Tu znajdziesz odpowiedzi na Twoje pytania.

W dzisiejszym cyfrowym świecie reklamy internetowe są nieodłącznym elementem strategii marketingowych. Przyciągające wzrok grafiki i profesjonalne zdjęcia mogą zdecydować o sukcesie kampanii reklamowej. Jednak wykorzystanie materiałów wizualnych wiąże się z szeregiem wyzwań prawnych, których nieznajomość może kosztować firmę znacznie więcej niż koszt zakupu odpowiedniej licencji. W tym wpisie przyjrzymy się kilku zagadnieniom związanym z używaniem zdjęć i grafik w reklamach internetowych.

Podstawy prawne wykorzystania zdjęć i grafik

Zacznijmy od fundamentów. W Polsce podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie praw autorskich jest ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 24 tj.) Zgodnie z art. 1 tej ustawy, zdjęcia i grafiki będą zazwyczaj utworami chronionymi prawem autorskim od momentu ich stworzenia, bez konieczności dopełniania jakichkolwiek formalności. Zgodnie z polskim prawem (i prawem wielu innych państw) utworu nie trzeba rejestrować, nie musi on też być oznaczony znaczkiem ©, żeby był chroniony.

Co to oznacza w praktyce? Niemal każde zdjęcie czy grafika ma swojego twórcę, któremu przysługują dwa rodzaje praw:

• Prawa osobiste – niezbywalne, bezterminowe, związane z autorstwem utworu
• Prawa majątkowe – zbywalne, czasowe (co do zasady wygasają 70 lat po śmierci twórcy), dotyczące ekonomicznego wykorzystania utworu

Aby legalnie wykorzystać zdjęcie w reklamie internetowej, trzeba uzyskać odpowiednie uprawnienia do korzystania z praw majątkowych do tego utworu. Brak takich uprawnień może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. Do tych konsekwencji może należeć konieczność zaprzestania wykorzystywania zdjęcia lub grafiki, ale także, np. odpowiedzialność odszkodowawcza. Warto zatem chociaż w skrócie przyjrzeć się różnym sposobom zapewnienia sobie możliwości legalnego wykorzystania zdjęć i grafik w reklamach internetowych.

Czy mogę użyć zdjęcia z Internetu w reklamie?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez marketerów i właścicieli biznesów. Odpowiedź brzmi: **nie zawsze**. Sam fakt, że zdjęcie jest dostępne w Internecie, nie oznacza, że możesz je swobodnie wykorzystać w celach reklamowych.

Mimo, że świadomość dotycząca prawa autorskiego wzrasta, nadal wiele osób wierzy w mit, że materiały znalezione w Internecie są "darmowe" lub stanowią "własność publiczną". Nic bardziej mylnego. Wykorzystanie zdjęcia znalezionego w Google czy na innych stronach internetowych bez odpowiednich uprawnień może stanowić naruszenie praw autorskich.

Legalne źródła zdjęć i grafik do reklam

Istnieje kilka legalnych sposobów pozyskania materiałów wizualnych do reklam:

1. Banki zdjęć i ich licencje

Banki zdjęć stanowią najbardziej popularny i bezpieczny sposób pozyskiwania materiałów wizualnych. Platformy takie jak Shutterstock, Adobe Stock, iStock czy Depositphotos oferują miliony wysokiej jakości zdjęć i grafik dostępnych na różnych typach licencji

Rodzaje licencji w bankach zdjęć:

• Licencje standardowe (Royalty-Free) – najczęściej spotykany typ licencji, pozwalający na wielokrotne wykorzystanie materiału po jednorazowej opłacie, zwykle z pewnymi ograniczeniami co do nakładu czy sposobu użycia
• Licencje rozszerzone (Extended) – droższe, ale oferujące szersze możliwości wykorzystania, np. w produktach przeznaczonych do odsprzedaży

2. Zdjęcia na licencjach Creative Commons

Creative Commons to organizacja non-profit oferująca standardowe licencje, które pozwalają twórcom na udostępnianie swoich dzieł na określonych warunkach. Zdjęcia na licencjach CC można znaleźć na platformach takich jak Flickr, Wikimedia Commons czy Unsplash. Każdorazowo należy jednak upewnić się, czy na użycie konkretnej fotografii udzielono licencji i jaka jest jej treść.

Licencje CC różnią się zakresem uprawnień:

• CC0 – pozwala na korzystanie utworu w zasadzie bez ograniczeń
• CC BY – wymaga podania autora utworu
• CC BY-SA – wymaga podania autora i dalszego udostępniania na tej samej licencji
• CC BY-ND – wymaga podania autora i zakazuje tworzenia utworów zależnych
• CC BY-NC – wymaga podania autora i zakazuje użycia komercyjnego

Uwaga! W przypadku reklam, które z definicji mają charakter komercyjny, możesz korzystać wyłącznie z materiałów na licencjach CC0, CC BY, CC BY-SA lub CC BY-ND (o ile nie tworzysz modyfikacji). Materiały na licencjach zawierających warunek NC (non-commercial) nie mogą być wykorzystywane w reklamach.

3. Nabywanie praw do zdjęć bezpośrednio od twórców.

Kolejną drogą zapewnienia sobie dostępu do zdjęć i grafik jest bezpośrednie porozumienie się z ich twórcami lub zlecenie fotografowi czy grafikowi ich wykonania.

W takich wypadkach należy jednak zadbać o to by w umowie z fotografem czy grafikiem, odpowiednio zabezpieczyć swoje prawo do wykorzystania zdjęć.

Najbardziej kompleksowym, choć zwykle najdroższym rozwiązaniem, jest nabycie pełni praw majątkowych do zdjęcia. Zgodnie z art. 41 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga umowy zawartej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

Przeniesienie praw autorskich daje najszersze możliwości wykorzystania materiału, ponieważ stajesz się uprawnionym z autorskich praw majątkowych i możesz dysponować utworem w zakresie w jakim nabyłeś prawa. Warto jednak pamiętać o tym, aby w umowie odpowiednio uregulować także kwestie związane z wykonywaniem autorskich praw osobistych fotografa czy grafika – tych praw nie da się nabyć, ale można zadbać o to, aby zmniejszyć ryzyko późniejszego wykorzystania ich przez twórcę w sposób, który utrudnia korzystanie ze zdjęć lub grafik. Nabycie autorskich praw majątkowych to rozwiązanie szczególnie polecane w przypadku kluczowych elementów identyfikacji wizualnej marki. Oczywiście odpowiednio napisana umowa licencyjna często wystarczy do tego, aby dana grafika mogła być legalnie wykorzystywana w kampaniach reklamowych.

Niezależnie od tego, czy dojdzie do nabycia autorskich praw majątkowych, czy też do uzyskania licencji na wykorzystanie utworów należy zadbać, aby umowa objęła takie pola eksploatacji utworu, jakie są istotne z punktu widzenia planowanej kampanii.

4. Tworzenie materiałów przez pracowników

Warto też dodać, że jeśli materiały tworzone są wewnątrz organizacji przez pracowników w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków pracowniczych, to, co do zasady, pracodawca będzie nabywał autorskie prawa majątkowe do takich utworów z chwilą ich przyjęcia (zgodnie z art. 12 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Także i w tym przypadku trzeba jednak pamiętać o poszanowaniu praw osobistych, np. prawa do autorstwa.

Pułapki prawne przy wykorzystaniu zdjęć w reklamach

Nawet posiadając odpowiednią licencję lub prawa do zdjęcia, musisz pamiętać o kilku istotnych kwestiach:

1. Wizerunek osób na zdjęciach

Wykorzystanie zdjęć przedstawiających wizerunek osób podlega dodatkowym regulacjom. Zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. Wyjątki dotyczą osób powszechnie znanych (jeśli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem funkcji publicznych) oraz osób stanowiących jedynie szczegół całości (np. zgromadzenia, krajobrazu).

Profesjonalne banki zdjęć zwykle posiadają odpowiednie zgody modelek i modeli (model release), ale zawsze warto to zweryfikować, zwłaszcza gdy wizerunek stanowi główny element reklamy. W warunkach wykorzystania fotografii z banków zdjęć znajdują się często także ograniczenia związane z odpowiednim ukazywaniem wizerunku osoby przedstawionych na fotografiach, np. zakaz wykorzystywania w zdjęcia w kontekście, który może poniżać przedstawioną osobę, stanowić obraźliwy dla niej komentarz na temat jej wyglądu, itp.

O uzyskaniu zgody na wykorzystanie wizerunku trzeba także pamiętać, gdy zlecamy komuś wykonanie fotografii.

2. Znaki towarowe i inne chronione elementy

Na zdjęciach mogą pojawić się znaki towarowe, utwory architektoniczne, utwory plastyczne lub inne chronione prawem elementy. Wykorzystanie takich zdjęć w reklamach może wymagać dodatkowych zgód, nawet jeśli posiadasz licencję na samo zdjęcie.

Przykładowo, jeśli na zdjęciu znajduje się logo konkurencyjnego podmiotu może to prowadzić problemów prawnych. Podobnie, jeśli na zdjęciu znajdzie się budynek będący utworem architektonicznym.

3. Ograniczenia licencyjne

Każda licencja zawiera pewne ograniczenia, które należy dokładnie przeanalizować. Najczęstsze ograniczenia dotyczą:

• Maksymalnej liczby wyświetleń/nakładu
• Zakazu wykorzystania w określonych kontekstach (np. treści dla dorosłych, polityczne)
• Ograniczeń terytorialnych
• Zakazu modyfikacji materiału
• Konieczności podania autora

Naruszenie warunków licencji jest równoznaczne z naruszeniem praw autorskich i może skutkować odpowiedzialnością prawną.

Jakie są zasady korzystania z banków zdjęć?

Banki zdjęć stanowią najpopularniejsze źródło materiałów wizualnych dla reklam internetowych. Oto kluczowe zasady korzystania z nich:

1. Zrozumienie modelu licencjonowania

Każdy bank zdjęć ma własny model licencjonowania, który określa, w jaki sposób możesz wykorzystać zakupione materiały. Najważniejsze jest dokładne zapoznanie się z regulaminem i warunkami licencji przed zakupem.

2. Weryfikacja ograniczeń

Przed wykorzystaniem zdjęcia w kampanii reklamowej sprawdź, czy nie podlega ono dodatkowym ograniczeniom. Niektóre zdjęcia mogą mieć zastrzeżenia dotyczące wykorzystania w kontekście kontrowersyjnych tematów (np. polityka, religia, zdrowie) lub w określonych branżach (np. w reklamie wyrobów tytoniowych).

3. Archiwizacja dowodów zakupu

Zawsze przechowuj dowody zakupu licencji i dokumentację potwierdzającą prawo do wykorzystania materiałów. W przypadku roszczeń ze strony twórców lub banków zdjęć będziesz musiał udowodnić, że posiadasz odpowiednie uprawnienia.

4. Przestrzeganie warunków licencji

Nawet po zakupie licencji musisz przestrzegać jej warunków. Przykładowo, niektóre banki zdjęć wymagają podania informacji o autorze lub źródle zdjęcia, inne zabraniają wykorzystania materiałów w określony sposób.

Konsekwencje naruszenia praw autorskich

Wykorzystanie zdjęć bez odpowiednich uprawnień może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych:

1. Odpowiedzialność cywilna

Twórca lub podmiot posiadający prawa autorskie można żądać zaprzestania wykorzystania fotografii lub grafiki.

‍

Ponadto, może dochodzić:

• Odszkodowania na zasadach ogólnych albo;
• Zryczałtowanego odszkodowania w wysokości dwukrotności stosownego wynagrodzenia (art. 79 ustawy o prawie autorskim), a także;
• Wydania uzyskanych korzyści.

W praktyce reklamowej, szczególnie w przypadku dużych kampanii, roszczenia finansowe mogą być bardzo wysokie.

2. Odpowiedzialność karna

W przypadku działania w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, naruszenie praw autorskich może stanowić przestępstwo zagrożone grzywną, karą ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do lat 5 (art. 115-118 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).

3. Straty wizerunkowe

Poza konsekwencjami prawnymi, naruszenie praw autorskich może prowadzić do poważnych strat wizerunkowych. Informacje o takich naruszeniach często trafiają do mediów, co negatywnie wpływa na reputację firmy.

Praktyczne wskazówki dla reklamodawców

Warto wprowadzić w swojej działalności dobre praktyki przy wykorzystaniu zdjęć i grafik w reklamach, wśród których można wymienić:

1. Tworzenie dokumentacji

Dla każdego wykorzystanego materiału wizualnego prowadź dokumentację zawierającą:

• Źródło pozyskania
• Rodzaj licencji
• Dowód zakupu/nabycia praw
• Zakres dozwolonego wykorzystania
• Okres ważności licencji

2. Wprowadzenie procedury weryfikacji

Ustanów w firmie procedury weryfikacji praw do materiałów wizualnych przed ich wykorzystaniem w reklamach. Warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sprawdzanie legalności materiałów.

3. Inwestowanie w jakość i bezpieczeństwo

Tanie lub darmowe źródła materiałów wizualnych mogą generować wyższe ryzyko prawne. Inwestycja w profesjonalne banki zdjęć lub własne materiały to nie tylko kwestia jakości, ale także bezpieczeństwa prawnego.

4. Konsultowanie wątpliwości z prawnikiem

W przypadku kampanii o dużym zasięgu lub budżecie, warto skonsultować kwestie prawne z radcą prawnym specjalizującym się w prawie autorskim i reklamie.

Podsumowanie

Legalne wykorzystanie zdjęć i grafik w reklamach internetowych wymaga świadomości prawnej i odpowiedniego podejścia do zarządzania prawami autorskimi. Kluczowe zasady to:

‍

1. Zawsze pozyskuj materiały z legalnych źródeł
2. Dokładnie analizuj warunki licencji przed wykorzystaniem materiału
3. Zachowuj dokumentację potwierdzającą prawa do wykorzystania
4. Pamiętaj o dodatkowych ograniczeniach dotyczących wizerunku osób i innych chronionych elementów
5. W przypadku wątpliwości konsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie autorskim

Przestrzeganie tych zasad pozwoli Ci skutecznie realizować kampanie reklamowe, minimalizując ryzyko prawne i potencjalne koszty związane z naruszeniem praw autorskich.

FAQ: Jakie są zasady korzystania z banków zdjęć?

1. Czy po zakupie zdjęcia w banku przysługują mi do niego prawa autorskie?

Nie. Zakup zdjęcia w banku zdjęć oznacza jedynie nabycie licencji na jego wykorzystanie na określonych warunkach. Prawa autorskie nadal pozostają przy twórcy lub banku zdjęć. Jedynie w przypadku specjalnych umów o przeniesienie praw autorskich możesz stać się "właścicielem" praw majątkowych do zdjęcia.

2. Czy mogę wykorzystać to samo zdjęcie w różnych kampaniach reklamowych?

Zależy to od warunków licencji. Większość licencji standardowych (Royalty-Free) pozwala na wielokrotne wykorzystanie materiału po jednorazowej opłacie, ale zawsze warto sprawdzić szczegółowe warunki dla konkretnego banku zdjęć.

3. Czy muszę podawać autora zdjęcia w reklamie?

Zależy to od warunków licencji. Niektóre banki zdjęć wymagają podania informacji o autorze lub źródle, inne nie, np. w przypadku licencji Creative Commons z oznaczeniem BY podanie autora jest obowiązkowe.

4. Czy mogę modyfikować zakupione zdjęcia?

Większość licencji standardowych pozwala na podstawowe modyfikacje (kadrowanie, zmiana kolorystyki), ale niektóre licencje mogą zawierać ograniczenia dotyczące modyfikacji. Zawsze sprawdzaj szczegółowe warunki licencji.

5. Czy istnieją limity wykorzystania zdjęć z banków zdjęć?

Niektóre licencje zawierają ograniczenia dotyczące maksymalnej liczby wyświetleń, nakładu lub czasu wykorzystania. Banki zdjęć mogą oferować różne poziomy subskrypcji, które będą różnić się możliwościami wykorzystania fotografii, np. wyższe poziomy mogą umożliwiać wykorzystanie zdjęć na cele kampanii reklamowych o większym zasięgu.

6. Czy mogę wykorzystać zdjęcie z banku zdjęć jako logo firmy?

Większość standardowych licencji nie pozwala na wykorzystanie materiałów jako głównego elementu logo lub znaku towarowego. Do takiego wykorzystania zwykle potrzebna jest licencja rozszerzona lub specjalna umowa z bankiem zdjęć.

7. Co się stanie, jeśli przypadkowo naruszę warunki licencji?

Naruszenie warunków licencji jest równoznaczne z naruszeniem praw autorskich i może skutkować odpowiedzialnością prawną, w tym koniecznością zapłaty odszkodowania. W przypadku nieumyślnego naruszenia warto jak najszybciej skontaktować się z bankiem zdjęć i uregulować sytuację.

Pamiętaj, że inwestycja w legalne materiały wizualne to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale także element budowania profesjonalnego wizerunku marki. Długofalowo, takie podejście zawsze się opłaca.

Zakładając spółkę, przedsiębiorcy koncentrują się głównie na strategii rozwoju, pomijając kluczowy aspekt – prawidłowe ustrukturyzowanie odpowiedzialności za poszczególne obszary działalności spółki.

Z tego artykułu dowiesz się:

- Jak skutecznie zarządzać ryzykiem poniesienia odpowiedzialności karnoskarbowej przez poszczególne osoby działające w spółce poprzez właściwy podział kompetencji;

- Jakie zapisy w umowie spółki mogą chronić przed konsekwencjami;

- Jak wygląda odpowiedzialność w spółce z o.o. i jak ją zminimalizować;

- Jakie mechanizmy compliance wdrożyć dla zwiększenia bezpieczeństwa;

‍

Czy wspólnicy odpowiadają za zobowiązania podatkowe spółki?

W przypadku spółki z o.o., wspólnicy nie odpowiadają osobiście za same zobowiązania podatkowe spółki. Odpowiedzialność za nie może spaść na członków zarządu, zgodnie z art. 116 ordynacji podatkowej. Ma to jednak charakter wyjątkowy i może mieć miejsce dopiero, gdy nie uda się wyegzekwować podatku w całości od samej spółki.

Nie oznacza to jednak, że tylko w takim wypadku na osoby zaangażowane w działanie spółki mogą spaść negatywne konsekwencje niewywiązywania się przez spółkę w pełni z jej zobowiązań podatkowych. Trzeba bowiem mieć na względzie to, że osoby te mogą w określonych okolicznościach być pociągnięte do odpowiedzialności karnej skarbowej.

Czym grozi odpowiedzialność karna skarbowa i za co można ją ponieść?

Odpowiedzialność karnoskarbowa to jedno z najpoważniejszych ryzyk prawnych dla przedsiębiorców, obejmujące nie tylko sankcje finansowe, ale także bardziej dotkliwe konsekwencje.

Kodeks karny skarbowy (k.k.s.) przewiduje kary za przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe, m.in. właśnie przeciwko obowiązkom podatkowym. Kary te najczęściej będą miały wymiar finansowy. Jednak za niektóre czyny grozić może kara ograniczenia wolności, a nawet kara pozbawienia wolności. Poza tym skazanie za przestępstwo skarbowe wiąże się z wpisem do Krajowego Rejestru Karnego.

Jednymi z najczęstszych sytuacji, w których może dojść do ukarania za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe są sytuacje, w których:

• podatnik uporczywie (tj. w sposób powtarzający się lub przez długi czas) nie płaci podatków w terminie
• podatnik podaje nieprawdę w deklaracjach podatkowych (np. poprzez niewykazywanie całości sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT w deklaracjach podatkowych),
• podatnik nie składa deklaracji podatkowych,
• płatnik podatku nie wpłaca w terminie (choćby jednorazowo) podatku pobranego od podatnika, czego najlepszym przykładem jest nieterminowe wpłacanie przez pracodawcę podatku dochodowego pobranego od pracowników.

Jak widać, często nawet, jeśli podatnik ostatecznie wywiązał się ze swoich obowiązków, ale zrobił to nieterminowo, to i tak mógł popełnić czyn, za który k.k.s. przewiduje karę. Przed odpowiedzialnością karnoskarbową nie chroni także to, że podatnik zapłacił odsetki za opóźnienie w zapłacie podatku.

Odpowiedzialność karnoskarbowa – kto faktycznie odpowiada?

Odpowiedzialność karną skarbową ponosi zawsze człowiek, a nie organizacja. Zatem w przypadku osób prawnych takich jak spółki kapitałowe, przepisy przerzucają tę odpowiedzialność na określone osoby.

Kwestię tę reguluje art. 9 ust. 3 k.k.s.: „za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej”.

Jak widać przepis ten dość szeroko ujmuje katalog osób, które mogą ponieść odpowiedzialność karną skarbową w przypadku, gdy postępowanie dotyczyć będzie zobowiązań spółki. W różnych sytuacjach mogą to być:

• członkowie zarządu (szczególnie prezes),
• prokurenci i pełnomocnicy,
• wspólnicy aktywnie uczestniczący w zarządzaniu spółką,
• osoby prowadzące księgowość spółki.

‍

Co istotne, organy skarbowe mogą pociągnąć do odpowiedzialności także osoby, które faktycznie podejmowały decyzje, nawet jeśli formalnie nie były do tego upoważnione.

Nawet jeśli często pierwszymi osobami, które znajdą się na celowniku organów będą członkowie zarządu, a w szczególności prezes zarządu, to prowadzący postępowanie będą jednak poszukiwać osób, które rzeczywiście odpowiadały w spółce w danym okresie za wypełnianie poszczególnych obowiązków związanych z podatkami.

"Największym błędem założycieli spółek jest przekonanie, że sama forma prawna spółki z o.o. automatycznie chroni przed odpowiedzialnością osobistą. To niebezpieczny mit" – mówi radca prawny Michał Różycki.

Jak uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej poprzez strategiczny podział kompetencji

Kluczem do ograniczenia ryzyka jest precyzyjny podział kompetencji pomiędzy członków zarządu i inne osoby działające w spółce, np. wspólników, którzy nie wchodzą w skład zarządu. Nie chodzi o unikanie odpowiedzialności w ogóle, ale o jej racjonalne rozłożenie w sposób rzeczywiście zamierzony przez wspólników.

‍

Umowa spółki a zakres obowiązków – fundament bezpieczeństwa

Umowa spółki powinna zawierać następujące elementy:

1. Precyzyjny zakres odpowiedzialności członków zarządu

• Szczegółowe określenie obszarów odpowiedzialności każdego członka (np. jeden odpowiada za finanse, drugi za operacje);
• Jasne wskazanie, kto nadzoruje rozliczenia podatkowe;
• Określenie limitów samodzielnych decyzji finansowych.

2. Procedury podejmowania kluczowych decyzji

• Ustalenie, które decyzje wymagają jednomyślności zarządu;
• Procedury dokumentowania procesu decyzyjnego (protokoły, uchwały).

3. Mechanizmy kontroli wewnętrznej

• System raportowania finansowego i podatkowego;
• Zasady nadzoru nad księgowością;
• Procedury weryfikacji rozliczeń podatkowych przed ich złożeniem.

"W spółkach z jasno określonym podziałem kompetencji ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej jest znacząco niższe. Optymalny podział funkcji sprawia, że każdy dokładnie wie, za co odpowiada, co pozwala na skuteczniejszą kontrolę obszarów wysokiego ryzyka." – zauważa Michał Różycki.

Porozumienie wspólników (SHA) jako narzędzie odpowiedniego podziału kompetencji

Umowa wspólników (Shareholders' Agreement, SHA) stanowi potężne narzędzie w zarządzaniu ryzykiem odpowiedzialności karnoskarbowej, które często jest pomijane przez przedsiębiorców. W przeciwieństwie do umowy spółki, która jest dokumentem jawnym, SHA pozostaje dokumentem poufnym, umożliwiającym bardziej szczegółowe uregulowanie relacji między wspólnikami i zarządem.

Kluczowe elementy SHA w kontekście odpowiedzialności karnoskarbowej:

1. Szczegółowy podział kompetencji decyzyjnych

• Precyzyjne określenie, który wspólnik ma prawo podejmować decyzje w konkretnych obszarach biznesowych;
• Precyzyjne określenie, który wspólnik będzie odpowiedzialny za nadzór nad wywiązywaniem się przez spółkę z obowiązków podatkowych;
• Wskazanie, które decyzje mogące mieć skutki podatkowe wymagają jednomyślności wszystkich wspólników.

2. Mechanizmy nadzoru nad zarządem

• Ustalenie zasad raportowania zarządu do wspólników w sprawach finansowo-podatkowych;
• Określenie częstotliwości i zakresu kontroli dokumentacji podatkowej przez wspólników;
• Procedury zatwierdzania strategicznych decyzji podatkowych.

3. Klauzule ochronne dla wspólników niezaangażowanych operacyjnie

• Zobowiązanie wspólników aktywnych operacyjnie do konsultowania kluczowych decyzji podatkowych;
• Mechanizmy ochrony przed podejmowaniem ryzykownych decyzji podatkowych przez jednego wspólnika;
• Procedury informowania o potencjalnych ryzykach podatkowych.

4. Odpowiedzialność regresowa

• Ustalenie zasad wewnętrznej odpowiedzialności regresowej między wspólnikami w przypadku kar i sankcji
• Mechanizmy odszkodowawcze dla wspólników, którzy ponieśli konsekwencje decyzji podjętych bez ich wiedzy

Praktyczne rozwiązania chroniące przed odpowiedzialnością

1. Oddzielenie funkcji właścicielskich od zarządczych

Skutecznym sposobem ograniczenia odpowiedzialności wspólników jest:

• Powołanie profesjonalnego zarządu spoza grona wspólników
• Ograniczenie bezpośredniego wpływu wspólników na codzienne decyzje operacyjne
• Stworzenie rady nadzorczej jako ciała kontrolnego
• Formalne dokumentowanie wszystkich poleceń i wytycznych kierowanych do zarządu

2. Precyzyjne określenie odpowiedzialności za obszary wysokiego ryzyka

Szczególną uwagę należy zwrócić na:

• Rozliczenia podatkowe – jednoznaczne wskazanie osoby odpowiedzialnej za nadzór
• Dokumentacja księgowa – określenie zasad obiegu i weryfikacji dokumentów
• Relacje z organami skarbowymi – wskazanie osób upoważnionych do kontaktów

‍

3. Wdrożenie procedur compliance w spółce

Profesjonalne procedury compliance znacząco zmniejszają ryzyko:

• Regularne audyty podatkowe przeprowadzane przez zewnętrznych ekspertów
• Szczegółowe procedury weryfikacji kontrahentów pod kątem ryzyka podatkowego
• Cykliczne szkolenia dla personelu podnoszące świadomość zagrożeń karnoskarbowych
• Systemy wczesnego ostrzegania o potencjalnych nieprawidłowościach

Regulamin zarządu jako narzędzie precyzyjnego podziału kompetencji

Dobrze skonstruowany regulamin zarządu powinien zawierać:

1. Szczegółowy zakres obowiązków każdego członka zarządu z jednoznacznym wskazaniem odpowiedzialności za obszary podatkowe
2. Procedury podejmowania decyzji i głosowania, szczególnie w kwestiach finansowych
3. Zasady raportowania do wspólników i rady nadzorczej
4. Procedury współpracy z zewnętrznymi doradcami podatkowymi
5. Protokołowanie decyzji zarządu w sprawach finansowych i podatkowych
   

Odpowiedzialność karnoskarbowa a księgowość zewnętrzna

Outsourcing księgowości nie zawsze pozwoli uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej. Często nawet jeśli to księgowość popełniła błąd, organ prowadzący postępowanie będzie dociekał, czy nie było to skutkiem, np. przekazania do biura niepełnej albo błędnej dokumentacji.

