach wpisywanych przez użytkownika również mogą znajdować się dane osobowe. Jeśli więc mówimy o użytkownikach mieszkających na terenie Unii Europejskiej, podstawowe znaczenie w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych będzie miało oczywiście RODO. Co więcej, ze względu na ww. gromadzenie danych na terenie Stanów Zjednoczonych, do przetwarzania danych osobowych może dojść poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. OpenAI wprost wskazuje w swojej polityce prywatności, że jeśli użytkownik ma zamiar przetwarzać dane osobowe korzystając z Chatu GPT, powinien on wówczas zawrzeć dodatkową umowę przetwarzania danych właśnie z OpenAI.

Co dodatkowo wymaga podkreślenia to fakt, że w Warunkach Korzystania nie mamy wskazanego żadnego oświadczenia OpenAI co do zachowania poufności wprowadzanych danych.

Powyższe jest o tyle istotne, że należy pamiętać o tym iż istnieje ryzyko ujawnienia informacji chronionych. Jeśli więc udostępnisz Chatowi dane np. związane z tajemnicą przedsiębiorstwa to narażasz się na ryzyko naruszenia przepisów prawa czy też umów zobowiązujących do zachowania takich informacji w poufności.

Dlatego też zalecamy zachować ostrożność przy wyborze danych, z którymi mamy zamiar podzielić się z Chatem GPT albowiem dostęp do nich nie jest dokładnie określony.

Podsumowanie - jak korzystać bezpiecznie z ChatGPT?

W oparciu o przedstawione wyżej aspekty zapewnienia bezpieczeństwa, można sformułować katalog podstawowych zasad i informacji odnoszących się do bezpiecznego korzystania z tejże aplikacji:

1. Unikaj udostępniania wrażliwych danych, treści zawierających dane osobowe, informacji dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa, poufnych informacji, a także innych, których ujawnienie może mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie np. Twojego przedsiębiorstwa;
2. Pamiętaj, że Twoje dane będą przetwarzane przez podmiot mający siedzibę w Stanach Zjednoczonych;
3. Pamiętaj o każdorazowej weryfikacji uzyskanych od Chatu odpowiedzi. Wygenerowane przez niego treści mogą nie być aktualne, a OpenAI nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne powstanie szkody za poleganie na odpowiedziach ChatGPT.

Korzystając zatem z takiej technologii, pamiętajmy o rozwadze!

‍

Podpisywanie umów online nie jest w obrocie gospodarczym niczym nowym. Na rynku funkcjonują nawet dostawcy usług oferujący całą infrastrukturę usprawniającą proces zawierania umów w ten sposób. Mimo tego strony zawieranych tak umów mogą nie zdawać sobie sprawy, że w danym przypadku... robią to źle. Zapoznaj się z tym wpisem i sprawdź czego dotychczas nie wiedziałeś o zawieraniu umów przez Internet.

Umowa podpisana online, czyli jaka?

Kiedy mamy do czynienia z umową podpisaną online? Z jednej strony intuicyjne zrozumienie takiej okoliczności wydaje się jasne. Z drugiej strony przyjęte w poszczególnych przypadkach formuły podpisywania umowy mogą być od siebie mniej lub bardziej różne, a czasem nie wpisywać się w dane rozumienie zawarcia umowy przez Internet. W uproszczeniu, chodzi o sytuację, gdy:

• mamy spisany dokument (treść) umowy w formie elektronicznej – najczęściej w pliku na komputerze czy urządzeniu mobilnym,
• dokument taki jest jest opatrywany jakąś formą podpisu przez strony danej umowy - występuje element złożenia podpisu pod umową,
• tak podpisany dokument jest komunikowany stronom umowy przez Internet.

Jakie przykłady umów podpisywanych online można zatem wskazać? Będzie to np.:

• podpisanie na swoim komputerze umowy - pliku (np. PDF) kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdą jej stronę i przesłanie go sobie e-mailem,
• przesłanie umowy - pliku (np. PDF) do platformy stworzonej przez podmiot prywatny, który udostępnia takie narzędzie do organizowania procesu podpisywania umów oraz podpisanie go przez strony umowy podpisem elektronicznym z wykorzystaniem tej platformy (np. DocuSign, Dropbox Sign).

Z prawnego punktu widzenia zawieranie umów to nieco złożony proces, w ramach którego zidentyfikować można wiele istotnych elementów. Dlatego w tym miejscu trzeba zwrócić uwagę co najmniej na pojęcia czynności prawnej oraz oświadczenia woli.

{{widget20}}

‍

Technicznie rzecz ujmując umowa to czynność prawna, co można wyjaśnić jako zachowanie któremu regulacje prawne przypisują dane znaczenie i skutki (prawne). Do dokonania czynności prawnej - zawarcia umowy - trzeba wyrazić wolę jej dokonania. W języku prawnym wyrażenie takiej woli to oświadczenie woli. Oświadczenie woli to treść wyrażająca wolę dokonania danej czynności prawnej - czynności o danej treści (warunki umowy). Treść ta musi jeszcze dotrzeć do drugiej strony czynności prawnej (umowy). Tyle fachowej terminologii powinno być wystarczające dla lepszego zobrazowania omawianego tematu.

Mówiąc o czynności prawnej (umowie) dokonanej (zawartej) poprzez złożenie oświadczenia woli przez jedną stronę czynności prawnej (umowy) i drugą stronę czynności prawnej (umowy), najczęściej na myśl przychodzi papierowy dokument, który określa prawa oraz obowiązki stron takiej umowy i zwieńczony jest ich własnoręcznym podpisem. Na co dzień zawieranych jest jednak mnóstwo umów, mimo że nie przyjmują one postaci dokumentu objętego podpisami stron. Dzieje się tak podczas dokonywania zakupów w sklepach, czy korzystania z punktów usługowych, ale też korzystania ze stron internetowych.przez

‍

"Większość firm, z którymi miałem do czynienia podpisuje umowy online - to dobrze. Niestety znaczna część z nich robie to nieprawidłowo - to niedobrze. Większość z tych firm, które robią to nieprawidłowo myśli, że wszystko jest ok - to bardzo niedobrze. Podam przykład: duża agencja digital marketingu podpisuje ze swoimi klientami umowy zwykłym podpisem elektronicznym. Niestety każda z tych umów jest nieskuteczna w zakresie w jakim agencja przenosi na swoich klientów prawa autorskie do treści, które wytwarza w ramach umowy (grafiki, treści na SoMe)." ~ Damian Sawicki, radca prawny

‍

Umowa zawarta przez Internet - jaka to forma czynności prawnej?

Spisanie dokumentu czy nie, to kwestia dotycząca sposobu - formy zawarcia umowy. W powyższym przykładzie, który najbardziej kojarzy się z umową, tj. w przypadku dokumentu podpisanego własnoręcznie przez strony umowy, mamy do czynienia z tzw. formą pisemną zawarcia umowy. Kodeks cywilny przedstawia ją w ten sposób (i tutaj przydaje się terminologia wyjaśniona wcześniej):

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Przepisy Kodeksu cywilnego wyróżniają m.in. formę pisemną, dokumentową i elektroniczną czynności prawnej. Inne, bardziej wymagające formy czynności prawnych to np. forma aktu notarialnego oraz forma z podpisem notarialnie poświadczonym. Przepisy kodeksu spółek handlowych w szczególny sposób regulują zawieranie niektórych umów przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym, gdzie oświadczenia stron opatrzone powinny być kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Czy zatem tak jak w przypadku formy pisemnej, istnieje przepis regulujący formę umowy zawieranej online? W pewnym sensie tak.

Forma umowy zawieranej online nie jest nazwą funkcjonującą w przepisach prawa, nie została w ten sposób wyszczególniona i ujęta w zespół związanych ze sobą i mających do niej zastosowanie reguł, jako swoista forma umowy. Niemniej przepisy mówią o formie dokumentowej oraz formie elektronicznej i to w ich ramach można umiejscowić zawieranie umów przez Internet - podpisywanie ich online.

Czym jest forma dokumentowa czynności prawnej (umowy)?

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Przy czym dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Czym jest forma elektroniczna czynności prawnej (umowy)?

W odniesieniu do elektronicznej formy czynności prawnej Kodeks cywilny wskazuje, że do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co istotne przepisy doprecyzowują jednocześnie, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Czym jest podpis elektroniczny, podpis zaufany oraz kwalifikowany podpis elektroniczny?

W sferze przepisów prawa definicję podpisu elektronicznego zawierają regulacje unijne - tzw. rozporządzenie eIDAS. Warto podkreślić, że rozporządzenie jest neutralne pod względem technologicznym i określone w nim skutki prawne powinny być osiągalne za pomocą dowolnego środka technicznego, o ile spełnione zostaną wymogi rozporządzenia.

Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS podpis elektroniczny oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis. Podpis taki bywa nazywany "zwykłym" podpisem elektronicznym.

Podpis elektroniczny "zwykły" to nie jedyna wyróżniana w rozporządzeniu eIDAS kategoria podpisu. O wiele istotniejszy z punktu widzenia skutków, jakie wywołuje, jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Jego definicja jest bardziej złożona, ale można sprowadzić ją do tego, że jest to podpis elektroniczny, który odznacza się szczególnymi właściwościami, jeśli chodzi o możliwość identyfikacji właściciela takiego podpisu, wymaga wykorzystania szczególnego urządzenia dedykowanego do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz odpowiedniego poziomu certyfikacji dostawcy usług takiego podpisu. Konieczne jest też dokonanie odpowiedniej weryfikacji tożsamości osoby wyrabiającej sobie podpis tego rodzaju (np. w punkcie potwierdzenia tożsamości danego usługodawcy lub u notariusza, ale coraz częściej możliwe jest też wykorzystanie w tym celu wideorozmowy).

W obrocie przedsiębiorcy w zasadzie zmuszeni są do posługiwania się w stosunkach z niektórymi organami publicznymi podpisem zaufanym. Jest to podpis elektroniczny bezpłatny, uregulowany na poziomie krajowym - jego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, wykorzystywany w relacji do podmiotów publicznych. Co istotne, podpis zaufany nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny ani też jego formą równoważną.

Jak podpisanie umowy online wpisuje się w dokumentową formę czynności prawnej?

W kontekście dokumentowej formy czynności prawnej warto zwrócić uwagę, że w przepisie nie ma wzmianki o konieczności złożenia w jej ramach jakiejś formy podpisu. Ponadto w powyższym rozumieniu kategoria dokumentu jest bardzo szeroka.

Dlatego jako przykład takiego podpisu wskazuje się wpisanie na klawiaturze komputera (czy innego tego typu urządzenia) swojego imienia i nazwiska pod wiadomością e-mail. Podobnie za taki podpis uznać można odręczne złożenie podpisu pod dokumentem elektronicznym na smartfonie lub tablecie z wykorzystaniem dedykowanego długopisu/rysika (albo palcem, tak jak to zazwyczaj bywa, kiedy kwitujemy odbiór paczki od kuriera na jego terminalu), ale też podpisanie umowy podpisem zaufanym.

Z tego powodu podpisanie umowy online bardzo często będzie przybierało właśnie formę dokumentową.

Jak podpisanie umowy online wpisuje się w elektroniczną formę czynności prawnej?

Elektroniczna forma czynności prawnej wymaga wykorzystania konkretnego rodzaju podpisu elektronicznego - kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dlatego dopiero w przypadku wykorzystania takiego rodzaju podpisu przy podpisywaniu przez strony umowy, będzie można mówić o elektronicznej formie czynności prawnej.

Dlaczego ustalenie formy czynności prawnej przy podpisywaniu umów online jest istotne?

Forma czynności prawnej jest kwestią istotną dlatego, że niektóre rodzaje umów wymagają zawarcia w konkretnej, wskazanej przez przepisy prawa formie. Dla zobrazowania takich wymogów można wskazać kilka przykładów:

• umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych);
• umowa licencyjna wyłączna wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 67 ust. 5 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych);
• zbycie udziału, jego części lub ułamkowej części udziału oraz jego zastawienie powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych);
• Zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 75[1] § 1 Kodeksu cywilnego).

Jakie skutki może powodować niezachowanie właściwej formy przy zawierania umów przez Internet?

Niedochowanie formy przewidzianej przepisami prawa może prowadzić do różnych konsekwencji, które regulują przepisy prawa. Wyróżnia się tutaj:

• formę zastrzeżoną pod rygorem nieważności (tzw. ad solemnitatem) - niezachowanie tej formy powoduje nieważność umowy;
• formę zastrzeżoną dla wywołania określonych skutków prawnych (tzw. ad eventum) - niezachowanie tej formy powoduje, że umowa będzie ważna, ale nie wywoła niektórych skutków prawnych;
• formę zastrzeżoną dla celów dowodowych (tzw. ad probationem) - niezachowanie tej formy powoduje utrudnienia dowodowe w odniesieniu do umowy w przypadku sporu, chociaż nie wpływa na jej ważność.

Warto zaznaczyć, że jeżeli strony zastrzegły w umowie, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy. Jednakże gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, nie określając skutków niezachowania tej formy, w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.

O czym pamiętać podpisując umowę online?

Mimo oczywistych zalet wykorzystania Internetu w procesie zawierania umów, czasem takie uproszczenie może spowodować nieprzewidziane oraz niepotrzebne komplikacje. Zawarcie umowy w nieodpowiedniej formie grozi nawet jej nieważnością. Dlatego przed zdecydowaniem się na działanie online warto sprawdzić, jakie w danym przypadku występują możliwości co do odpowiedniego sposobu (formy) podpisania (zawarcia) danej umowy. I zrobić to jak należy.

‍

‍ Co daje znak towarowy?

Wielu przedsiębiorcom wydaje się, że znak towarowy to tylko kolejna nikomu niepotrzebna formalność. Nie mogą się jednak bardziej mylić. Zawsze istnieje bowiem opcja, że jeżeli nie zarejestrujesz swojego znaku towarowego, zrobi to ktoś inny.

To z kolei naraża rozwój wszelkich produktów lub usług przedsiębiorstwa na ryzyko. Zabezpieczenie znaku towarowego przez jego zarejestrowanie chroni markę i zapewnia narzędzia zapobiegające używaniu podobnych oznaczeń przez konkurencję.

Po zarejestrowaniu swojej marki można też podejmować działania przeciwko podmiotom, które próbują same zarejestrować zbyt podobne znaki towarowe lub w inny sposób szkodzą oznaczeniom przedsiębiorstwa.

Taka ochrona jest tym ważniejsza, im większej dane oznaczenie nabiera rozpoznawalności, a przez to – wartości.

Czym jest znak towarowy?

Znak towarowy może obejmować m. in. słowo, nazwę, symbol, grafikę lub ich kombinację, które są używane lub przeznaczone do użycia w celu identyfikacji i odróżnienia towarów lub usług jednego przedsiębiorcy od jego konkurencji oraz do wskazania źródła pochodzenia tych towarów lub usług.

Korzyści z rejestracji

Rejestrując swój znak towarowy skutecznie buduje się barierę prawną wokół swojej marki, utrudniając innym firmom jej nieuczciwe naśladownictwo. Chociaż niezarejestrowane znaki towarowe używane w związku ze sprzedażą towarów lub usług również mogą podlegać pewnej ochronie prawnej, ciężar dowodu jest w tym przypadku znacznie większy, niż w przypadku posiadania formalnie zarejestrowanego prawa.

W rejestracji znaków towarowych istnieją dwie kluczowe kwestie. Po pierwsze, aby marka była odpowiednio chroniona w krajach, w których działa lub zamierza działać, a po drugie, aby jej ochrona dotyczyła wszystkich klas usług i produktów, które oferujesz. W najlepszym wyborze obu kwestii pomoże profesjonalny pełnomocnik.

Zwiększenie wartości przedsiębiorstwa

Również potencjalni inwestorzy będą zainteresowani tym, czy dana firma zastrzegła jako znak towarowy nazwy swoich kluczowych produktów lub usług. Rejestracja znaku towarowego nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale także pomaga w przejrzystości wszelkich fuzji lub franchisingu przedsiębiorstwa, pozytywnie wpływając na jego rynkową wartość. Rejestracja znaku towarowego jest też przydatna do udzielania licencji na wykorzystywanie danej marki.

Do 1000 EURO dofinansowania na rejestrację znaku towarowego? Przeczytaj jak możesz zdobyć dofinansowanie w naszym artykule Jak zmniejszyć koszt zgłoszenia znaku towarowego? SME Fund.

Uniknięcie zbędnych kosztów

Rejestrując znak towarowy, masz też pewność, że Twój znak towarowy nie będzie nadmiernie podobny do żadnego innego zarejestrowanego znaku towarowego. Profesjonalny pełnomocnik może bowiem zaproponować przed dokonaniem zgłoszenia weryfikację, czy żaden z urzędów na interesującym Cię terytorium nie ma już w swojej bazie identycznego lub zbyt podobnego oznaczenia. Jeśli przypadkowo naruszysz bowiem cudzą nazwę lub znak towarowy, możesz zostać pozwany przez właściciela zarejestrowanego znaku towarowego, co może skutkować koniecznością wypłaty odszkodowania, a także pokrycia kosztów postępowania sądowego. Jeśli będziesz musiał przy tym zmienić nazwę swojej firmy lub stworzyć nowe logo, stracisz jeszcze więcej pieniędzy na rebranding i nowe materiały marketingowe. Możesz także stracić klientów w wyniku zamieszania wokół Twojego produktu lub tożsamości.