‍

Aby zminimalizować ryzyko, należy:

1. Zawrzeć szczegółową umowę z biurem rachunkowym, która precyzyjnie określa:

• Zakres odpowiedzialności biura
• Procedury przekazywania dokumentów
• Obowiązki informacyjne biura wobec spółki
• Kwestie odpowiedzialności za błędy i zaniechania

2. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za nadzór nad biurem rachunkowym

3. Wdrożyć system kontroli dokumentów księgowych przed ich przekazaniem

4. Regularnie weryfikować poprawność rozliczeń podatkowych

"Powierzenie księgowości zewnętrznemu podmiotowi nie przenosi automatycznie odpowiedzialności karnej skarbowej. Kluczowe jest właściwe uregulowanie tej współpracy oraz utrzymanie efektywnego nadzoru nad procesami księgowymi" – podkreśla Michał Różycki.

‍

Ubezpieczenie od odpowiedzialności karnoskarbowej – realna ochrona czy złudne bezpieczeństwo?

‍

Jednym z rozwiązań, które zyskuje na popularności wśród członków zarządu i wspólników, jest ubezpieczenie od odpowiedzialności karnoskarbowej. Czy jednak stanowi ono skuteczną ochronę i czy warto w nie inwestować?

Takie ubezpieczenie może pomóc zniwelować finansowe skutki postępowań w sprawach karnych skarbowych poprzez pokrycie kosztów obrony lub grzywien i mandatów nałożonych na osobę odpowiedzialną. Może być to szczególnie przydatne w przypadku spółek, które opłacają podatki w dużej wysokości (np. zatrudniają wielu pracowników), ponieważ wysokość nałożonych grzywien będzie w dużej mierze zależeć od tego, na jakie uszczuplenie narażony został podatek.

Trzeba mieć jednak na względzie, że ubezpieczenia nie będą jednak w stanie zniwelować negatywnych skutków związanych, np. z wpisem do Krajowego Rejestru Karnego. Nie zapewniają one zatem ochrony przed wszystkimi konsekwencjami odpowiedzialności karnej skarbowej.

Podsumowanie: Klucz do bezpiecznego biznesu

Optymalny podział funkcji w spółce to nie formalność, ale strategiczna decyzja biznesowa chroniąca przed poważnymi konsekwencjami prawnymi. Najważniejsze zasady:

1. Precyzyjnie określ odpowiedzialność w dokumentach spółki - umowie spółki, regulaminie zarządu i zakresach obowiązków
2. Oddziel funkcje właścicielskie od zarządczych, aby ograniczyć ryzyko dla wspólników
3. Wdróż mechanizmy kontrolne w obszarach wysokiego ryzyka podatkowego
4. Inwestuj w compliance jako zabezpieczenie przed ryzykiem karnoskarbowym
5. Dokumentuj procesy decyzyjne na wypadek kontroli i postępowań
6. Rozważ zawarcie szczegółowej umowy wspólników regulującej kwestie odpowiedzialności

Dobrze zaprojektowana struktura odpowiedzialności pozwala skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na obawach przed konsekwencjami prawnymi.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci stworzyć strukturę, która będzie skutecznie chronić Twój biznes i Ciebie osobiście.

‍

FAQ - Najczęściej zadawane pytania o odpowiedzialność karnoskarbową w spółce

Czy wspólnik spółki z o.o.  odpowiada za zobowiązania podatkowe spółki?

Nie. W przypadkach określonych w art. 116 ordynacji podatkowej taką odpowiedzialność może ponieść zarząd.

Czy wspólnik, który nie jest członkiem zarządu, może ponosić odpowiedzialność karnoskarbową? Czy wspólnik odpowiada prywatnym majątkiem za błędy spółki?

Tak, wspólnik niebędący członkiem zarządu może ponosić odpowiedzialność karną skarbową, jeśli faktycznie uczestniczył w zarządzaniu spółką i podejmowaniu decyzji w obszarach podatkowych, np. odpowiadał na zapłatę podatku albo dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego. Organy skarbowe patrzą na rzeczywisty, a nie tylko formalny podział kompetencji. Odpowiedzialność karnoskarbową wspólnik poniesie w takim wypadku za własne błędy popełnione w ramach działania spółki.

‍

Jak podział obowiązków chroni przed sankcjami?

Precyzyjny podział obowiązków chroni przed sankcjami karnoskarbowymi poprzez:

• Jednoznaczne wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary podatkowe
• Ograniczenie odpowiedzialności osób niezaangażowanych w decyzje podatkowe
• Możliwość wykazania dochowania należytej staranności w nadzorze
• Dokumentowanie procesu decyzyjnego jako dowodu w ewentualnym postępowaniu

‍

Jakie są praktyczne mechanizmy ograniczania odpowiedzialności?

Najskuteczniejsze mechanizmy ograniczania odpowiedzialności to:

• Wdrożenie systemu kontroli wewnętrznej w obszarze finansów i podatków
• Regularne audyty podatkowe przeprowadzane przez zewnętrznych ekspertów
• Szczegółowa dokumentacja procesów decyzyjnych w sprawach podatkowych
• Korzystanie z opinii doradców podatkowych przy złożonych transakcjach
• Zawarcie szczegółowej umowy wspólników regulującej odpowiedzialność wewnętrzną

‍

Pamiętaj, że kluczem do bezpieczeństwa nie jest unikanie odpowiedzialności, ale jej świadome i strategiczne zarządzanie poprzez odpowiednie struktury organizacyjne i procedury.

Jak pozbyć się wspólnika ze spółki? 

Wyprowadzanie klientów, drenowanie spółki z gotówki, blokowanie kluczowych decyzji - poznaj prawdziwe historie wspólników, którzy zamienili się w sabotażystów, i sprawdzone metody prawne, by skutecznie się przed nimi bronić.

Kiedy wspólnik staje się wrogiem?

Marcin i Tomasz założyli razem agencję marketingową z jasno określonymi rolami - Marcin miał odpowiadać za pozyskiwanie klientów i zarządzanie projektami, a Tomasz za finanse i operacje wewnętrzne. Przez pierwsze dwa lata wszystko funkcjonowało zgodnie z planem. Jednak stopniowo Marcin zaczął zauważać, że Tomasz coraz rzadziej pojawia się w biurze, opóźnia płatności dla podwykonawców i nie realizuje uzgodnionych zadań. Kiedy firma zaczęła tracić klientów z powodu opóźnień w projektach, które leżały w gestii Tomasza, Marcin odkrył, że jego wspólnik od kilku miesięcy rozwijał własny projekt, poświęcając mu większość swojego czasu, jednocześnie pobierając pełne wynagrodzenie z ich wspólnej firmy.

To scenariusz, który powtarza się w wielu polskich firmach. Konflikty między wspólnikami dotykają znacznej części spółek z o.o. w Polsce, szczególnie w pierwszych latach działalności. Co więcej, w sporej liczbie przypadków konflikt eskaluje do poziomu, w którym jeden ze wspólników zaczyna działać na szkodę firmy - czy to przez zaniedbanie, czy przez świadome działanie.

W tym artykule pokażemy, jak rozpoznać pierwsze sygnały ostrzegawcze, jakie kroki prawne możesz podjąć i jak skutecznie zabezpieczyć dowody, które pomogą Ci wygrać w sądzie. Bo w biznesie, podobnie jak w życiu, lepiej przygotować się na trudne scenariusze, niż później żałować braku działania.

Czerwone flagi - jak wcześnie rozpoznać nielojalność wspólnika?

Nielojalność wspólnika rzadko pojawia się nagle. Zazwyczaj jest to proces, który daje o sobie znać poprzez szereg sygnałów ostrzegawczych. Umiejętność ich wczesnego rozpoznania może uratować Twoją firmę przed poważnymi konsekwencjami.

‍

Symptomy finansowe nieuczciwości wspólnika

Nieprawidłowości finansowe są często pierwszym, namacalnym dowodem na nielojalność wspólnika. Pieniądze nie kłamią, a ślad finansowy jest trudny do ukrycia, szczególnie przy dobrze prowadzonej księgowości.

-  Blokowanie dostępu do dokumentacji finansowej - wspólnik unika przekazywania raportów finansowych lub utrudnia dostęp do nich

-  Nieuzasadnione wydatki firmowe - pojawiają się transakcje, które trudno powiązać z działalnością operacyjną firmy

-  Sprzeciwianie się racjonalnym inwestycjom - systematyczne blokowanie decyzji o rozwoju, mimo dobrej kondycji finansowej

-  Nadmierne wypłaty - próby wyprowadzania nadmiernych środków ze spółki poprzez dywidendy lub wynagrodzenia

{{widget43}}

Symptomy operacyjne nielojalności wspólnika

Codzienne funkcjonowanie firmy często najszybciej odczuwa skutki nielojalności wspólnika. Spadek zaangażowania i celowe zaniedbywanie obowiązków to klasyczne symptomy, które niestety często są bagatelizowane lub tłumaczone "chwilowymi trudnościami osobistymi".

-  Systematyczny spadek zaangażowania - wspólnik poświęca coraz mniej czasu na sprawy firmy

-  Zaniedbywanie obowiązków - niewykonywanie ustalonych zadań, przekładanie terminów

-  Częste, nieuzasadnione nieobecności - wzrost liczby dni urlopowych, chorób, wyjazdów

-  Unikanie spotkań i komunikacji - wspólnik przestaje uczestniczyć w życiu firmy

-  Opóźnianie kluczowych decyzji - celowe przedłużanie procesów decyzyjnych

-  Sabotowanie relacji z kluczowymi pracownikami - podważanie autorytetu innych wspólników

-  Zatajanie istotnych informacji biznesowych - ukrywanie ważnych faktów przed pozostałymi wspólnikami

Symptomy rynkowe 

Relacje z rynkiem - klientami, dostawcami i konkurencją - mogą dostarczyć istotnych sygnałów ostrzegawczych. Nielojalny wspólnik często zaczyna budować własną sieć kontaktów biznesowych kosztem wspólnej firmy.

-  Kontakty z konkurencją - częste, nieuzasadnione spotkania z przedstawicielami firm konkurencyjnych

-  Wyprowadzanie klientów - przekierowywanie klientów do innych podmiotów

-  Działalność konkurencyjna - angażowanie się w projekty poza firmą, często konkurencyjne

-  Naruszanie zakazu konkurencji - łamanie postanowień umowy spółki dotyczących konkurencji

‍

Jak zidentyfikować nieuczciwego wspólnika?

Rozpoznanie symptomów nielojalności wspólnika jest często trudniejsze, niż mogłoby się wydawać. Wiele z tych sygnałów może być subtelnych, a nielojalny wspólnik zazwyczaj dokłada starań, aby ukryć swoje działania.

Zaufaj swoim przeczuciom

Często pierwszym sygnałem jest intuicyjne poczucie, że "coś jest nie tak". Przedsiębiorcy, którzy znają swoją firmę i wspólników, potrafią wyczuć zmianę atmosfery, nawet jeśli nie mają jeszcze twardych dowodów. Takie przeczucia warto traktować poważnie – są one często podświadomą analizą mikrosygnałów, których świadomie nie rejestrujemy.

Skonsultuj się z profesjonalistą

Kiedy pojawią się pierwsze wątpliwości, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie spółek. Doświadczony specjalista pomoże:

-  Obiektywnie ocenić sytuację

-  Zaplanować strategię weryfikacji podejrzeń

-  Zabezpieczyć interesy firmy i pozostałych wspólników

-  Przygotować plan działania w przypadku potwierdzenia podejrzeń

‍

"Większość klientów, którzy do nas trafiają z problemem nielojalnego wspólnika, przyznaje, że pierwsze sygnały zauważyli już kilka miesięcy wcześniej, ale bagatelizowali je lub nie wiedzieli, jak je zweryfikować. Tymczasem szybka reakcja może uratować firmę przed poważnymi stratami" - Damian Sawicki, radca prawny.

‍

Systematycznie weryfikuj kluczowe obszary

‍

Profesjonalista pomoże przeprowadzić dyskretną, ale skuteczną weryfikację kluczowych obszarów działalności firmy:

-  Analiza dokumentacji finansowej

-  Przegląd korespondencji biznesowej

-  Weryfikacja realizacji zadań i projektów

-  Sprawdzenie relacji z klientami i kontrahentami

-  Analiza czasu pracy i zaangażowania wspólnika

‍

Buduj strategię działania

Po potwierdzeniu podejrzeń konieczne jest zaplanowanie dalszych kroków. Doświadczony prawnik pomoże:

-  Zabezpieczyć dowody nielojalności

-  Ocenić skalę problemu i potencjalnych strat

-  Przygotować strategię negocjacyjną lub prawną

-  Zabezpieczyć firmę przed dalszymi działaniami nielojalnego wspólnika

‍

Jak wygląda procedura wyłączenia wspólnika krok po kroku?

Gdy diagnoza jest już pewna i wiesz, że masz do czynienia z nielojalnym wspólnikiem, czas na działanie. W praktyce masz dwie ścieżki działania: oficjalna procedura wyłączenia wspólnika zgodnie z Kodeksem spółek handlowych albo negocjacje biznesowe. 

Jakie są podstawy prawne wyłączenia wspólnika ze spółki? 

Procedura wyłączenia wspólnika ze spółki z o.o. opiera się na art. 266-269 Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z tymi przepisami, wspólnicy reprezentujący więcej niż połowę kapitału zakładowego mogą żądać wyłączenia wspólnika z "ważnych przyczyn".

Co stanowi "ważne przyczyny"? Ustawodawca celowo nie definiuje tego pojęcia precyzyjnie, pozostawiając jego interpretację sądom. Praktyka orzecznicza wskazuje jednak, że do takich przyczyn zalicza się:

-  Działanie na szkodę spółki

-  Naruszenie zakazu konkurencji

-  Uporczywe blokowanie kluczowych decyzji biznesowych

-  Długotrwały konflikt uniemożliwiający normalne funkcjonowanie spółki

‍

"Warto podkreślić, że samo istnienie konfliktu między wspólnikami nie jest wystarczającą podstawą do wyłączenia. Musimy udowodnić, że wspólnik aktywnie działa na szkodę spółki lub w sposób rażący narusza swoje obowiązki" - Damian Sawicki, specjalista od konfliktów wspólników

‍

Dlaczego sądowe wyłączenie wspólnika jest rzadko wykorzystywane w praktyce? 

Choć przepisy KSH dają teoretyczną możliwość sądowego wyłączenia wspólnika, w praktyce gospodarczej ta droga jest stosunkowo rzadko wykorzystywana w czystej formie. Dlaczego?

-  Długotrwałość postępowania (często 2-3 lata)

-  Wysokie koszty prawne

-  Niepewność co do wyniku

-  Negatywny wpływ na bieżące funkcjonowanie firmy

-  Konieczność ujawnienia wewnętrznych problemów firmy

W rzeczywistości biznesowej, przepisy o wyłączeniu wspólnika często służą jako "straszak" i element budowania pozycji negocjacyjnej, a nie jako główna ścieżka rozwiązania problemu.

‍

Jaka jest alternatywa dla sądowego wyłączenia wspólnika ze spółki?

W praktyce większość konfliktów między wspólnikami rozwiązywana jest na drodze negocjacji, które nie dość, że są efektywniejsze kosztowo niż postępowanie sądowe, trwają kilkukrotnie krócej, to w dodatku są elastyczne, bo pozwalają wspólnikom na wypracowanie wielu wariantów porozumienia, np.:

-  Dobrowolnego odkupienia udziałów jednego wspólnika przez drugiego

-  Podziału biznesu między dwóch wspólników - np. rozdzielenie różnych linii biznesowych, albo podział spółek w grupie. 

-  Ustalenia nowych zasad współpracy (rzadziej, przy mniejszych konfliktach)

Aby negocjacje były skuteczne, konieczne jest:

‍

Co zrobić, żeby zbudować silną pozycję w negocjacjach ze wspólnikiem?

Mocna pozycja negocjacyjna to fundament skutecznych rozmów z nielojalnym wspólnikiem. Aby ją zbudować, należy:

Zgromadzić dowody nielojalności - im bardziej konkretne i niepodważalne, tym lepiej

Zabezpieczyć kluczowe aktywa firmy - zarówno materialne, jak i niematerialne (dostępy, hasła, dokumentacja)

Przygotować realną wycenę udziałów - najlepiej wykonaną przez niezależnego eksperta

Zapewnić sobie wsparcie kluczowych pracowników i kontrahentów - ich lojalność może być decydująca w trudnym okresie

‍

Jak zaplanować strategię negocjacyjną ze wspólnikiem?

Skuteczna strategia negocjacyjna powinna obejmować:

Precyzyjne określenie celów - czy chcemy odkupić udziały wspólnika, czy może podzielić firmę?

Ustalenie granic kompromisu - jakie ustępstwa jesteśmy gotowi poczynić, a gdzie przebiega nieprzekraczalna granica?

Przygotowanie przekonującej argumentacji - opartej na faktach, a nie emocjach

Opracowanie planu awaryjnego - co zrobimy, jeśli negocjacje się nie powiodą i będziemy musieli skierować sprawę na drogę sądową?

‍

Jak przeprowadzić szybkie i zdecydowane działanie względem nieuczciwego wspólnika? 

Czas działa na niekorzyść firmy uwikłanej w konflikt wspólników, dlatego kluczowe jest:

Minimalizowanie czasu trwania konfliktu - każdy miesiąc przedłużających się negocjacji to wymierne straty dla biznesu

Ochrona bieżącej działalności firmy - konflikt nie może paraliżować codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa

Zabezpieczenie interesów klientów i pracowników - to oni często najbardziej cierpią na konflikcie wspólników

"W mojej praktyce widzę, że firmy, które potrafią szybko i zdecydowanie zareagować na problem nielojalnego wspólnika, minimalizując czas trwania konfliktu, mają znacznie większe szanse na przetrwanie w dobrej kondycji. Każdy miesiąc przedłużających się negocjacji czy sporów to wymierne straty dla biznesu" -  Damian Sawicki, radca prawny

‍

Jak przygotować się do działań prawnych przeciwko wspólnikowi? 

‍

Niezależnie od wybranej ścieżki - czy to negocjacji, czy formalnego procesu wyłączenia - kluczowe jest solidne przygotowanie:

1. Zgromadź dowody nielojalności wspólnika

2. Przeanalizuj umowę spółki pod kątem ewentualnych postanowień dotyczących wyłączenia wspólnika

3. Sprawdź, czy spełniasz wymóg kapitałowy - musisz reprezentować więcej niż połowę kapitału zakładowego

4. Przygotuj wycenę udziałów nielojalnego wspólnika - będziesz musiał je odkupić

5. Zabezpiecz środki finansowe na spłatę wyłączanego wspólnika

‍

Przykład z praktyki: W jednej z obsługiwanych przez nas spraw, dwaj wspólnicy zauważyli, że trzeci wspólnik systematycznie zaniedbuje swoje obowiązki i blokuje rozwój firmy. Zamiast od razu kierować sprawę do sądu, przygotowali solidną dokumentację naruszeń, a następnie przedstawili wspólnikowi dwie opcje: albo zmienia swoje podejście i realizuje ustalone zadania, albo odkupią jego udziały za kwotę opartą na niezależnej wycenie. Presja zgromadzonych dowodów i realna perspektywa procesu sądowego skłoniły wspólnika do akceptacji oferty odkupienia udziałów, co pozwoliło firmie szybko wrócić na ścieżkę rozwoju.

‍

Zabezpieczanie dowodów działania na szkodę spółki

Skuteczne rozwiązanie problemu nielojalnego wspólnika - niezależnie czy na drodze negocjacji, czy postępowania sądowego - zależy przede wszystkim od jakości zebranych dowodów.

‍

Rodzaje dowodów kluczowych w postępowaniu

Dowody dokumentowe

1. Korespondencja biznesowa (e-maile, listy, wiadomości)

2. Protokoły ze zgromadzeń wspólników

3. Dokumentacja finansowa wykazująca nieprawidłowości

4. Umowy zawarte z podmiotami konkurencyjnymi

‍

Zeznania świadków

1. Pracownicy spółki

2. Kontrahenci

3. Klienci, którzy zostali "przejęci"

‍

Opinie biegłych

1. Analiza finansowa wykazująca szkody

2. Wycena udziałów

3. Analiza rynkowa potwierdzająca działalność konkurencyjną

‍

Dowody cyfrowe

1. Historia aktywności w systemach firmowych

2. Logi dostępu do danych

3. Kopie zapasowe skrzynek pocztowych

‍

Legalne metody dokumentowania nielojalności

‍

Pamiętaj, że dowody muszą być pozyskane legalnie, w przeciwnym razie sąd może je odrzucić:

-  Audyt wewnętrzny - formalnie zlecony przez zarząd spółki

-  Monitoring firmowy - zgodny z przepisami RODO i prawem pracy

-  Analiza dokumentów spółki - w ramach uprawnień wspólnika lub członka zarządu

-  Formalne wezwania - oficjalna korespondencja dokumentująca problemy

-  Protokołowanie spotkań - szczególnie zgromadzeń wspólników

‍

"W jednej ze spraw klient popełnił błąd, zlecając prywatne śledztwo wobec wspólnika bez odpowiedniej podstawy prawnej. Mimo że śledztwo wykazało nielojalność, dowody zostały odrzucone przez sąd jako pozyskane nielegalnie. Dlatego tak ważne jest, by każde działanie dokumentacyjne miało właściwą podstawę prawną" - Damian Sawicki.

‍

Współpraca z biegłymi i detektywami gospodarczymi

W skomplikowanych przypadkach warto rozważyć współpracę ze specjalistami:

-  Prawnicy specjalizujący się w sporach korporacyjnych - pomogą ocenić, które dowody będą miały wartość w sądzie

-  Biegli rewidenci - mogą wykryć nieprawidłowości finansowe

-  Specjaliści IT - analiza danych firmowych i zabezpieczenie dowodów cyfrowych

‍

Pułapki dowodowe, których należy unikać

-  Nielegalne pozyskiwanie informacji - np. hakowanie prywatnych skrzynek pocztowych

-  Nagrywanie bez zgody - w niektórych kontekstach może być niedopuszczalne

-  Prowokowanie wspólnika - sąd może uznać to za działanie w złej wierze

-  Selektywne prezentowanie faktów - ukrywanie okoliczności korzystnych dla drugiej strony

-  Fałszowanie dokumentów - absolutnie niedopuszczalne i grożące odpowiedzialnością karną

‍

Jakie są koszty procedury wyłączenia wspólnika ze spółki? 

Koszty procedury wyłączenia wspólnika ze spółki mogą być bardzo różne i na pewno będą zależały od sposobu postępowania, na które się zdecydujecie. Koszty postępowania sądowego będą zupełnie odmienne od negocjcaji prywatnych. Poza tym, niezależnie od trybu działania, warto wiedzieć jakie koszty ponosisz prowadząc spór ze wspólnikiem. 

‍

Jakie są realne koszty konfliktu między wspólnikami?

Koszty konfliktu między wspólnikami znacząco przekraczają same wydatki prawne. Można je podzielić na:

‍

Koszty bezpośrednie

1. Obsługa prawna (proporcjonalnie do czasu trwania i złożoności sporu)

2. Opłaty sądowe (proporcjonalne do wartości przedmiotu sporu)

3. Wynagrodzenia biegłych i innych specjalistów

4. Koszt odkupienia udziałów

‍

Koszty pośrednie - często znacznie wyższe

1. Utracone przychody z powodu defocusu zarządu

2. Spadek produktywności zespołu

3. Opóźnienia w rozwoju produktów i usług

4. Utrata klientów zniechęconych wewnętrznymi problemami firmy

5. Trudności w pozyskiwaniu nowych klientów

6. Odejścia kluczowych pracowników

‍

Koszty długoterminowe

1. Utrata reputacji na rynku

2. Osłabienie pozycji konkurencyjnej

3. Trudności w pozyskiwaniu finansowania

4. Ryzyko utraty kluczowych kontraktów

‍

"Wielu przedsiębiorców skupia się wyłącznie na bezpośrednich kosztach prawnych, zapominając o kosztach biznesowych konfliktu. Tymczasem to właśnie one są często najbardziej dotkliwe. Firma w stanie wewnętrznego konfliktu traci zdolność do szybkiego reagowania na zmiany rynkowe, co w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku może być wyrokiem śmierci" - Damian Sawicki, radca prawny

‍

Ile trwa procedura wyłączenia wspólnika ze spółki?

Czas trwania konfliktu ma bezpośrednie przełożenie na kondycję firmy:

-  Negocjacje dot. dobrowolnego wyjścia: 1-6 miesięcy

-  Proces wyłączenia wspólnika:

-  I instancja: kilka miesięcy do ponad roku

- II instancja: kilka miesięcy do roku

-  Potencjalna kasacja: kilkanaście miesięcy

Im dłużej trwa konflikt, tym większe ryzyko wejścia w spiralę problemów:

1. Konflikt między wspólnikami

2. Utrata koncentracji na biznesie

3. Spadek wyników finansowych

4. Narastanie frustracji i zaostrzenie konfliktu

5. Dalsza utrata koncentracji na biznesie

6. Pogłębienie problemów finansowych

Przykład z praktyki: Obsługiwaliśmy sprawę firmy technologicznej, gdzie konflikt między wspólnikami przeciągnął się do 18 miesięcy. W tym czasie firma straciła dwóch kluczowych klientów i kilku najlepszych programistów. Kiedy wreszcie udało się osiągnąć porozumienie i jeden ze wspólników odkupił udziały drugiego, firma była w znacznie gorszej kondycji niż na początku konfliktu. Odbudowa zajęła kolejne dwa lata. Gdyby wspólnicy zdecydowali się na szybkie i zdecydowane działania na początku konfliktu, większości tych strat można było uniknąć.

‍

Prewencja - jak zabezpieczyć firmę przed konfliktem wspólników? 

Najlepszą strategią jest zapobieganie konfliktom zanim się pojawią. Właściwe zabezpieczenia prawne, wprowadzone na wczesnym etapie współpracy, mogą znacząco ułatwić rozwiązanie potencjalnych problemów w przyszłości.

Umowa spółki to za mało - dlaczego potrzebujesz porozumienia wspólników (SHA)?

Choć umowa spółki stanowi podstawowy dokument regulujący funkcjonowanie spółki, często nie jest wystarczająca do kompleksowego uregulowania relacji między wspólnikami. Porozumienie wspólników (Shareholders' Agreement, SHA) to dodatkowy dokument, który szczegółowo określa wzajemne prawa i obowiązki wspólników oraz mechanizmy rozwiązywania potencjalnych konfliktów.