Ułatwienie w sporach

​ Jeśli nie zarejestrujesz swojego znaku towarowego, a prowadzisz działalność międzynarodowo, istnieje możliwość, że ktoś w innym kraju zarejestruje podobną nazwę. Większość konfliktów nie jest zamierzona, ale są szanse, że nie jesteś jedyną osobą, która myśli o konkretnym oznaczeniu. Jeśli ktoś zarejestruje nawet jedynie podobną nazwę w ważnym dla Twojego biznesu kraju, może się to okazać bardzo problematyczne i kosztowne.

Po zarejestrowaniu znaku towarowego jest on widoczny w bazach odpowiednich urzędów dla innych firm, aby mogły je wziąć pod uwagę w przypadku dokonywania wyboru własnego oznaczenia. Rejestracja znaku towarowego to dobry sposób na zmniejszenie prawdopodobieństwa naruszenia przez kogoś Twoich praw.

Znaki towarowe są stosunkowo niedrogą formą ochrony własności intelektualnej. Rejestracja znaku towarowego pozwoli zaoszczędzić pieniądze w przypadku konfliktu, niezależnie od tego, czy jesteś oskarżony o naruszenie, czy też oskarżasz kogoś o naruszenie Twoich praw. Formalna ochrona własności intelektualnej zmniejsza ryzyko operacyjne.

​{{widget14}}

​

‍

W niniejszym artykule przyjrzymy się głównym aspektom Aktu o Usługach Cyfrowych, który wchodzi w życie już 17 lutego 2024 r., analizując, jakie zmiany wprowadza dla użytkowników, przedsiębiorstw oraz całego ekosystemu internetowego.

W dzisiejszych czasach nie sposób wyobrazić sobie życia bez Internetu, a usługi cyfrowe, czy same internetowe platformy handlowe stanowią obecnie nieodzowną część naszej codzienności. By zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo odbiorcom usługi, przejrzystość działania w sieci i na samych rynkach cyfrowych oraz by odpowiedzieć na szybko zmieniające się potrzeby środowiska, pojawiła się potrzeba skutecznej i przede wszystkim nowej regulacji.

W odpowiedzi na powyżej określone wyzwania, wprowadzone zostało rozporządzenie parlamentu europejskiego, Akt o Usługach Cyfrowych, który stanowi kamień milowy w regulacjach dot. funkcjonowania platform internetowych oraz samego świadczenia usług drogą elektroniczną. Przedstawiona propozycja regulująca korzystanie z usług cyfrowych jest niezwykle szeroka oraz ma zastosowanie do różnorakiego spektrum usług cyfrowych, od sklepów internetowych po codziennie wykorzystywane platformy społecznościowe.

Digital Services Act (DSA) przede wszystkim dąży do stworzenia jednolitego podejścia do ochrony użytkowników oraz zapewniania bezpieczeństwa w sieci. Ma również na celu wspieranie uczciwej konkurencji na rynku cyfrowym.

KOGO DOTYCZY DSA?

Akt o Usługach Cyfrowych dotyczy przede wszystkim dostawców, którzy świadczą usługi pośrednie (w tym dużych platform internetowych), które oferowane są odbiorcom mającym siedzibę lub znajdującym się w Unii Europejskiej, niezależnie od miejsca siedziby dostawców tychże wspomnianych usług (artykuł 2 DSA).

Należy więc zadać sobie pytanie czym taka usługa pośrednia właściwie jest? Tutaj również znaleźć można odpowiedź w samym rozporządzeniu.

Zgodnie z artykułem 3 lit. g DSA:

„usługa pośrednia” oznacza jedną z następujących usług społeczeństwa informacyjnego:

(i) usługę „zwykłego przekazu” polegającą na transmisji w sieci telekomunikacyjnej informacji przekazanych przez odbiorcę usługi lub na zapewnianiu dostępu do sieci telekomunikacyjnej;

(ii) usługę „cachingu” polegającą na transmisji w sieci telekomunikacyjnej informacji przekazanych przez odbiorcę usługi, obejmującą automatyczne, pośrednie i krótkotrwałe przechowywanie tej informacji, dokonywane wyłącznie w celu usprawnienia późniejszej transmisji informacji na żądanie innych odbiorców;

(iii) usługę „hostingu” polegającą na przechowywaniu informacji przekazanych przez odbiorcę usługi oraz na jego żądanie”.

Ponadto, nie możemy zapominać o platformach czy wyszukiwarkach internetowych. One również zdefiniowane zostały w art. 3 DSA tj.:

i) „platforma internetowa” oznacza usługę hostingu, która na żądanie odbiorcy usługi przechowuje i rozpowszechnia publicznie informacje, chyba że takie działanie jest nieznaczną lub wyłącznie poboczną cechą innej usługi lub nieznaczną funkcją głównej usługi, i ze względów obiektywnych i technicznych nie można z niej skorzystać bez takiej innej usługi, a włączenie takiej cechy lub funkcji w taką inną usługę nie jest sposobem na obejście stosowania niniejszego rozporządzenia;

j) „wyszukiwarka internetowa” oznacza usługę pośrednią, która umożliwia użytkownikom dokonywanie zapytań w celu wyszukiwania – co do zasady – wszystkich stron internetowych lub wszystkich stron internetowych w danym języku za pomocą zapytania na jakikolwiek temat przez podanie słowa kluczowego, zapytania głosowego, wyrażenia lub innej wartości wejściowej i która podaje wyniki wyszukiwania w dowolnym formacie, w którym można znaleźć informacje związane z zadanym zapytaniem”.

JAK ZWERYFIKOWAĆ CZY DSA DOTYCZY CIEBIE?

Wiemy już, że Akt o usługach cyfrowych dotyczy określonych dostawców usług pośrednich występujących w Internecie. Trzeba zdać sobie sprawę iż niniejsze rozporządzenie będzie w szczególności dotyczyło podmiotów prowadzących serwisy, sklepy czy aplikacje internetowe, jak i również dużych platform internetowych, w związku z czym należy odpowiednio zinterpretować naszą działalność w sieci.

W takim wypadku, konieczne jest przeanalizowanie swojej działalności i sprawdzenie czy Akt o Usługach Cyfrowych będzie miał zastosowanie i w Twoim przypadku.

Jak już zostało wskazane wyżej, DSA ma na celu przede wszystkim ochronę użytkowników czy też odbiorców usługi. Jeśli więc użytkownik może na Twojej stronie internetowej np. dodać komentarz, czy pozostawić recenzje czy inne notatki to oznacza, że będziesz gromadził informacje/dane przez niego przekazane (na jego żądanie), co z kolei wpisuje się w definicję usługi dostawcy usług hostingowych, a więc Akt o Usługach Cyfrowych będzie znajdował zastosowanie również i w Twoim przypadku.

Ponadto, jak zostało wskazane wyżej, DSA ma także zastosowanie w stosunku do platform internetowych, które mogą dodatkowo rozpowszechniać informacje uzyskane od użytkownika. W tym konkretnym przypadku ustawodawca unijny przewidział pewne ograniczenie polegające na tym, iż jeśli wyżej wspomniane „publiczne rozpowszechnianie jest zaledwie nieznaczną i wyłącznie poboczną cechą, która jest nierozerwalnie powiązana z inną usługą (…)” (motyw 13 DSA), to nie należy zaliczać takiego dostawcy do kategorii hostingodawcy.

Akt o Usługach Cyfrowych wprowadza także pewne ograniczenia w odniesieniu do małych oraz mikro przedsiębiorców. Niektóre dodatkowe obowiązki w tym np. sprawozdawcze w zakresie przejrzystości będą spoczywać tylko na większych podmiotach, a małych i mikro działalności obowiązek ten jest ograniczony do przekazywania informacji na żądanie koordynatora ds. usług cyfrowych.

Przypomnijmy!

Mały przedsiębiorca: charakteryzuje się liczbą pracowników poniżej 50 osób, który posiada roczny obrót lub bilans poniżej 10 mln euro.

Mikroprzedsiębiorca: charakteryzuje się liczą pracowników poniżej 10 osób, który posiada roczny obrót lub bilans poniżej 2 mln euro.

JAKIE OBOWIĄZKI ZOSTAJĄ NAŁOŻONE NA USŁUGODAWCÓW?

Jeśli po sprawdzeniu swojej działalności, dojdziesz do wniosku że świadczysz usługę hostingu bądź jakąkolwiek inną usługę pośrednią, musisz pamiętać o nowych obowiązkach, które będą Ciebie i Twoją działalność dotyczyć.

Do podstawowych obowiązków należy zaliczyć m.in:

1. wyznaczenie punktu kontaktowego;

2. zaktualizowanie regulaminu dot. warunków świadczenia usług;

3. wdrożenie mechanizmu zgłoszeń;

4. zapewnienie procedury odwoławczej dla użytkowników- od podejmowanych przez Ciebie decyzji dot. m.in. usunięcia określonych treści lub uznania danego zgłoszenia za niezasadne, użytkownicy powinni mieć zapewnioną procedurę odwoławczą. W przypadku gigantów działających na platformach internetowych czy innych dużych wyszukiwarek internetowych, DSA wprowadza szczególną regulację w zakresie możliwości odwołania. Natomiast, jeśli chodzi o małych lub mikro przedsiębiorców, wystarczającym jest jedynie zapewnienie prostej procedury odwoławczej;

5. współpraca z organami państwowymi- może polegać m.in na obowiązku zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa, czy podjęcia odpowiednich kroków w wyniku otrzymania określonego nakazu od organu,

6. obowiązek sprawozdawczy- w informacji przekazywanej do koordynatora ds. usług cyfrowych konieczne jest wskazanie przeciętnej średniej liczby aktywnych użytkowników działających na platformie internetowej.

‍

CO Z TYM REGULAMINEM?

W kontekście nowych obowiązków spoczywających na przedsiębiorcach, szczególnie należy tutaj pochylić się nad regulaminem. Albowiem to właśnie w nim powinniśmy zamieścić wyżej wskazany „punkt kontrolny”, a przede wszystkim jego dane kontaktowe. Wystarczy stworzyć oraz wskazać w regulaminie odpowiedni adres e-mail, który będzie wykorzystywany przez użytkowników w celu zapewnienia komunikacji z dostawcą usługi. Ten sam e-mail może być także wykorzystywany przez samego dostawcę w celu kontaktu z organami państw członkowskich, Komisji, Radą Usług Cyfrowych.

Dodatkowo, w art. 14 ustawodawca unijny wskazał na konkretne elementy, które powinny znaleźć się w regulaminie, czyli "warunkach korzystania z usług". Dostawcy usług pośrednich muszą informować odbiorców usług cyfrowych o wszelkich wprowadzanych ograniczeniach. Dodatkowo muszą też informować o politykach, stosowanych procedurach i narzędzi wykorzystywanych do moderowania treści. Powinny również pojawić się informacje na temat algorytmicznego podejmowania decyzji oraz wewnętrznego systemu rozpatrywania skarg.

Ponadto, jeśli dojdzie do jakichkolwiek istotnych zmian w zakresie warunków świadczenia usług, Akt o Usługach Cyfrowych wymaga informowania o tym fakcie odbiorców usługi pośrednich.

Ze względu na dążenie DSA do zapewnienia bezpieczeństwa publicznego poprzez ochronę m.in małoletnich użytkowników, którzy w dzisiejszych czasach coraz częściej sięgają do Internetu, konieczne staje się takie przedstawienie informacji, żeby warunki świadczenia usług były zrozumiałe dla również i najmłodszych użytkowników.

MODERACJA NIEDOZWOLONYCH ORAZ NIELEGALNYCH TREŚCI

Ponownie, mając na względzie dobro bezpieczeństwa publicznego, Akt o Usługach Cyfrowych dość szczegółowo odnosi się do moderacji nielegalnych treści.

Digital Services Act wskazuje w art. 3 lit. h) iż:

"nielegalne treści” oznaczają informacje, które same w sobie lub przez odniesienie do działania, w tym sprzedaży produktów lub świadczenia usług, nie są zgodne z prawem Unii lub z prawem jakiegokolwiek państwa członkowskiego, które jest zgodne z prawem Unii, niezależnie od konkretnego przedmiotu lub charakteru tego prawa;".

Co to oznacza w praktyce? Chodzi tu o wszelkie nielegalne treści, które będą niezgodne z porządkiem prawnym np. dalsze udostępnianie treści uzyskanych bez zgody, cyberstalking, czy będą stanowiły inne, szeroko rozumiane naruszenie praw podstawowych jednostek.

Moderacja tych nielegalnych treści jest z góry założona przez samego ustawodawcę unijnego. Akt o Usługach Cyfrowych wprowadza jednak dodatkowo możliwość wpływania na inne treści, takie które zostaną szczegółowo opisane w regulaminie (tzw. niedozwolone treści). Jeśli więc chcesz wpłynąć na swoich użytkowników w większym zakresie, możesz jako dostawca usług cyfrowych, wskazać na katalog uznanych przez Ciebie niedozwolonych treści w warunkach korzystania z usług, i moderować również i te treści.

CO GROZI ZA NIEPRZESTRZEGANIE DIGITAL SERVICES ACT?

Przede wszystkim, zwróćmy uwagę na koordynatora ds. usług cyfrowych. Państwa członkowskie zostały zobligowane do wyznaczenia takiego koordynatora. Jego instytucja odnosi się do możliwości zgłaszania się d niego użytkowników, twierdzący że usługodawca w jakikolwiek sposób narusza Akt o Usługach Cyfrowych.

Akt o Usługach Cyfrowych wprowadza zatem kontrolę nad działaniem dostawców usług pośrednich. Jest ona realizowana zarówno przez Komisję Europejską jak i odpowiednie organy wyznaczone w państwach członkowskich.

Przy czym należy podkreślić, że duże platformy internetowe (tzw. VLOPs) tj. takie, których liczba odbiorców usługi wynosi minimum 45 milionów oraz zostały wskazane przez Komisję, podlegają ochronie przede wszystkim tego właśnie organu unijnego. To właśnie te platformy internetowe mogą być narażone w przypadku naruszenia przepisów na kary grzywny w wysokości nawet do 6% łącznego światowego obrotu. Komisja może także przeprowadzać kontrole w siedzibie tychże platform internetowych.

Jak wskazuje jednak DSA, niezależnie od uprawnień przysługującym organom unijnym, państwa członkowskie również mogą nakładać kary finansowe do 6% rocznego światowego obrotu danego dostawcy usług pośrednich. Ponadto, można nałożyć także karę w wysokości 1% rocznego dochodu lub światowego obrotu danego dostawcy w przypadku udzielenie nieprawidłowych bądź wprowadzających w błąd informacji, czy też w sytuacji niepoddania się kontroli. Dopuszcza się także stosowanie tymczasowych środków proporcjonalnych w celu uniknięcia potencjalnych poważnych szkód.

{{widget15}}

JAK NALEŻY PRZYGOTOWAĆ SIĘ NA DIGITAL SERVICES ACT

Akt o Usługach Cyfrowych (DSA) nazywany jest również nową Konstytucją Internetu, co wydaje się być stosownym określeniem. Akt ten wprowadza wiele nowości, choć też można pokusić się o stwierdzenie że stanowi pisemne potwierdzenie występujących już praktyk.

Kluczowymi krokami jakie należy podjąć przygotowując się na obowiązywanie Digital Services Act jest przede wszystkim sprawdzenie czy w ogóle ten akt prawny znajduje do Ciebie zastosowanie. Jeśli tak, konieczne jest dostosowanie polityk i procedur do nowych wymogów prawnych oraz przeprowadzenie skutecznego szkolenia pracowników w zakresie tych zmian.

Komunikacja z użytkownikami oraz informowanie ich o wszelkich, planowanych zmianach w świadczonych usługach cyfrowych również stanowi istotny element przygotowań.

Świadome i kompleksowe podejście do omawianego tematu pozwoli dostawcom usług pośrednich na skuteczne dalsze działanie w Internecie w sposób zgodny z nowymi regulacjami prawnymi.

‍

W erze cyfryzacji, gdzie zakupy online stają się coraz bardziej popularne, ważne jest, aby właściciele sklepów internetowych byli świadomi obowiązujących ich przepisów prawnych. Checkboxy, czyli pola wyboru, są prostym, lecz niezwykle skutecznym narzędziem do zarządzania zgodami klientów oraz zapewnienia zgodności sklepu z prawem.

W naszym artykule omówimy, jakie rodzaje checkboxów są niezbędne w każdym sklepie internetowym, jak powinny być sformułowane, aby były zgodne z prawem, jakie są zasady odbierania zgód od klientów oraz jak użycie checkboxów wpływa na doświadczenie użytkownika i reputację sklepu. Znajomość tych zasad jest kluczowa dla uniknięcia potencjalnych problemów prawnych i budowania zaufania wśród klientów.

‍

Jakie rodzaje checkboxów musisz mieć w swoim w sklepie internetowym?

Checkboxy dzielą się na takie, których zaznaczenie jest obowiązkowe lub fakultatywne. Jednak decyzja w zakresie ich zaznaczenia musi być zawsze dobrowolna, konkretna i wyraźna. Oznacza to, że checkboxy nie mogą być domyślnie zaznaczone, nawet jeżeli są obowiązkowe.