"Z mojego doświadczenia wynika, że zdecydowana większość poważnych konfliktów między wspólnikami mogłaby zostać rozwiązana szybko i bezboleśnie, gdyby na początku współpracy zawarli oni dobrze skonstruowane porozumienie wspólników. To jak polisa ubezpieczeniowa - wydaje się niepotrzebna, dopóki nie nastąpi szkoda" - Damian Sawicki, radca prawny 

‍

Dowiedz się więcej o tym, jak możemy pomóc Ci zabezpieczyć Twoją firmę poprzez profesjonalne porozumienie wspólników‍

‍

Kluczowe elementy porozumienia wspólników

Dobrze skonstruowane porozumienie wspólników powinno zawierać:

-  Szczegółowy zakaz konkurencji - precyzyjnie określający, jakie działania są niedozwolone, na jakim terytorium i przez jaki czas

-  Jasny podział kompetencji i obowiązków - kto za co odpowiada i jakie są konsekwencje niewypełniania obowiązków

-  Mechanizmy wyjścia ze spółki - precyzyjnie określone warunki i procedury sprzedaży udziałów

-  Klauzule "tag along" i "drag along" - regulujące procesy sprzedaży udziałów w przypadku pojawienia się zewnętrznego inwestora

-  Klauzula "shotgun" (Texas shoot-out) - umożliwiająca jednej stronie zaproponowanie ceny za udziały drugiej, która musi albo sprzedać po tej cenie, albo kupić udziały pierwszej strony za tę samą cenę

-  Mechanizmy "deadlock resolution" - procedury na wypadek patowej sytuacji decyzyjnej

-  Jasno określone przyczyny przymusowego wykupu udziałów - co znacznie ułatwia późniejsze rozstanie

-  Procedury wyceny udziałów - określenie metody wyceny w przypadku konieczności wykupu

-  Procedury rozwiązywania sporów - np. mediacja przed arbitrażem

‍

Kiedy zawrzeć porozumienie wspólników?

Idealnym momentem na zawarcie porozumienia wspólników jest etap zakładania spółki, gdy relacje między wspólnikami są jeszcze dobre, a wizja współpracy - spójna. W takim momencie łatwiej jest wynegocjować uczciwe i zrównoważone warunki, które zabezpieczą interesy wszystkich stron.

Jeśli spółka już funkcjonuje, a porozumienie nie zostało wcześniej zawarte, warto rozważyć jego wprowadzenie przy najbliższej okazji - np. przy zmianach właścicielskich, restrukturyzacji czy wprowadzaniu nowego wspólnika.

‍

Od czego zacząć przygotowanie Porozumienia Wspólników? 

Porozumienie wspólników to dokument, który powinien być przygotowany przez doświadczonego prawnika specjalizującego się w prawie spółek. Każda spółka ma swoją specyfikę, a porozumienie powinno być dostosowane do konkretnej sytuacji i relacji między wspólnikami.

Doświadczony prawnik pomoże Ci:

Zadać odpowiednie pytania - jako przedsiębiorca skupiasz się na rozwoju biznesu, nie na potencjalnych scenariuszach konfliktów. Prawnik, który przeprowadził dziesiątki spółek przez spory wspólników, wie dokładnie, na jakie aspekty zwrócić uwagę i jakie kwestie uregulować, zanim staną się problemem

Sprowokować rozmowę na trudne tematy - zauważyliśmy w Sawicki Legal, że szczególnie w biznesach prowadzonych z członkami rodziny czy bliskimi przyjaciółmi, wspólnicy mają problem w poruszaniu trudnych tematów, obawiając się reakcji drugiej strony. Doświadczony prawnik jako zewnętrzny specjalista wyręczy Cię w tym, narzucając kwestie, które trzeba ustalić dla dobra biznesu

Przeprowadzić przez cały proces - tak, przygotowanie SHA to proces, który bywa długi i skomplikowany. Dzieje się tak, ponieważ porozumienie musi być precyzyjnie dostosowane do specyfiki Twojej spółki, relacji między wspólnikami i planów rozwojowych. Prawnik poprowadzi Cię przez wszystkie etapy, od wstępnych ustaleń po finalne podpisanie dokumentu

Zidentyfikować kluczowe ryzyka - każdy biznes ma swoją specyfikę i unikalne zagrożenia. Prawnik pomoże zidentyfikować te, które są szczególnie istotne w Twoim przypadku i zaproponuje mechanizmy ich minimalizacji

‍

Podsumowanie, czyli co musisz wiedzieć o wyłączeniu wspólnika ze spółki? 

Konflikt ze wspólnikiem to jedno z najtrudniejszych doświadczeń w prowadzeniu biznesu. Łączy ono wyzwania prawne, finansowe i często również emocjonalne. Kluczem do skutecznego rozwiązania takiej sytuacji jest:

1. Wczesne rozpoznanie problemu - reaguj na pierwsze sygnały ostrzegawcze

2. Profesjonalne wsparcie - skomplikowane spory korporacyjne wymagają doświadczonych prawników

3. Systematyczne zbieranie dowodów - zawsze w granicach prawa

4. Szybkie i zdecydowane działanie - każdy miesiąc konfliktu to wymierne straty dla firmy

5. Strategiczne podejście - wybierz ścieżkę prawną odpowiednią do Twojej sytuacji

6. Priorytet dla rozwiązań negocjacyjnych - jeśli to możliwe, unikaj długotrwałych procesów sądowych

"W mojej praktyce zauważyłem, że największe szanse na korzystne rozwiązanie mają ci przedsiębiorcy, którzy potrafią oddzielić emocje od biznesowych aspektów konfliktu. Nielojalność wspólnika to nie tylko osobista zdrada, ale przede wszystkim zagrożenie dla firmy, które wymaga racjonalnego, strategicznego podejścia" - Damian Sawicki, CEO Sawicki Legal

Jeśli zmagasz się z nielojalnym wspólnikiem, nie czekaj aż sytuacja się pogorszy. Wczesna interwencja prawna może uratować Twój biznes i oszczędzić znacznych kosztów w przyszłości. W Sawicki Legal specjalizujemy się w rozwiązywaniu złożonych konfliktów między wspólnikami - skontaktuj się z nami, aby omówić Twoją sytuację i opracować skuteczną strategię działania.

Jeff Bezos stracił około 35 miliardów dolarów w wyniku rozwodu z MacKenzie Scott. Twoja firma może stracić wszystko w wyniku „rozwodu biznesowego”. Poznaj kluczowe zabezpieczenia, które warto wdrożyć już dziś.

Rozwód przedsiębiorcy

Prowadzisz firmę od lat. Zbudowałeś ją od zera, przeszedłeś przez trudne chwile, zainwestowałeś w nią swój czas, pieniądze i serce. Teraz wyobraź sobie, że z dnia na dzień możesz stracić nad nią kontrolę lub zostać zmuszonym do jej sprzedaży. Nie z powodu błędów biznesowych czy kryzysu gospodarczego, ale z powodu rozpadu małżeństwa.

Brzmi jak czarny scenariusz? Niestety, to codzienność wielu przedsiębiorców i przedsiębiorczyń w Polsce. Podczas gdy głośne rozwody miliarderów, jak Jeff Bezos czy Bill Gates, trafiają na pierwsze strony gazet, tysiące właścicieli i właścicielek małych i średnich firm mierzą się z podobnymi wyzwaniami, często tracąc dorobek życia.

"Rozwód w biznesie to jak trzęsienie ziemi - może zniszczyć fundamenty firmy, którą budowano latami. Klienci i pracownicy czują niepewność, partnerzy biznesowi zaczynają się wycofywać, a konkurencja tylko czeka na upadek." - mówi Aleksandra Rojek, radczyni prawna specjalizująca się w prawie gospodarczym.

W tym artykule dowiesz się:

• jak polski system prawny traktuje firmę w przypadku rozwodu,
• jakie konkretne kroki można podjąć, aby zabezpieczyć swój biznes,
• jakie błędy najczęściej popełniają osoby prowadzące działalność i jak ich uniknąć,
• co zrobić, jeśli prowadzisz biznes wspólnie z małżonkiem.

{{widget42}}

Twój biznes w świetle prawa rodzinnego - co mówią przepisy?

Zanim przejdziemy do konkretnych rozwiązań, trzeba zrozumieć podstawową zasadę: w Polsce obowiązuje ustawowa wspólność majątkowa małżeńska. Oznacza to, że wszystko, co nabyto w trakcie małżeństwa (z pewnymi wyjątkami), należy do obojga małżonków - nawet jeśli tylko jedna osoba pracowała na dany składnik majątku.

Dotyczy to również firmy lub udziałów w spółce. Jeśli biznes powstał w trakcie małżeństwa, a nie ma intercyzy (umowy majątkowej małżeńskiej), małżonek ma prawo do połowy wartości tego biznesu w przypadku rozwodu.

Kluczowe fakty prawne, które warto znać:

1. Jednoosobowa działalność gospodarcza - choć formalnie prowadzi ją tylko jeden małżonek, majątek wypracowany w ramach tej działalności (zyski, środki trwałe, itp.) wchodzi do majątku wspólnego małżonków.
2. Spółki osobowe (np. spółka jawna) - sytuacja jest podobna jak przy jednoosobowej działalności, ale dodatkowo pojawia się kwestia odpowiedzialności za zobowiązania spółki, która może obciążać majątek wspólny.
3. Spółki kapitałowe (np. sp. z o.o.) - udziały lub akcje nabyte w trakcie małżeństwa wchodzą do majątku wspólnego, chyba że zostały nabyte z majątku osobistego.

"Wielu przedsiębiorców i przedsiębiorczyń żyje w błędnym przekonaniu, że skoro tylko ich nazwisko widnieje na dokumentach firmowych, to małżonek nie ma do firmy żadnych praw. To jeden z najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów." – ostrzega radca prawny Damian Sawicki.

Rozdzielność majątkowa - fundament biznesowego bezpieczeństwa

Najskuteczniejszym i najprostszym sposobem ochrony biznesu przed skutkami rozwodu jest ustanowienie rozdzielności majątkowej. Można to zrobić na dwa sposoby:

1. Umowa majątkowa małżeńska (potocznie zwana intercyzą)

To umowa zawierana w formie aktu notarialnego, która wyłącza ustawową wspólność majątkową. Może być zawarta zarówno przed ślubem, jak i w trakcie małżeństwa.

Zalety:

• jasno określa, co i do kogo należy,
• chroni biznes przed podziałem w razie rozwodu,
• zabezpiecza przed wierzycielami małżonka.

Na co zwrócić uwagę:

• umowa działa na przyszłość,
• powinna być szczegółowa,
• wymaga współpracy i zgody obojga małżonków.

2. Sądowe ustanowienie rozdzielności majątkowej

Jeśli małżonek nie chce dobrowolnie zgodzić się na intercyzę, można wystąpić do sądu o ustanowienie rozdzielności majątkowej. Sąd może to zrobić z ważnych powodów, np. gdy druga strona prowadzi działalność gospodarczą obciążoną wysokim ryzykiem.

Ważne: Sądowe ustanowienie rozdzielności majątkowej to ostateczność. Zwykle oznacza już poważny kryzys w małżeństwie i może przyspieszyć rozwód.

Protokół podejmowania decyzji - jasny podział ról i kompetencji

Nawet jeśli prowadzisz firmę samodzielnie, warto jasno określić zakres decyzji, które można podejmować niezależnie, oraz tych, które wymagają konsultacji z małżonkiem.

Przykładowy podział kompetencji:

1. Decyzje operacyjne (bieżące zarządzanie, kontrakty do określonej wartości) - podejmowane samodzielnie przez osobę prowadzącą firmę.
2. Decyzje strategiczne (inwestycje powyżej ustalonego progu, zmiana profilu działalności) - konsultowane z małżonkiem.
3. Decyzje fundamentalne (sprzedaż firmy, fuzje) - wymagające zgody obojga małżonków.

"Jasne zasady to podstawa każdego biznesu. Dlaczego miałoby być inaczej w przypadku relacji biznes-małżeństwo? Ustalenie podziału kompetencji to inwestycja w spokój i stabilność firmy." – podkreśla radca prawny Damian Sawicki.

Plan B: Procedury na wypadek rozwodu zapisane "na chłodno"

Przygotowanie się na najgorsze nie oznacza, że spodziewamy się rozwodu. To po prostu dobra praktyka biznesowa - podobnie jak ubezpieczenie firmy nie oznacza, że liczymy na pożar.

Co powinien zawierać plan awaryjny:

1. Procedura wyceny biznesu - ustalona z góry metodologia wyceny firmy w przypadku podziału majątku.
2. Opcje wykupu - określenie, kto i na jakich warunkach może wykupić udziały drugiej strony.
3. Harmonogram podziału - rozłożenie w czasie procesu podziału, aby zminimalizować szkody dla firmy.
4. Zasady komunikacji - jak informować pracowników, klientów i partnerów o zmianach własnościowych.
5. Procedury płynności finansowej - zabezpieczenie środków na ewentualny wykup udziałów.

Dobrze przygotowany plan B pozwala przeprowadzić "rozwód biznesowy" w sposób kontrolowany i zminimalizować jego negatywne skutki.

Wywiad z ekspertem: praktyczne aspekty zabezpieczenia biznesu

Poniżej odpowiadamy na najczęstsze problemy przedsiębiorców związane z rozwodem i sposoby ich rozwiązania.

Jakie są najczęstsze błędy osób prowadzących biznes w kontekście zabezpieczenia firmy przed skutkami rozwodu?
Najczęstszym błędem jest brak jakiegokolwiek planowania. Właściciele firm często skupiają się wyłącznie na rozwoju biznesu, ignorując kwestie prawne. Drugi częsty błąd to myślenie, że skoro tylko jedno z małżonków figuruje w dokumentach firmowych, to drugie nie ma do firmy żadnych praw. W rzeczywistości, bez intercyzy, małżonek ma prawo do połowy wartości biznesu zbudowanego w trakcie małżeństwa.

Czy intercyza zawsze w pełni zabezpiecza biznes?
Intercyza to potężne narzędzie, ale nie jest panaceum. Po pierwsze, działa ona na przyszłość - nie obejmuje majątku zgromadzonego przed jej zawarciem. Po drugie, musi być właściwie skonstruowana. Widziałem przypadki, gdy źle napisana intercyza okazywała się bezwartościowa w sądzie. Po trzecie, nawet przy rozdzielności majątkowej mogą pojawić się roszczenia o wynagrodzenie za pracę małżonka w firmie, jeśli faktycznie w niej pracował bez odpowiedniego wynagrodzenia.

Co w sytuacji, gdy małżonkowie prowadzą biznes wspólnie?
To szczególnie trudny przypadek. Kluczowe jest tu rozdzielenie ról biznesowych od małżeńskich. Polecam sporządzenie szczegółowej umowy spółki lub umowy wspólników, która precyzyjnie określi kompetencje, prawa i obowiązki każdej ze stron. Warto też rozważyć utworzenie spółki kapitałowej zamiast prowadzenia wspólnie jednoosobowej działalności gospodarczej - daje to większe możliwości regulacji wzajemnych relacji.

Praktyczne rozwiązania dla różnych form prowadzenia działalności

Jednoosobowa działalność gospodarcza

1. Przekształcenie w spółkę kapitałową - jednoosobowa działalność gospodarcza jest prawnie nierozerwalna od osoby przedsiębiorcy, co komplikuje jej ochronę przed skutkami rozwodu. Przekształcenie w spółkę z o.o. daje większe możliwości zabezpieczenia.
2. Wydzielenie kluczowych aktywów - można rozważyć wydzielenie najcenniejszych aktywów (np. nieruchomości, znaki towarowe) do osobnej spółki, której udziały będą należeć wyłącznie do jednej osoby (przy rozdzielności majątkowej).
3. Umowa o pracę dla małżonka - jeśli partner faktycznie pracuje w firmie, lepiej zatrudnić go oficjalnie i płacić rynkowe wynagrodzenie. Zapobiega to późniejszym roszczeniom o zapłatę wynagrodzenia.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

1. Umowa spółki z klauzulami ochronnymi - umowa spółki może zawierać postanowienia chroniące przed niepożądanymi zmianami właścicielskimi, np. prawo pierwokupu udziałów przez pozostałych wspólników.
2. Udziały uprzywilejowane - można wprowadzić udziały uprzywilejowane co do głosu, które zapewnią kontrolę nad spółką nawet przy mniejszym udziale własnościowym.

Kiedy wdrożyć zabezpieczenia? Teraz!

Najlepszym momentem na zabezpieczenie biznesu przed skutkami rozwodu jest okres przed ślubem lub na początku małżeństwa. Wtedy rozmowy o finansach i majątku są łatwiejsze i mniej emocjonalne.

Jednak nawet w wieloletnim związku małżeńskim nie jest za późno. Oto kilka wskazówek, jak podejść do tematu:

1. Przedstaw to jako element planowania biznesowego - podkreśl, że chodzi o zabezpieczenie przyszłości firmy, pracowników i rodziny, a nie o brak zaufania.
2. Zaproponuj obustronną ochronę - intercyza chroni obie strony, nie tylko osobę prowadzącą firmę. Może to być okazja do ustalenia jasnych zasad dotyczących innych aspektów finansowych.
3. Skonsultuj się z mediatorem lub prawnikiem - jeśli temat wywołuje napięcia, rozważ wsparcie specjalisty, który pomoże przeprowadzić trudną rozmowę.
4. Działaj stopniowo - niekoniecznie trzeba od razu proponować pełną rozdzielność majątkową. Można zacząć od mniejszych kroków, jak umowa wspólników czy protokół decyzyjny.

Podsumowanie: Bezpieczeństwo biznesu to nie luksus, to konieczność

Rozwód to trudne doświadczenie na wielu poziomach - emocjonalnym, rodzinnym i finansowym. Dla osoby prowadzącej biznes może oznaczać dodatkowo zagrożenie dla firmy, którą budowano latami. Jednak z odpowiednim przygotowaniem można zminimalizować negatywne skutki.

Kluczowe kroki, które warto rozważyć już dziś:

1. Umowa majątkowa małżeńska.
2. Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową.
3. Jasne protokoły decyzyjne i podział kompetencji.
4. Plan awaryjny na wypadek rozwodu.
5. Profesjonalne doradztwo prawne i finansowe.

"Zabezpieczenie biznesu przed skutkami rozwodu to nie wyraz braku wiary w małżeństwo, ale przejaw odpowiedzialności wobec firmy, pracowników i rodziny. To jak polisa ubezpieczeniowa - mamy nadzieję, że nigdy nie będzie potrzebna, ale jeśli już jest, jesteśmy wdzięczni za jej istnienie." - podsumowuje radca prawny Damian Sawicki.

Pamiętaj: nawet Jeff Bezos, jeden z najbogatszych ludzi na świecie, stracił ok 35 miliardów dolarów w wyniku rozwodu. Nie pozwól, by lata ciężkiej pracy poszły na marne z powodu braku odpowiednich zabezpieczeń.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy przy rozwodzie firma wchodzi do majątku wspólnego?

Tak, jeśli została założona w trakcie małżeństwa i nie została zawarta majątkowa umowa małżeńska zmieniająca zasady ustawowe. Firma lub udziały w niej stanowią wówczas składnik majątku wspólnego podlegający podziałowi.

Jak zabezpieczyć udziały w spółce przed rozwodem?

Najskuteczniejsze metody to: zawarcie małżeńskiej umowy majątkowej, wprowadzenie do umowy spółki klauzul chroniących przed zmianami właścicielskimi.

Czy intercyza chroni biznes?

Tak, ale pod warunkiem, że została prawidłowo sporządzona i obejmuje odpowiednie postanowienia dotyczące biznesu. Intercyza działa jednak tylko na przyszłość - nie obejmuje majątku zgromadzonego przed jej zawarciem.

Co się dzieje, gdy małżonkowie są wspólnikami w jednej spółce?

W przypadku rozwodu każda ze stron zachowuje swoje udziały, ale często prowadzi to do konfliktów i paraliżu decyzyjnego w spółce. Dlatego warto z góry ustalić procedury na wypadek rozwodu, np. opcje wykupu udziałów.

Jak przygotować spółkę na ryzyko rozwodu wspólnika?

Wprowadź do umowy spółki klauzule chroniące przed niepożądanymi zmianami właścicielskimi, takie jak prawo pierwokupu udziałów przez pozostałych wspólników czy wymóg zgody wszystkich wspólników na zbycie udziałów osobie trzeciej.

‍

Zakładając dwuosobową spółkę z o.o., już na samym początku jako wspólnik stajesz przed kluczową decyzją: jak podzielić udziały? Intuicja podpowiada: sprawiedliwie - po równo, po połowie. Przecież wraz z drugim wspólnikiem wnosicie podobny wkład, macie podobne ambicje i wspólną wizję. Równy podział to symbol partnerstwa, zaufania i wzajemnego szacunku. Brzmi świetnie, prawda?

Niestety, rzeczywistość biznesowa często weryfikuje to szlachetne i pozornie rozsądne podejście. Struktura właścicielska 50/50 w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością to w zasadzie tykająca bomba zegarowa, która może eksplodować w najmniej oczekiwanym momencie. Paradoksalnie to co miało być wyrazem równości i sprawiedliwości, często staje się źródłem paraliżu decyzyjnego, frustracji i konfliktów, które potrafią zniszczyć nawet najbardziej obiecujące przedsięwzięcia.

Złudne poczucie sprawiedliwości – pułapka równego podziału

Dlaczego równy podział udziałów jest tak kuszący? Równy podział wydaje się uczciwy i eliminujący potencjalne konflikty, w tym jeden z pierwszych, dotyczący właśnie rozkładu udziałów.

Kiedy dwie osoby zakładają spółkę z o.o., często naturalnym odruchem będzie propozycja: "Dzielimy po równo". Ta decyzja wydaje się prosta, sprawiedliwa i eliminująca co najmniej trudną rozmowę na ten temat w momencie, kiedy przedsięwzięcie ma nabierać kształtu i rozpędu. Jednak jest to złudne poczucie bezpieczeństwa.

"W mojej praktyce prawniczej widziałem bardzo wiele spółek z o.o., które padły ofiarą 'syndromu 50/50'. Wspólnicy wybierają równy podział udziałów, bo wydaje się sprawiedliwy, ale nie myślą o długofalowych konsekwencjach dla procesu decyzyjnego na poziomie decyzyjności wspólników. To trochę jak małżeństwo bez intercyzy – wszyscy wierzą, że nigdy nie będzie problemów, dopóki one nie nadejdą." ~ Damian Sawicki, radca prawny

Równy podział udziałów zakłada, że zawsze będziecie się zgadzać lub zawsze znajdziecie kompromis. To brzmi zbyt dobrze, żeby było prawdziwe. Ludzie się zmieniają, okoliczności biznesowe ewoluują. To, co wydawało się oczywistym konsensusem na początku wspólnego przedsięwzięcia, po kilku latach może stać się przedmiotem głębokiego sporu. Nie wspominając o sprawach, których nie byliście sobie w stanie nawet wyobrazić podczas zakładania spółki.

Konflikty w spółkach z o.o. z równym podziałem udziałów

Struktura 50/50 w spółce z o.o. tworzy specyficzną dynamikę, która może zaostrzać konflikty zamiast je łagodzić. W takich spółkach można zaobserwować pewne wzorce zachowań.

{{widget41}}

Okopywanie się na pozycjach

W sytuacji równych udziałów, każdy ze wspólników czuje się równie uprawniony do forsowania swojego zdania na zgromadzeniu wspólników. Prowadzi to często do "okopywania się" na swoich pozycjach – żadna ze stron nie chce ustąpić, bo czułaby, że przegrywa lub traci twarz.

Narastające zaangażowanie w spór

Im więcej czasu i energii wspólnicy inwestują w obronę swojego stanowiska, tym trudniej im z niego zrezygnować, nawet jeśli obiektywnie przestaje być ono korzystne. Wspólnicy brną w spór, bo zbyt wiele w niego zainwestowali, by się wycofać.

Personalizacja konfliktu biznesowego

W strukturze 50/50 konflikty biznesowe łatwo przekształcają się w konflikty osobiste. Brak mechanizmu rozstrzygającego sprawia, że wspólnicy zaczynają postrzegać opór drugiej strony jako atak personalny, a nie np. różnicę w wizji biznesowej.

"Najgorsze konflikty w spółkach z o.o. z podziałem 50/50, które obserwowałem, zaczynały się od drobnych różnic zdań w kwestiach biznesowych, a kończyły jako głębokie osobiste animozje. Gdy nie ma mechanizmu rozstrzygającego na poziomie właścicielskim, frustracja narasta, a komunikacja się pogarsza. To błędne koło, które trudno przerwać bez zewnętrznej interwencji." ~ Damian Sawicki, radca prawny

Paraliż decyzyjny – gdy wspólnicy nie mogą podjąć uchwały

Najpoważniejszą konsekwencją struktury 50/50 w spółce z o.o. jest ryzyko paraliżu decyzyjnego na poziomie właścicielskim, tzw. „deadlock". Wyobraź sobie sytuację, w której ty i twój wspólnik macie fundamentalnie różne wizje dotyczące wykorzystania zysku wypracowanego w firmie:

• ty chcesz wypracowany zysk odłożyć, przeznaczyć go na zabezpieczenie finansów spółki w przyszłych latach, bo dostrzegasz nadchodzący spadek popytu na usługi i ryzyko trudności w zachowaniu płynności finansowej spółki,
• twój wspólnik chce wypłacić dywidendę i cieszyć się zyskiem tu i teraz,
• oboje macie równo po 50 udziałów, przekładających się 50 na głosów danego wspólnika,
• żadne z was nie może przeforsować swojej decyzji w formie uchwały,
• spółka tkwi w zawieszeniu w bardzo ważnej kwestii przeznaczenia zysku, nie mogąc ruszyć ani w jedną ani w drugą stronę.

Tego rodzaju impas może trwać tygodniami, miesiącami, a nawet latami, powoli wysysając energię z biznesu i jego założycieli. Brak zgody w jednej kwestii może rozciągać się na inne, mniej lub bardziej z nią związane i zatruwać kolejne sfery współpracy. W dynamicznym środowisku rynkowym brak decyzji może być gorszy niż zła decyzja.

Niezależnie od tego, czy mówimy o start-upie, prężnie działającej firmie technologicznej, świeżo założonej agencji marketingowej czy agencji o ugruntowanej pozycji rynkowej – problemy tego typu są uniwersalne i mogą dotknąć każdą spółkę, niezależnie od branży.

Warto podkreślić, że w spółce z o.o. to właśnie uchwały wspólników rozstrzygają o fundamentalnych kwestiach w spółce. Nawet jeśli zarząd spółki ma jasną wizję działania, to w kluczowych sprawach wymagających zgody wspólników równy podział udziałów może prowadzić do paraliżu spółki. Co więcej, niejednokrotnie zarząd tworzą wspólnicy i konflikt w spółce rozszerza się automatycznie również na tę sferę wykonawczą.

Mechanizmy przełamywania impasu decyzyjnego w spółce z o.o.

Jeśli mimo wszystko jesteś zdecydowany na strukturę 50/50 lub w takiej strukturze już się znajdujesz, istnieją mechanizmy, które mogą pomóc w przełamywaniu potencjalnych impasów decyzyjnych na poziomie uchwał wspólników. Warto rozważyć ich wprowadzenie zanim pojawi się pierwszy poważny konflikt, w przeciwnym razie z reguły bywa na to za późno.

1. Uprzywilejowanie udziałów co do głosu

W spółce z o.o. można ustanowić udziały uprzywilejowane co do głosu. Jeden udział może dawać maksymalnie trzy głosy (zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu spółek handlowych).