Checkbox z akceptacją regulaminu sklepu internetowego

O tym, że sklepy internetowe powinny mieć regulamin pisaliśmy już w jednym z naszych ostatnich artykułów pt.: "Czy każda strona internetowa musi mieć regulamin?".

Jednak samo posiadanie regulaminu oraz jego powszechne i bezpłatne udostępnianie przed zawarciem umowy, nie jest wystarczające, ponieważ żeby regulamin obowiązywał Twojego klienta, musi on go zaakceptować. Tak więc, checkbox ze zgodą na regulamin sklepu internetowego jest obowiązkowy. Jeżeli klient go nie zaznaczy - nie będzie mógł zrealizować danej czynności, np. dokonać zakupu, czy założyć konta w sklepie.

Checkbox zawierający oświadczenie klienta, że akceptuje postanowienia regulaminu, powinien znajdować się na dowolnym etapie formularza zamówienia lub rejestracji.

Dobrą i powszechną praktyką jest umieszczanie w checkboxie odnośnika przekierowującego do treści regulaminu.  

Dzięki zapisaniu zgody w systemie teleinformatycznym uzyskujesz dowód, że klient zaakceptował warunki regulaminu.

Treść checkboxa może brzmieć:

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<style>
.quote {
   border: 1px white;
   background-color: lightgrey;
   text-align: center;
   padding: 10px;
   margin: 20px;
}
</style>
</head>
<body>

<blockquote class="quote">
„Akceptuję Regulamin”, „Wyrażam zgodę na treść Regulaminu”, „Oświadczam, że zapoznałem się i akceptuję Regulamin”.
</blockquote>

</body>
</html>

Jak powinien wyglądać checkbox ze zgodą na newsletter (marketing elektroniczny)?

Nie możesz kierować newslettera do osób, które podały swój e-mail w innym celu, np. w celu realizacji zamówienia lub w celu prowadzenia konta klienta. Jeżeli zamierzasz zbierać dane klientów w celach marketingowych, np. wysyłania materiałów reklamowych klientom - potrzebujesz do tego ich zgody, która będzie podstawą prawną przetwarzania danych osobowych.

Inaczej niż w przypadku regulaminu, zgoda nie może być warunkiem przejścia do następnego kroku formularza rejestracji, zamówienia, ani nie może być warunkiem założenia konta lub złożenia zamówienia . Tak więc, ten checkbox jest fakultatywny.

Są różne sposoby wyrażenia zgody na e-mail marketing. Jedną z nich jest checkbox ze zgodą o odpowiedniej treści przy zapisie do newslettera.

Co więcej, zapis do newslettera powinien następować w modelu double opt-in, czyli jedynie jeżeli zainteresowany zapisem kliknie w link potwierdzający, wysłany na podany przez niego adres e-mail.

Treść checkboxa może brzmieć:

<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote {    border: 1px solid black;    background-color: lightblue;    text-align: center;    padding: 10px;    margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Wyrażam zgodę na kierowanie na podany adres e-mail informacji o produktach, usługach, promocjach i nowościach przez XYZ na zasadach wskazanych w Regulaminie i Polityce prywatności”.  </blockquote></body></html>

Również w tym przypadku dobrą praktyką jest umieszczanie w checkboxie odnośnika przekierowującego do treści regulaminu.  

Pamiętaj, że zapis do newslettera dotyczy wyłącznie komunikacji pocztą elektroniczną na podany adres e-mail. Na podstawie tej zgody nie możesz kierować treści marketingowych drogą telefoniczną. Również nie możesz w jednej zgodzie połączyć obu tych kanałów komunikacji, ponieważ klient powinien mieć zapewnione prawo wyboru tylko jednego kanału komunikacji.

Jak powinien wyglądać checkbox ze zgodą na marketing telefoniczny?

Jak wspomnieliśmy wyżej, na podstawie zapisu do newslettera, dane klienta nie mogą być wykorzystywane w celu przesyłania treści marketingowych innym kanałem komunikacji niż adres e-mail. Jeżeli chcesz realizować marketing telefoniczny, musisz w tym celu odebrać od klienta odrębną zgodę na analogicznych zasadach jak w przypadku e-mail marketingu.

Checkbox ze zgodą może brzmieć:

<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote {    border: 1px solid black;    background-color: lightblue;    text-align: center;    padding: 10px;    margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Wyrażam zgodę na kierowanie na podany numer telefonu informacji o produktach, usługach, promocjach i nowościach przez XYZ na zasadach wskazanych w Regulaminie i Polityce prywatności”.  </blockquote></body></html>

W tym checkboxie również rekomendujemy umieszczanie odnośnika przekierowującego do treści regulaminu i polityki prywatności.  

Czy poza checkboxem ze zgodą marketingową potrzebny jest dodatkowy checkbox ze zgodą na przesyłanie informacji handlowych?

Czasami obok checkboxów dotyczących wyrażenia zgody na zapis do newslettera, czy marketing telefoniczny, znajdują się dodatkowe checkboxy zawierające wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji handlowych.

Wynika to z tego, że przepisy dotyczące zakazu prowadzenia marketingu bezpośredniego bez zgody klienta znajdują się w ustawie Prawo telekomunikacyjne, natomiast przepisy o zakazie przesyłania niezamówionych informacji handlowych znajdują się w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Zwrócić należy uwagę, że marketing bezpośredni wchodzi w zakres informacji handlowych, wobec czego w tym zakresie wystarczy jedna zgoda. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby odbierane były dwie, odrębne zgody. Jednak z perspektywy klienta - im mniej oświadczeń musi złożyć, tym lepiej.

Jak powinien wyglądać Checkbox ze zgodą na dostarczenie treści cyfrowych przed upływem terminu do odstąpienia od umowy?

Jeżeli chcesz zabezpieczyć się przed możliwością skorzystania przez klientów z prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość, której przedmiotem są treści cyfrowe (np. e-booki, audiobooki, nagrania webinarów), konieczne jest wyrażenie przez konsumenta lub przedsiębiorcę na prawach konsumenta zgody na dostarczenie treści cyfrowych przed upływem terminu do odstąpienia od umowy.

Co do zasady, przedmiotowy checkbox jest fakultatywny, więc jeżeli klient go nie zaznaczy, jesteś uprawniony do wstrzymania się z udostępnieniem treści cyfrowej do upływu terminu do odstąpienia od umowy. Zwracamy jednak uwagę, że powszechnie stosowaną praktyką jest obligatoryjne zaznaczenie tego checkboxa w formularzu zamówienia.

Jego treść jest bardziej skomplikowana niż dotychczas wymienione checkboxy, ponieważ z ustawy o prawach konsumenta wynika, że obok zgody, powinien on dodatkowo zawierać oświadczenie klienta o świadomości skutków prawnych wyrażenia zgody.

Przykładowa treść checkboxa:

<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote {    border: 1px solid black;    background-color: lightblue;    text-align: center;    padding: 10px;    margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Wyrażam zgodę na dostarczenie treści cyfrowych przed upływem terminu odstąpienia od umowy. Przyjmuję do wiadomości, że w ten sposób utracę prawo odstąpienia od umowy”.  </blockquote></body></html>

Co więcej, ustawa o prawach konsumenta wymaga, aby w e-mailu potwierdzającym złożenie zamówienia znalazła się informacja o udzielonej przez klienta zgodzie na dostarczenie treści cyfrowych w okolicznościach powodujących utratę prawa odstąpienia od umowy (jeżeli konsument zaznaczył checkbox przy składaniu zamówienia).

Dopiero po zaznaczeniu przez klienta checkboxa i otrzymania e-maila potwierdzającego z ww. informacją – klient utraci prawo odstąpienia od umowy.

Jak powinien wyglądać checkbox ze zgodą na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy?

Podobnie wygląda tryb zabezpieczenia się przed sytuacją konsumenckiego odstąpienia od umowy, której przedmiotem była usługa, w tym usługa cyfrowa, np. tygodniowy dostęp do platformy VOD.

Jeżeli chcesz zabezpieczyć się przed możliwością skorzystania przez konsumenta lub przedsiębiorcy na prawach konsumenta z prawa odstąpienia od umowy, musisz m.in. odebrać stosowną zgodę wraz z oświadczeniem o świadomości skutków prawnych wyrażenia zgody. Checkbox ze zgodą powinien znajdować się w formularzu zamówienia.

Przykładowa treść checkboxa:

<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote {    border: 1px solid black;    background-color: lightblue;    text-align: center;    padding: 10px;    margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Wyrażam zgodę na rozpoczęcie świadczenia usług przed upływem terminu odstąpienia od umowy. Przyjmuję do wiadomości, że po spełnieniu świadczenia utracę prawo odstąpienia od umowy”.  </blockquote></body></html>

Tym razem z ustawy o prawach konsumenta nie wynika obowiązek, aby w e-mailu potwierdzającym znalazła się informacja o złożonej zgodzie w okolicznościach powodujących utratę prawa odstąpienia od umowy.