Ta metoda pozwala na zachowanie równego podziału w zakresie liczby udziałów, ale też ekonomicznego (jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zysk przypadający wspólnikom dzieli się w stosunku do udziałów, więc w tym przypadku nadal po 50% udziału), jednocześnie dając jednemu ze wspólników przewagę głosów na zgromadzeniu wspólników, co eliminuje ryzyko deadlocku.

"Uprzywilejowanie udziałów co do głosu to eleganckie rozwiązanie problemu deadlocku, zgodne z przepisami polskiego prawa. Pozwala zachować ekonomiczną równość w odniesieniu do dywidendy, przy jednoczesnym zapewnieniu sprawnego procesu decyzyjnego. To trochę jak mieć ciastko i zjeść ciastko – obaj wspólnicy w zasadzie mają po równo, ale jeden ma jednak przewagę w liczbie głosów." ~ Damian Sawicki, radca prawny

2. Arbiter zewnętrzny

Innym rozwiązaniem jest zgoda wspólników na wprowadzenie mechanizmu, w którym osoba trzecia będzie rozstrzygać w zakresie spornych decyzji między wspólnikami (np. mentor biznesowy, ekspert branżowy).

Zaletą tego rozwiązania jest wprowadzenie obiektywnej perspektywy, która często może łagodzić emocje i kierować dyskusję na merytoryczne tory.

3. Mediacja i arbitraż

Wspólnicy mogą przewidzieć inne podobne mechanizmy przewidujące określoną procedurę w przypadku impasu przy podejmowaniu decyzji, np.:

• obowiązkowa sesja mediacyjna przed podjęciem dalszych kroków,
• wiążący arbitraż prowadzony przez ustalonego wcześniej eksperta.

4. Mechanizmy typu "shotgun" (buy-sell)

Jednym z najbardziej radykalnych mechanizmów dla sytuacji, w których dojście do porozumienia stoi na przeszkodzie dalszego prowadzenia wspólnego przedsięwzięcia, może okazać się klauzula "shotgun", znana również jako "buy-sell provision":

1. W przypadku nierozwiązywalnego konfliktu, jeden wspólnik proponuje cenę za udziały.
2. Drugi wspólnik ma wybór: sprzedać swoje udziały za zaproponowaną cenę albo kupić udziały pierwszego wspólnika za tę samą cenę.
3. Mechanizm wymusza uczciwą wycenę, ponieważ proponujący nie wie, czy będzie kupującym czy sprzedającym.

Możliwe jest przyjęcie różnych wariantów tego mechanizmu, dostosowanych do oczekiwań wspólników danej spółki z o.o., np.:

Texas Shootout: Obaj wspólnicy jednocześnie składają zapieczętowane oferty kupna udziałów drugiej strony. Wygrywa wyższa oferta.

Wariant z wycenami zewnętrznymi: Przed uruchomieniem procedury shotgun, niezależni eksperci dokonują wyceny spółki, aby zapewnić, że oferty będą oscylować wokół rzeczywistej wartości rynkowej.

Jest to jednak "opcja nuklearna", która oznacza koniec współpracy w ramach roli wspólników.

Alternatywne struktury właścicielskie: 51/49, 60/40 i inne

Jeśli dopiero planujesz założenie spółki z o.o., warto rozważyć alternatywne struktury właścicielskie, mające na celu przeciwdziałać paraliżowi decyzyjnemu wspólników.

Struktura 51/49

Najprostszym rozwiązaniem jest przyznanie jednemu ze wspólników minimalnej przewagi – 51% udziałów wobec 49% dla drugiego wspólnika.

Zalety:

• jasne rozgraniczenie decyzyjności – jeden ze wspólników ma więcej głosów,
• minimalna różnica w udziałach może być psychologicznie akceptowalna,
• zachowuje poczucie partnerstwa przy jednoczesnym uniknięciu deadlocku.

Wady:

• może powodować poczucie nierówności u wspólnika mniejszościowego,
• wspólnik większościowy może nadużywać swojej pozycji,
• w przypadku sprzedaży firmy, różnica w udziale w zyskach może być znacząca.

Struktura 60/40

Bardziej wyraźna różnica w udziałach może lepiej odzwierciedlać różnice we wkładzie, doświadczeniu lub zaangażowaniu wspólników.

Zalety:

• wyraźniejszy podział odpowiedzialności i władzy decyzyjnej,
• może lepiej odzwierciedlać faktyczny wkład w biznes,
• redukuje oczekiwanie absolutnej równości w podejmowaniu decyzji.

Wady:

• większe poczucie nierównowagi u wspólnika mniejszościowego,
• może zniechęcać potencjalnych partnerów biznesowych,
• wymaga większych zabezpieczeń dla wspólnika mniejszościowego.

"Struktura 60/40 sprawdza się szczególnie dobrze, gdy jeden ze wspólników wnosi wyraźnie większy wkład – czy to finansowy, intelektualny czy czasowy. Kluczem jest uczciwa rozmowa na początku i realistyczna ocena, kto faktycznie będzie 'kierowcą', a kto 'pasażerem' w tym biznesowym pojeździe." ~ Damian Sawicki, radca prawny

Struktura z udziałem nierozstrzygającym (np. 33/33/34)

Ciekawą alternatywą jest wprowadzenie trzeciego wspólnika z niewielkim, ale decydującym udziałem:

Zalety:

• wprowadza element rozstrzygający przy zachowaniu względnej równości głównych wspólników,
• trzeci wspólnik może wnosić dodatkowe kompetencje lub zasoby,
• zmniejsza ryzyko konfliktu "jeden na jednego".

Wady:

• komplikuje relacje właścicielskie,
• wymaga znalezienia odpowiedniej, zaufanej osoby - trzeciego wspólnika,
• może prowadzić do tworzenia koalicji "dwóch przeciwko jednemu".

Warto pamiętać, że niektóre decyzje w spółce i tak wymagają uzyskania pewnych szczególnych większości głosów (tzw. większości kwalifikowanej). Np. uchwały dotyczące zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapadają większością dwóch trzecich głosów.

Co wziąć pod uwagę zawiązując spółkę z o.o. z równym podziałem udziałów?

Jeśli mimo ryzyka decydujesz się na strukturę 50/50, kluczowe jest stworzenie odpowiedniej treści umowy spółki, która przewidzi potencjalne sytuacje konfliktowe i określi mechanizmy ich rozwiązywania lub zawarcie dodatkowo do umowy spółki porozumienia wspólników, które zawierałoby takie mechanizmy. Co warto wziąć pod uwagę?

1. Precyzyjne określenie kompetencji organów spółki

Jasno określ podział kompetencji między zgromadzeniem wspólników a zarządem lub spraw, jakie wymagają uchwały wspólników. Możesz rozważyć:

• rozszerzenie kompetencji zarządu w określonych obszarach,
• wprowadzenie rady nadzorczej nie tylko jako organu nadzorczego, ale w praktyce mediującego,
• określenie, jakie sprawy wymagają najpierw podjęcia uchwały wspólników.

2. Hierarchia mechanizmów rozstrzygania sporów

Stwórz wielostopniowy mechanizm rozwiązywania konfliktów na poziomie właścicielskim:

Poziom 1: Bezpośrednie negocjacje (z określonym terminem)

Poziom 2: Mediacja z udziałem zaufanej osoby trzeciej

Poziom 3: Wiążący arbitraż

Poziom 4: Mechanizm "shotgun" jako ostateczność

3. Określenie "trigger points" dla mechanizmów awaryjnych

Jasno określ, kiedy uruchamiane są poszczególne mechanizmy:

• po jakim czasie nierozwiązanego konfliktu,
• w jakich kategoriach decyzji,
• kto może inicjować procedurę.

4. Klauzule wyjścia awaryjnego

Uwzględnij scenariusze "wyjścia awaryjnego" z określeniem:

• metody wyceny udziałów,
• harmonogramu spłat,
• zobowiązań do współpracy w okresie przejściowym,
• innych związanych z tym kwestii, np. zakazu konkurencji po rozstaniu.

Najczęstsze pytania dotyczące podziału udziałów w spółce z o.o. (FAQ)

Dlaczego podział udziałów 50/50 w spółce z o.o. jest ryzykowny?

Podział 50/50 tworzy strukturę, w której jeden wspólników jest w stanie zablokować podjęcie decyzji na zgromadzeniu wspólników. W przypadku różnicy zdań prowadzi to do paraliżu decyzyjnego (deadlocku), który może blokować rozwój firmy, opóźniać kluczowe decyzje i prowadzić do utraty szans rynkowych. Z czasem nierozwiązane konflikty biznesowe często przeradzają się w konflikty osobiste, co jeszcze bardziej utrudnia znalezienie kompromisu.

Jak rozwiązać impas decyzyjny w spółce z o.o. z równym udziałem?

Istnieją różne mechanizmy przełamywania impasu, np.:

1. Uprzywilejowanie udziałów co do głosu - zgodnie z KSH, jeden udział w sp. z o.o. może dawać do trzech głosów.
2. Arbiter zewnętrzny - wprowadzenie mechanizmu, w którym niezależna osoba trzecia rozstrzyga spory wewnętrzne.
3. Mediacja i arbitraż - procedura rozwiązywania sporów z udziałem neutralnego mediatora przed włączeniem się arbitra.
4. Mechanizm shotgun - procedura, w której jeden wspólnik proponuje cenę, a drugi wybiera czy chce kupić czy sprzedać udziały za tę cenę.

Kluczowe jest wprowadzenie tych mechanizmów w relacjach między wspólnikami zanim pojawi się konflikt.

Czy warto wprowadzać mechanizmy wykupu udziałów (shotgun clause)?

Mechanizm shotgun jest dobrym, choć ostatecznym rozwiązaniem w przypadku nierozwiązywalnych konfliktów w spółce z o.o. Jego główną zaletą jest to, że wymusza uczciwą wycenę udziałów, ponieważ proponujący cenę nie wie, czy będzie kupującym czy sprzedającym.

Warto wprowadzać takie mechanizmy jako "zabezpieczenie awaryjne", ale należy pamiętać, że ich uruchomienie oznacza faktyczny koniec współpracy w ramach roli wspólnika. Najlepiej traktować je jako ostateczność, po wyczerpaniu innych metod rozwiązywania konfliktów.

Jak wprowadzić uprzywilejowanie udziałów co do głosu w spółce z o.o.?

Uprzywilejowanie udziałów co do głosu zgodnie z art. 174 KSH można wprowadzić w umowie spółki – możliwe jest ustanowienie udziałów o szczególnych uprawnieniach (uprzywilejowane), w tym uprzywilejowane co do głosu, gdzie jeden udział może dawać maksymalnie trzy głosy.

Uprzywilejowanie musi być wyraźnie określone w umowie spółki, ze wskazaniem konkretnych udziałów i zakresu uprzywilejowania. Można to zrobić zarówno przy zakładaniu spółki, jak i później, poprzez zmianę umowy spółki.

Ureguluj relacje w spółce, zanim równy podział udziałów zamieni Twój biznes w pole bitwy

Równy podział udziałów w spółce z o.o. to rozwiązanie, które intuicyjnie wydaje się sprawiedliwe i partnerskie, ale w praktyce biznesowej często okazuje się problematyczne. Nie oznacza to, że struktura 50/50 nigdy nie działa – istnieją udane biznesy oparte na takim podziale. Jednak wymaga to wyjątkowej zgodności charakterów, podobnej wizji biznesowej, a mimo to solidne mechanizmy na wypadek konfliktu będą stanowiły ważny bezpiecznik w awaryjnych sytuacjach konfliktu.

Kluczowe rekomendacje, które mogą pomóc uniknąć pułapek równego podziału w spółce z o.o., obejmują rozważenie alternatywnych struktur właścicielskich, wykorzystanie uprzywilejowania udziałów, wprowadzenie rady nadzorczej lub wewnętrznych zasad rozwiązywania sporów, w ramach odpowiednio ukształtowanej treści umowy spółki lub dodatkowego do niej porozumienia wspólników.

W Sawicki Legal projektujemy rozwiązania szyte na miarę Twojej wizji biznesowej. Nasza kancelaria oferuje doradztwo, które pomoże Ci wprowadzić rozwiązania mające na celu radzenie sobie z potencjalnymi konfliktami wewnątrz spółki, zanim równy podział udziałów zamieni Twój biznes w pole bitwy. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy Ci pomóc w stworzeniu solidnych podstaw dla Twojego biznesu.

‍

Niezapłacona faktura to nie tylko brak środków na koncie. To lawina konsekwencji, które mogą zagrozić istnieniu Twojej firmy. Przedsiębiorcy często skupiają się wyłącznie na nominalnej kwocie, nie dostrzegając ukrytych kosztów, które wielokrotnie przewyższają wartość samej faktury. W tym artykule pokazujemy potencjalny bilans strat, jaki może ponieść firma w przypadku braku płatności od klienta, oraz przedstawiamy strategie, które pomogą Ci zminimalizować ryzyko i skutecznie zarządzać należnościami.

Prawdziwy koszt niezapłaconej faktury – znacznie więcej niż myślisz

Niezapłacona faktura generuje koszty, które wykraczają daleko poza jej nominalną wartość. Rzeczywisty koszt przeterminowanej należności może sięgać nawet dwukrotności jej wartości nominalnej.

"Większość przedsiębiorców skupia się wyłącznie na odzyskaniu należności głównej, kompletnie ignorując ukryte koszty, które w rzeczywistości mogą być bardziej dotkliwe dla firmy. Utrata płynności finansowej, koszty finansowania zewnętrznego czy utracone korzyści – to tylko niektóre z konsekwencji, które powinny być brane pod uwagę przy szacowaniu rzeczywistych strat." - mówi Damian Sawicki, radca prawny specjalizujący się w windykacji należności.

1. Utrata płynności finansowej – pierwszy element w łańcuchu problemów

Brak płatności od klienta bezpośrednio wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa. Wiele małych i średnich firm w Polsce doświadcza problemów z płynnością finansową z powodu opóźnień w płatnościach od kontrahentów.

Utrata płynności finansowej może oznaczać:

• brak środków na bieżące zobowiązania (pensje, ZUS, podatki),
• trudności przy realizacji nowych zleceń z powodu braku środków na materiały czy usługi,
• konieczność rezygnacji z planowanych inwestycji,
• spadek wiarygodności kredytowej.

{{widget40}}

2. Koszty finansowania zewnętrznego – płacisz za cudze długi

Gdy kontrahent nie płaci, często musisz szukać zewnętrznego finansowania, by utrzymać płynność. To generuje dodatkowe koszty:

• odsetki od kredytów obrotowych,
• prowizje i opłaty bankowe,
• koszty pożyczek pozabankowych.

3. Strata podatkowa – płacisz podatki od pieniędzy, których nie otrzymałeś

Jednym z najbardziej dotkliwych aspektów niezapłaconych faktur jest konieczność odprowadzenia podatku VAT oraz zaliczki na podatek dochodowy od kwot, których faktycznie nie otrzymałeś.

VAT
Jako sprzedawca jesteś zobowiązany do odprowadzenia VAT od wystawionej faktury w terminie określonym w ustawie, niezależnie od tego, czy klient zapłacił.

Podatek dochodowy
W przypadku podatników rozliczających się na zasadach ogólnych, przychód podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury lub wykonania usługi, niezależnie od otrzymania płatności. Oznacza to, że musisz zapłacić podatek dochodowy od kwoty, której fizycznie nie otrzymałeś.

4. Koszty windykacji – walka o swoje kosztuje

Proces odzyskiwania należności generuje dodatkowe koszty:

Windykacja polubowna:

• koszty wezwań do zapłaty, rozmów ugodowych,
• czas pracowników poświęcony na kontakty z dłużnikiem,
• koszty usług firm windykacyjnych.

Windykacja sądowa:

• opłaty i wydatki sądowe,
• koszty zastępstwa prawnego w postępowaniu sądowym.

Windykacja komornicza:

• opłaty i zaliczki na wydatki,
• koszty zastępstwa prawnego w postępowaniu egzekucyjnym lub zabezpieczającym.

5. Utracone korzyści – czego nie zrobiłeś z powodu braku środków

Niezapłacona faktura to nie tylko bezpośrednie straty, ale również utracone możliwości:

• brak środków na rozwój i inwestycje,
• niemożność skorzystania z okazji rynkowych,
• utrata potencjalnych klientów.

Firmy z sektora MŚP mogłyby znacząco zwiększyć swoje inwestycje, gdyby wszystkie należności były regulowane w terminie.

6. Koszty psychologiczne i organizacyjne – niedoceniane, ale realne

Stres związany z niepewnością finansową ma wymierny wpływ na efektywność całej organizacji:

• spadek morale i produktywności pracowników,
• stres właścicieli i kadry zarządzającej,
• pogorszenie atmosfery w firmie
• odejście kluczowych pracowników obawiających się o stabilność zatrudnienia.

Firmy borykające się z zatorami płatniczymi często notują niższą produktywność pracowników i doświadczają większej rotacji kadry.

Zatory płatnicze – problem polskiej gospodarki

Problem zatorów płatniczych dotyka znaczącą część polskich przedsiębiorstw. Wiele firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach od kontrahentów.

"Najczęściej cierpią najmniejsze podmioty, które nie mają wystarczającej siły negocjacyjnej wobec większych kontrahentów. Paradoksalnie, to właśnie małe firmy, które mają najmniejsze zasoby finansowe, najczęściej muszą kredytować działalność swoich większych partnerów biznesowych." - komentuje radca prawny Damian Sawicki.

Jak oszacować rzeczywiste ryzyko finansowe związane z brakiem płatności?

Aby skutecznie zarządzać ryzykiem związanym z niezapłaconymi fakturami, warto oszacować potencjalne straty według poniższego schematu:

1. Krok 1: Oblicz bezpośrednie straty finansowe.
2. Krok 2: Oszacuj koszty finansowania zewnętrznego.
3. Krok 3: Oblicz koszty windykacji.
4. Krok 4: Oszacuj utracone korzyści.
5. Krok 5: Oblicz całkowity koszt niezapłaconej faktury.

Jak minimalizować ryzyko i skutecznie zarządzać należnościami?

1. Profilaktyka – najskuteczniejsza forma ochrony

Weryfikacja kontrahentów

• sprawdzaj potencjalnych klientów w bazach dłużników,
• analizuj sprawozdania finansowe dostępne w KRS,
• monitoruj opinie o firmie w branży,
• sprawdzaj historię płatności w przypadku stałych klientów.

Zabezpieczenie transakcji

• stosuj przedpłaty lub zaliczki (szczególnie przy pierwszych transakcjach),
• wymagaj gwarancji bankowych przy większych kontraktach,
• wykorzystuj weksle jako dodatkowe zabezpieczenie,
• stosuj inne formy zabezpieczenia.

Precyzyjne umowy

• jasno określaj terminy płatności,
• zastrzegaj prawo do wstrzymania dostaw w przypadku zaległości.

2. Szybka reakcja – klucz do skutecznej windykacji

Monitorowanie płatności

• wdrażaj systemy automatycznego monitorowania terminów płatności,
• kontaktuj się z klientem na kilka dni przed upływem terminu,
• reaguj natychmiast po wystąpieniu opóźnienia.

Procedura windykacji polubownej

• przygotuj standardową procedurę windykacyjną,
• ustal harmonogram działań (telefony, e-maile, wezwania),
• rozważ oferowanie planów ratalnych dla klientów z przejściowymi problemami.

4. Dywersyfikacja – strategiczne rozproszenie ryzyka biznesowego

• unikaj uzależnienia od jednego dużego klienta,
• dywersyfikuj portfel klientów pod względem branż i regionów,
• buduj poduszkę finansową na wypadek problemów z płatnościami,
• rozważ ubezpieczenie.

Nowe narzędzia prawne w walce z zatorami płatniczymi

W ostatnich latach wprowadzono regulację mającą na celu walkę z zatorami płatniczymi:

Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych

• rekompensata za koszty odzyskiwania należności: od 40 do 100 euro,
• odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych,
• możliwość nałożenia kar przez UOKiK na podmioty generujące zatory płatnicze.

"Nowe regulacje prawne to krok w dobrym kierunku, ale same przepisy nie rozwiążą problemu zatorów płatniczych. Kluczowa jest zmiana kultury płatniczej w polskim biznesie oraz konsekwentne egzekwowanie swoich praw przez wierzycieli." - komentuje Damian Sawicki.

Podsumowanie – bilans zysków i strat

Niezapłacona faktura generuje koszty znacznie przekraczające jej nominalną wartość. Rzeczywisty koszt może sięgać nawet dwukrotności wartości faktury, uwzględniając wszystkie bezpośrednie i pośrednie konsekwencje.

Aby skutecznie zarządzać ryzykiem związanym z należnościami:

1. Inwestuj w profilaktykę – weryfikuj kontrahentów i zabezpieczaj transakcje.
2. Reaguj szybko na pierwsze sygnały problemów z płatnościami.
3. Korzystaj z dostępnych narzędzi prawnych.
4. Dywersyfikuj portfel klientów.
5. W razie potrzeby korzystaj z profesjonalnego wsparcia prawnego.

Pamiętaj, że profesjonalna windykacja należności to nie tylko odzyskiwanie pieniędzy, ale również ochrona płynności finansowej Twojej firmy i minimalizacja strat wynikających z niezapłaconych faktur.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Jakie są ukryte koszty niezapłaconej faktury?

Poza oczywistą stratą wartości faktury, ukryte koszty obejmują:

• konieczność zapłaty VAT i podatku dochodowego od niezrealizowanego przychodu,
• koszty finansowania zewnętrznego (kredyty, pożyczki),
• wydatki na windykację (sądową, zabezpieczającą, komorniczą),
• utracone korzyści z potencjalnych inwestycji,
• koszty organizacyjne i psychologiczne (stres, spadek morale).

Ile kosztuje windykacja sądowa i komornicza?

Koszty windykacji sądowej zależą od wartości roszczenia. Warto pamiętać, że w przypadku wygranej sprawy sądowej, dłużnik zwróci poniesione przez Ciebie koszty.

Jak zatory płatnicze wpływają na płynność przedsiębiorstwa?

Zatory płatnicze mają wielowymiarowy wpływ na płynność finansową:

• ograniczają dostępność środków obrotowych,
• wymuszają korzystanie z zewnętrznego finansowania (kredyty, skup wierzytelności),
• uniemożliwiają terminowe regulowanie własnych zobowiązań,
• blokują możliwości inwestycyjne i rozwojowe,
• prowadzą do efektu domina – firma, która nie otrzymuje płatności, sama opóźnia płatności wobec swoich kontrahentów,
• w skrajnych przypadkach prowadzą do niewypłacalności i bankructwa.

Jak oszacować ryzyko finansowe związane z brakiem płatności?

Aby oszacować ryzyko finansowe związane z brakiem płatności, należy uwzględnić:

1. wartość nominalną faktury,
2. koszty podatkowe (VAT, podatek dochodowy),
3. koszty finansowania zewnętrznego,
4. potencjalne koszty windykacji,
5. prawdopodobieństwo odzyskania należności (ocena sytuacji finansowej dłużnika),
6. wpływ na płynność finansową firmy (udział należności w obrotach),
7. utracone korzyści z alternatywnego wykorzystania kapitału.

‍

A prawdziwe problemy z cash flow zaczynają się znacznie wcześniej – zanim klient przestanie płacić na czas, zanim przekroczysz limity kredytowe i zanim stracisz kontrolę nad finansami swojej firmy.

Skala problemu z niezapłaconymi fakturami w Polsce

Najnowszy raport UCE Research przynosi alarmujące dane: ponad 60% przedsiębiorców w Polsce zmaga się z przeterminowanymi należnościami. To nie pojedyncze przypadki, ale systemowy problem polskiej gospodarki.

Tylko 28,3% firm zadeklarowało brak problemów z opóźnionymi płatnościami w pierwszym półroczu 2025 roku. Co więcej, eksperci sugerują, że rzeczywista skala zjawiska może być jeszcze większa, ponieważ wielu przedsiębiorców unika przyznania się do problemów, traktując je jako oznakę słabości.

"Zatory płatnicze to nie tylko problem pojedynczych firm, ale choroba całego systemu gospodarczego. Gdy jedna firma nie płaci, jej kontrahent również zaczyna mieć problemy z regulowaniem zobowiązań, co tworzy efekt domina. Dlatego tak ważne jest systemowe podejście do zarządzania należnościami." - Damian Sawicki, radca prawny

Najbardziej niepokojący jest fakt, że około 15% ankietowanych firm boryka się z problemami z płynnością finansową właśnie z powodu oczekiwania na spóźnione płatności. Dla małych i średnich przedsiębiorstw nawet pozornie niewielka kwota 5-20 tys. zł (na którą skarży się 12,7% badanych) może oznaczać brak środków na wynagrodzenia, składki czy podatki.

W tym artykule pokażę Ci, gdzie naprawdę rodzą się problemy z płatnościami i jak stworzyć system, który zapewni Ci spokojny sen, zamiast codziennego sprawdzania rachunku bankowego z duszą na ramieniu.

Spis treści:

1. Dlaczego Twoi klienci nie płacą na czas?

2. Reaktywna windykacja – dlaczego to pułapka

3. Proaktywne zarządzanie należnościami – cztery kluczowe etapy

4. Kiedy mimo wszystko trzeba windykować – skuteczna strategia

5. Postępowanie sądowe – jak zrobić to dobrze

6. Egzekucja komornicza – ostatni etap odzyskiwania należności

7. Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego Twoi klienci nie płacą na czas?

Płynność finansowa to tlen dla każdego biznesu. Bez niej nawet najbardziej dochodowa firma może upaść w ciągu kilku miesięcy. Paradoksalnie, wiele polskich firm – zwłaszcza w sektorze B2B – kompletnie zaniedbuje zarządzanie należnościami.

"W Polsce mamy dziwny standard – najpierw dostawa towaru czy usługi, potem długie terminy płatności, a na końcu jeszcze dłuższe oczekiwanie na realną zapłatę. To nie jest normalność, to patologia, którą akceptujemy jako część prowadzenia biznesu." - Damian Sawicki, radca prawny

Dlaczego tak się dzieje? Z moich obserwacji wynika, że większość problemów z płatnościami ma swoje źródło w czterech obszarach:

1. Brak systemu identyfikacji ryzyka – reagujemy dopiero, gdy problem pojawia się na koncie bankowym

2. Reaktywne procesy windykacyjne – zamiast zapobiegać, leczymy skutki

3. Wadliwe umowy – które nie wspierają szybkiego egzekwowania płatności

4. Brak świadomości zespołu – jak drobne opóźnienia klientów wpływają na całą firmę

Co więcej, raport UCE Research wskazuje, że część firm świadomie wydłuża cykl płatności, traktując dostawców i podwykonawców jako nieoprocentowane źródło finansowania. Dotyczy to zwłaszcza faktur z długimi terminami płatności – od 45 do 60 dni. To nie przypadek, ale celowa strategia zarządzania kapitałem obrotowym kosztem mniejszych partnerów biznesowych.

{{widget40}}

Reaktywna windykacja – dlaczego to pułapka?