Z ustawy tej wynika, że poza wyrażoną zgodą i złożonym oświadczeniem o świadomości skutków wyrażenia zgody, dodatkowo usługa musi zostać wykonana w całości.

W konsekwencji, klient, który zaznaczył odpowiedni checkbox, wciąż może skorzystać z prawa odstąpienia od umowy, dopóki usługa nie zostanie wykonana w całości, np. 6 dnia korzystania z tygodniowego kursu VOD. W takim przypadku klient będzie musiał zapłacić za świadczenia spełnione na jego rzecz do chwili odstąpienia od umowy. Czyli w naszym przypadku, za korzystanie z kursu przez 6 dni. Kwotę zapłaty oblicza się proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia, z uwzględnieniem uzgodnionej w umowie ceny.

W jaki sposób można spełnić obowiązek informacyjny RODO w sklepie internetowym? Checkbox dotyczący polityki prywatności

Powszechną praktyką jest spełnianie obowiązku informacyjnego RODO w sklepie internetowym w dokumencie o nazwie polityka prywatności.

Jak sama nazwa obowiązku wskazuje – dotyczy on przekazania określonych informacji, a nie ich akceptacji. Tak więc, nie ma potrzeby, aby klient wyrażał zgodę na treść polityki prywatności, jak ma to miejsce w przypadku regulaminu.

Ewentualny checkbox powinien zawierać oświadczenie o zapoznaniu się z polityką prywatności. W praktyce powszechne jest obligatoryjne stosowanie tego checkboxa. Dzięki temu, checkbox ten będzie wypełnieniem obowiązków informacyjnych stanowionych przez rozporządzenie RODO.

Przykładowa treść checkboxa:

<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote {    border: 1px solid black;    background-color: lightblue;    text-align: center;    padding: 10px;    margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Zapoznałem/am się z polityką prywatności”. </blockquote></body></html>

Można połączyć ten checkbox z wyrażeniem zgody na regulamin.

Przykładowa treść takiego łączonego checkboxa:

<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote {    border: 1px solid black;    background-color: lightblue;    text-align: center;    padding: 10px;    margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">„Zapoznałem się z regulaminem i polityką prywatności oraz akceptuję regulamin”.</blockquote></body></html>

W tych checkboxach również rekomendujemy umieszczanie odnośnika przekierowującego do treści regulaminu i polityki prywatności.  

Jak powinien wyglądać Checkbox ze zgodą na udostępnienie danych osobowych partnerom e-sklepu

Udostępnienie danych osobowych, czyli przekazywanie danych osobowych klientów jest rodzajem przetwarzania danych, które do zgodności z prawem wymaga podstawy prawnej. W takim przypadku odbiorcami danych przetwarzanych są podmioty zewnętrzne.

Jeżeli dane osobowe klienta mają zostać przekazane partnerowi w celu wykonania umowy, np. firmie kurierskiej, czy operatorowi płatności - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie konieczność realizacji umowy zawieranej z klientem. W takim przypadku przekazanie danych osobowych klientów nie wymaga dodatkowej zgody.

Natomiast, jeżeli dane osobowe klienta mają zostać przekazane partnerom w celu prowadzenia bezpośrednio przez nich marketingu ich produktów lub usług, udostępnienie może nastąpić jedynie na podstawie odpowiednich zgód klientów. Podobnie będzie z przekazaniem danych w celu wzięcia przez klienta udziału w zewnętrznym programie opiniującym. W takich przypadkach podstawą przetwarzania danych może być wyłącznie zgoda na przetwarzanie w określonym celu.

W zgodzie powinni zostać wymienieni partnerzy, którym dane mają zostać przekazane.

Przykładowa treść checkboxa:

<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote {    border: 1px solid black;    background-color: lightblue;    text-align: center;    padding: 10px;    margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">"Wyrażam zgodę na udostępnienie moich danych osobowych XYZ w celu przesyłania do mnie informacji o ich produktach i usługach." </blockquote></body></html>

‍

<!DOCTYPE html><html><head><style>.quote {    border: 1px solid black;    background-color: lightblue;    text-align: center;    padding: 10px;    margin: 20px;}</style></head><body><blockquote class="quote">"Wyrażam zgodę na udostępnienie moich danych osobowych partnerom biznesowym sklepu w celu przesyłania do mnie informacji o ich produktach i usługach. Lista partnerów stanowi załącznik do polityki prywatności."</blockquote></body></html>

Czy zgoda na przetwarzanie danych osobowych zawsze jest potrzebna?

Często w sklepach internetowych możemy spotkać checkboxy ze zgodą uprawniającą do przetwarzania danych osobowych klientów w miejscach, w których jest to zbędne, a nawet nieprawidłowe, np. zgoda zlokalizowana w formularzu zamówienia na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji zamówienia lub zgoda zlokalizowana w formularzu rejestracji na przetwarzanie danych osobowych w celu rejestracji.

Tymczasem, zgodę na przetwarzanie danych osobowych odbieramy tylko wtedy, gdy nie ma innych podstaw legalizujących przetwarzanie danych osobowych w tym samym celu i zakresie.

Zamknięty katalog podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych znajduje się w Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych (RODO) i wyróżnia następujące podstawy przetwarzania danych osobowych:

a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;

b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;

c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;

d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;

e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;

f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku składania zamówienia, rejestracji konta w sklepie lub zapisu do newslettera - dane osobowe klientów będą przetwarzane na podstawie lit. b powyżej - w celu wykonania umowy (umowy sprzedaży produktu lub usługi lub umowy o świadczenie usługi konta lub newslettera). Przy zgłoszeniach klientów za pośrednictwem chatu, czy formularza kontaktowego, dane klientów mogą być przetwarzane na podstawie lit. f - Twojego prawnie uzasadnionego interesu w udzieleniu odpowiedzi na korespondencję klienta.

Zatem w tych przypadkach odbieranie zgody od klienta jest nieprawidłowe i wprowadzające w błąd.

{{widget11}}

Checkboxy - wymóg prawny i świadectwo wiarygodności e-sklepu

Checkboxy w sklepie internetowym są nie tylko wymogami prawnymi, ale także elementami budującymi zaufanie i transparentność w relacji z klientem. Jeżeli w sklepie internetowym nie ma checkboxów o właściwym sposobie formułowania komunikatów, świadomemu klientowi może zapalić się czerwona lampka.

Należy pamiętać, że niedostosowanie się do tych wymagań może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Z tego powodu, każdy sklep internetowy powinien regularnie dostosowywać się do częstych zmian prawnych,  aby wszystkie aspekty jego działalności były zgodne z obowiązującymi przepisami.

To, co może wydawać się drobnym elementem technicznym, takim jak checkbox, w rzeczywistości odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu zgodności prawnej i budowaniu zaufania klientów. W dobie cyfryzacji i wzrostu znaczenia e-commerce, te proste narzędzia stają się fundamentem bezpiecznego i odpowiedzialnego handlu internetowego.

W styczniu 2024 ruszyła kolejna edycja SME FUND czyli programu w ramach którego MŚP mogą uzyskać az do 1000 EURO dofinansowania na rejestrację znaku towarowego. Przeczytaj artykuł poniżej i dowiedz się dlaczego warto zarejestrować znak towarowy i w jaki sposób ubiegać się o dofinansowanie.

Co daje znak towarowy?

‍
Znak towarowy to przydatne prawo. Nie tylko pomaga sformalizować własność marki produktu lub usługi, ale i ułatwia zakazanie posługiwania się nią nieuczciwemu konkurentowi w razie sporu. Wydawałoby się, że zabezpieczenie swojej marki powinno być jednym z pierwszych ruchów przedsiębiorcy na rynku, sytuacja nie wygląda jednak tak różowo. Część przedsiębiorców nie zdaje sobie w ogóle sprawy, że znak towarowy można oficjalnie zarejestrować. Inni nie wiedzą, jak to zrobić. Jeszcze innych odstraszają potencjalne koszty. Kiedy wiedza o takiej możliwości już zdobyta, z kwestią procesu pomoże profesjonalny pełnomocnik. Jeśli zaś chodzi o fundusze na proces rejestracyjny, to może w tym pomóc SME Fund.

Na czym polega SME Fund?