Upraszczając, w celu znalezienia wspólnego mianownika dla większości firm w Polsce, które mają problemy z cash flow z powodu niezapłaconych faktur można stwierdzić, że typowy schemat windykacji w polskiej firmie wygląda tak:

1. Faktura jest przeterminowana o 7 dni – wysyłamy uprzejme przypomnienie

2. Po 14 dniach – bardziej stanowcza prośba o zapłatę

3. Po 30 dniach – pierwsze wezwanie do zapłaty

4. Po 60 dniach – ostateczne wezwanie przed sądem

5. Po 90+ dniach – rozważamy kroki prawne

Na pierwszy rzut oka, wygląda jak zaplanowany proces, ale niestety generuje on ogromne koszty dla Twojej firmy, tj.:

1. Koszt czasu i zasobów

Twoi pracownicy tracą cenne godziny na dochodzenie należności zamiast skupiać się na dostarczaniu wartości klientom i rozwijaniu biznesu. Według badań, firmy z branży B2B tracą średnio 15% czasu pracowników działów finansowych na obsługę przeterminowanych płatności.

2. Niepewność finansowa

Zaburzone przepływy pieniężne oznaczają:

- Opóźnienia we własnych płatnościach i utratę wiarygodności

- Konieczność zaciągania kredytów obrotowych

- Ograniczenie możliwości inwestycyjnych

- Ryzyko utraty płynności

Szczególnie narażone są firmy z branż wymagających dużych nakładów początkowych. Jak pokazuje raport UCE Research, aż 37,5% podmiotów z branży energetyki i OZE deklaruje problemy z należnościami w przedziale 5-20 tys. zł. W tych sektorach zaległości są szczególnie odczuwalne, ponieważ projekty rozliczane są etapami i wymagają spełnienia formalnych warunków. Niezapłacona faktura może blokować kolejne etapy inwestycji.

3. Ryzyko utraty relacji i wizerunku

Windykacja prowadzona w sposób konfliktowy może zniszczyć relacje z klientami i zaszkodzić Twojej reputacji w branży. Paradoksalnie, brak jasnych zasad płatności od początku współpracy prowadzi do większych konfliktów niż profesjonalne podejście do tematu.

4. Stres i demotywacja

Ciągłe upominanie się o należne pieniądze jest obciążające psychicznie. Prowadzi do frustracji, spadku motywacji i wypalenia zawodowego. Jako przedsiębiorca powinieneś skupiać się na rozwoju biznesu, a nie na stresującym ściganiu dłużników.

"Windykacja to nie jest problem sam w sobie – to symptom nieszczelności w całym procesie zarządzania należnościami. Jeśli ciągle musisz windykować, to znak, że coś w Twoim biznesie nie działa jak powinno." - Damian Sawicki, radca prawny

Jak proaktywne zarządzać należnościami? – 4 kluczowe etapy

Zamiast koncentrować się na windykacji, zbuduj system, który zapobiega problemom z płatnościami. Oto cztery etapy, które wdrażam u moich klientów:

1. Etap sprzedażowy – weryfikacja i jasne zasady

Problemy z płatnościami często zaczynają się jeszcze przed podpisaniem umowy. Na etapie sprzedaży:

- Weryfikuj potencjalnych klientów – sprawdzaj ich historię płatniczą, sytuację finansową i opinie w branży

- Określ jasne warunki współpracy – terminy płatności, konsekwencje opóźnień, możliwości zabezpieczeń

- Negocjuj z pozycji wartości – jeśli oferujesz wartościową usługę, nie bój się stawiać warunków płatności

Praktyczny przykład: Jeden z moich klientów, firma consultingowa, zaczął wymagać przedpłaty 30% przed rozpoczęciem projektu. Wbrew obawom, nie stracili klientów, a problemy z płatnościami zmniejszyły się o 70%.

2. Profesjonalny onboarding finansowy

Gdy klient już podpisze umowę, przeprowadź profesjonalny onboarding finansowy:

- Upewnij się, że klient rozumie zasady rozliczeń – kwoty, terminy, konsekwencje

- Ustal osoby kontaktowe ds. płatności – często problemem jest brak komunikacji między działami u klienta

- Wyjaśnij proces fakturowania – kiedy wystawiasz faktury, jakie dokumenty są wymagane, jak wygląda akceptacja

Praktyczny przykład: Firma IT wdrożyła 15-minutowe spotkania onboardingowe z działem finansowym każdego nowego klienta. Efekt? Skrócenie średniego czasu płatności z 45 do 28 dni.

3. Pancerna umowa – Twoja polisa ubezpieczeniowa

Dobra umowa to nie formalność, ale kluczowy element zarządzania należnościami:

- Precyzyjnie określ model biznesowy – co dokładnie dostarczasz i za co klient płaci

- Opisz mechanikę płatności – etapy, transze, warunki uruchamiające płatności

- Zdefiniuj sposób kalkulacji wynagrodzenia – unikaj niejasności i interpretacji

- Ustal terminy płatności i konsekwencje ich niedotrzymania – odsetki, kary umowne, prawo do wstrzymania prac

"Umowa to nie dokument, który podpisujesz i chowasz do szuflady. To żywe narzędzie zarządzania relacją biznesową, które powinno chronić Cię przed problemami z płatnościami. Dobrze skonstruowana umowa to często różnica między stabilnym biznesem a ciągłą walką o płynność." - Damian Sawicki, radca prawny

4. Bieżący monitoring współpracy i rozliczeń

Nawet najlepszy system wymaga stałego monitorowania:

- Utrzymuj relację z klientem – regularne spotkania i komunikacja zapobiegają problemom

- Monitoruj proces realizacji – uprzedzaj potencjalne problemy, które mogłyby wpłynąć na płatności

- Śledź terminy płatności – wysyłaj przypomnienia przed upływem terminu, nie po

- Analizuj wzorce płatności – identyfikuj klientów z tendencją do opóźnień

Praktyczny przykład: Agencja marketingowa wdrożyła system przypomnień wysyłanych 7 dni przed terminem płatności. Rezultat? Spadek przeterminowanych faktur o 45%.

Kiedy mimo wszystko trzeba windykować – skuteczna strategia

Nawet najlepszy system proaktywny nie wyeliminuje wszystkich problemów z płatnościami. Gdy klient mimo wszystko nie płaci, potrzebujesz skutecznej strategii windykacyjnej:

Windykacja polubowna – siła profesjonalnego wezwania do zapłaty

Niestety, praktyka pokazuje, że wezwania do zapłaty wysyłane samodzielnie przez wierzycieli często nie są skuteczne. Większość dłużników po prostu je bagatelizuje, traktując jako kolejny monit, który można zignorować.

Z doświadczenia Sawicki Legal wynika, że wezwania do zapłaty sporządzone przez profesjonalnego pełnomocnika i wysłane na papierze firmowym kancelarii prawnej są nawet o 60% skuteczniejsze i znacznie częściej prowadzą do szybkiej spłaty zadłużenia.

Dlaczego tak się dzieje?

1. Efekt psychologiczny – pismo z kancelarii prawnej sygnalizuje, że sprawa przeszła na wyższy poziom eskalacji

2. Profesjonalne przygotowanie – prawnik precyzyjnie określi należności, odsetki i inne roszczenia

3. Konkretne konsekwencje – jasno wskazane dalsze kroki prawne, które zostaną podjęte

4. Wiarygodność – dłużnik wie, że za wezwaniem stoi profesjonalista, który może sprawnie przeprowadzić postępowanie sądowe

{{widget40}}

‍

Kluczowe elementy skutecznego wezwania do zapłaty:

1. Natychmiastowa reakcja – wyślij wezwanie natychmiast po upływie terminu płatności

2. Formalny charakter – użyj odpowiedniego nagłówka i struktury dokumentu

3. Precyzyjne określenie należności – kwota główna, odsetki, koszty dodatkowe

4. Krótki termin zapłaty – zwykle 7 dni

5. Jednoznaczne konsekwencje – postępowanie sądowe, wpis do rejestru dłużników

Postępowanie sądowe – jak zrobić to dobrze

Jeśli windykacja polubowna nie przynosi efektu, nie zwlekaj z podjęciem kroków prawnych. Kluczem jest szybkość działania – im dłużej zwlekasz, tym trudniej odzyskać pieniądze.

Wybór właściwego trybu postępowania

W Polsce mamy kilka trybów dochodzenia roszczeń:

1. Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU) – najszybsze i najtańsze, ale z pewnymi ograniczeniami

2. Postępowanie nakazowe – gdy masz mocne dowody (np. potwierdzone faktury)

3. Postępowanie upominawcze – standardowa procedura dla większości spraw

4. Zwykłe postępowanie procesowe – gdy sprawa jest bardziej skomplikowana

"Największym błędem przedsiębiorców jest zwlekanie z podjęciem kroków prawnych. Każdy miesiąc zwłoki to nie tylko stracony czas, ale też ryzyko, że dłużnik stanie się niewypłacalny lub ukryje majątek. Działaj szybko i zdecydowanie." - Damian Sawicki, radca prawny

Przygotowanie pozwu o zapłatę

Skuteczny pozew o zapłatę wymaga:

- Precyzyjnego określenia żądania – kwota główna, odsetki, koszty dodatkowe

- Solidnego uzasadnienia – chronologia współpracy, dowody wykonania usług/dostawy towaru

- Kompletnej dokumentacji – umowa, faktury, protokoły odbioru, korespondencja

- Prawidłowego obliczenia opłat sądowych – zwykle 5% wartości przedmiotu sporu

Koszty postępowania sądowego

Postępowanie sądowe wiąże się z kosztami, ale większość z nich można odzyskać od dłużnika:

- Opłata sądowa – 5% wartości przedmiotu sporu (nie mniej niż 30 zł i nie więcej niż 100 000 zł)

- Koszty zastępstwa procesowego – według stawek określonych w rozporządzeniu

- Opłaty skarbowe – np. od pełnomocnictwa (17 zł)

W przypadku wygranej, sąd zasądza zwrot kosztów od przeciwnika. W EPU opłata wynosi zaledwie 1,25% wartości przedmiotu sporu, co czyni tę drogę szczególnie atrakcyjną.

Nakaz zapłaty i wyrok – co dalej?

Celem postępowania sądowego jest uzyskanie tytułu wykonawczego – dokumentu, który stanowi podstawę do egzekucji komorniczej. Może to być:

- Nakaz zapłaty – wydany w postępowaniu nakazowym lub upominawczym

- Wyrok – wydany w zwykłym postępowaniu procesowym

Aby tytuł stał się wykonawczy, musi uzyskać klauzulę wykonalności. W większości przypadków sąd nadaje ją z urzędu po uprawomocnieniu się orzeczenia.

Egzekucja komornicza – ostatni etap odzyskiwania należności

Posiadanie prawomocnego tytułu wykonawczego to dopiero połowa sukcesu. Teraz trzeba skutecznie przeprowadzić egzekucję.

Wybór komornika i złożenie wniosku

Od 2019 roku możesz wybrać dowolnego komornika w Polsce, niezależnie od siedziby dłużnika. Warto wybrać komornika z doświadczeniem w sprawach gospodarczych.

Wniosek o wszczęcie egzekucji powinien zawierać:

- Dane wierzyciela i dłużnika

- Wskazanie tytułu wykonawczego

- Określenie świadczenia podlegającego egzekucji

- Wskazanie sposobów egzekucji

- Informacje o majątku dłużnika (jeśli są znane)

Skuteczna egzekucja – gdzie szukać majątku dłużnika?

Komornik może prowadzić egzekucję z:

- Rachunków bankowych

- Wynagrodzenia za pracę

- Ruchomości (pojazdy, sprzęt, maszyny)

- Nieruchomości

- Wierzytelności i innych praw majątkowych

Jeśli znasz majątek dłużnika, koniecznie wskaż go we wniosku egzekucyjnym. Możesz też złożyć wniosek o poszukiwanie majątku przez komornika.

Koszty egzekucji komorniczej

Podstawowa opłata egzekucyjna wynosi:

- 10% egzekwowanej kwoty (nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 50 000 zł) - w przypadku skutecznej egzekucji

- Między 150 a 300 zł - w przypadku umorzenia postępowania

Opłatę zasadniczo ponosi dłużnik, ale w przypadku bezskutecznej egzekucji część kosztów może obciążyć wierzyciela.

"Windykacja to proces eskalacji, który często niszczy relacje z klientami. Dlatego tak ważne jest, by zbudować system, który zapobiega konieczności jej stosowania. Ale gdy już musisz windykować, rób to szybko, zdecydowanie i profesjonalnie." - Damian Sawicki, radca prawny

Problemy z płatnościami to nie wyrok – to wyzwanie biznesowe, które można skutecznie rozwiązać poprzez systemowe podejście. Zamiast skupiać się wyłącznie na windykacji, zbuduj kompleksowy system zarządzania należnościami, który zapobiega problemom zanim się pojawią.

Pamiętaj, że każdy przypadek jest inny i wymaga indywidualnego podejścia. Czasem lepszym rozwiązaniem będzie elastyczność i kompromis, a czasem zdecydowane działania prawne. Kluczem jest strategiczne planowanie i konsekwentne działanie.

Jeśli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w odzyskaniu należności lub chcesz zbudować skuteczny system zarządzania płatnościami w swojej firmie, SPRAWDŹ JAK MOŻEMY CI POMÓC ODZYSKAĆ PIENIĄDZE. W Sawicki Legal pomagamy przedsiębiorcom spać spokojnie, zamiast ciągle sprawdzać, czy klient wreszcie zapłacił.

‍

Brak płatności faktur w terminie to jeden z bardziej dotkliwych problemów polskich przedsiębiorców. Jakie odsetki możesz naliczać od niezapłaconych faktur i kiedy możesz się ich domagać? Ten krótki przewodnik pomoże Ci w dbaniu o właściwy przepływ gotówki w firmie w oparciu o należne odsetki.

Na jakie 3 kluczowe elementy należy zwrócić uwagę przy naliczaniu odsetek?

Zanim zaczniesz naliczać odsetki od niezapłaconych faktur, powinieneś ustalić:

1. Czy w Twoim przypadku odsetki się należą

2. Jeśli tak, od kiedy dokładnie się należą

3. W jakiej wysokości możesz domagać się odsetek

Odpowiedzi na te pytania zależą od wielu czynników, w tym od rodzaju transakcji, której dotyczą, postanowień umownych oraz obowiązujących przepisów prawa. Przeanalizujmy je po kolei.

Kiedy przysługują Ci odsetki od niezapłaconej faktury?

Odsetki to dodatkowa kwota, którą dłużnik musi zapłacić wierzycielowi za brak terminowego spełnienia świadczenia pieniężnego. Innymi słowy, jest to swego rodzaju rekompensata za brak otrzymania należnej zapłaty (należnych pieniędzy) na czas.

Źródło odsetek

Oczywistym miejscem, w którym strony umowy poszukują uregulowania kwestii uprawnienia do naliczania odsetek, jest sama treść zawartej pomiędzy nimi umowy. Jednak odsetki nie muszą koniecznie zostać uwzględnione w jej postanowieniach. Brak wzmianki w umowie o odsetkach nie zamyka drogi do dochodzenia odsetek - chociaż odpowiednia wzmianka w zależności od sytuacji może odsetki ograniczać albo wyłączać. Błędnym jest przekonanie, że uregulowanie w umowie zasad naliczania odsetek to jedyna podstawa żądania ich zapłaty. Z drugiej strony ustalenie zasad naliczania odsetek w umowie przez strony nie zawsze oznacza możliwość skutecznego polegania na takich ustaleniach, dlatego najpierw lepiej zweryfikować, czy postanowienia umowy nie naruszają przepisów prawa wyłączając tym samym możliwość skutecznego dochodzenia odsetek w kształcie wynikającym z umowy. Jeśli umowa milczy na temat odsetek, przepisy prawa i tak przewidują możliwość ich dochodzenia.

Ogólną zasadą wynikającą z art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego jest, że jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Oznacza to, że nawet jeśli w danym przypadku treść umowy nie odnosi się w żaden sposób do kwestii odsetek, przepisy kodeksu cywilnego stanowią podstawę do ich żądania.

Również inny akt prawny, tj. ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (kiedyś pod nazwą ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych) przewiduje uprawnienie do żądania odsetek nawet jeśli strony nie uregulowały tej kwestii w umowie.

Są to dwa odmienne reżimy odsetkowe, mające zastosowanie zależnie od sytuacji. O ile przepisy kodeksu cywilnego formułują zasady ogólne dotyczące odsetek, o tyle ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dotyczy szczególnych, określonych w niej okoliczności. W szczególności trzeba zwrócić uwagę na to, że przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych stosuje się w relacjach między przedsiębiorcami, a w tych ramach wobec specyficznego rodzaju stosunków prawnych, określonych w ustawie mianem transakcji handlowych.

Co jednak najważniejsze, zgodnie z art. 7 tej ustawy, w transakcjach handlowych wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

"W mojej praktyce często spotykam się z sytuacją, gdy przedsiębiorcy rezygnują z dochodzenia odsetek, bojąc się pogorszenia relacji z kontrahentem. To błędne podejście - egzekwowanie swoich praw jest fundamentem zdrowych relacji biznesowych. Profesjonalny partner biznesowy powinien rozumieć, że odsetki to nie kara, ale rekompensata za brak dostępu do należnych środków." ~ Damian Sawicki, radca prawny

‍

{{widget39}}

 Rodzaje odsetek od niezapłaconych faktur - kluczowe pojęcia i różnice, które powinieneś znać

Już wspomniane dwa ustawowe źródła odsetek pokazują, że w polskim systemie prawnym funkcjonują różne rodzaje odsetek. Również ich wysokość i zasady stosowania są odmienne.

W przypadku odsetek za nieterminową zapłatę należności, trzeba zwrócić uwagę na odsetki za opóźnienie, czyli powstające w konsekwencji braku zapłaty należności w terminie.

Odsetki za opóźnienie można podzielić na dalsze ustawowe kategorie:

a) odsetki ustawowe za opóźnienie – o których mowa we wspomnianym wyżej art. 481 Kodeksu cywilnego;

b) odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych – o których mowa we wspomnianej wyżej ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Na powyższe rodzaje odsetek należy nałożyć jeszcze dwie kategorie, tzw.:

- odsetek maksymalnych - ta kategoria to po prostu liczbowe (procentowe) ograniczenie wysokości odsetek, jakie strony umowy mogą w swojej relacji przyjąć;

- odsetek umownych – ta kategoria to ustalona w umowie wysokość odsetek.

Odsetki ustawowe za opóźnienie

To podstawowy i wspomniany już wyżej rodzaj odsetek przewidziany w Kodeksie cywilnym. Stosuje się je w sytuacjach, gdy strony nie określiły w umowie wysokości odsetek za opóźnienie. Ich wysokość to suma stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktów procentowych (zgodnie z art. 481 § 2 Kodeksu cywilnego).

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych

Ten rodzaj odsetek ma zastosowanie w relacjach między przedsiębiorcami oraz między przedsiębiorcami a podmiotami publicznymi. Reguluje je wspomniana już wyżej ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Ich wysokość to suma stopy referencyjnej NBP i nawet 10 punktów procentowych (jeśli dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym jest to 8 punktów procentowych), co czyni je wyższymi od standardowych odsetek ustawowych za opóźnienie.

Odsetki umowne

Strony mogą w umowie ustalić niższą lub wyższą stopę odsetek za nieterminową zapłatę należności niż przewidziane dla odsetek ustawowych za opóźnienie.

Odsetki maksymalne

Odsetki maksymalne to ustawowe ograniczenie wysokości odsetek, jakie strony w ramach swobody umów mogą ustalić, których wysokość wynosi dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie (czyli dwukrotność sumy stopy referencyjnej NBP i 5,5 punktów procentowych). Przeważającym wydaje się pogląd zgodnie z którym ograniczenie to dotyczy zarówno odsetek ustawowych za opóźnienie, jak i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Warto pamiętać, że wysokość odsetek maksymalnych zmienia się wraz ze zmianą stopy referencyjnej NBP. Oznacza to, że w 2025 roku (i w każdym innym okresie) należy śledzić wartość stopy referencyjnej NBP, aby prawidłowo ustalić wysokość odsetek nie tylko maksymalnych, ale w ogóle odsetek za opóźnienie, które bazują na stopie referencyjnej NBP.

Kiedy przysługują Ci odsetki za opóźnienie?

W przypadku odsetek ustawowych za opóźnienie, odsetki należą się za sam brak zapłaty w terminie.

W przypadku odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:

1) wierzyciel spełnił swoje świadczenie;

2) wierzyciel nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie.

Należy przy tym zwrócić uwagę na dalsze elementy warunkujące nabycie uprawnienia do odsetek na podstawie tej ustawy, w szczególności zasad określania przez strony umowy terminu zapłaty, doręczania faktur lub rachunków czy odmienności w stosunkach z podmiotami publicznymi i dużymi przedsiębiorcami.

Od kiedy naliczać odsetki?

Precyzyjne określenie momentu od którego możesz naliczać odsetki ma kluczowe znaczenie dla poprawności obliczeń.

Termin płatności a początek naliczania odsetek

Zasadniczo odsetki za opóźnienie możesz naliczać od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin płatności. Przykładowo, jeśli termin płatności faktury przypada na 15 maja, odsetki możesz naliczać od 16 maja.

W przypadku transakcji handlowych obowiązują inne, bardziej specyficzne zasady:

- odsetki przysługują za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty,

- jeżeli strony transakcji handlowej nie przewidziały w umowie terminu zapłaty, wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, po upływie 30 dni liczonych od dnia spełnienia przez niego świadczenia, do dnia zapłaty,

Jednak w przypadku transakcji handlowych koniecznie zwróć uwagę na specyfikę konkretnego przypadku. Ustawa wprowadza wiele wyjątków zależnych od okoliczności danej transakcji, np.: - kiedy strony transakcji handlowej przewidziały w umowie zbadanie towaru lub usługi celem potwierdzenia zgodności towaru lub usługi z umową, upływ 30 dni liczony jest od dnia zakończenia badania;

- termin zapłaty określony w umowie nie może przekraczać przewidzianej w ustawie liczby dni, na co wpływa na m.in. czy stroną umowy jest duży przedsiębiorca lub podmiot publiczny;

- ustawa wskazuje jak postępować w przypadku zapłaty następującej częściami (zgodnie z ustalonym przez strony harmonogramem płatności).

Precyzyjne określenie daty wymagalności – często popełniane błędy

Często popełnianym błędem jest nieprawidłowe zidentyfikowanie daty wymagalności. Pamiętaj, że:

- często strony w umowie określają datę zapłaty inną niż następnie widnieje na wystawionej fakturze; taka sytuacja wymaga każdorazowo oceny, jednak co do zasady istotne są postanowienia zawartej umowy, a nie inne określenie terminu w wystawionej fakturze,

- jeśli termin płatności określono jako "x dni od otrzymania faktury", kluczowa jest data doręczenia faktury dłużnikowi, ale też możliwość wykazania, że doręczenie w danej dacie nastąpiło,

- gdy termin płatności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Wysokość odsetek - co wpływa na stawkę?

Wysokość odsetek zależy od kilku czynników, które warto znać, aby prawidłowo je naliczać.

Zmienność stóp procentowych

Ponieważ wysokość odsetek ustawowych jest powiązana ze stopą referencyjną NBP, zmienia się ona wraz ze zmianami tej stopy. Dlatego konieczne jest śledzenie komunikatów NBP i aktualizowanie stosowanych stawek. To również często popełniany błąd – wysokość odsetek należy ustalać i obliczać odpowiednio do okresów, w których zastosowanie miała dana stawka.

Gdzie sprawdzać aktualne stawki wysokości odsetek za zwłokę?

Aktualne stawki odsetek ustawowych można monitorować:

- na stronie Narodowego Banku Polskiego,

- w obwieszczeniach Ministra Sprawiedliwości publikowanych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski",

przy czym w kontekście rozbieżności lub pomyłek wskazuje się, że to NBP jest właściwym źródłem, z którego wynika stopa referencyjna,

- na stronach internetowych oferujących kalkulatory odsetek, które powinny być na bieżąco aktualizowane.

Różnice w wysokości odsetek w zależności od ich rodzaju

Jak zostało to wskazane powyżej, wysokość odsetek różni się w zależności od ich rodzaju:

- odsetki ustawowe za opóźnienie: stopa referencyjna NBP + 5,5 punktów procentowych,

- odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych: stopa referencyjna NBP + 8 albo 10 punktów procentowych,

- odsetki umowne – zasadniczo w granicach odsetek maksymalnych,

- odsetki maksymalne: dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie.

Czy można w umowie ustalić wysokość odsetek?

Tak, strony mogą w umowie ustalić wyższą stopę odsetek niż standardowo wynikająca z przepisów prawa, jednak ich wysokość nie może przekroczyć odsetek maksymalnych za opóźnienie. Jeżeli w umowie zastrzeżono odsetki wyższe niż maksymalne, stosowane powinny być stawki odsetek maksymalnych, chociaż w przypadku odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych stanowiska w odniesieniu do stosowania takiego ograniczenia są różne.

Jak obliczyć odsetki od faktury?

Obliczanie odsetek od niezapłaconej faktury może być skomplikowane i wymagają uwzględnienia i oceny różnych elementów danej relacji - poziom skomplikowania zależy tak naprawdę od danych okoliczności - ale znajomość podstawowych zasad powoduje, że zrozumienie mechanizmów rządzących odsetkami staje się prostsze.

Podstawowe zasady obliczania odsetek

Formuła do obliczania odsetek jest następująca:

Odsetki = Kwota należności × Stawka odsetek × Liczba dni opóźnienia / 365

Dostępne narzędzia online (kalkulator odsetek faktura)

W internecie dostępnych jest wiele kalkulatorów odsetek, które mogą być przydatnym narzędziem wspomagającym obliczenie należnych odsetki po wprowadzeniu podstawowych danych. Korzystając z nich zawsze, należy jednak pamiętać o zachowaniu pewnej ostrożności, w tym co najmniej o prawidłowym określeniu daty wymagalności oraz wyborze odpowiedniego rodzaju odsetek.

Najczęstsze błędy przy obliczaniu odsetek

Do typowych błędów przy obliczaniu odsetek należą:

- nieprawidłowe określenie daty, od której naliczane są odsetki,

- zastosowanie niewłaściwej stawki odsetek

- nieuwzględnienie zmian wysokości odsetek w okresie opóźnienia

Jak samodzielnie policzyć odsetki od niezapłaconej faktury?

Jeśli chcesz samodzielnie obliczyć odsetki, zwróć uwagę na te elementy:

1. Określ datę wymagalności należności.

2. Ustal liczbę dni opóźnienia.

3. Sprawdź, jaka stawka odsetek ma zastosowanie w Twoim przypadku – pamiętaj, możliwe że w okresie opóźnienia doszło do zmiany wysokości odsetek; im dłuższy okres opóźnienia, tym większa na to szansa.

4. Zastosuj wzór: Odsetki = Kwota należności × Stawka odsetek × Liczba dni opóźnienia / 365

Jak skutecznie egzekwować odsetki?

Samo uprawnienie do odsetek oraz ich wyliczenie to dopiero początek. Kluczowe jest skuteczne wyegzekwowanie należnych odsetek.