‍
Jest to dofinansowanie do zgłoszenia znaków towarowych, które można wykorzystać zarówno do rejestracji znaku krajowego w Polsce, jak i znaku unijnego w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) czy rejestracji międzynarodowej zgłaszanej w wybranych państwach, również poza UE, za pośrednictwem Światowej Organizacji Własności Intelektualnej (WIPO). Wniosek o takie wsparcie finansowe mogą złożyć właściciele małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) mających siedzibę w Unii Europejskiej, w tym – w Polsce. Dotacje są przyznawane w postaci voucherów, które beneficjent może wykorzystać do ubiegania się o zwrot kosztów zgłoszenia znaku towarowego. Taki zwrot jest później przekazywany bezpośrednio na konto bankowe przedsiębiorcy ubiegającego się o rejestracji prawa do swojej marki.

Kiedy złożyć wniosek o dofinansowanie SME Fund?

‍
Aktualnie otwarto nową turę dofinansowań, ważną na 2024 rok. Trwa ona od 22 stycznia 2024 r. do 6 grudnia 2024 r. Ze składaniem wniosków o przyznanie vouchera nie ma jednak co czekać - ilość środków jest ograniczona, więc dotacje przyznaje się zgodnie z kolejnością zgłoszeń. Jeśli pula środków zostanie wyczerpana wcześniej, okno na składanie wniosków o dofinansowanie z SME Fund zostanie zamknięte, jak to miało miejsce w ubiegłym roku. W 2023 r. pula wyczerpała się już w październiku.
‍

Dla kogo jest dofinansowanie SME Fund?

‍
Dofinansowanie może być przyznane różnym typom przedsiębiorców. Mogą to być zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jak i spółki cywilne czy spółki prawa handlowego. Muszą one jedynie spełniać kryterium pozostawania małym, średnim lub mikro-przedsiębiorcą. Aby wniosek został rozpatrzony pozytywnie, spółka nie może być jednak w upadłości, a przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność nie może mieć jej w zawieszeniu.

{{widget14}}

‍
Jak wygląda procedura dofinansowania SME Fund?

‍
Procedurę przyznania dofinansowania rozpoczyna złożenie wniosku o przyznanie vouchera. Po jego uwzględnieniu przedsiębiorca otrzymuje voucher i ma czas na dokonanie zgłoszenia znaku towarowego. Może tego dokonać za pośrednictwem pełnomocnika, który pomoże z bezproblemowym i skutecznym przejściem procedury. Voucher uzyskany z SME Fund jest ważny przez 2 miesiące od jego przyznania. W tym czasie należy dokonać zgłoszenia znaku towarowego, a także wystąpić o zwrot poniesionych opłat urzędowych. Jeśli termin zostanie przekroczony, ważność vouchera wygaśnie. W takim przypadku nie można po raz kolejny ubiegać się o dofinansowanie w tym samym roku. Dwumiesięczny termin może jednak zostać przedłużony na wniosek o kolejne 2 miesiące. Jeden podmiot może złożyć jeden wniosek o voucher SME Fund w danym roku. Fundusze zwracane są po dokonaniu zgłoszenia.

‍
Fundusz SME oferuje również vouchery na inne rodzaje praw własności intelektualnej. Obejmują one nie tylko zgłoszenia znaków towarowych, ale też wzorów przemysłowych czy patentów. Przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić nawet 75% kosztów na zgłoszeniach praw własności intelektualnej (w przypadku zgłoszeń krajowych i znaków unijnych przed EUIPO; w przypadku zgłoszeń rejestracji międzynarodowych kwota dofinansowania ograniczona jest do 50% zwrotu opłat za zgłoszenie). Kwota zwrotu jest przy tym ograniczona do wysokości 1000 EUR, a więc ponad 4500 zł. To, jak wysokie dofinansowanie otrzyma dany przedsiębiorca, zależy od zakresu ochrony, jaką chce uzyskać dla swojego znaku towarowego. Koszty zgłoszenia rosną bowiem w zależności od liczby rodzajów towarów lub usług, dla jakich ma być chronione dane oznaczenie. Wysokość opłat za samo zgłoszenie i każdą z wyznaczonych klas towarów czy usług zależy od wybranego urzędu zgłoszenia, a więc od terytorialnego zakresu ochrony (Polska albo cała Unia Europejska).

‍
Co ciekawe i bardzo korzystne dla przedsiębiorców, voucher MSE Fund zostanie wypłacony również w przypadku, gdy prawo ochronne na znak towarowy nie zostanie z jakiegoś względu udzielone. Nie można natomiast wykorzystać vouchera SME Fund na obniżenie kosztów zgłoszenia, które zostało złożone przed datą wniosku o przyznanie dofinansowania z SME Fund.

W 2024 r. do rozdysponowania zostało przeznaczonych 20 mln EUR. Co ciekawe, w 2023 r. Polacy znaleźli się w czołówce państw wnioskujących o dofinansowanie z SME Fund. Polska zajęła drugie miejsce pod względem liczby składanych wniosków (4140 zgłoszeń), tuż za Hiszpanią (5038 wnioski). Trzecie państwo na podium stanowiły Włochy (3453 zgłoszenia).

‍

W dobie cyfryzacji i nieustannie rozwijającej się przestrzeni internetowej, granice między dopuszczalnym a zakazanym marketingiem stają się coraz bardziej rozmyte. Jednym z obszarów, który wzbudza szczególne zainteresowanie i kontrowersje jest reklama alkoholu w Internecie, a w szczególności w social mediach. Prawo, z natury dążące do regulowania i nadzorowania, staje przed wyzwaniem dostosowania starych zasad do nowoczesnych realiów cyfrowego świata.

Pomimo że reklama alkoholu nie jest nowym zjawiskiem, Internet otworzył przed nią zupełnie nowe możliwości i wyzwania. Z jednej strony, sieć daje producentom i dystrybutorom alkoholu potężne narzędzia do docierania do szerokiego grona odbiorców. Z drugiej jednak, rodzi to pytania o odpowiedzialność społeczną, ochronę nieletnich i granice dopuszczalnych praktyk marketingowych.

W Polsce, jak i w wielu innych krajach, reklama alkoholu podlega ścisłym regulacjom prawnym, których celem jest nie tylko ochrona konsumentów, ale także zapobieganie nadużyciom i promowaniu niezdrowych nawyków.

Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie czytelnikom kluczowych aspektów prawnych związanych z reklamą napojów alkoholowych w Internecie.

Jakie są wymogi prawne w zakresie reklamy napojów alkoholowych?

Aktem prawnym stojącym na ograniczeniu negatywnego wpływu alkoholu na społeczeństwo jest ustawa z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

Ogólny zakaz reklamy napojów alkoholowych innych niż piwo

Zgodnie z tą ustawą zabrania się na obszarze kraju reklamy i promocji:

• napojów alkoholowych, z wyjątkiem piwa, którego reklama i promocja jest dozwolona, pod pewnymi warunkami,
• produktów i usług, których nazwa, znak towarowy, kształt graficzny lub opakowanie wykorzystuje podobieństwo lub jest tożsame z oznaczeniem napoju alkoholowego lub innym symbolem obiektywnie odnoszącym się do napoju alkoholowego (tzw. reklama/promocja pośrednia),
• przedsiębiorców oraz innych podmiotów, które w swoim wizerunku reklamowym wykorzystują nazwę, znak towarowy, kształt graficzny lub opakowanie związane z napojem alkoholowym, jego producentem lub dystrybutorem (tzw. reklama/promocja pośrednia).

Jakie są warunki dopuszczalności reklamy piwa (i promocji)?

Reklama piwa (i promocja) jest dozwolona, pod warunkiem że:

• nie jest kierowana do małoletnich, ani nie przedstawia osób małoletnich,
• nie łączy spożywania alkoholu ze sprawnością fizyczną bądź kierowaniem pojazdami,
• nie zawiera stwierdzeń, że alkohol posiada właściwości lecznicze, jest środkiem stymulującym, uspakajającym lub sposobem rozwiązywania konfliktów osobistych,
• nie zachęca do nadmiernego spożycia alkoholu,
• nie przedstawia abstynencji lub umiarkowanego spożycia alkoholu w negatywny sposób,
• nie podkreśla wysokiej zawartości alkoholu w napojach alkoholowych jako cechy wpływającej pozytywnie na jakość napoju alkoholowego,
• nie wywołuje skojarzeń z atrakcyjnością seksualną, relaksem lub wypoczynkiem, nauką lub pracą, sukcesem zawodowym lub życiowym.

Co więcej, reklama piwa (i promocja) nie może być prowadzona:

• w telewizji, radiu, kinie i teatrze między godziną 6:00 a 20:00, z wyjątkiem reklamy prowadzonej przez organizatora imprezy sportu wyczynowego lub profesjonalnego w trakcie trwania tej imprezy,
• na kasetach wideo i innych nośnikach,
• w prasie młodzieżowej i dziecięcej,
• na okładkach dzienników i czasopism,
• na słupach i tablicach reklamowych i innych stałych i ruchomych powierzchniach wykorzystywanych do reklamy, chyba że 20% powierzchni reklamy zajmować będą widoczne i czytelne napisy informujące o szkodliwości spożycia alkoholu lub o zakazie sprzedaży alkoholu małoletnim,
• przy udziale małoletnich.