Komunikacja z kontrahentem

Zanim przejdziesz do formalnych kroków, warto podjąć próbę polubownego rozwiązania sprawy na nieformalnym poziomie. Rozważ:

- skontaktowanie się z kontrahentem, przypominając o zaległej płatności,

- wysyłkę uprzejmego przypomnienie e-mailem, wskazując na konsekwencje dalszego opóźnienia,

- podkreślenie, że naliczenie odsetek ma swoją podstawę prawną, nie jest kwestią Twojego uznania.

Odsetki od faktury - o czym pamiętać?

Prawidłowe naliczanie i egzekwowanie odsetek za opóźnienie w płatnościach to ważny element zarządzania płynnością finansową firmy. Kluczowe punkty do zapamiętania:

1. Nawet jeśli umowa nie wspomina o odsetkach, możesz mieć podstawy do ich naliczania bazując na przepisach Kodeksu cywilnego albo ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

2. Precyzyjne określenie daty wymagalności jest kluczowe dla prawidłowego naliczania odsetek.

3. Profesjonalna pomoc prawna może ułatwić i usprawnić egzekwowanie należności wraz z odsetkami, w szczególności pomóc w dokonaniu oceny, czy odsetki są należne i w jakiej wysokości.

Skuteczne zarządzanie należnościami, w tym prawidłowe naliczanie i egzekwowanie odsetek, to nie tylko kwestia utrzymania płynności finansowej, ale także budowania profesjonalnych relacji biznesowych opartych na wzajemnym szacunku i przestrzeganiu ustalonych zasad.

‍

‍

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są najcześciej wybieraną w Polsce formą prowadzenia działalności gospodarczej, zaraz pod JDG. Stanowią one znakomitą opcję dla przedsiębiorców, łącząc korzyści z ograniczeniem odpowiedzialności i elastycznością zarządzania firmą.

Założyć spółkę z o.o. może praktycznie każdy i będzie ona dobrym wyborem dla większości rodzajów działalności. W formie spółki z o.o. swoją działalność mogą rozpoczynać także cudzoziemcy. Jedynym podmiotem, któremu nie wolno założyć spółki z o.o. jest inna jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

‍

Wprowadzenie do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)

Temat spółki z.o.o. jest bardzo powszechny. Widać to szczególnie dobrze, gdy zrozumiemy, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia działalności w Polsce. Obecnie w obrocie gospodarczym funkcjonuje ponad 450 tysięcy takich podmiotów i coraz więcej osób zaczyna się interesować tym, jak założyć spółkę. Jedyną liczniejszą od nich grupę stanowią osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Popularność spółek z ograniczoną odpowiedzialnością ma u podłoża nie tylko bogatą, długą historię, ale także ciągłą ewolucję i dostosowywanie się do potrzeb wspólników.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to podmiot, który narodził się w Niemczech pod koniec XIX wieku. Jednakże idee związane z jej działaniem czerpią już z średniowiecza. Wówczas popularna była umowa commenda, którą zawierali przede wszystkim kupcy. Zobowiązanie to zakładało, że gdy wspólnik wyruszał w podróż morską, kupiec, któremu powierzył swój majątek, miał prawo nim dysponować, ponosząc jedynie odpowiedzialność za wszelkie zobowiązania wobec osób trzecich. Jeżeli kupiec poniósł porażkę, to wówczas wspólnik tracił swój majątek, ale jeśli kupiec odniósł sukces, to większość zysku trafiała w jego ręce.

Spółka z. o.o. należy do spółek handlowych. W ich obrębie wyróżnia się spółki osobowe oraz spółki kapitałowe. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością należy właśnie to tej drugiej grupy podmiotów.

Najbardziej wyrazistą różnicą pozwalającą na odróżnienie tych dwóch typów przedsiębiorstw jest fakt, że spółki osobowe bazują na indywidualnym zaangażowaniu i wkładzie wspólników, podczas gdy w przypadku spółek kapitałowych najważniejszą rolę odgrywa wkład finansowy.

Charakterystyka spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

‍

Wśród najważniejszych cech spółki z o.o. możemy wymienić:

• posiadanie osobowości prawnej;
• Brak konieczności współdziałania przynajmniej dwóch osób w celu jej założenia (wyjątek: nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością);
• Możliwość założenia jej zarówno przez osoby fizyczne, jak i przez osoby prawne;
• Możliwość założenia jej z domu przez Internet;
• Aby założyć spółkę z o.o. wymagany jest kapitał co najmniej 5 tys. zł.;
• spółka może we własnym imieniu rozporządzać prawami i zaciągać zobowiązania, za które ponosi pełną odpowiedzialność całym swoim majątkiem. Wspólnicy ponoszą ryzyko do wartości wkładów wniesionych do spółki;
• Podleganie wpisowi do KRS;

Zalety i wady spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najchętniej wybierany w Polsce typ spółki handlowej i jednocześnie druga najchętniej (po JDG) wybierana forma prowadzenia działalności gospodarczej.

Zawiązanie spółki jest przekonujące w oczach przedsiębiorców przede wszystkim przez wzgląd na perspektywę ograniczonej odpowiedzialności majątkowej, a także niskie koszty jej założenia. Nie jest to jedyna zaleta tej formy prowadzenia działalności gospodarczej.

Prowadzenie spółki to nie tylko długa lista plusów. Należy mieć świadomość tego, że istnieje także kilka wad spółki z o.o.. Przedsiębiorcy obawiają się jej przede wszystkim z uwagi na obowiązek prowadzenia pełnej księgowości i corocznego składania sprawozdania finansowego.

‍

Rejestracja spółki, zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Rejestrację spółki z o.o. można przeprowadzić na dwa równorzędne sposoby. Do zawarcia umowy spółki może dojść bowiem zarówno bezpośrednio u notariusza, jak i przez Internet.

Jeśli chodzi o ten pierwszy sposób to jest on dosyć czasochłonny i droższy. Są na niego „skazane” osoby, które nie posiadają Profilu Zaufanego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ponieważ nieposiadanie żadnego z tych podpisów wyklucza z korzystania z procesu założenia spółki w trybie S24. Przypomnijmy, że minimalna wartość początkowa kapitału zakładowego wynosi 5000 zł. W przypadku, gdy zawarcie umowy spółki z o.o. odbywa się u notariusza (w formie aktu notarialnego), kwota ta nie musi być pokryta gotówką. Możemy wówczas skorzystać z innych form pokrycia kapitału, chociażby w postaci nieruchomości czy maszyn. W przypadku skorzystania z tej drogi, momentem powołania spółki do życia jest moment podpisania umowy spółki z o.o. przez jej wspólników. Z tą chwilą powstaje tzw. spółka w organizacji i w tej formie funkcjonuje do czasu uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Do zawarcia umowy spółki z o.o. może także dojść bez wychodzenia z domu. Zakładanie spółki przez Internet to sposób, który coraz bardziej zyskuje na swojej popularności. Z danych statystycznych wyraźnie wynika, że od 2016 roku co roku w ten sposób powstaje ponad 25 000 spółek z o.o. Mimo, że przy użyciu systemu S24 można założyć także spółkę jawną, komandytową oraz prostą spółkę akcyjną, to właśnie spółki z o.o. są tworzone w ten sposób najczęściej.

Ustawodawcy, który stworzył system S24 przyświecał bowiem jeden cel: ułatwienie i przyśpieszenie procesu zakładania spółki poprzez wykorzystanie potencjału Internetu. Jako silne strony tego procesu należy wymienić przede wszystkim oszczędność czasu, wygodę, niższe koszty oraz szybkość startu działalności. Sama nazwa systemu wskazuje na to, że ideą jest zamknięcie procesu rejestracji spółki w ramach jednej doby. Oczywiście, nie zawsze się to pokrywa z rzeczywistością, ale i tak znacznie skraca to procedurę rejestracji.

Wśród głównych minusów wymienia się przede wszystkim ograniczoną elastyczność dostosowywaniu procesów oraz brak udostępniania przez system wzorów wszystkich niezbędnych załączników. Nie jest to jednak duży problem, gdyż system S24 pozwala na założenie spółki przy użyciu pełnomocnika, który poprowadzi cały proces. Warto jednak zwrócić uwagę, że w tym przypadku kapitał zakładowy spółki z o.o. musi zostać pokryty w formie wkładów pieniężnych.

Firma – oznaczenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Powstanie spółki z o.o. z perspektywy jej firmy zostało uregulowane art. 160 KSH, który stanowi:

<span class="text-color-blue">„§ 1. Firma spółki może być obrana dowolnie; powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Przykład 1</span>

<span class="text-color-blue">§ 2. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”.”</span>

Oznacza to, że korpus spółki z o.o. może zostać obrany dowolnie. W przeciwieństwie chociażby do spółki jawnej, nie istnieje tutaj wymóg użycia w nim nazwiska wspólnika spółki.

Dodatkowo firma spółki może zawierać elementy wskazujące na przedmiot jej działalności gospodarczej (np. przedsiębiorstwo fotograficzne), siedzibę firmy (np. z siedzibą w Warszawie) lub inne określenia. Firma spółki z o.o. powinna dostatecznie odróżniać się od innych firm na rynku, tak aby to było zgodne z prawem ochrony konkurencji. Istnieje w tym zakresie wymóg, aby wystarczająco zindywidualizować spółkę.

Kapitał zakładowy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Kapitał zakładowy spółki jest tworzony z wnoszonych do spółki przez wspólników wkładów (tzw. udziałów). Co ważne, same udziały dzieli się na te o równej albo nierównej wartości nominalnej.

Minimalna wysokość kapitału zakładowego to 5 000 zł, przy czym wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 zł. Każdy wspólnik ma obowiązek wniesienia wkładu na pokrycie kapitału zakładowego. W ten właśnie sposób staje się on posiadaczem udziałów w spółce. Co ważne, wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników powinna być przewidziana przez umowę spółki.

Kapitał zakładowy zostaje pokryty w formie zarówno gotówkowej, jak i bezgotówkowej, przy czym należy pamiętać, że zawsze musi on być wyrażony w polskich złotych.

Początkowa wysokość kapitału, na jaki decyduje się spółka nie jest stała, bowiem kapitał może zostać zwiększony w późniejszym okresie poprzez podjęcie uchwały bezwzględną większością głosów przez zgromadzenie wspólników i zmienienie umowy spółki. Gdy wspólnicy złożą oświadczenie o objęciu nowych udziałów i złożą w tym zakresie wniosek w Krajowym Rejestrze Sądowym, to wówczas kapitał zakładowy ulegnie zwiększeniu. Jeżeli nie wszyscy wspólnicy obejmą udziały w kapitale zakładowym spółki, to podwyższenie kapitału nie dojdzie do skutku.

Co więcej, mówiąc o zmianach w samej umowie spółki z.o.o. należy zaznaczyć, że nie tylko kapitał może ulec zmianie. Taka zmiana może dotyczyć także samego rodzaju działalności gospodarczej spółki z o.o. Zmiana przedmiotu spółki podczas jej istnienia wymaga zgody zgromadzenia wspólników wyrażonej w uchwale podjętej większością 3/4 głosów.

Zarządzanie i organy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W spółce z o.o. wyróżniamy trzy podstawowe organy: Zgromadzenie wspólników, Zarząd oraz Rada nadzorca i komisja rewizyjna.

Wspólnicy, którzy chcą zachować bezpośredni nadzór nad spółką, tworzą Zgromadzenie wspólników. Jest ono organem decyzyjnym, którego spotkania muszą odbywać się przynajmniej raz do roku. Z kolei zarząd spółki, obsadzony członkami zarządu, prowadzi bieżące sprawy spółki. Ustanowienie rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej także jest bardzo istotne, ponieważ to te organy sprawują kontrolę nad działalnością, a także prowadzeniem spółki. Komisja rewizyjna w przeciwieństwie do rady nadzorczej działa jedynie okresowo.

Odpowiedzialność wspólników i członków zarządu za zobowiązania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Z działalnością spółki związana jest także odpowiedzialność członków zarządu, jak i poszczególnych wspólników. Jest ona zróżnicowana. Wynika to w głównej mierze z wpływu, który ci wywierają na spółkę.

Zarząd spółki pełni funkcję wykonawczą, zatem wywiera także bezpośredni wpływ na sposób funkcjonowania spółki. Ta bezpośredniość przekłada się z kolei na fakt, że członkowie zarządu ponoszą większą odpowiedzialność za zobowiązania spółki niż wspólnicy. Przypomnijmy, że ci pełnią funkcję decyzyjną, więc wywierają pośredni wpływ na sposób funkcjonowania spółki, czym samym ponoszą mniejszą odpowiedzialność.

Wspólnicy spółki z o.o. odpowiadają do wysokości wkładów wniesionych do spółki. Co więcej, nie odpowiadają oni za długi spółki. Wynika to z faktu, że to sama spółka przez wzgląd na to, że posiada osobowość prawną, odpowiada za swoje zobowiązania do wysokości swojego majątku. Majątek osobisty wspólnika nie gra tutaj żadnej roli.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku członków zarządu, którzy zgodnie z art. 299 KSH stają się odpowiedzialni za jej zobowiązania [spółki], gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. We wspomnianej sytuacji członkowie zarządu odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za wszystkie niespłacone zobowiązania przez spółkę. Wyjątek w tym zakresie tworzy drugi paragraf tego artykułu, który wymienia trzy przypadki, w których członek zarządu jest zwolniony od takiej odpowiedzialności. Dzieje się tak, gdy:

1. Gdy złoży we właściwym terminie (30 dni od dnia obiektywnej niewypłacalności) wniosek o ogłoszenie upadłości spółki lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu 
2. Gdy niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez winy członka zarządu
3. Gdy pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody

Ponadto, zgodnie z art. 116 Ordynacji podatkowej za zaległości podatkowe w spółce z o.o. odpowiadają członkowie jej zarządu solidarnie i całym swoim majątkiem. Przy czym, ta odpowiedzialność występuje jedynie, gdy egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna (częściowo lub całkowicie).

Jeżeli wspólnik pełni jednocześnie funkcję członka zarządu, to odpowiada jak członek zarządu i nie może zwolnić się z odpowiedzialności za zobowiązania spółki.

Podatki i rozliczenia w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Z prowadzeniem spraw spółki z o.o. łączy się także temat podatków. Spółka z o.o. tak jak każdy inny podmiot prowadzący działalność gospodarczą, musi je opłacać.

Mówiąc o podatkach na czas trwania spółki, nie można zapomnieć o tym, czym są podatki CIT, VAT, PCC, a także w przypadku gdy spółka wypłaca wynagrodzenia, PIT oraz ZUS.

Rozwiązanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Każda działalność może zostać zakończona. Tak też jest w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Rozwiązanie spółki dokonuje się w momencie, gdy zostaje ona wykreślona z rejestru przedsiębiorców KRS. Wówczas wspólników spółki przestaje wiązać dążenie do osiągnięcia wspólnego celu, jakim jest prowadzenie wspólnie przedsiębiorstwa.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać rozwiązana na trzy sposoby:

1. Zakończenie postępowania upadłościowego – wniosek o wykreślenie z rejestru składa syndyk masy upadłości;
2. Zakończenie likwidacji spółki – otwarcie likwidacji spółki następuje z dniem uprawomocnienia się orzeczenia o rozwiązaniu spółki przez sąd, powzięcia przez wspólników albo walne zgromadzenie uchwały o rozwiązaniu spółki, bądź też zaistnienia innej przyczyny jej rozwiązania. Co ważne, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w trakcie trwania likwidacji zachowuje osobowość prawną. Razem z otwarciem likwidacji zmieniają się także cele, które do tej pory przyświecały spółce. Od tego momentu nadrzędnym celem staje się zamknięcie spółki, zakończenie jej bieżących interesów oraz spłata zobowiązań wiszących na spółce. Procedura rozwiązania spółki z przeprowadzeniem postepowania likwidacyjnego składa się z kilku etapów, a mianowicie: ustanowienia likwidatorów, zgłoszenia otwarcia likwidacji do rejestru, sporządzenia bilansu otwarcia likwidacji, czynności likwidacyjnych, podziału majątku, podsumowania likwidacji, aż wreszcie złożenia wniosku o wykreślenie spółki z KRS, który składają likwidatorzy spółki;
3. Transformacja (łączenie, podział, przekształcenie) – wykreślenie następuje z urzędu i dokonuje go sąd rejestrowy na podstawie wniosku o wpis przejmującej lub powstałej w wyniku transformacji spółki.

‍

‍

‍

Generatywna sztuczna inteligencja to rodzaj sztucznej inteligencji, która jest zdolna do tworzenia nowych, oryginalnych treści, danych lub materiałów na podstawie analizy i wzorców nauczenia się z istniejących danych wejściowych. Przynajmniej takie wyjaśnienie przedstawia sam ChatGPT, który do tej grupy sztucznej inteligencji można zaliczyć.

Oparte o nią narzędzia to narzędzia innowacyjne cechujące się niewyobrażalnymi możliwościami, które zostały szeroko udostępnione do korzystania użytkownikom takim jak ja i Ty, również w wersji nieodpłatnej. W ostatnim czasie rośnie liczba i zakres możliwych zastosowań narzędzi AI, ale jedną z bardziej interesujących i pożądanych sfer ich wykorzystania pozostaje sfera kreatywna, rozszerzająca się na chęć prezentowania powstałych z ich pomocą dzieł szerszej publiczności.

Generatywna sztuczna inteligencja - prawo autorskie i wyzwania z tym związane

Czy wytwory sztucznej inteligencji, tj. dzieło stworzone z pomocą AI w ramach wykorzystania narzędzi opartych o sztuczną inteligencję, można zrównać z dziełem autorstwa człowieka? Czy dzieło wygenerowane w ten sposób powinno podobnie podlegać ochronie prawnej z punktu widzenia praw autorskich? Może jednak ograniczony stopień udziału człowieka przy powstawaniu wytworów AI (brak dostatecznego albo jakiegokolwiek wkładu twórczego) powoduje, że w systemach prawa nie ma miejsca na ochronę prawami autorskimi dzieł stworzonych w ten sposób? A może dla objęcia ochroną krajowego prawa autorskiego dzieł generowanych za pomocą sztucznej inteligencji konieczne jest spełnienie minimalnego wymogu - np. wkładu działalności twórczej człowieka w ramach tworzonego dzieła w odpowiednim stosunku procentowym? Czy dopiero dochowanie takiego rodzaju warunku spowoduje możliwość posiadania praw autorskich do stworzonego przez sztuczną inteligencję w ten sposób dzieła, a brak jego spełnienia oznacza brak ochrony prawnoautorskiej?

Innymi słowy, kto jest autorem dzieła stworzonego przy pomocy sztucznej inteligencji - napisanego przez ChatGPT tekstu lub obrazu wygenerowanego przy pomocy Midjourney i czy w ogóle istnieje możliwość posiadania praw autorskich do wytworu stworzonego w ten sposób?

Te pytania mają kluczowe znaczenie dla codziennego użytkowania narzędzi wspieranych sztuczną inteligencją w praktycznie każdym celu, zwłaszcza jednak zmierzając do wykorzystania wytworu stworzonego przez sztuczną inteligencję w celach komercyjnych, np. w mediach społecznościowych.

Pojęcia istotne z punktu widzenia praw autorskich i sztucznej inteligencji

"Utwór" w rozumieniu prawa autorskiego to podstawowe pojęcie w ochronie praw autorskich i w kontekście AI

Kluczem do rozumienia prawa autorskiego jest poznanie podstawowych pojęć, jakimi posługuje się ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia - czyli "utwór". Dlatego mówiąc o prawach autorskich należy skoncentrować się właśnie na pojęciu utworu. Jeśli dany wytwór (dzieło) nie spełnia kryteriów przewidzianych dla utworu, to w takim przypadku nie mamy do czynienia z utworem i nie będą miały do niego zastosowania przepisy dotyczące praw autorskich.

Art. 1 ustawy zawiera jeszcze kilka istotnych przepisów, które powinny być pomocne w zrozumieniu praw autorskich, a w szczególności pojęcia utworu. Wskazane w ustawie przykładowe wyliczenie utworów obejmuje utwory:

1) wyrażone słowem, symbolami matematycznymi, znakami graficznymi (literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne oraz programy komputerowe);

2) plastyczne;

3) fotograficzne;

4) lutnicze;

5) wzornictwa przemysłowego;

6) architektoniczne, architektoniczno-urbanistyczne i urbanistyczne;

7) muzyczne i słowno-muzyczne;

8) sceniczne, sceniczno-muzyczne, choreograficzne i pantomimiczne;

9) audiowizualne (w tym filmowe).

Ponadto ochroną objęty może być wyłącznie sposób wyrażenia; nie są objęte ochroną odkrycia, idee, procedury, metody i zasady działania oraz koncepcje matematyczne. Utwór jest przedmiotem prawa autorskiego od chwili ustalenia, chociażby miał postać nieukończoną, a ochrona przysługuje twórcy utworu niezależnie od spełnienia jakichkolwiek formalności.

Definicja utworu to odrębne i szerokie zagadnienie. Jednak konstruuje się ją na podstawie wskazanych w art. 1 ustawy kryteriów oraz przykładowego wyliczenia rodzajów utworów.

Utwór zależny to odrębny utwór podlegający ochronie prawnoautorskiej

Kolejne istotne pojęcie, które zostało zdefiniowane przez prawo autorskie i ma znaczenie w kontekście wytworów sztucznej inteligencji, to utwór zależny. Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy opracowanie cudzego utworu, w szczególności tłumaczenie, przeróbka, adaptacja, jest przedmiotem prawa autorskiego bez uszczerbku dla do utworu pierwotnego (jest samodzielnym, odrębnym utworem). Przy czym za opracowanie nie uważa się utworu, który powstał w wyniku inspiracji cudzym utworem.

Rozporządzanie i korzystanie z opracowania zależy od zezwolenia twórcy utworu pierwotnego.

Dwa rodzaje praw autorskich do utworów w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych

Prawa autorskie dzielą się na dwa rodzaje - każdy o odmiennym charakterze:

Niemajątkowe (osobiste) prawa autorskie

Nazywane są przez ustawę osobistymi prawami autorskimi. Prawa te mają charakter niemajątkowy - nie dotyczą sfery/aspektu majątkowego - natomiast chronią nieograniczoną w czasie i niepodlegającą zrzeczeniu się lub zbyciu więź twórcy z utworem, obejmując m.in. prawo do oznaczenia utworu swoim nazwiskiem lub pseudonimem albo do udostępniania go anonimowo, decydowania o pierwszym udostępnieniu utworu publiczności, nadzoru nad sposobem korzystania z utworu.

Majątkowe prawa autorskie

Prawa autorskie majątkowe polegają na tym, że twórcy przysługuje wyłączne prawo do korzystania z utworu i rozporządzania nim na wszystkich polach eksploatacji oraz do wynagrodzenia za korzystanie z utworu. Ponadto prawa te - inaczej niż prawa autorskie osobiste - są zbywalne (na podstawie umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub umowy o korzystanie z utworu, zwanej "licencją") i ograniczone w czasie. W praktyce w przypadku zbycia majątkowych praw autorskich na podstawie wyżej wymienionych umów, twórca (autor) utworów najczęściej reguluje w nich też kwestie dotyczące sposobu wykonywania (albo niewykonywania) swoich osobistych praw autorskich, o których była mowa powyżej. Takie rozwiązanie wynika z niezbywalności praw osobistych - choć nie można ich zbyć (przenieść) na nabywcę majątkowych praw autorskich, to strony mogą uzgodnić w jaki sposób autor będzie wykonywał prawa niemajątkowe, aby nabywca praw majątkowych mógł eksploatować utwór w sposób zadowalający obie strony i zgodnie z zamierzonym przeznaczeniem.

Prawa autorskie a dzieło stworzone z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Czy dzieło stworzone przez sztuczną inteligencję lub z jej wykorzystaniem podlega ochronie prawnoautorskiej? Pytanie to jest o tyle ważne, że jeśli użytkownik niewłaściwie skorzysta z treści tworzonych z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji, będzie mogło dojść do naruszenia prawa autorskiego.

Dzieło stworzone przez AI nie może być utworem

Na obecną chwilę raczej zgodnie przyjmuje się, że dzieła stworzonego przez AI nie można uznać za utwór w rozumieniu prawa autorskiego, ponieważ prawem autorskim chronione są utwory stworzone przez człowieka.

Przykładowo więc, jeśli na skutek sformułowania promptu wydającego polecenie napisania artykułu publicystycznego na dany temat powstanie artykuł, który zasadniczo będzie spełniał kryteria zawarte w definicji utworu, to ponieważ artykuł ten zostanie wygenerowany przez AI, takie dzieło sztucznej inteligencji będzie wyłączone z zakresu ochrony prawem autorskim. Z tej przyczyny nie będą go też dotyczyły ograniczenia i wymagania dotyczące np. prawa cytatu.

Dzieło stworzone przy pomocy sztucznej inteligencji może być utworem

W sytuacji gdy dana osoba we własnym procesie twórczym skorzysta z pomocy AI w ograniczonym zakresie - np. wykorzysta jedynie w pewnym stopniu treści generowane przez opisywane narzędzia, właściwym wydaje się przyjąć, że w przypadku odpowiednio dużego wkładu ludzkiego w stosunku do wykorzystania wytworów AI, ochrona prawnoautorska powinna zostać przyznana tej osobie jako autorowi (przyznanie majątkowych i osobistych praw autorskich do takiego utworu), jeżeli całościowo rezultat jej twórczości będzie nosił cechy utworu w rozumieniu prawa autorskiego.

Narzędzia AI i prawnoautorskie pułapki czyhające na ich użytkowników

Mimo takiego rodzaju konstrukcji przepisów na użytkowników narzędzi AI nadal czyhają pułapki, np.:

- skoro w przypadku dzieła stworzonego przez AI nie powstanie utwór, to również użytkownik nie będzie autorem treści generowanych przez narzędzie AI. W zasadzie treści te stają się częścią domeny publicznej;

- sztuczna inteligencja może naruszyć cudze prawa autorskie – w swoim procesie „twórczym” może wykorzystać lub przerobić należący do kogoś utwór i w ten sposób doprowadzić do powstania utworu zależnego lub do naruszenia majątkowych, jak również osobistych praw autorskich. Generatywna sztuczna inteligencja korzysta z danych wyjściowych, które mogą podlegać ochronie prawnoautorskiej, jeśli dane te są utworami. Dlatego osoby używające takich narzędzi powinny być tego świadome i w miarę możliwości weryfikować rezultaty pracy wspieranej przez AI;

- pomimo podobieństw rozwiązań prawnych wielu krajów oraz zawartych umów międzynarodowych mających zbliżać i regulować wzajemne relacje prawne różnych państw, ocena ochrony prawnoautorskiej dokonywana w świetle przepisów polskich nie oznacza, że przepisy w innych krajach są w tej sferze takie same i w ten sam sposób interpretowane. Dlatego szczególnej ostrożności wymaga ocena sytuacji, w której występują elementy zagraniczne - zwłaszcza naruszenia praw autorskich mogą w tym kontekście powodować powstanie skomplikowanego stanu prawnego wymagającego rozstrzygnięcia którego kraju przepisy należałoby w tym przypadku zastosować.

{{widget2}}

Podsumowanie

Zgodnie z polskimi przepisami ochronie z punktu widzenia prawa autorskiego podlegają utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Obecnie zdaje się przeważać pogląd zgodnie z którym utwór może być wyłącznie wytworem działalności człowieka. W takiej sytuacji za utwór w ogóle nie można uznać dzieła stworzonego przez AI. Wydaje się jednak, że ochrona prawnoautorska może dotyczyć dzieła stworzonego z ograniczonym wsparciem sztucznej inteligencji i odpowiednio dużym wkładem ludzkim, jeśli taki wytwór będzie całościowo nosił cechy utworu. Rozstrzygnięcie tych kwestii, choć zdecydowanie posiada wymiar praktyczny, gdyż wykorzystanie narzędzi AI dzieje się tu i teraz, pozostaje obecnie w sferze teoretycznych rozważań. Wątpliwości wokół zagadnienia mogłyby pomóc rozwiać wyroki sądów, a najlepiej stworzenie przejrzystych regulacji prawnych przez ustawodawcę.

Jeśli oprócz czytania lubisz też słuchać i chcesz jeszcze bardziej zgłębić tematykę narzędzi AI z punktu widzenia compliance, zapraszamy Cię do sprawdzenia podcastu prowadzonego Damian Sawickiego z SPG Legal z Łukaszem Gągałą z SPG Accounting - biura rachunkowego powiązanego z kancelarią:

‍

Simple Agreement for Future Equity (SAFE) to innowacyjny instrument finansowy, który pozwala startupom pozyskać kapitał bez konieczności natychmiastowej wyceny. W artykule wyjaśniamy, jak działa SAFE w polskich realiach prawnych i jakie korzyści przynosi założycielom i inwestorom.

Problem wyceny wczesnych startupów

Wycena startupu na wczesnym etapie rozwoju to często wróżenie z fusów. Ile wart jest pomysł, prototyp produktu i zespół bez historii przychodów? Dla założycieli to dylemat – zbyt niska wycena oznacza oddanie dużej części firmy za stosunkowo niewielkie pieniądze. Z kolei zbyt wysoka może odstraszyć potencjalnych inwestorów.

Z pomocą przychodzi rozwiązanie rodem z Doliny Krzemowej – Simple Agreement for Future Equity, czyli SAFE. Instrument ten został stworzony przez Y Combinator, jeden z najbardziej znanych akceleratorów startupów na świecie, właśnie po to, by odroczyć dyskusję o wycenie na później – kiedy firma będzie miała już konkretne wyniki i łatwiej będzie określić jej wartość.

Jednak uwaga – SAFE nie jest uregulowany w polskim prawie. Nie można go po prostu skopiować z amerykańskich wzorów i zastosować w polskich realiach. W naszym systemie prawnym SAFE funkcjonuje jako umowa nienazwana (art. 353¹ Kodeksu cywilnego), której skuteczność zależy od precyzyjnej konstrukcji prawnej i zaufania między stronami.

Czym jest SAFE? Anatomia umowy

SAFE (Simple Agreement for Future Equity) to umowa, w ramach której inwestor przekazuje startupowi kapitał, a w zamian otrzymuje prawo do udziałów w przyszłości, gdy nastąpi określone zdarzenie (najczęściej kolejna runda finansowania). Co istotne, nie jest to pożyczka – nie ma terminu zapadalności ani odsetek. Nie jest to też inwestycja kapitałowa – inwestor nie staje się od razu udziałowcem.

Kluczowe mechanizmy SAFE to:

Valuation Cap (Maksymalna Wycena)

Jest to górny limit wyceny, po którym nastąpi konwersja inwestycji na udziały. Przykład: inwestor wpłaca 100 000 zł przy valuation cap wynoszącym 5 mln zł. Jeśli w kolejnej rundzie startup zostanie wyceniony na 10 mln zł, inwestor SAFE otrzyma udziały tak, jakby firma była warta 5 mln zł – czyli dwa razy więcej udziałów niż nowi inwestorzy za tę samą kwotę.

To swego rodzaju nagroda za wczesne ryzyko – inwestor, który uwierzył w startup na bardzo wczesnym etapie, dostaje lepsze warunki niż ci, którzy dołączają później.

Discount (Dyskonto)

To procentowa zniżka na cenę udziału w przyszłej rundzie finansowania. Przykład: przy dyskoncie 20% i cenie udziału w kolejnej rundzie wynoszącej 1000 zł, inwestor SAFE zapłaci efektywnie 800 zł za udział.

Zasada "Lepsze z Dwóch"

W większości umów SAFE stosuje się zarówno valuation cap, jak i discount, przy czym inwestor korzysta z tego mechanizmu, który daje mu więcej udziałów. To dodatkowe zabezpieczenie dla inwestora, niezależnie od tego, jak rozwinie się sytuacja.

"SAFE to nie tylko instrument finansowy, ale przede wszystkim wyraz zaufania między inwestorem a założycielami. W polskich realiach prawnych wymaga on szczególnej staranności w konstrukcji, by zapewnić skuteczność konwersji na udziały." - Damian Sawicki, radca prawny, Sawicki Legal

SAFE w polskim ekosystemie prawnym

Implementacja SAFE w Polsce wymaga zrozumienia różnic między tym instrumentem a innymi, bardziej tradycyjnymi formami finansowania.

SAFE vs. Convertible Note / Convertible Loan Agreement (CLA)

Kluczowa różnica: SAFE nie jest długiem. Convertible Note (umowa pożyczki konwertowalnej) to instrument dłużny, który ma termin zapadalności i generuje odsetki. Jeśli nie dojdzie do konwersji, pożyczka musi zostać spłacona wraz z odsetkami, co może być poważnym obciążeniem dla młodej firmy.

SAFE nie ma terminu zapadalności ani odsetek. Jeśli startup nie osiągnie kolejnej rundy finansowania, inwestor może odzyskać środki tylko w przypadku likwidacji lub sprzedaży spółki.

SAFE vs. Obligacje Zamienne

Obligacje zamienne to sformalizowany instrument finansowy uregulowany w ustawie o obligacjach. Emisja obligacji wymaga spełnienia wielu formalności, co czyni ten proces bardziej skomplikowanym i kosztownym niż SAFE.

Obligacje są odpowiednie dla dojrzałych firm, które mogą udźwignąć koszty i formalności związane z ich emisją. SAFE jest prostszy, szybszy i tańszy, co czyni go idealnym dla zwinnych startupów.

Implementacja SAFE w polskim prawie

W Polsce SAFE funkcjonuje jako umowa zobowiązująca spółkę i wspólników do podjęcia w przyszłości uchwały o podwyższeniu kapitału zakładowego i przyznaniu udziałów inwestorowi. Wymaga to często dodatkowych zabezpieczeń w umowie spółki lub umowie wspólników.

Kluczowe elementy skutecznej implementacji SAFE w polskim prawie:

1. Precyzyjne określenie warunków konwersji

2. Zabezpieczenie praw inwestora w umowie spółki

3. Zobowiązanie wspólników do głosowania za podwyższeniem kapitału

4. Określenie konsekwencji niewypełnienia zobowiązań

Mechanizm konwersji - kiedy obietnica staje się udziałem

SAFE konwertuje się na udziały przy wystąpieniu określonych zdarzeń wyzwalających (triggerów). Najważniejsze z nich to:

Kwalifikowana Runda Finansowania (Priced Round)

To najczęstszy scenariusz konwersji. Gdy startup pozyskuje nową rundę finansowania z wyceną (np. serię A), SAFE automatycznie konwertuje się na udziały. Warunki konwersji zależą od valuation cap i discount, jak opisano wcześniej.

Zdarzenie Likwidacyjne (M&A, sprzedaż spółki)

W przypadku sprzedaży startupu przed konwersją, inwestor SAFE ma zazwyczaj wybór:

- Otrzymać zwrot zainwestowanych środków (czasem z premią)

- Dokonać konwersji na udziały tuż przed transakcją i uczestniczyć w podziale środków ze sprzedaży jako udziałowiec

Rozwiązanie Spółki

Jeśli startup zostanie zlikwidowany, inwestorzy SAFE mają pierwszeństwo przed wspólnikami w odzyskaniu zainwestowanych środków z pozostałych aktywów spółki.

Przykład liczbowy konwersji

Załóżmy, że:

- Inwestor wpłacił 100 000 zł w ramach SAFE

- Valuation cap wynosi 4 mln zł

- Discount wynosi 20%

- W kolejnej rundzie startup pozyskuje 1 mln zł przy wycenie pre-money 8 mln zł

Scenariusz 1: Konwersja na podstawie valuation cap

- Cena udziału w nowej rundzie: 8 mln zł / liczba udziałów (np. 1000) = 8000 zł/udział

- Cena dla inwestora SAFE: 4 mln zł / 1000 = 4000 zł/udział

- Liczba udziałów dla inwestora SAFE: 100 000 zł / 4000 zł = 25 udziałów

Scenariusz 2: Konwersja na podstawie discount

- Cena udziału w nowej rundzie: 8000 zł/udział

- Cena dla inwestora SAFE z dyskontem 20%: 8000 zł × 0,8 = 6400 zł/udział

- Liczba udziałów dla inwestora SAFE: 100 000 zł / 6400 zł = 15,625 udziału

Inwestor otrzyma 25 udziałów (scenariusz 1), ponieważ daje mu to więcej udziałów niż scenariusz 2.

FAQ - odpowiedzi na najczęstsze pytania

Co jest lepsze - SAFE czy umowa pożyczki konwertowalnej?

Wybór między SAFE a umową pożyczki konwertowalnej zależy od specyfiki projektu i preferencji stron:

SAFE jest lepszy gdy:

- Startup nie chce obciążać bilansu długiem

- Założyciele preferują prostotę i elastyczność

- Obie strony chcą uniknąć negocjacji dotyczących terminów spłaty i odsetek

- Ścieżka do kolejnej rundy finansowania jest stosunkowo jasna

Umowa pożyczki konwertowalnej jest lepsza gdy:

- Inwestor wymaga dodatkowego zabezpieczenia w postaci możliwości żądania spłaty

- Istnieje niepewność co do przyszłych rund finansowania

- Strony chcą mieć jasno określony horyzont czasowy dla konwersji lub spłaty

- Inwestor oczekuje regularnego dochodu w postaci odsetek

Czy SAFE powoduje rozwodnienie udziałów?

Tak, ale jest to rozwodnienie odroczone do momentu konwersji. W przeciwieństwie do tradycyjnej inwestycji kapitałowej, gdzie rozwodnienie następuje natychmiast, w przypadku SAFE wspólnicy zachowują swoje proporcje udziałów do czasu wystąpienia zdarzenia wyzwalającego konwersję.

To jedna z zalet SAFE dla założycieli - mogą pozyskać kapitał bez natychmiastowego rozwodnienia. Jednak należy pamiętać, że rozwodnienie i tak nastąpi w przyszłości, a jego skala będzie zależeć od warunków SAFE (valuation cap, discount) oraz wyceny w kolejnej rundzie.

{{widget38}}

Czy SAFE trzeba podpisywać u notariusza?

Sama umowa SAFE nie wymaga formy aktu notarialnego. Jest to umowa zobowiązująca, którą można zawrzeć w zwykłej formie pisemnej.

Jednak realizacja konwersji SAFE na udziały będzie wymagać formalności notarialnych, ponieważ:

1. Podwyższenie kapitału zakładowego spółki z o.o. wymaga zmiany umowy spółki w formie aktu notarialnego

2. Objęcie nowych udziałów przez inwestora wymaga złożenia oświadczenia o objęciu udziałów, które również powinno mieć formę aktu notarialnego

Warto pamiętać, że choć sama umowa SAFE nie wymaga notariusza, to skuteczne zabezpieczenie interesów inwestora może wymagać dodatkowych dokumentów (np. zmian w umowie spółki), które już będą wymagać formy aktu notarialnego.

SAFE: Bezpieczeństwo prawne przede wszystkim

SAFE jest prosty w założeniach, ale jego implementacja w polskim prawie wymaga chirurgicznej precyzji. W Dolinie Krzemowej możesz pobrać wzór z internetu i podpisać go w ciągu kilku godzin. W Polsce to prosta droga do katastrofy.

"Największym wyzwaniem przy konstruowaniu umów SAFE w Polsce jest zapewnienie ich skutecznej egzekwowalności. Bez odpowiednich zabezpieczeń w umowie spółki, nawet najlepiej napisany SAFE może okazać się bezwartościowy w momencie, gdy ma dojść do konwersji na udziały." - Damian Sawicki

Inwestycje w startupy zawsze wiążą się z ryzykiem, ale nie powinno ono dotyczyć konstrukcji prawnej instrumentu finansowego. Jeśli dopiero rozważasz założenie startupu to koniecznie przeczytaj jak nie popełnić błędu 95% polskich przedsiębiorców i jak bezpiecznie założyć start-up ze wspólnikiem: https://www.sawickilegal.pl/blog-posty/jak-bezpiecznie-zalozyc-start-up-ze-wspolnikiem

W Sawicki Legal pomagamy przekuć amerykańską elastyczność w polską pewność prawną. Zanim złożysz podpis na umowie SAFE, upewnij się, że rozumiesz wszystkie jej aspekty i konsekwencje w 100%. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać wsparcie w przygotowaniu lub analizie umowy SAFE dostosowanej do polskich realiów prawnych.

‍

1. NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE O SPÓŁKACH KOMANDYTOWYCH

1. Spółka komandytowa wymaga min. jednego komplementariusza i jednego komandytariusza.
2. Spółka komandytowa ma status spółki osobowej, ale pomimo tego jest podatnikiem CIT i płaci od swojego dochodu 9% CIT (do limitu 2m EUR rocznie), a 19% powyżej tego limitu i ze źródeł kapitałowych (np. innych spółek lub odsetek).
3. Spółka może wypłacać w trakcie roku zaliczki na poczet zysku dla wspólników – to Spółka potrąca podatek dochodowy (PIT) za wspólników, których dochody opodatkowane są stawką 19%.
4. Komplementariusz może odpisać od swojej zaliczki CIT zapłacony przez Spółkę (ale dopiero po zakończeniu roku i złożeniu CIT-8 przed Spółkę) co sprawia, ze jego efektywne opodatkowanie dochodu to 19%
5. Komandytariusz ma prawo do zwolnienia 50% przychodów uzyskanych z zysku Spółki komandytowej do kwoty 60 tys. zł co sprawia, że jego efektywna stawka opodatkowania to 9,5% dla pierwszych 120 tys. uzyskanych ze Spółki.
6. Wspólnicy mogą zawierać ze Spółką umowy o pracę, zlecenie oraz o dzieła.
7. Wspólnicy opłacają pełne składki z tytułu bycia udziałowcem Spółki komandytowej. Zapowiadane zmiany tzw. Polski Ład pozostawią możliwość opłacania wspólnikom składki komandytowej na stałym poziomie niezależnym od dochodów ze Spółki.

{{widget}}

2. WSPÓLNICY SPÓŁKI KOMANDYTOWEJ

Wspólnikami spółki komandytowej są komplementariusze oraz komandytariusze. Ich role różnią się zakresem obowiązków, odpowiedzialnością, a także sposobem rozliczenia przychodów uzyskiwanych ze spółki.Komplementariusz jest wspólnikiem, który ponosi nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki komandytowej całym swoim majątkiem. To on reprezentuje spółkę oraz prowadzi jej sprawy. Nazwisko lub firma co najmniej jednego komplementariusza składa się na firmę spółki komandytowej.Komandytariusz jest wspólnikiem, który odpowiada odpowiedzialność za zobowiązania spółki komandytowej do wysokości niepokrytej sumy komandytowej. O ile umowa spółki nie stanowi inaczej, komandytariusz nie ma prawa ani obowiązku do prowadzenia spraw spółki. Może jednak reprezentować spółkę na podstawie pełnomocnictwa.

<span class="text-color-blue">Przykład 1</span>
<span class="text-color-blue">Spółka osiąga zysk w kwocie 10 000 zł. Odprowadza z tego tytułu podatek dochodowy obliczony według stawki 19%, w łącznej wysokości 1900 zł. Komplementariusz Marek otrzymuje wypłatę zysku w kwocie 2 000 zł.Podatek należny od wypłaty dla Marka = 19% * 2 000 zł = 380 złCzęść podatku opłacona przez spółkę przypadająca na zysk wypłacony Markowi= 19% * 2 000 zł = 380 złPodatek do zapłaty od zysku wypłaconego Markowi = 380 zł – 380 zł = 0 zł</span>

‍
<span class="text-color-blue">Przykład 2</span>
<span class="text-color-blue">Spółka osiąga zysk w kwocie 10 000 zł. Odprowadza z tego tytułu podatek dochodowy obliczony według stawki 19%, w łącznej wysokości 1900 zł. Komplementariusz Marek otrzymuje wypłatę zysku w kwocie 2 000 zł.Podatek należny od wypłaty dla Marka = 19% * 2 000 zł = 380 złCzęść podatku opłacona przez spółkę przypadająca na zysk wypłacony Markowi= 19% * 2 000 zł = 380 złPodatek do zapłaty od zysku wypłaconego Markowi = 380 zł – 380 zł = 0 zł</span>

Wspólnikami spółki komandytowej są komplementariusze oraz komandytariusze. Ich role różnią się zakresem obowiązków, odpowiedzialnością, a także sposobem rozliczenia przychodów uzyskiwanych ze spółki.Komplementariusz jest wspólnikiem, który ponosi nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki komandytowej całym swoim majątkiem. To on reprezentuje spółkę oraz prowadzi jej sprawy. Nazwisko lub firma co najmniej jednego komplementariusza składa się na firmę spółki komandytowej.Komandytariusz jest wspólnikiem, który odpowiada odpowiedzialność za zobowiązania spółki komandytowej do wysokości niepokrytej sumy komandytowej. O ile umowa spółki nie stanowi inaczej, komandytariusz nie ma prawa ani obowiązku do prowadzenia spraw spółki. Może jednak reprezentować spółkę na podstawie pełnomocnictwa.

Zakładanie biznesu ze wspólnikiem przypomina trochę małżeństwo – na początku jest dużo entuzjazmu, wielkie plany i przekonanie, że razem możecie podbić świat. Niestety, podobnie jak w małżeństwie, znakomita większość spółek założonych przez przyjaciół, znajomych czy rodzinę kończy się konfliktem prowadzącym do rozpadu firmy lub długotrwałych, wyniszczających sporów.

Dlaczego wspólnicy się kłócą?

Pracując z setkami właścicieli firm, zauważyłem pewną prawidłowość – im bliższa relacja między wspólnikami na starcie, tym większe prawdopodobieństwo poważnego konfliktu w przyszłości. Brzmi paradoksalnie? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Wyobraź sobie taką sytuację: zakładasz biznes z przyjacielem. Znacie się od lat, ufacie sobie bezgranicznie. Po co formalizować wszystkie szczegóły współpracy? Przecież "dogadamy się", "jesteśmy kumplami", "znamy się jak łyse konie". I właśnie w tym momencie popełniacie pierwszy, fundamentalny błąd.

"Największym zagrożeniem dla każdego biznesu nie jest konkurencja, ale brak jasnych zasad między wspólnikami." - Damian Sawicki

Niedawno miałem klienta, którego wspólnik po prostu... zniknął. Z dnia na dzień przestał przychodzić do firmy, przestał odbierać telefony, a na maile odpowiadał raz na kilka tygodni. Powód? "Jestem zmęczony, potrzebuję przerwy". Problem w tym, że firma była w kluczowym momencie negocjacji z inwestorem, a bez zgody obu wspólników nie można było podjąć żadnych wiążących decyzji. Biznes został sparaliżowany na kilka miesięcy.

Inny przypadek? Wspólnik, który w tajemnicy przed pozostałymi założył konkurencyjną działalność, wykorzystując know-how i kontakty zdobyte w spółce. Albo wspólnik popadający w uzależnienia, podejmujący irracjonalne decyzje biznesowe pod wpływem używek.

To nie są odosobnione przypadki – to codzienność w świecie biznesu.

{{widget15}}

Czy można się zabezpieczyć przed konfliktami wspólników?

Zabezpieczenie się przed konfliktami wspólników to kluczowa decyzja i fundamentalne działanie, które powinno być podejmowane przy zakładaniu absolutnie każdego biznesu w Polsce. Jest wyrazem dojrzałości, świadomości biznesowej, ale też pewnej higieny biznesu. 

Najlepszym sposobem zabezpieczenia jest podpisanie porozumienia wspólników. 

Co więcej, spółki, które już funkcjonują, ale nie mają porozumienia wspólników, również powinny rozważyć wprowadzenie takiego dokumentu.

Porozumienie wspólników – co to takiego?

Porozumienie wspólników (shareholders' agreement, SHA) to dokument, który reguluje relacje między właścicielami firmy. W przeciwieństwie do umowy spółki, która określa podstawowe zasady funkcjonowania przedsiębiorstwa, porozumienie wspólników wchodzi głębiej w materię potencjalnych konfliktów i sposobów ich rozwiązywania.

Co ważne, porozumienie wspólników jest dokumentem elastycznym – możesz w nim zawrzeć praktycznie wszystko, co uznasz za istotne dla Waszej współpracy. Nie ma tu sztywnych ram narzuconych przez Kodeks spółek handlowych.

Kluczowe elementy porozumienia wspólników

1. Podział kompetencji i odpowiedzialności

Kto za co odpowiada w firmie? Kto podejmuje decyzje w poszczególnych obszarach? Co się dzieje, gdy ktoś nie wywiązuje się ze swoich obowiązków?

Przykład z życia: Dwóch wspólników założyło agencję marketingową. Jeden miał odpowiadać za pozyskiwanie klientów, drugi za realizację projektów. Po roku okazało się, że ten odpowiedzialny za sprzedaż przyniósł tylko jednego klienta (swojego kuzyna), a firma ledwo wiąże koniec z końcem. Czy można go z tego rozliczyć? Bez jasno określonych KPI i konsekwencji ich nieosiągnięcia – niestety nie.

2. Mechanizmy rozwiązywania konfliktów

Co się dzieje, gdy wspólnicy nie mogą dojść do porozumienia w kluczowej kwestii? Jak przełamać impas decyzyjny?

W porozumieniu wspólników możesz zawrzeć różne mechanizmy, np.:

• Mediacja przez niezależnego eksperta
• Arbitraż
• Texas Shootout (każdy wspólnik składa ofertę kupna udziałów drugiego, wygrywa wyższa)
• Russian Roulette (jeden wspólnik proponuje cenę, drugi decyduje czy kupuje czy sprzedaje po tej cenie)

3. Zasady sprzedaży udziałów

Czy wspólnik może sprzedać swoje udziały komukolwiek? Co jeśli chce je sprzedać konkurencji? Czy pozostali wspólnicy mają prawo pierwokupu?

W dobrze skonstruowanym porozumieniu wspólników znajdziesz:

• Prawo pierwokupu (right of first refusal)
• Prawo przyłączenia się do sprzedaży (tag-along)
• Prawo przymuszenia do sprzedaży (drag-along)

Miałem klienta, którego wspólnik chciał sprzedać swoje udziały (30%) bezpośredniemu konkurentowi. Bez odpowiednich zapisów w porozumieniu wspólników, mój klient nie miał prawnych możliwości, by temu zapobiec. Rezultat? Musiał odkupić udziały po zawyżonej cenie, żeby uchronić firmę przed wrogim przejęciem.

4. Zakaz konkurencji

Czy wspólnik może prowadzić konkurencyjny biznes? Przez jaki czas po wyjściu ze spółki obowiązuje go zakaz konkurencji? Na jakim obszarze geograficznym?

Przykład: Wspólnik odpowiedzialny za technologię w start-upie fintech, po cichu założył własną firmę, oferującą niemal identyczne rozwiązania. Wykorzystał know-how zdobyte w pierwotnej spółce, a nawet przejął kilku kluczowych pracowników. Bez solidnego zakazu konkurencji w porozumieniu wspólników, pozostali właściciele byli bezradni.

5. Finansowanie spółki

Co się dzieje, gdy firma potrzebuje dodatkowego finansowania? Czy wszyscy wspólnicy muszą proporcjonalnie dołożyć się do biznesu? Co jeśli ktoś nie ma pieniędzy lub nie chce ich wyłożyć?

W jednej z obsługiwanych przeze mnie spółek, firma znalazła się w trudnej sytuacji finansowej i potrzebowała dokapitalizowania. Dwóch wspólników było gotowych dołożyć pieniądze, trzeci – nie. Bez jasnych zapisów w porozumieniu wspólników, doszło do patowej sytuacji: ci, którzy chcieli ratować firmę, nie mieli ochoty dokładać za darmo do wspólnego interesu, wiedząc że trzeci wspólnik skorzysta na tym bez ponoszenia kosztów.

6. Cele biznesowe i strategia

Jaki jest cel Waszego biznesu? Szybki wzrost i sprzedaż inwestorowi? A może stabilny rozwój i długoterminowe czerpanie zysków? Co jeśli Wasze wizje się rozjadą?

Przykład: Dwóch wspólników założyło firmę SaaS. Po trzech latach jeden chciał pozyskać inwestora i skalować biznes, drugi wolał spokojnie rozwijać firmę z własnych środków. Bez wcześniejszych ustaleń, doszło do poważnego konfliktu, który zakończył się rozpadem spółki.

Największe mity dotyczące porozumienia wspólników

Mit 1: "Jesteśmy przyjaciółmi/rodziną, dogadamy się"

To właśnie w relacjach przyjacielskich i rodzinnych konflikty biznesowe są najbardziej zaciekłe. Dlaczego? Bo mieszają się emocje, lojalność, historia wspólnych relacji. Paradoksalnie, im bliższa relacja na starcie, tym bardziej potrzebujecie jasnych, formalnych zasad współpracy.

Mit 2: "Porozumienie wspólników to wyraz braku zaufania"

Wręcz przeciwnie – to wyraz dojrzałości biznesowej i wzajemnego szacunku. Tak jak umowa przedmałżeńska nie jest dowodem braku miłości, tak porozumienie wspólników nie jest dowodem braku zaufania. To zabezpieczenie na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.

Mit 3: "Zrobimy to później, teraz skupmy się na rozwoju biznesu"

Najlepszy moment na ustalenie zasad współpracy to początek wspólnej drogi. Wtedy wszyscy są nastawieni pozytywnie, nie ma jeszcze konfliktów ani urazów. Gdy pojawią się pierwsze spory, może być już za późno na wypracowanie kompromisu.

Jak przygotować dobre porozumienie wspólników?

Na przykładzie autorskiego procesu porozumienia wspólników opracowanego przez Sawicki Legal, przygotowanie tego dokumentu składa się z trzech etapów:

Etap 1: Edukacja i budowanie świadomości founderów

Podczas tego etapu przesyłamy kwestionariusz i prowokujemy wspólników do rozmowy na trudne tematy, na które normalnie by ze sobą nie porozmawiali. Zależy nam na tym, żeby wyedukować wspólników i uświadomić ich tak naprawdę, na czym polega prowadzenia biznesu ze wspólnikiem. Dlatego kwestionariusz, który przygotowaliśmy, zawiera nie tylko pytania do wspólników, ale także wyjaśnienie najważniejszych kwestii dotyczących współpracy wspólników w spółce oraz kwestii korporacyjnych wraz ze wskazaniem zależności, jakie zachodzą pomiędzy poszczególnymi elementami czy instytucjami. Dzięki temu wspólnicy są w stanie zrozumieć i przekonać się na własnej skórze, jak wiele kwestii trzeba uwzględnić i umówić podczas zakładania spółki ze wspólnikiem. Efektem etapu pierwszego jest wypełnienie naszego formularza i zapisanie najważniejszych ustaleń i kwestii.