Co oznacza zakaz reklamy i promocji pośredniej?

Zakaz reklamy i promocji pośredniej dotyczy produktów lub usług innych niż napoje alkoholowe, których oznaczenia, kształt lub opakowanie wykorzystuje podobieństwo lub jest tożsame z oznaczeniem lub symbolem napoju alkoholowego lub podmiotów, które w swoim wizerunku wykorzystują oznaczenie, kształt lub opakowanie związane z napojem alkoholowym, jego producentem lub dystrybutorem.

W związku z powyższym zabroniona jest również reklama i promocja piw bezalkoholowych, win bezalkoholowych i innych tego typu napojów, bowiem oznaczanie tych produktów jest zbieżne z oznaczaniem innych napojów alkoholowych lub ich producentów lub dystrybutorów.

W tym kontekście Trybunał Konstytucyjny stanął na stanowisku, że nie dotyczy to podmiotów niepowiązanych w żaden sposób z producentami lub dystrybutorami napojów alkoholowych i przypadkowe zbieżności wizerunku handlowego podmiotów niemających ze sobą związków gospodarczych.

Czym właściwie jest „reklama” i „promocja” napojów alkoholowych?

Za reklamę napojów alkoholowych uważa się publiczne rozpowszechnianie znaków towarowych napojów alkoholowych lub symboli graficznych z nimi związanych, a także nazw i symboli graficznych przedsiębiorców produkujących napoje alkoholowe, nieróżniących się od nazw i symboli graficznych napojów alkoholowych, służące popularyzowaniu znaków towarowych napojów alkoholowych.

Za reklamę alkoholu nie uważa się informacji używanych do celów handlowych pomiędzy przedsiębiorcami zajmującymi się produkcją, obrotem hurtowym i handlem napojami alkoholowymi.

Natomiast za promocję napojów alkoholowych uważa się publiczną degustację napojów alkoholowych, rozdawanie rekwizytów związanych z napojami alkoholowymi, organizowanie premiowanej sprzedaży napojów alkoholowych, a także inne formy publicznego zachęcania do nabywania napojów alkoholowych.

Z powyższych definicji wynika, że kluczowe znaczenie przy weryfikacji legalności reklamy alkoholu ma aspekt „publiczności” działań marketingowych.

Czy każda reklama alkoholu (i promocja) ma charakter publiczny?

Ustawa nie zawiera wyjaśnienia, co ustawodawca rozumiał poprzez „publiczne” działania.

Orzecznictwo i doktryna wskazuje, że należy przez to rozumieć skierowanie komunikatu do nieograniczonego i nieokreślonego grona odbiorców. Publiczny przekaz charakteryzuje się jednocześnie powszechnością, jawnością i ogólną dostępnością.

W konsekwencji, z literalnego brzmienia tych przepisów wynika, że nie znajdą one zastosowania w przypadku reklamy i promocji skierowanej do ograniczonego grona odbiorców i niedostępnej dla ogółu, ponieważ nie będą miały charakteru publicznego.

Tylko reklama piwa może być skierowana zarówno do nieograniczonego, jak i ograniczonego grona odbiorców.

Z tym literalnym brzmieniem nie zgadza się Polska Agencja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wskazują, że zamieszczenie przekazu w Internecie, do którego dostęp ma lub może mieć nieograniczona liczba użytkowników, nosi cechy publiczności, bowiem umożliwia dostęp do tych treści potencjalnie nieograniczonej liczbie użytkowników danej platformy.

Również Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów dostrzegł w tym zakresie problem i przekazał Prokuraturze Krajowej liczne sprawy dotyczące reklamy alkoholu w Internecie, w szczególności w mediach społecznościowych, celem weryfikacji ich zgodności z prawem.

Czy reklama i promocja napojów alkoholowych w Internecie jest dopuszczalna?

W tym zakresie wypowiedział się Sąd Najwyższy i stwierdził, że strona internetowa może zostać uznana za miejsce publiczne, jeżeli dostęp do niej może mieć każdy użytkownik sieci.

Sytuacja zmienia się, gdy dostęp do strony jest ograniczony, na przykład poprzez wymóg zalogowania.

W takim przypadku dostęp do strony ma tylko wybrana grupa osób, przez co według Sądu Najwyższego, taka strona przestaje być uznawana za miejsce publiczne, ponieważ jest dostępna jedynie dla ograniczonej liczby użytkowników.

Zaznaczamy, że orzeczenie to zostało wydane na gruncie prawa karnego, niemniej jednak dostarcza kluczowych wskazówek interpretacyjnych odnośnie do tego, jakie materiały mogą być zostać potraktowane jako publiczne.

Biorąc jednak pod uwagę obecne działania organów ścigania należy do tego orzeczenia podchodzić z daleko idącą ostrożnością.

Kluczowe znaczenie będą miały rozstrzygnięcia w sprawach wprost odnoszących się do zakazu reklamy i promocji napojów alkoholowych z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

Innymi, obecnie stosowanymi praktykami ograniczającymi dostępność do takich treści jest udzielenie dostępu do strony dopiero po poinformowaniu, że treści zawarte na stronie są przeznaczone dla osób pełnoletnich oraz złożeniu przez użytkownika deklaracji pełnoletności.

{{widget13}}

Czy reklama i promocja napojów alkoholowych w social mediach jest dopuszczalna?

W obliczu rosnącej popularności mediów społecznościowych, coraz więcej przedsiębiorców wybiera te platformy do promowania swoich produktów. Takie działania reklamowe oferują szansę na dotarcie do szerokiego grona potencjalnych klientów, co jest ich niewątpliwą zaletą.

Jednakże, istnieje także ryzyko, że takie działania mogą być uznane za zakazaną reklamę publiczną, z wyżej wskazanych względów.

Dodatkowo, przed rozpoczęciem kampanii reklamowej w mediach społecznościowych, ważna jest weryfikacja regulaminu danej platformy. I tak:

• Facebook zezwala na reklamę napojów alkoholowych, ale wymaga, aby reklamy te były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i nie targetowały osób, które nie ukończyły 18 lat,
• TikTok zupełnie zakazuje reklamy napojów alkoholowych (i promocji),
• YouTube i Google zabraniają reklamy i promocji napojów alkoholowych skierowanych do polskich odbiorców,
• Instagram jedynie zakazuje sprzedaży alkoholu.

Mimo oficjalnych zakaz reklamy napojów alkoholowych wynikających z ustawy czy regulaminów platform internetowych, reklama alkoholu ma się coraz lepiej. To dzięki nieprecyzyjnym przepisom oraz braku realnej kontroli przez uprawnione organy. podczas współpracy z naszymi klientami - agencjami digitalowymi, e-commercami, marketplace'ami, które chcą promować napoje alkoholowe w ramach swojej działalności szczególną uwagę zwracamy na zabezpieczenie ich interesów i wybór postępowania dopasowany do ich modelu działalności - Damian Sawicki, radca prawny

‍

Kogo obowiązują ograniczenia i zakazy dotyczące reklamy alkoholu w Internecie?

Zasadniczo powyższe ograniczenia i zakazy reklamy alkoholu dotyczą wszystkich, tj. osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, które uczestniczą w prowadzeniu reklamy w charakterze zleceniodawcy albo zleceniobiorcy niezależnie od sposobu i formy jej prezentacji.

Co grozi za naruszenie przepisów w zakresie reklamy i promocji alkoholu w Internecie?

Prowadzenie reklamy lub promocji napojów alkoholowych z naruszeniem omówionych zasad, stanowi przestępstwo zagrożone karą grzywny w wysokości od 10.000 do 500.000 złotych.

Postępowanie toczy się na podstawie przepisów o postępowaniu karnym.

Nielegalna reklama napojów alkoholowych może zostać potraktowana również jako czyn nieuczciwej konkurencji lub nieuczciwa praktyka rynkowa, co daje podstawę do zaangażowania w sprawę Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Podsumowanie

Choć reklama napojów alkoholowych napotyka na znaczne ograniczenia, to jednak nie jest ona w pełni zakazana.

Zgodnie z przepisami ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, istnieje możliwość legalnej reklamy alkoholu, pod warunkiem przestrzegania określonych zasad.

Ważne jest, aby każdy przypadek reklamy napojów alkoholowych rozpatrywać osobno, zwracając uwagę na zasięg reklamy i sposób, w jaki dociera ona do odbiorców.

Reklama alkoholu skierowana bezpośrednio do nieograniczonej liczby osób, której głównym celem jest promowanie alkoholu wysokoprocentowego, może skutkować odpowiedzialnością karną dla przedsiębiorcy.

‍