Etap 2: Warsztaty prawników z klientami

Na tym etapie odbywa się kilku godzinny warsztat, w którym uczestniczą wszyscy wspólnicy spółki oraz prawnicy kancelarii. Czas tego spotkania wspólnie dyskutujemy i weryfikujemy, czy ustalenia wypracowane przez wspólników podczas etapu pierwszego mają rację bytu i będą realnie zabezpieczały ich interesy w ramach funkcjonującego biznesu. Jest to również czas na odpowiedzi na pytania wspólników oraz dodatkowe wyjaśnienia neurologicznych kwestii i mechanizmów korporacyjnych i biznesowych. Efektem warsztatów jest ustalenie ram porozumienia wspólników, kluczowych postanowień, oraz elementów, które powinny zostać zabezpieczone.

Etap 3: Praca prawników

Ostatni, trzeci etap to wyłącznie praca specjalistów, czyli prawników, którzy specjalizują się w prawie korporacyjnym i układaniu relacji pomiędzy wspólnikami. Na bazie ustaleń, poczynionych ze wspólnikami podczas etapu drugiego przygotowujemy finalny kształt porozumienia wspólników. A następnie przedstawiamy go klientom. Po ustaleniu finalnej wersji wyjaśnieniu wszystkich wątpliwości koordynujemy cały proces podpisywania dokumentu przed notariuszem.

Czy warto podpisywać porozumienie wspólników? 

Konflikty między wspólnikami są naturalne i nieuniknione. Różnice zdań, zmiana priorytetów życiowych, rozbieżne wizje rozwoju firmy – to wszystko może prowadzić do poważnych sporów. Porozumienie wspólników nie zapobiegnie samym konfliktom, ale da Wam narzędzia do ich konstruktywnego rozwiązywania.

Z mojego doświadczenia przy opracowaniu porozumień wspólników, ale również przy rozwiązywaniu konfliktów pomiędzy wspólnikami, którzy nie mieli podpisanego porozumienia wspólników, wynika zależność, która w uproszczeniu polega na tym, że każdy tysiąc złotych niewydany na porozumienie wspólników, to mniej więcej koszt 100 tysięcy złotych ponoszonych przez każdego ze wspólników na rozwiązanie konfliktu ze swoim partnerami biznesowym.

Pamiętaj – najlepszy czas na przygotowanie porozumienia wspólników to moment, gdy wszyscy jesteście pełni entuzjazmu i dobrych intencji. Nie czekaj, aż pojawią się pierwsze problemy – wtedy może być już za późno.

Biznes to nie tylko pasja i wizja – to także ciężka praca, trudne decyzje i nieuniknione konflikty. Przygotuj się na nie, zanim się pojawią.

‍

Prowadzenie biznesu z rodziną może być źródłem wyjątkowej siły lub przyczyną bolesnych konfliktów. Kluczem do sukcesu jest profesjonalne podejście i jasne zasady współpracy, które powinny być ustalone jeszcze przed rozpoczęciem wspólnej drogi biznesowej.

Zakładanie firmy z członkiem rodziny to decyzja, która niesie ze sobą zarówno wyjątkowe szanse, jak i specyficzne wyzwania. Wielu przedsiębiorców staje przed dylematem: czy wspólny biznes z bratem, żoną czy rodzicem to dobry pomysł? Czy bliskie relacje rodzinne przełożą się na udaną współpracę biznesową? A może lepiej trzymać rodzinę z dala od biznesu?

W tym artykule przyjrzymy się zaletom i wadom prowadzenia spółki z rodziną, omówimy najczęstsze pułapki oraz podpowiemy, jak profesjonalnie zabezpieczyć interesy wszystkich stron.

Firma rodzinna – definicja i znaczenie w polskiej gospodarce

Zanim przejdziemy do analizy korzyści i ryzyk, warto zdefiniować, czym właściwie jest firma rodzinna. W Polsce za firmę rodzinną uznaje się przedsiębiorstwo, w którym co najmniej dwóch członków rodziny wspólnie pracuje, przynajmniej jeden z nich ma istotny wpływ na zarządzanie, a właściciele zamierzają utrzymać przedsięwzięcie w rękach rodziny.

Firmy rodzinne stanowią istotny element polskiej gospodarki. Według różnych szacunków, w Polsce działa od 800 tysięcy do nawet 2 milionów firm rodzinnych, co stanowi około 36% PKB. Wśród nich znajdziemy zarówno małe lokalne biznesy, jak i potężne koncerny.

"Firma rodzinna to nie tylko biznes, to również dziedzictwo wartości i wizji. Problem pojawia się, gdy założyciele mylnie sądzą, że więzy krwi automatycznie przekładają się na zgodność biznesową. W praktyce prawnej widzę, że najlepiej prosperujące firmy rodzinne to te, które od początku traktują się wzajemnie jak profesjonalni partnerzy biznesowi, a nie jak mama, tata czy brat." – Damian Sawicki, radca prawny

Korzyści prowadzenia spółki z rodziną – dlaczego warto?

Prowadzenie biznesu z członkami rodziny może przynieść wiele korzyści, które nie zawsze są dostępne w tradycyjnych relacjach biznesowych:

1. Naturalny poziom zaufania

Partner biznesowy z rodziny zazwyczaj cieszy się wyższym poziomem zaufania niż osoba z zewnątrz. To zaufanie budowane przez lata wspólnych doświadczeń może przełożyć się na sprawniejsze podejmowanie decyzji i mniejszą potrzebę formalnych zabezpieczeń.

2. Wspólne wartości i wizja

Członkowie rodziny często podzielają podobne wartości i mają zbliżoną wizję rozwoju firmy, co ułatwia ustalanie długoterminowych celów i strategii. Ta wspólnota wartości może być silnym spoiwem w trudnych momentach.

3. Efektywna komunikacja

Rodziny zazwyczaj mają wypracowane własne, efektywne kanały komunikacji. Mogą szybciej podejmować decyzje i reagować na zmieniające się okoliczności biznesowe bez zbędnych formalności.

4. Zaangażowanie i lojalność

Członkowie rodziny często wykazują większe zaangażowanie i lojalność wobec wspólnego przedsięwzięcia. Są gotowi do poświęceń i elastyczności, szczególnie w początkowych fazach rozwoju biznesu.

5. Perspektywa długoterminowa

Firmy rodzinne zazwyczaj planują w dłuższej perspektywie czasowej, myśląc o przekazaniu biznesu kolejnym pokoleniom. Ta długoterminowa perspektywa sprzyja podejmowaniu zrównoważonych decyzji i budowaniu trwałej wartości.

Ryzyka spółki rodzinnej – czego należy się wystrzegać?

Mimo licznych zalet, prowadzenie biznesu z rodziną niesie ze sobą również specyficzne ryzyka, których świadomość jest kluczowa dla powodzenia przedsięwzięcia:

1. Zatarcie granic między życiem prywatnym a zawodowym

Jednym z największych wyzwań w firmach rodzinnych jest utrzymanie zdrowego balansu między relacjami rodzinnymi a biznesowymi. Problemy biznesowe mogą przenosić się na grunt rodzinny i odwrotnie, co może prowadzić do napięć w obu sferach.

2. Emocjonalność w podejmowaniu decyzji

Relacje rodzinne są z natury emocjonalne, co może utrudniać podejmowanie racjonalnych decyzji biznesowych. Unikanie trudnych rozmów ze względu na chęć zachowania harmonii rodzinnej może prowadzić do odkładania ważnych decyzji.

3. Niejasny podział ról i odpowiedzialności

W firmach rodzinnych często brakuje jasnego podziału ról i odpowiedzialności. Założenie, że "jakoś się dogadamy" może prowadzić do konfliktów kompetencyjnych i nieefektywności operacyjnej.

4. Paradoks komunikacji rodzinnej

Bezpośrednia komunikacja, która teoretycznie jest zaletą firm rodzinnych, w praktyce często staje się ich największą przeszkodą. Z jednej strony, komunikacja między członkami rodziny bywa nadmiernie emocjonalna, co może eskalować nawet drobne problemy do rangi poważnych konfliktów. Z drugiej strony, paradoksalnie, często ogranicza się ona do powierzchownych kwestii, unikając trudnych tematów, które mogłyby zagrozić harmonii rodzinnej. Ta niezdolność do prowadzenia otwartych i szczerych rozmów o pieniądzach, władzy czy odpowiedzialności może prowadzić do narastania ukrytych napięć i ostatecznie do poważnych kryzysów.

5. Nepotyzm i problemy z obiektywną oceną

Zatrudnianie członków rodziny na stanowiskach, do których nie mają odpowiednich kwalifikacji, może prowadzić do spadku efektywności i demotywacji pozostałych pracowników. Podobnie, trudności z obiektywną oceną pracy członków rodziny mogą negatywnie wpływać na kulturę organizacyjną.

6. Problemy z sukcesją

Planowanie sukcesji jest jednym z najtrudniejszych wyzwań dla firm rodzinnych. Brak jasnego planu przekazania władzy może prowadzić do konfliktów międzypokoleniowych i zagrozić ciągłości biznesu.

7. Nadmierna zależność finansowa

W firmach rodzinnych często występuje problem nadmiernej zależności finansowej wszystkich członków rodziny od jednego źródła dochodu. W przypadku kryzysu biznesowego, cała rodzina może znaleźć się w trudnej sytuacji finansowej, co dodatkowo zwiększa presję i napięcie.

"Największym błędem przy zakładaniu spółki z rodziną jest założenie, że 'jakoś się dogadamy'. W praktyce widzę, że konflikty w spółkach rodzinnych są często bardziej intensywne i destrukcyjne niż w zwykłych spółkach. Dlatego tym bardziej potrzebne są jasne zasady współpracy, spisane w formie umowy spółki i umowy wspólników, które precyzyjnie określają prawa i obowiązki każdej ze stron." – Damian Sawicki, radca prawny

Zabezpieczenia w firmie rodzinnej – najlepsze praktyki

Kluczem do minimalizacji ryzyk związanych z prowadzeniem spółki rodzinnej jest profesjonalne podejście do formalizacji zasad współpracy. Najważniejszym elementem tego podejścia jest umowa wspólników (Shareholders' Agreement, SHA).

Umowa wspólników (SHA) jako fundament bezpieczeństwa

Umowa wspólników to prywatny dokument, który w przeciwieństwie do umowy spółki nie jest jawny i nie podlega wpisowi do KRS. Dzięki temu można w nim zawrzeć szczegółowe, poufne ustalenia dotyczące współpracy, które nie będą dostępne dla osób trzecich.

"Wielu przedsiębiorców popełnia błąd, skupiając się wyłącznie na umowie spółki i pomijając umowę wspólników. Tymczasem to właśnie umowa wspólników jest kluczowym dokumentem, który może uchronić firmę rodzinną przed wieloma problemami. W umowie spółki, która jest jawna, umieszczamy tylko podstawowe informacje, a wszystkie szczegółowe ustalenia dotyczące współpracy, podziału zysków czy rozwiązywania konfliktów zawieramy w umowie wspólników." – Damian Sawicki, radca prawny

Kluczowe elementy umowy wspólników w firmie rodzinnej

1. Precyzyjny podział udziałów i kontroli

Umowa wspólników powinna precyzyjnie określać nie tylko podział udziałów, ale również mechanizmy kontroli nad spółką. Warto rozważyć wprowadzenie różnych klas udziałów, które mogą dawać różne uprawnienia w zakresie głosowania, dywidendy czy pierwszeństwa przy sprzedaży.

2. Jasny podział ról i odpowiedzialności

Umowa powinna jednoznacznie określać role i zakresy odpowiedzialności każdego ze wspólników. Warto również ustalić mechanizmy podejmowania decyzji, szczególnie w kluczowych obszarach, takich jak inwestycje, zatrudnianie pracowników czy wypłata zysków.

3. Polityka wynagrodzeń i premiowania

W firmach rodzinnych szczególnie istotne jest jasne określenie zasad wynagradzania członków rodziny pracujących w spółce. Umowa wspólników powinna precyzować, jak będą ustalane wynagrodzenia, premie i inne świadczenia, aby uniknąć poczucia niesprawiedliwości i konfliktów.

4. Zasady wyjścia ze spółki

Jednym z najważniejszych elementów umowy wspólników są zasady wyjścia ze spółki. Warto określić, w jakich sytuacjach i na jakich warunkach wspólnik może sprzedać swoje udziały, kto ma prawo pierwokupu oraz jak będzie wyceniana wartość udziałów. Dobrze skonstruowane klauzule wyjścia, takie jak tag-along (prawo przyłączenia) czy drag-along (prawo przymuszenia), mogą zabezpieczyć interesy wszystkich wspólników.

5. Mechanizmy rozwiązywania sporów

Umowa wspólników powinna zawierać szczegółowe procedury rozwiązywania potencjalnych konfliktów. Warto rozważyć wprowadzenie mechanizmów takich jak mediacja czy arbitraż, które mogą pomóc w rozwiązaniu sporu bez konieczności prowadzenia długotrwałego i kosztownego postępowania sądowego.

6. Regulacje dotyczące sukcesji

W przypadku firm rodzinnych szczególnie istotne są zapisy dotyczące sukcesji. Umowa wspólników powinna określać, co stanie się z udziałami w przypadku śmierci wspólnika, rozwodu czy innych istotnych zmian życiowych. Warto również rozważyć wprowadzenie mechanizmów ułatwiających transfer udziałów między pokoleniami.

7. Ochrona przed rozwodnieniem udziałów

Umowa wspólników powinna zawierać mechanizmy chroniące przed niekontrolowanym rozwodnieniem udziałów, na przykład w przypadku podwyższenia kapitału zakładowego. Warto rozważyć wprowadzenie prawa pierwszeństwa objęcia nowych udziałów (pre-emptive rights) czy innych podobnych mechanizmów.

8. Klauzule poufności i zakazu konkurencji

W umowie wspólników warto również zawrzeć klauzule poufności i zakazu konkurencji, które zabezpieczą know-how i tajemnice handlowe spółki przed wykorzystaniem przez byłych wspólników.

FAQ: Najczęstsze pytania o spółki rodzinne

Jakie są zalety wspólnej spółki z członkiem rodziny?

Główne zalety to wyższy poziom zaufania, wspólne wartości i wizja, efektywna komunikacja, większe zaangażowanie i lojalność oraz perspektywa długoterminowa. Firmy rodzinne często charakteryzują się również większą elastycznością i szybszym podejmowaniem decyzji. Dodatkowo, prowadzenie biznesu z rodziną może przynieść satysfakcję z budowania wspólnego dziedzictwa i przekazania go kolejnym pokoleniom.

Jakie zagrożenia i konflikty mogą wystąpić?

Najczęstsze zagrożenia to zatarcie granic między życiem prywatnym a zawodowym, emocjonalność w podejmowaniu decyzji, niejasny podział ról i odpowiedzialności, paradoks komunikacji rodzinnej (nadmierna emocjonalność przy jednoczesnym unikaniu trudnych tematów), nepotyzm, problemy z sukcesją oraz nadmierna zależność finansowa całej rodziny od jednego źródła dochodu. Konflikty mogą dotyczyć podziału zysków, strategii rozwoju, stylu zarządzania, zakresu odpowiedzialności czy oceny pracy poszczególnych członków rodziny.

Jak zabezpieczyć spółkę umową wspólników?

Umowa wspólników (SHA) powinna zawierać precyzyjny podział udziałów i kontroli, jasny podział ról i odpowiedzialności, politykę wynagrodzeń i premiowania, zasady wyjścia ze spółki (w tym mechanizmy tag-along i drag-along), szczegółowe procedury rozwiązywania sporów, regulacje dotyczące sukcesji, ochronę przed rozwodnieniem udziałów oraz klauzule poufności i zakazu konkurencji. Kluczowe jest, aby umowa wspólników była dostosowana do specyfiki danej spółki rodzinnej i uwzględniała potencjalne scenariusze konfliktowe. Warto skonsultować się z doświadczonym prawnikiem, który pomoże przygotować kompleksową umowę zabezpieczającą interesy wszystkich stron.

Jak rozwiązać spory w spółce rodzinnej?

W przypadku sporów w spółce rodzinnej kluczowe jest skorzystanie z wcześniej ustalonych mechanizmów rozwiązywania konfliktów, zawartych w umowie wspólników. Mogą to być procedury mediacji, arbitrażu czy inne alternatywne metody rozwiązywania sporów. Warto również rozważyć zaangażowanie zewnętrznego, neutralnego doradcy, który pomoże obiektywnie spojrzeć na sytuację i wypracować kompromisowe rozwiązanie. W trudnych przypadkach może być konieczne skorzystanie z profesjonalnej mediacji rodzinnej lub biznesowej. Jeśli spór dotyczy interpretacji umowy spółki lub umowy wspólników, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie spółek.

Jak zaplanować sukcesję w firmie rodzinnej?

Planowanie sukcesji to proces, który powinien rozpocząć się na długo przed planowanym przekazaniem władzy. Kluczowe elementy to: identyfikacja potencjalnych sukcesorów, przygotowanie ich do przejęcia odpowiedzialności (w tym odpowiednie wykształcenie i doświadczenie), stopniowe przekazywanie uprawnień i odpowiedzialności, ustalenie harmonogramu sukcesji, przygotowanie odpowiednich dokumentów prawnych (w tym testamentu, umowy darowizny czy innych form transferu majątku) oraz komunikacja z wszystkimi interesariuszami (w tym pozostałymi członkami rodziny, pracownikami, klientami i dostawcami). Warto również rozważyć aspekty podatkowe sukcesji i skonsultować się z doradcą podatkowym, aby zminimalizować obciążenia podatkowe związane z transferem majątku.

Spółka z członkiem rodziny – przepis na sukces czy ryzykowny eksperyment?

Prowadzenie spółki z członkiem rodziny może być zarówno źródłem wyjątkowej siły, jak i przyczyną poważnych konfliktów. Kluczem do sukcesu jest profesjonalne podejście i jasne zasady współpracy, które powinny być ustalone jeszcze przed rozpoczęciem wspólnej drogi biznesowej.

"Prowadzenie biznesu z rodziną to biznes jak każdy inny, z tą różnicą, że wymaga jeszcze większej dyscypliny i profesjonalizmu. Paradoksalnie, właśnie ze względu na bliskie relacje, potrzebujemy bardziej rygorystycznych zasad i jaśniejszych granic. W mojej praktyce widzę, że najlepiej funkcjonują te firmy rodzinne, które od początku traktują się jak profesjonalni partnerzy biznesowi i nie dają sobie taryfy ulgowej ze względu na więzy krwi." – Damian Sawicki, radca prawny

Jeśli rozważasz założenie spółki z członkiem rodziny lub już prowadzisz taką działalność i chciałbyś profesjonalnie zabezpieczyć interesy wszystkich stron, zapraszamy do kontaktu. W kancelarii Sawicki Legal pomożemy Ci przygotować kompleksową umowę spółki i umowę wspólników, dostosowaną do specyfiki Twojego biznesu rodzinnego.

Sprawdź jak wygląda procedura tworzenia porozumienia wspólników : https://www.sawickilegal.pl/spory-wspolnikow-i-akcjonariuszy

‍

Establishing a Polish LLC doesn't have to involve bureaucratic hurdles, unexpected requirements, and costly delays. Find out about the 3 common pitfalls foreign entrepreneurs face when entering the Polish market and how knowledge of local specifics and the right approach to the process helps achieve smooth company formation.

A foreign entrepreneur shared with me how his Polish business venture transformed from what should have been a straightforward process into a months-long ordeal. Despite engaging local support, he found himself struggling with unexpected in-person requirements, an improperly structured company, a registered office that didn't serve its intended purpose, and bank account opening hurdles – all issues that could have been easily avoided with proper planning. Unfortunately, this scenario repeats itself frequently among international business owners entering foreign markets.

Poland offers significant advantages for business expansion – a strategic location in Central Europe, a well-educated workforce, relatively low operational costs, and access to EU markets. However, the path to establishing a successful company here requires careful navigation of local business practices, regulatory requirements, and procedural nuances. Rushing through the process without adequate preparation can result in costly delays, unnecessary expenses, and missed business opportunities.

Based on our experience supporting foreign entrepreneurs, here are three critical mistakes to avoid when establishing a limited liability company in Poland:

1. Choosing Local Support that Doesn't Fit Your Needs

Many service providers advertise quick company registration (and/or related) services, often at attractively low prices. However, these offerings may come with significant limitations that aren't immediately apparent to foreign entrepreneurs.

In such cases it's not uncommon to see that a one-size-fits-all approach is applied to company formation and related matters, without taking the time to understand specific business model, operational needs, long-term objectives - or even personal situation and preferences which are not immaterial to the process. This can result in a company that works on paper but creates practical obstacles for your business activities.

Often the foreign entrepreneur ends up with a company which he knows very little about in terms of its structure, functioning and even not knowing how to access its documents, or at least with very little understanding of all of these matters.

The most effective local partners combine knowledge of Polish regulations with an understanding of international business practices. They should be able to bridge cultural and procedural gaps while providing guidance tailored to your specific circumstances.

"When foreign entrepreneurs select local support based solely on price or promises of speed, they often end up with partially completed solutions that create more problems than they solve. Ideally, the local partner should ask detailed questions about your business model, future plans, and operational requirements before proposing a formation strategy – not just process paperwork – but engagement should be mutual really, and also the client should be properly interested in the process and determined to understand critical aspects for its successful completion" says Damian Sawicki, attorney supporting international businesses entering the Polish market.

2. Misunderstanding the Company Establishment Process

Many entrepreneurs are attracted by the concept of "online company registration" in Poland, imagining a fully remote process completed with just a few clicks. The reality is considerably more nuanced.

While Poland does offer an online registration system called S24, it comes with significant limitations:

- it operates exclusively in Polish, creating an immediate language barrier,

- it requires users to have a qualified electronic signature or a Polish trusted profile electronic signature, which foreign entrepreneurs typically don't possess and/or are not eager to obtain due to formalities and additional costs,

- it only provides standardized templates for company documents, offering limited flexibility for customization,

- it doesn't accommodate certain business structures or arrangements that might be essential for your venture.

Whether using the S24 system or pursuing the traditional registration path through a notary, there are aspects of the process that require direct involvement - not all documents can be prepared and signed on the basis of a power of attorney or by a lawyer. Such factual engagement of the entrepreneur and potential other involved persons (e.g. members of the management board) is required.

There's also confusion about how company roles translate across different legal systems. This requires careful consideration of the company's structure from the outset. The roles of shareholders and management board members in a Polish LLC carry specific legal rights, responsibilities, and limitations that may differ significantly from similar positions in other jurisdictions. These roles need to be clearly identified and understood in advance, particularly regarding decision-making authority, representation powers, and liability issues. Without proper planning, you might establish a governance structure that doesn't align with your operational needs or creates unexpected complications.

Decisions about your company's structure are especially important because changing material elements after registration requires filing with the registry court – a process that can take weeks. This includes fundamental aspects like the registered office location, which impacts your relationships with banks and tax authorities, or representation rules for management board members.

Additionally, many foreign entrepreneurs underestimate the documentation requirements. Depending on the situation, you may need apostilled documents, certified translations, official documents concerning foreign entity information or to visit a notary to sign some papers – all of which take time to produce correctly.

The actual timeline for company formation varies significantly based on your chosen method, the complexity of your business structure, and your ability to provide required documentation promptly. What might take days under ideal circumstances can stretch into weeks or months when these factors aren't properly addressed.

3. Neglecting Post-Registration Matters

Successfully registering your company is only the first step in a longer process. Many entrepreneurs focus exclusively on completing the registration without planning for immediate or long term post-registration matters.

A proper registered office address is essential – and virtual offices often fail to meet the practical requirements needed. Banks may refuse to open accounts for companies registered at virtual office addresses, creating immediate operational challenges.

Tax matters require immediate attention. Your company must be properly notified to the tax authorities, and depending on your business activities, you may need specific tax registrations beyond the standard ones. Failing to address these requirements promptly can result in compliance issues and potential penalties.

Banking presents particular challenges for foreign owners. Opening a business account often requires in-person meetings, appropriate documentation, and sometimes multiple attempts with different institutions. This process can take significantly longer than anticipated if not properly planned.

"One of the most common oversights I see is foreign entrepreneurs assuming that company registration is the finish line, when it's actually just the starting point. Without appropriate attention to tax matters or banking arrangements, a newly formed company can quickly find itself in trouble before operations even begin," notes Damian Sawicki.

{{widget15}}

Planning for Success

To avoid these pitfalls and aim for a smooth company formation process in Poland, consider the following approach:

1. Start with strategy, not paperwork: Before initiating any registration process, clearly define your business objectives, operational needs, growth plans in Poland and find a suitable local partner or partners.

2. Vet potential partners thoroughly: When selecting local support, look beyond promises of speed and low costs. Have meaningful conversations with potential partners about your specific needs and their approach. These initial consultations may require payment, but this investment is worthwhile – attempting to save money at this stage often leads to much higher costs later on.

3. Develop and follow a clear action plan: Once you've chosen a service provider or providers, work together to create a comprehensive roadmap. Establish clear communication channels, define responsibilities, set realistic timelines, and commit to following the agreed process. This structured approach prevents misunderstandings and keeps the formation process on track.

4. Prepare for flexible timing: Understand that you may need to be physically present in Poland at certain points in the process. Plan your visits strategically to accomplish multiple objectives, but maintain flexibility in your schedule. Court and administrative procedures often follow unpredictable timelines or require such actions that you cannot control.

5. Budget realistically: Beyond the obvious official fees, account for translation costs, legal support, banking fees, and other expenses that may not be immediately apparent. A comprehensive budget prevents unpleasant financial surprises and ensures you have the resources needed to complete the process properly.

With thorough preparation and appropriate local support, establishing your Polish limited liability company becomes not just a legal formality, but the solid foundation for your business expansion. The entrepreneurs who achieve the smoothest entry into the Polish market and the most efficient start to their operations are invariably those who invest in proper planning and execute their company formation plan methodically with qualified local support.

Resist the urge to rush the process, even when business pressures make timing seem critical. In most cases, these perceived deadlines prove arbitrary, while the consequences of hasty establishment are long-lasting. A company formed without proper attention to structural details, documentation, and post-registration requirements often lacks the essential elements needed for smooth operation, creating ongoing challenges that far outweigh any benefit gained from a slightly faster setup.

If you're planning to establish a limited liability company in Poland, you don't have to repeat the mistakes of other entrepreneurs.

Ready for the Entry into the Polish Market?

At Sawicki Legal, we guide foreign companies through the entire process of entering the Polish market, with dedication to a smooth and efficient setup process.

Ready to take the next step? Schedule a free 30-minute consultation where we will:

- assess your business needs,

- discuss an appropriate strategy for entering the Polish market,

- go through a timeline and budget estimations for the entire process.

---

If you're in the early stages of planning your business in Poland, you might also find value in our guide "How to set up a company in Poland - top 3 initial considerations", which covers essential information about available business structures, the registration process, and whether you need to travel to Poland to establish your company.

A thoughtful, well-planned approach helps minimize unexpected challenges in the company formation process. Plan your success in Poland from the first step.

‍